ระบบแม่บ้าน CiMSO HOUSEkeeper – Cleaning & Servicing Software ช่วยให้แผนกแม่บ้านทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร

แผนกแม่บ้าน (housekeeping) เป็นอีกแผนกหนึ่งที่มีความสำคัญในการบริหารจัดการโรงแรม ถึงแม้ว่า ปกติแล้วจะไม่ได้เป็นแผนกที่มีการติดต่อโดนตรงกับแขกก็ตาม แต่หากขาดแผนกแม่บ้านแล้วล่ะก็ การบริการห้องพักของโรงแรมก็จะสะดุดทันที เนื่องจากแผนกแม่บ้านเป็นแผนกที่เป็นผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาดห้องพัก ถ้าห้องพักไม่สะอาดโรงแรมก็ไม่สามารถนำออกมาขายให้กับแขกได้ นอกจากนี้ สถานที่ต่างๆ ภายในโรงแรม ที่มีส่วนในการให้บริการกับแขก จำเป็นต้องมีการทำความสะอาด ดูแลรักษาและซ่อมแซมให้อยู่ในสภาพดีตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นบริเวณห้องโถง สระว่ายน้ำ ทางเดินต่างๆ ห้องอาหาร เป็นต้น ดังนั้น หากแผนกแม่บ้านสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้แขกเกิดความประทับใจและเกิดความมั่นใจในเรื่องความสะอาด ปลอดภัยในการเข้าพัก ดังนั้น ในปัจจุบันจึงมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการการทำงานของแผนกแม่บ้าน เช่น CiMSO HOUSEkeeper เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบจัดการแม่บ้าน CiMSO – HOUSEkeeper

  • ตารางมุมมองคุณสมบัติโค้ดสีที่หลากหลายพร้อมตัวบ่งชี้ความสะอาดของห้องพัก (Content rich colour coded property view grid with unit/room clean indicator)
  • การมอบหมายห้องพักให้กับพนักงานด้วยระบบกระจายงานตามจุด (Unit/room to staff assignments with points-based work distribution system)
  • สถานะของการให้บริการห้องพัก พร้อมกับการดูแลรักษาห้องพัก การซักรีดและการจัดการกระเป๋าเดินทาง (Unit/room service status with maintenance, laundry and luggage management)
  • รายงานการดูแลห้องพัก สำหรับแขก in-house ความชื่นชอบของลูกค้า และการจัดการเปลี่ยนผ้าปู (Housekeeping reports for in-house guests, customer preferences and linen change management) เช่น แขกชอบให้เปลี่ยนผ้าปูเวลาใด จะขอหมอนหรือผ้าห่มกี่ผืนเสมอ ซึ่งหากแม่บ้านมีประวัติแขกและสามารถจัดเตรียมไว้โดยที่แขกไม่จำเป็ฯต้องร้องขอ ก็จะเพิ่ใความพึงพอใจในการเข้าพักให้กับแขก เกิดการบ่อต่อและกลับมาเข้าพักอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น
  • รายการซักรีดพร้อมคำแนะนำในการทำความสะอาดโดยละเอียดและการเรียกเก็บเงินโดยตรงไปยังผู้เข้าพัก(Laundry list with detailed cleaning instructions and direct billing to guest folio)
  • ระบบตั๋วบริการ (ทิกเกต) สำหรับการบำรุงรักษาและการร้องขอการซ่อมแซม (Service Ticket system for maintenance and repairs requests)

คุณสมบัติการจัดการธุรกิจ

  • การควบคุมลูกหนี้ (AR) (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • บริการและค่าใช้จ่าย (รายการที่ไม่ใช่รายการจากคลังสินค้า) การเรียกเก็บเงิน (ดูbackofficeบัญชี)
  • การจัดการธุรกรรม (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • การควบคุมเงินสด (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • ระบบการจัดเก็บและจัดการเอกสาร (ดูDOCmanager )
  • การส่งและรับโทรสาร (ดูFAXmanager )

เชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับโมดูลดังต่อไปนี้ (Seamless Integration to)

  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ลดความเครียดในการบริหารจัดการธุรกิจด้วยระบบ ERP (ERP Software)

การจัดการธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย นอกจากความท้าทายในการทำงานแต่ละวัน  การพยายามสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานและทำให้ทุกอย่างเป็นไปตามที่กำหนด ทำให้บทบาทของผู้จัดการและเจ้าของกิจการเครียดอย่างมาก

ความคาดหวังของผู้จัดการที่จะดำเนินการให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ผู้จัดการพยายามที่จะจัดการทุก ๆ ด้านขององค์กรในระดับเล็กโดยหมกมุ่นอยู่กับสิ่งเล็กน้อยและมองไม่เห็นภาพรวมที่ใหญ่กว่า แม้ว่าผู้จัดการจะพยายามอย่างเต็มที่แล้วก็ตาม

ในธานะของเจ้าของกิจการ หรือทีมพัฒนาองค์กร คุณจะลดระดับความเครียดและทำให้ทุกอย่างราบรื่นได้อย่างไร? แน่นอว่ามันไม่ใช่เรื่องง่าย วันนี้ผมมีเคล็ดลับเพื่อให้คำแนะนำเล็กน้อยกับคุณผู้อ่านครับ

  1. ให้เวลาตัวเองอยู่ห่างจากสำนักงาน

สัญญาณอย่างหนึ่งที่บ่งบอกว่าคุณกำลังหมกมุ่นอยู่กับการบริหารจัดการ คือ เมื่อเวลาพักผ่อนหย่อนใจและการพักผ่อนของคุณหดหายไป หากคุณอยู่ในช่วงวันหยุดและใช้เวลาหลายชั่วโมงที่สระว่ายน้ำเพื่อตอบอีเมลหรือหากคุณเก็บไม้กอล์ฟไว้ในที่เก็บของเนื่องจากไม่มีเวลาสำหรับมัน แบบนี้อาจถึงเวลาที่คุณต้องเปลี่ยน

การออกจากออฟฟิศเพียงไม่กี่ชั่วโมงไม่ได้ดีต่อร่างกายและจิตใจเท่านั้น นอกจากนี้ยังให้โอกาสในการรับมุมมองใหม่ ๆ เกี่ยวกับโครงการของบริษัทของคุณและจะทำให้คุณสดชื่นและพร้อมที่จะนำความคิดนั้นไปปฏิบัติ

  1. ตรวจสอบความรับผิดชอบเพื่อมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ทีมงานเป็นหนึ่งในกุญแจสู่การจัดการที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ การมอบอำนาจ หน้าที่และความรับผิดชอบให้กับผู้อื่นในแผนกเฉพาะของพวกเขาคุณสามารถลดภาระงานของคุณและอนุญาตให้พวกเขาทำงานได้เต็มศักยภาพ อย่างไรก็ตามการปล่อยให้คนอื่นทำงานอย่างอิสระนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด

ลองทำแบบสำรวจคำอธิบายลักษณะงานของทุกคนและดูแลฐานข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวว่าใครรับผิดชอบอะไรบ้าง กำหนดโปรโตคอลและระบบการสื่อสารที่อนุญาตให้พนักงานของคุณรายงานกลับ – แต่อย่าโจมตีพวกเขาด้วยคำแนะนำ หากมีการกำหนดบทบาทที่ดีพวกเขาจะรู้ว่าต้องทำอย่างไร

  1. ปรับปรุงการปฏิบัติงานทั้งหมดของ บริษัท ของคุณด้วย ERP

หนึ่งในสาเหตุสำคัญของความเครียดสำหรับผู้จัดการ คือ การขาดประสิทธิภาพในการทำงานของทีมงาน เมื่อคุณถูกขอให้อธิบายงานให้คนอื่นฟังอยู่ตลอดเวลาและงานมักจะถูกทำซ้ำอยู่เสมอ สิ่งเหล่านี้ก็ทำให้สภาพจิตใจของผู้จัดการย่ำแย่ได้เช่นกัน

