การนำระบบ ERP มาใช้หลังโควิด-19

การเลือกใช้ระบบ ERP Software อาจจะมีความยากเย็นในขั้นตอน Implement และ change management ซึ่งก่อนหน้านี้หลายองค์กรอาจประสบปัญหานี้มาแล้วทำให้การ Implement ระบบ ERP Software ไม่ประสบความสำเร็จ ส่วนมากจะเป็นเรื่องการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับระบบและเรื่องเอกสาร ทำให้ ERP ก่อนโควิด-19 ได้ใช้บ้างในบางแผนกและบางแผนกยังคงทำงานแบบเดิมๆ แต่หลังโควิด-19 คุณอาจจะต้องทบทวนและแก้ไข เลือกใช้ระบบ ERP Software ทั้งระบบ ด้วยเหตุผลและปัจจัยหลายประการ เช่น ความต้องการในการใช้คนที่น้อยลง การwork from home นอกจากนั้น การนำผู้คนจำนวนมากจากภายนอกเข้ามา แม้ว่าจะเป็ฯตำแหน่งที่ปรึกษา ก็ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อสุขภาพที่อาจไม่เป็นที่ยอมรับอีกต่อไป

เช่นเดียวกัน การ Implement ระบบ ERP ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ทีมงานจำนวนมากอีกต่อไป และไม่จำเป็นที่จะต้องเข้าไปที่สถานที่ของลูกค้าทุกครั้ง แต่ ทีม Implementor สามารถทำงานผ่านเทคโนโลยีใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็ฯการประชุมหารือ ผ่าน google meet, zoom เป็นต้น หรือการใช้ Anydesk ในการตั้งค่า server ให้กับลูกค้า

ขั้นตอนการทำงานของทีม Implement ระบบ ERP Software หลังโควิด-19 มีแนวทางดังต่อไปนี้

  1. เข้าใจธุรกิจของลูกค้า
  2. การออกแบบระบบโครงสร้างของธุรกิจลูกค้า
  3. Proof of concept (PoC) และการนำเสนอ
  4. การ ฉนืดรเพฟะรนื และสร้างระบบ
  5. การทดสอบระบบ
  6. การฝึกอบรมระบบให้กับลูกค้า
  7. Go-live หรือ การส่งมอบงาน  

นี่คือหลายสิ่งที่องค์กรที่ต้องการปรับปรุงระบบเป็น ERP จะต้องพิจารณา และยิ่งสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ที่ปรึกษาภายนอกเข้าในสถานที่ทำงานมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

  1. เข้าใจธุรกิจของลูกค้า

เพื่อให้ที่ปรึกษาทำงานได้ดีที่สุด ที่ปรึกษาจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการทำงานของลูกค้า ตามหลักการแล้ว หมายความว่าพวกเขาใช้เวลาอยู่ที่ไซต์งาน พูดคุยกับผู้คนที่พวกเขาจะทำงานด้วย ทำความเข้าใจวิธีทำงานของพวกเขา และทำความเข้าใจลำดับความสำคัญและข้อกังวลของพวกเขา แต่หลังโควิด-19 เวลาที่ที่ปรึกษาจะเข้าไปในสถานที่สามารถลดลงได้ด้วยการประชุมเสมือนจริง โดยใช้ skype, google meet, zoom เป็นต้น โดยทีมของลูกค้าสามารถจัดเตรียมเอกสารสรุปที่จำเป็นให้กับที่ปรึกษา และที่ปรึกษาก็ควรมีเอกสารข้อกำหนดที่ดี ซึ่งเป็นเอกสารที่ควบคุมการทำงานหรือการ implement ระบบที่ดี โดยเอกสารที่ดีจะช่วยวางกรอบให้การ implement ประสบความสำเร็จและยังช่วยลดความเสี่ยงของความเข้าใจผิดเมื่อออกแบบและกำหนดค่าระบบ (Configuration)

  1. การออกแบบระบบโครงสร้างของธุรกิจลูกค้า

ขั้นตอนนี้ เป็นขั้นตอนที่ใช้เอกสารเป็นตัวกำหนดเป็นหลัก โดยมีองค์ประกอบด้านเอกสารเป็นผังงานและการเขียนโครงร่างขั้นตอนการทำงาน สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับขั้นตอนก่อนหน้านี้ และการชี้แจงที่จำเป็นสามารถแก้ไขได้ง่ายผ่านการประชุมเสมือนจริง