ด้วยระบบไอทีที่เหมาะสมคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกแผนกทำงานในหน้าเดียวกัน ด้วยการติดตั้ง Enterprise Resource Planning (ERP) คุณสามารถประสานกระบวนการทั้งหมดของคุณได้ตั้งแต่ การตลาด การบัญชี การขายและทรัพยากรบุคคลไปจนถึงการผลิตและการขนส่ง ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการส่งผลให้ได้รับประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นพนักงานมีความสุขมากขึ้นและผู้จัดการที่ผ่อนคลาย

  1. ใช้ข้อมูลให้เป็นประโยชน์ ให้ข้อมูลช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อีกวิธีหนึ่งในการผ่อนคลายเมื่อคุณอยู่ตำแหน่งที่ฮอตมาก อย่างเช่น การเป็นผุ้จัดการ คือ การที่จะต้องทราบทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัท บ่อยครั้งความต้องการที่จะจัดการองค์กรแบบไมโครเกิดจากความไม่ปลอดภัยเกี่ยวกับว่าแผนกต่างๆกำลังดำเนินการตามคำสั่งการจัดการหรือไม่ คุณไม่สามารถแน่ใจได้จนกว่าคุณจะถามและหากคุณขาดความรู้คุณก็ถามบ่อยเกินไป คุณก็จะดูไม่ดีและเสียเวลาอันมีค่าไป

ในยุคปัจจุบัน หากคุณมีระบบไอทีที่เหมาะสมเช่น ERP Software คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญในขณะที่สร้างขึ้นและประเมินจากส่วนกลางแทนการถามหัวหน้าแผนก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระระยะเวลาและเกี่ยวข้องกับใคร คุณสามารถดูความผันผวนของพื้นที่โฆษณาและความต้องการของลูกค้าได้ คุณสามารถเห็นเงินเดือนของคุณเพิ่มขึ้นหรือลดลงและตรวจสอบข้อร้องเรียนของลูกค้า (หรือคำชม) ต่างๆ ผ่านระบบ ERP

เคล็ดลับทั้งหมดนี้มีเป้าหมายเดียวกัน คือ ผู้จัดการต้องสามารถผ่อนคลาย และมั่นใจได้ว่าพวกเขามีเครื่องมือและระบบที่พร้อมจะเช็คได้ทุกขั้นตอน  ไม่ว่าคุณจะเลือกทำในสนามกอล์ฟ โรงแรม รีสอร์ท หรือร้านอาหาร ซอฟต์แวร์ ERP เช่น CiMSO – Hospitality Software ก็จะสามารถช่วยคลายความกังวลในวันทำงานของคุณ

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

การรวมระบบ e-commerce เข้ากับ ERP สำคัญกับบริษัท B2B ที่ต้องการปรับขนาดอย่างไร

การ integrate ระบบ e-commerce เข้ากับ ERP คือ การประสานการทำงานระหว่าง e-commerce website ของบริษัทฯ  เข้ากับระบบ ERP เพื่อรองรับระบบสินค้าคงคลังและระบบบัญชีด้านหลังบ้าน การเชื่อมต่อหรือ integrate ที่เหมาะสมทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่มความสามารถในการขยายการปฏิบัติงานของบริษัทฯ และทำให้เกิดการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าที่ได้รับจากการให้บริการของบริษัทฯ ให้ดีขึ้นมาก

การ integrate ระบบ e-commerce เข้ากับระบบ ERP จะช่วยข้อมูลวิ่งไปมาระหว่างสองซึ่งจะส่งผลให้เกิดข้อดีต่อบริษัทฯที่ดำเนินธุรกิจแบบ B2B คือ จำนวนสินค้าคงคลังจะอีพเดทอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ในทั้ง 2 แห่ง คือ

  1. ส่วนหลังบ้าน (back-end) คือ สินค้าจะถุกขายและตัดสต๊อกออกจากคลังสินค้า (ทำให้บริษัทฯของคุณทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับทีมในบ้านของคุณ) ที่ และ
  2. ส่วนหน้าบ้าน (front-end) ที่เป็นส่วนหน้าของธุรกิจ สินค้าคงคลังก็จะเพิ่มขึ้น (ทำให้บริษัทฯของคุณทำงานดีขึ้น ในการให้บริการลูกค้าของคุณ!)

เหตุใดธุรกิจของคุณจึงควรรวม e-commerce เข้าด้วยกันกับ ERP

ธุรกิจจำนวนมากเลือกที่จะรวมระบบทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันเพราะมันหมายถึงข้อมูลสินค้าคงคลังและการกำหนดราคามีให้สำหรับลูกค้าและพนักงานแบบเรียลไทม์ และที่สำคัญ แม้ว่าความต้องการสินค้าของลูกค้าจะเพิ่มขึ้น แต่ด้วยระบบ ERP จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานเพิ่มเติมสำหรับการจัดการธุรกรรมต่างๆ เพราะระบบ ERP ที่เชื่อมมต่อกับระบบ e-commerce sales channels ทำให้พนักงานของคุณสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นหลายอย่าง เช่น การสั่งซื้อ จำนวนสินค้าคงคลัง รายการลูกค้า และการจัดส่ง/การติดตาม

ข้อเสียของกระบวนการทำงานแบบ manual ที่ไม่มีการ integrate ระบบ e-commerce เข้ากับระบบ ERP

เมื่อระบบ e-commerce ของบริษัทฯ ไม่ได้เชื่อมต่อกับขั้นตอนการจัดการงานหลังบ้านอย่างอัตโนมัติ ความผิดพลาดในการทำงาน ย่อมเกิดขึ้นเป็นธรมดา ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง…

  • การใส่ข้อมูลที่อยู่ในการจัดส่งผิดพลาด
  • คลังสินค้าในส่วนงาน e-commerce ไม่ถูกต้อง อาจทำให้เกิดการขายสินค้าเกิดจำนวนที่คลังมีอยู่
  • ข้อมูลผลิตภัณฑ์อาจไม่สมบูรณ์ไม่ถูกต้องหรือหายไป
  • และเมื่อการรวมระบบทั้งสองไม่ได้เกิดขึ้น ประสบการณ์ของลูกค้าแบบ end-to-end ทั้งหมดของบริษัทฯ จะตกอยู่ในความเสี่ยง

อย่างไรก็ตามอุปสรรคในการบูรณาการระบบ e-commerce เข้ากับระบบ ERP สำหรับธุรกิจแบบB2B มักจะเป็นเรื่องราคาและความลำบากในการเปลี่ยนจากระบบเดิมที่มีอยู่ แต่เมื่อผู้บริหารได้ไตร่ตรองให้ดีแล้ว จะพบว่าการลงทุนคือความคุ้มค่าในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเพิ่มฐานลูกค้า ประสบการณ์การให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานบริษัทฯ รวมถึงการลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในหลาย ๆ ด้านนั่นเอง

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Independent Hotel หรือ Chain Hotel แบบไหนดี