  1. การออกแบบระบบ Proof of concept (PoC) และการนำเสนอ

เมื่อที่ปรึกษาได้รวบรวมข้อมูลที่เพียงพอและได้รับข้อมูลตัวอย่างแล้ว ก็ไม่มีความจำเป็นที่พวกเขาจะต้องอยู่ในสถานที่ในระหว่างขั้นตอนการสร้าง แม้จะมีคำถามและรายการที่ต้องชี้แจงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่โดยทั่วไปสามารถจัดการได้ทางอีเมลหรือโดยการประชุมเสมือนจริง

  1. การกำหนดค่าระบบ (Configuration) และสร้างระบบ

เมื่อการออกแบบระบบโดยรวมตกลงกันระหว่างที่ปรึกษาและลูกค้าแล้ว  กระบวนการกำหนดค่าระบบสามารถเริ่มต้นได้ และสำหรับทุกสิ่งที่สามารถทำได้จากระยะไกล ไม่ว่าจะเป็น การดำเนินการแก้ไขและเพิ่มประสิทธิภาพใดๆ การคัดลอกข้อมุลบางส่วนจากระบบเดิม เป็นต้น  หากบริษัทมีสถานที่ปฏิบัติงานหลายแห่ง คุณจะพบว่าสามารถแบ่งปันปริมาณงานกับทุกแห่งเพื่อให้ผู้ใช้สร้างประสบการณ์ในการป้อนลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์และข้อมูลการผลิต ฯลฯ และแน่นอนว่านี่เป็นกิจกรรมที่ผู้คนสามารถทำงานได้จากที่บ้านหลังการฝึกขั้นพื้นฐาน

  1. การทดสอบระบบ

การทดสอบระบบมีสองขั้นตอน ครั้งแรกดำเนินการโดยที่ปรึกษาที่สร้างระบบเพื่อยืนยันว่าได้ทำในสิ่งที่ตั้งใจไว้ และครั้งที่สองดำเนินการโดยทีมงานโครงการภายในของบริษัทเพื่อยืนยันว่าได้ทำในสิ่งที่บริษัทต้องการและต้องการ ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้ทีมงานเขียนบันทึกการฝึกอบรมและขั้นตอนต่างๆ ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ อาจเป็นไปได้ที่จะรวมสองขั้นตอนเหล่านี้เข้าด้วยกัน แต่นั่นอาจทำให้ต้องมีที่ปรึกษา ERPในสถานที่หรือส่งทีมของลูกค้าไปยังสำนักงานของซัพพลายเออร์

  1. การฝึกอบรมระบบให้กับผู้ใช้ (End-User)

เมื่อการทดสอบระบบเสร็จสิ้น การฝึกอบรมผู้ใช้ (End-User) ก็สามารเริ่มต้นได้ การดำเนินการนี้สามารถทำได้จากระยะไกลแต่ต้องมีการวางแผนและจัดการอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่ได้รับการฝึกอบรมสามารถซึมซับการฝึกอบรมนั้นได้สำเร็จ ในจุดนี้ การพิมพ์สำเนาบันทึกการฝึกอบรมและขั้นตอนที่ได้จากขั้นตอนการทดสอบระบบ เป็นสิ่งที่สำคัญและจะช่วยให้ทีมงานของลูกค้าสามารถใช้ระบบได้คล่องขึ้น นอกจากนั้นจะเป็นการดีกว่าถ้า เลือกที่จะฝึกอบรม ‘ผู้ใช้ระดับหัวหน้างาน’ ของแผนกจำนวนหนึ่งและให้พวกเขาส่งต่อความรู้นั้นภายในกลุ่มของตนเองที่เล็กกว่า

  1. Go-live หรือ การส่งมอบงาน

เมื่อผ่านขั้นตอนการฝึกอบรมระบบให้กับผู้ใช้ (End-User) แล้ว แปลว่า ผู้คน ข้อมูล ขั้นตอน และระบบจะใช้งานได้จริง แต่ไม่ว่าระบบจะได้รับการทดสอบดีเพียงใด ไม่ว่าผู้คนจะได้รับการฝึกฝนมาดีเพียงใด สิ่งต่างๆ ก็จะผิดพลาดได้ เพราะคนเหล่านี้จะทำผิดพลาดโดยขาดประสบการณ์ ซึ่งที่ผ่านมาบริษัทต้องการที่ปรึกษาจำนวนมากที่พร้อมให้ความช่วยเหลือ ณ สถานที่จริง แต่หลังโควิด-19 ที่ปรึกษาเหล่านั้นไม่จำเป็นที่จะต้องอยู่ในสถานที่จริง เพียงแต่จำเป็นต้องสามารถเข้าสู่ระบบจากระยะไกลเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้และsupport ได้ทันที