ประเทศไทยเป็นอีกหนึ่งจุดหมายปลายทางยอดนิยมของนักท่องเที่ยวทั่วโลก ตลาดท่องเที่ยวและการดรงแรมของไทยเรานับวันทีแต่จะโตขึ้นๆ เนื่องจากประเทศเรามีแหล่างท่องเที่ยวที่ดึงดูดความสนใจของนักท่องเที่ยวกระจายอยู่ตามภาคต่างๆ ทั่วประเทศ โดยเฉพาะแหล่งท่องเที่ยวทางทะเลภาคใต้ ภาคตะวันออก หรือแหล่งท่องเที่ยวเชิงนิเวศน์ในพื้นที่ภาคเหนือ เป็นต้น ทำให้ธุรกิจการโรงแรม มีการแข่งขันสูง แต่ผู้ประกอบการโรงแรมก็ยังคงเปิดโรงแรม รีสอร์ท เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากอัตราการท่องเที่ยวจากลูกค้าต่างชาติก็มีแนวโน้มที่จะสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง บทความนี้จะพูดถึงการบริหารจัดการโรงแรม ข้อดีของการบริหารดรงแรมแบบ Independent Hotel ครับ

Independent Hotel หรือ โรงแรมอิสระ หมายถึง โรงแรมหรือรีสอร์ทที่ไม่มีความเป็นเจ้าของร่วมหรือข้อผูกพันทางด้าน บริหารกับโรงแรมอื่น กล่าวคือไม่มีความสัมพันธ์กับโรงแรมอื่นในด้านนโยบายการบริหารหรือข้อ ผูกพันทางการเงิน จึงสามารถกำหนดนโยบายและวิธีบริหารของตนไปโดยอิสระ

Chain hotel คือโรงแรมหรือรีสอร์ทที่อยู่ภายใต้การบริหารของบริษัทเจ้าของ chain ซึ่งแต่ละ chain จะมี brand ในเครือของตัวเองให้ผู้ลงทุนหรือเจ้าของโรงแรมได้เลือกหลากหลายตามมาตรฐานและกลุ่มลูกค้าที่แตกต่างกัน chainชั้นนำที่มีโรงแรมภายใต้การบริหารอยู่ทั่วโลก และใน chain นั้น ๆ อาจมีโรงแรมหรือรีสอร์ทอยู่หลาย brand เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

เราคงบอกไม่ได้ว่า ผู้ประกอบการโรงแรมควรจะเลือกทำ โรงแรมแบบ Independent Hotel หรือ chain Hotel ดี เพราะการเลือกบริหารนั้น ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้บริหารโรงแรม และปัจจัยอื่นๆ เช่น ทางด้านเงินทุน ด้านทำเลที่ตั้ง เป็นต้น พมเจอ เจ้าของโรงแรมในประเทศไทยหลายราย ที่มีอาชีพหลัก รายได้หลักจากการทำธึรกิจอื่นอยู่แล้ว หลายรายที่ไม่มีประสบการณในการบริหารโรงแรม และไม่มีเวลาที่จะลงรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกิจดรงแรม ก็อาจจะสะดวกเลือกแบบ Chain Hotel เพราะความสะดวกและความมั่นใจในคุณภาพของแบรนด์ครับ แต่ถ้าคุณเป็นอีกคนนึงที่สนใจธุรกิจโรงแรม ชื่นชอบงานบริการ ลองอ่านข้อดีและข้อเสียของ Independent Hotel ดูครับ