 

หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ ERP และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality (สนามกอล์ฟ ที่พัก อีเวนท์ ร้านอาหาร ครัวกลาง สปา และกิจกรรมอื่น) สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com  

 

7.1-Ci-Header-BACKoffice_CiMSO

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ซอฟต์แวร์การจัดการร้านอาหาร ครัวกลาง CiMSO – RESTaurateur

หากคุณกำลังหาระบบร้านอาหาร ที่จะเสริมให้ธุรกิจร้านอาหารของคุณเติบโตมีหลายสาขา มีครัวกลาง โดยที่ทีมหน้าร้านของคุณไม่ต้องเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงาน แถมคุณยังสามารถรวมการบริหารการจัดซื้อ สร้างระบบลูกค้าสัมพันธ์  ระบบสะสมแต้ม ไว้ในซอฟต์แวร์เดียวกันอีกด้วย เรียกได้ว่า ซอฟต์แวร์ที่สามารถรองรับการเติบโตขององค์กรได้อย่างแท้จริง คุณกำลังอ่านบทความที่จะแนะนำระบบที่คุณต้องการครับ

CiMSO – RESTaurateur คือ ระบบจุดขายหน้าจอสัมผัส (Touch Screen PoS) สำหรับร้านอาหาร ซึ่งมีคุณสมบัติ ดังนี้

EASY, POWERFUL Touch Screen POS

  • การประมวลผลหน้าจอสัมผัส (Touch Screen PoS) ที่รวดเร็วและง่ายดาย
  • การรับรายการอาหาร (order) แบบคำนวณต่อที่นั่งและการประมวลผลการชำระเงินที่รวดเร็ว
  • การประมวลผลคำสั่งด้วย mobile device ผ่าน Wi-Fi
  • การเตรียมการและการตั้งค่ายกเว้นเกี่ยวกับราคา เมนูต่างๆ ได้
  • การเตรียมการและลำดับการทำอาหาร (fire order) ที่กำหนดค่าได้
  • การกำหนดเส้นทางและการพิมพ์ใบสั่งครัว

INTUITIVE, GRATE Restaurant Management

  • การควบคุมสต็อกและสินค้าคงคลังโดย STOCKmanager
  • รองรับการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement)
  • การจัดการผ่าระบบบาร์โค้ด
  • การบริหารจัดการจัดการร้านอาหารที่มีหลายสาขา (Chain Store)
  • Seating cycle 24 ชั่วโมงพร้อมการนับที่นั่งและแบบวอล์กอิน
  • จองออนไลน์กับ CiMSOweb

CUSTOMER EXPERIENCES Loyalty & Membership

  • โปรแกรม CRM และระบบสะสมแต้มโดย CLUBmanager
  • การออกแบบการพิมพ์และการระบุบัตรสมาชิกแบบบูรณาการ
  • อัปเดตสถานะสมาชิกอัตโนมัติพร้อมข้อ จำกัด สิทธิ์

EASY, FAST Billing

  • แยกบิลตามที่นั่ง กลุ่มหรือแยกตามสัดส่วน (% of value)
  • การชำระเงินหลายประเภทและการประมวลผลการชำระเงิน FOREX
  • การควบคุมระบบสะสมแต้ม (Loyalty Point) และการแลกคะแนน
  • ขั้นตอนการแปลงค่าเงินที่รวดเร็วหลายระดับหลายสกุลเงิน

นอกจากโมดูลย์หลักๆ ของการจัดการร้านอาหารแล้ว ระบบ CiMSO RESTaurateur ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อการทำงานอย่างสมบูรณ์ขององค์กรได้อีกด้วย ซึ่งจะทำให้ข้อมูลการำงานของพนักงานในองค์กร ไหลเวียนไปยังผู้ทำงานหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง ได้อย่างถุกต้อง แม่ยำ ลดเวลาการทำงานที่อาจเกิดความผิดพลาดได้เป็นอย่างดี เช่น

  • ระบบบัญชี BACKoffice
  • ระบบจัดซื้อและสต๊อกสินค้า STOCKmanager
  • ระบบสปา SPAscheduler
  • ระบบจองกิจกรรม ACTIVities
  • ระบบสนามกอล์ฟ GOLFmanager
  • ระบบจัดการงานอีเว้นท์ EVENTmanager

หากคุณสนใจ เกี่ยวกับระบบจัดการสนามกอล์ฟ CiMSO RESTaurateur และต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม หรือหากคุณต้องการนัดทำ short demo (ฟรี) กรุณาติดต่อ cimso@aecenlist.com หรือ 02-3924186 หรือ LINE ID: @cimsothai