ข้อดีของโรงแรมอิสระ หรือ Independent Hotel

  • การบริหารมีความยืดหยุ่น การตอบสนองของผู้จัดการคาดการณ์อำนาจการตัดสินใจที่เกือบจะทันทีซึ่ง ดีต่อการจำกัดการสูญเสียทางการเงินและเพิ่มงานการจัดการ (เช่นการจัดตารางงานของพนักงานในหนึ่งวัน ไปยังพนักงานอีกสิบคน) โรงแรมอิสระก็เหมือนเรือยอชท์ เงาว่องไวและรวดเร็วในการปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงในขณะที่ กลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่ก็เหมือน บริษัทใหญ่ ๆ ครับ Chain Hotel จะตอบสนองช้าและขยับตามกลไกตลาด แบบเรือสำราญขนาดใหญ่ คือมันใหญ่และสวยมาก แต่ บริษัทฯเหล่านี้อาจช้าอย่างน่าประหลาดใจในการเคลื่อนย้ายเพียงเพราะมีกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องมากมาย
  • ราคาคงที่ นโยบายการกำหนดราคาที่ตั้งไว้จะแปรผันเล็กน้อยทำให้มั่นใจได้ว่ารายรับจะแน่นอน ประหยัดจากค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ เมื่อเทียบกับการเป็น Chain Hotel ที่ราคาจะจะถูกปรับขึ้นลงบ่อนเพื่อการแข่งขันทางการตลาด
  • ประสบการณ์ที่ไม่ซ้ำกันสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า จากโฮสเทลไปจนถึงโรงแรมบูติกทุกคนมีข้อเสนอที่แตกต่าง ไม่ใช่แค่เรื่องการออกแบบก่อสร้างของสถานที่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงบริการพิเศษที่ออกแบบมาสำหรับลูกค้าเฉพาะกลุ่มที่ให้บริการที่เป็นเอกลักษณ์ที่ลูกค้าไม่สามารถหาได้จากโรงแรมแบบ Chain Hotel ดังนั้น Independent Hotel  จึงมีการแข่งขันน้อยลงและเศรษฐกิจแบบเฉพาะทาง (ลดค่าใช้จ่าย ตลาดหนึ่ง)
  • ความเป็นอิสระทางการเงินที่พักอิสระไม่มีแรงกดดันทางการเงินจากกลุ่มลูกโซ่ที่ต้องการประสิทธิภาพที่แน่นอน มันเป็นผลมาจากการตัดสินใจอย่างอิสระเกี่ยวกับความสามารถและความสามารถด้านที่พักอาศัยของเขา
  • ความใกล้ชิดความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ไม่เหมือนใครที่ช่วยยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าด้วยการสื่อสารที่มีคุณภาพและทีมสนับสนุนใกล้ (โดยการใช้โดยโซเชียลมีเดียให้มีประโยชน์)

นอกจากข้อดี 5 ข้อข้างต้นแล้ว โรงแรมอิสระเป็นตลาดที่น่าดึงดูดใจสำหรับ บริษัท ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หรือ OTAs เช่น Booking.com และ Expedia ด้วยนะครับ เพราะ ธุรกิจโรงแรมอิสระมีความน่าดึงดูดใจและสร้างผลกำไรให้กับ OTA เพราะ Independent Hotel มีการเติบโตทางธุรกิจอย่างประสบความสำเร็จโดยมีเหตุผลประการหนึ่งคือความพร้อมให้บริการ OTAsเหล่านี้จะขายสต็อกห้องพักของโรงแรมอิสระบนเว็บไซต์โดยมีค่าธรรมเนียม ด้วยความแข็งแกร่งของแบรนด์การตลาดและเทคโนโลยี OTA ทำให้โรงแรมอิสระยิ่งขายห้องพักได้มากขึ้นบน Platform OTAs

อย่างไรก็ตาม Independent Hotel หรือโรงแรมอิสระ ก็ควรจะมีตัวช่วยดีๆ อย่างระบบจัดการโรงแรมที่มีมาตรฐานเดียวกับโรงแรม Chain เช่น PMS ที่สามารถ integrate กับระบบอื่นๆได้อย่างราบรื่น (เช่น ระบบบัญชี, ระบบลูกค้าสัมพันธ์, ระบบจัดซื้อ เป็นต้น) เพื่อให้การบริหารจัดการโรงแรมอิสระ ดำเนินไปอย่างเป็นระบบ ระเบียบ ลดต้นทุน เพิ่มรายได้ในระยะยาวครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

มาทำความรู้จักซอฟต์แวร์หลักในธุรกิจโรงแรมกัน

ระบบหรือซอฟต์แวร์ หลักๆ ที่ใช้กับุรกิจโรงแรม คือ PMS และ POS ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการบริการห้องพัก และการบริการร้านอาหาร มีรายละเอียดดังนี้