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

จัดการร้านอาหารด้วยระบบ CiMSO ERP Software

หากคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่เลือกทำธุรกิจร้านอาหาร ร้านกาแฟ คลับ หรือ บาร์ และกำลังเริ่มต้นศึกษาว่าอะไรเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจบ้าง ผมตอบได้อย่างเต็มปากเต็มคำเลยครับ ว่าถ้าคุณลืมเรื่องการสร้างระบบร้านของคุณแล้วล่ะก็ คุณจะบริหารจัดการร้านของคุณด้วยความเหน็ดเหนื่อยกว่าร้านอาหารที่มีการวางระบบครับ การทำระบบในที่นี้ คือการวางระบบการทำงาน ตั้งแต่การจัดการพนักงาน ขั้นตอนการซื้อสินค้า/วัตถุดิบ การขาย การจัดทำบัญชี ซึ่งทั้งหมดนี้หากคุณเป็นร้านอาหารเล็กๆ ที่ทำเลดีๆ ลูกค้าเข้าเป็นสาย และคุณยินดีจะเข้าร้านตลอดทุกวัน คุณก็ไม่จำเป็นที่จะต้องหาตัวช่วยทางด้านเทคโนโลยีใดๆเลยครับ แต่หากคุณไม่ได้มีครบทุกอย่างที่ผมกล่าวมา เช่น คุณมองว่า คุณควรไปทำการตลาดหรือวางแผนการเพิ่มสาขา และคุณต้องการให้การบริหารจัดการร้านของคุณทำได้เหมือนๆกัน โดยที่คุณไม่ต้องเข้าประจำร้านทุกๆวัน แปลว่า คุณจำเป็นที่จะต้องหาซอฟต์แวร์ดีๆเข้ามาช่วยแล้วล่ะครับ   

ผมเชื่อว่า ร้านอาหารส่วนมาก ในยุค ดิจิตอล 5.0 ไม่ว่าจะเป็นร้านตามห้าง ร้านนอกห้าง ร้านห้องแถว ผมเห็นมีการใช้ระบบ POS กันแทบทุกร้านแล้วครับ แต่ POS แบบไหนที่เหมาะกับคุณ? ระบบ POS สำหรับร้านอาหาร โดยทั่วไปจะมีคุณสมบัติในการขาย บันทึกรายได้รายวัน ออกใบเสร็จ รวมถึงการแนะนำเมนูเด่น เรียกว่ามีส่วนงาน Front Office หรืองานหน้าบ้านดี แต่ระบบ POS สำหรับร้านอาหารทั่วไปจะไม่มีในส่วนหลังบ้าน เช่น ระบบจัดซื้อ ระบบคลังสินค้า ระบบบัญชี เป็นต้น

แล้วระบบร้านอาหารที่มีทั้ง Front Office และ Back Office จะเมาะกับร้านอาหารแบบไหนกัน?

ระบบร้านอาหารที่รวมทั้ง Front Office และ Back Office จะเป็นระบบที่พร้อมสำหรับร้านอาหารที่ต้องการควบคุมการทำงานโดยองค์รวมทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อ การตั้ดสต๊อกสินค้า การขายอหาร รวมไปถึงการออกใบเสณ้จและปิดงบการเงิน ซึ่งเรียกได้ว่าเป็น ERP Software สำหรับร้านอาหาร หรือ Restaurant Software หากคุณ ผู้เป็นเจ้าของกิจการหรือคุณเป็นผู้จัดการร้านอาหาร และคุณเริ่มพบกับปัญหาเหล่านี้ แปลว่าคุณเหมาะที่จะหาระบบร้านอาหารที่มีทั้ง

  • หากคุณอยากเป็นเจ้าของร้านอาหารที่สามารถควบคุม รายได้ รายจ่าย และสต๊อกสินค้าได้อย่าง real-time ยิ่งไปกว่านั้น
  • คุณพบว่าระบบจัดซื้อวัตถุดิบของร้านคุณ ไม่มีประสิทธิภาพ และคุณไม่สามารถควบคุมต้นทุนได้
  • คุณไม่สามารถป้องกันการรั่วไหล และการทุจริตที่อาจจะเกิดได้
  • ต้องการสร้างฐานลูกค้า เก็บประวัติลูกค้า เก็บข้อมุลการเลือกเมนูอาหารของลูกค้า
  • สนใจทำ Loyalty และระบบสมาชิก
  • ไม่สามารถจัดโปรโมชั่นได้หลากหลายรูปแบบ
  • อยากเพิ่มสาขา และต้องการให้คุณภาพอาหาร การบริการเหมือนกันทุกร้าน
  • ต้องการทำครัวกลางสำหรับร้านหลายสาขา หรือ เฟรนไชนส์
  • ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาวิเคราะห์ได้ครบถ้วนและถูกต้อง
  • อยากเข้าร้านบ้าง ไม่เข้าร้านบ้าง แต่สามารถตรวจสอบการทำงานของพนักงานได้ครบทุกแผนก รวมถึงสามารถรู้รายได้ รายจ่าย จำนวนสินค้าคงเหลือได้อย่างเรียลไทม์