  1. PMS หรือ ระบบบริการส่วนหน้า (Property Management System)

PMS เป็นระบบหลักและสำคัญที่สุดในธุรกิจโรงแรม เพราะเป็นระบบที่ทำหน้าที่บริหารจัดการห้องพัก การรับจองห้องพัก การเข้าพัก ตลอดจนการเก็บเงินลูกค้า กรณีที่ลูกค้า check-out นอกจากนี้ ระบบยังรองรับการควบคุมและบริหารห้องพักในส่วนของแผนกแม่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นการปิดห้องซ่อม การปรับสถานะห้องพัก ห้องว่าง ห้องสกปรก เป็นต้น

  1. POS หรือ ระบบบริการร้านอาหาร (Restaurant Management system)

POS เป็นระบบ ที่ใช้สำหรับเก็บเงินลูกค้าที่มาใช้บริการห้องอาหาร เป็นอีกหนึ่งระบบที่มักควบคู่กับระบบบริการส่วนหน้า เพราะทั้งสองระบบควรจะต้องเชื่อมต่อ (integrate) ถึงกันได้ จึงจะสามารถตรวจสอบได้ว่า ลูกค้าที่มาทานอาหารนั้น เป็นแขกที่มาพักจริงหรือไม่ (โดยปกติ ลูกค้าที่มาพักโรงแรม มักจะไม่ขำระเงินทันที หลังรับประทานอาหาร แต่จะชำระเมื่อแจ้งออก หรือ check-out)

หากคุณเป็นโรงแรมที่มีจำนวนประมาณ 50 – 80 ห้อง การใช้เพียง 2 ระบบข้างต้น ก็อาจจะเพียงพอกับการบริหารธุรกิจโรงแรมแล้วครับ แต่ในยุคที่ข้อมูลมีค่าและการเก็บรักษา การใช้ข้อมูลให้มีประดยชน์ต่อการได้มาซึ่งรายได้ของธุรกิจ ทำให้ผู้บริหารโรงแรมมองหาระบบที่สามารถรวบรวมข้อมูล ภายใต้กฎหมาย PDPA (Personal Data Protection Act) หรือ   คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 และเป็นฐานข้อมูลเดียวขององค์กร ที่มีความปลอดภัย และมีระดับการเข้าถึงแยกเป็นแผนกต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นแผนกการตลาด แผนกบัญชี แผนกลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น

ระบบหรือซอฟต์แวร์การบริการส่วนใหญ่ที่อธิบายว่าเป็น PMS นั้นเป็นอินเตอร์เฟสที่มุ่งเน้นการจัดการในส่วนหน้าเท่านั้น จึงไม่มีระบบที่จะสนองความต้องการของผู้ประกอบการโรงแรม ผู้ประกอบการโรงแรมจึงจำเป็นต้องใช้ระบบต่าง ๆ ในฐานข้อมูลที่แยกจากกันด้วยอินเตอร์เฟสจำนวนมากเพื่อให้ระบบสามารถทำงานร่วมกันได้ แต่การใช้ระบบหลายๆระบบร่วมกัน ทำให้ เกิดความผิดพลาดในการใช้งาน ค่าใช้จ่ายสูงเนื่องจากต้องใช้หลายระบบ อีกทั้งการประมวลผลก็ไม่รวดเร็วเท่ากับการที่มีระบบเพียงระบบเดียว

ในปัจจุบัน ผู้ประกอบการโรงแรม จึงหันมาให้ความสนใจ Hospitality ERP Software กันมากขึ้น เนื่องจาก เป็นระบบที่รวมทั้ง Front Office (PMS) และ BACK Office นอกจากนั้นยังสามารถ integrate รวมกับระบบอื่นๆ ซึ่งทำให้การทำงานขององค์กร เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันมากขึ้น เช่น Restaurant POS, Retail POS, CRM, Inventory, Purchasing เป็นต้น   