CiMSO RESTautareur – Restaurant & Bar Point of Sale Software มีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

  1. ระบบ Restaurant Point Of Sale – RESTaurateur
    • บริหารจัดการโต๊ะเพื่อการบริการที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วไม่พลาดโอกาสขาย
    • มีหน้าจอการสั่งอาหารที่ง่าย ชัดเจน และรองรับการทำงานแบบ Touch Screen
    • รองรับการทำโปรโมชั่นได้หลากหลายรูปแบบ
    • บันทึกค่าบริการ (Service Charge) ได้
    • สามารถการกำหนดให้รายการอาหารอยู่ในสถานะที่ขาย หรือ หยุดขายไว้ตามฤดูการเป็นต้น
    • บริหารงานในครัวและบาร์น้ำ เสริมความสามารถด้วยการพิมพ์ใบเตรียมอาหารเพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วและถูกต้องในการจัดเตรียมอาหารหรือเครื่องดื่ม
    • แยกพิมพ์รายการอาหารออกครัวแต่ละครัวที่สั่งได้ทันทีเมื่อลูกค้า Confirm Order เช่นแยกออกครัวไทย และ ครัวจีน หรือ แยกพิมพ์ออกครัว กับ บาร์น้ำ เป็นต้น
  2. ระบบ Accountings / BACKoffice
    • รองรับการรับชำระได้หลายแบบ เช่น เงินสด, บัตรเครดิต, คูปองแบบต่างๆ, หรือรับแบบผสม เช่น เงินสด + บัครเครดิต
    • รองรับการชำระแบบแยกบิล
    • สามารถพิมพ์ใบเสร็จรับเงินได้ทันทีและมีรายละเอียดครบถ้วน ทั้งแบบย่อและใบกำกับภาษีเต็มรูป
    • สามารถที่จะนำเงินเข้าลิ้นชัก(เพื่อทอน) ก่อนทำการขาย และจะไปสรุปเป็นยอดคงเหลือเมื่อสรุปปิดรอบการทำงาน
    • สามารถออกรายงานายต่าง รายงานทางภาษ๊ รวมถึงปิดงบการเงินได้
  3. ระบบ Loyalty & Membership – CLUBmanager
    • รองรับระบบสมาชิก (Member) ได้ และมีรายงานสำหรับวิเคราะห์
    • สามารถให้ส่วนลดกับสมาชิกได้ทันที หรือทำการสะสมแต้มเพื่อแลกของรางวัลได้
    • มีระบบ Email Marketing สำหรับการส่งโปรโมชั่นหาลูกค้า
  4. Stock & Inventory – STOCKmanager
    • บริหารงานด้านการสั่งซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    • ควบคุมวัตถุดิบของเมนูอาหาร ที่ใช้จริงและคงเหลือจริง ต่างกันเพียงใดเพื่อนำไปสู่ การหาสาเหตุ ติดตามปกป้อง และลดช่องทางการสูญเสีย
    • สามารถควบคุมสต๊อกสินค้า เครื่องดื่มในบาร์น้ำ แสดงยอดคงเหลือ และเปรียบเทียบคงเหลือตามการขาย กับ จำนวนนับจริงได้
    • สามารถกำหนดคลังสินค้าหรือครัวได้หลายสถานที่ และสามารถโอนสินค้าไปมาระหว่างคลังและครัวต่างๆได้
    • สามารถบันทึกการส่งคืนสินค้า / ตัดชำรุดสินค้า ที่หมดอายุ หรือ แตกหักเสียหายได้

คุณพร้อมที่จะลงทุนกับระบบบริหารจัดการร้านอาหาร ในรูปแบบ ERP Software แล้วหรือยัง ถ้าพร้อมแล้ว ติดต่อ cimso@aecenlist.com หรือ 0293924186 เพื่อสอบถามข้อมูลหรือนัด demo ได้เลยครับ

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com