ประโยชน์ของ Hospitality ERP

  • รวบรวมฐานข้อมูลส่วนกลาง
  • เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ
  • ความสอดคล้องข้อมูลและความถูกต้องระหว่างหน่วยงานในโรงแรม
  • ประยุกต์การประสานงานข้ามแผนกและเวิร์กโฟลว์การดำเนินการ
  • คล่องตัวการดำเนินงานและการทำงานไหลเวียนได้ดี
  • งานคล่องตัวซึ่งพนักงานโรงแรม สามารถมีเวลาที่จะมุ่งเน้นกิจกรรมที่ต้องให้ความสนใจส่วนบุคคล
  • มีความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล
  • ตั้งค่าเป้าหมายได้ง่ายขึ้นและตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมาย
  • โครงสร้างพื้นฐานแบบ Agile ที่ระบุและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว
  • การลงทุนในเซิร์ฟเวอร์เดียวเพื่อเรียกใช้แอปพลิเคชัน (ปัจจุบันสามารถทำงานผ่าน cloud)
  • การลงทุนในลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เดียว
  • จัดการกับบุคลากรด้าน IT เพื่อจัดการ ERP
  • วางแผนการดำเนินงานของโรงแรมทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่การบัญชีการเงินสินค้าคงคลังเงินเดือนการจัดการห่วงโซ่อุปทานการวางแผนการผลิต CRM เป็นต้น
  • ลดต้นทุนการดำเนินงาน
  • เพิ่มความพึงพอใจของแขก

ความแตกต่างระหว่าง PMS และ ERP

PMS

  • เป็น แอปพลิเคชั่นขนาดใหญ่ที่ยุ่งยาก
  • เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายเนื่องจากข้อมูลย้ายจากแผนกหนึ่งไปยังแผนกถัดไป
  • ต้นทุนการใช้แรงงานสูง เพราะพนักงานทำงานอย่างเร่งรัดด้วยกระบวนการที่ครอบคลุมเฉพาะส่วนของตนเอง ทำให้ผู้บริหารต้องเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย
  • ต้องมีการโต้ตอบกับผู้ขายหลายราย

ERP

  • ช่วยให้โรงแรมสามารถโต้ตอบกับผู้ขายรายเดียวได้เนื่องจากมีโซลูชั่นเดียวสำหรับการดำเนินการหลายอย่าง
  • ค่าใช้จ่ายคงที่ซึ่งจัดการได้ง่ายขึ้น

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ERP หรือการวางแผนทรัพยากรองค์กร มีประโยชน์กับธุรกิจ E-commerce อย่างไร

ธุรกิจ E-commerce  ครับ เคยคิดว่าจะนำ ERP มาพัฒนาระบบการทำงานขององค์กรกันไหมครับ ถ้าไม่เคย ผมคิดว่าถึงเวลาแล้ว ที่เราจะพิจารณาระบบ ERP เพราะ ERP สามารถเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้เป็นองค์กรที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ERP หรือ Enterprise Resource Planning ในภาษาไทย เราเรียนกว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กร หลายคน เห็นคำฟังดูค่อนข้างทั่วไปและไม่เข้าใจว่ามันทำงานอย่างไรกันแน่ เรามาดูกันว่ามันหมายถึงอะไรและ ERP ช่วยคุณได้อย่างไรในโลกอีคอมเมิร์ซ

การวางแผนทรัพยากรองค์กร: คืออะไร

การวางแผนทรัพยากรองค์กร หมายถึง ซอฟต์แวร์หรือระบบที่รวบรวมข้อมุลในทุกแง่มุมของการดำเนินการ เครื่องมือเหล่านี้รวมฟังก์ชั่นต่างๆ เช่น การตลาด, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, โลจิสติกส์ และการบริการลูกค้าทั้งหมด เพื่อที่จะทำให้กระบวนการทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบ ERP จะดำเนินการกระบวนการหลักโดยอัตโนมัติ โดยรวบรวมคำสั่งซื้อส่งรายงานเกี่ยวกับคำสั่งซื้อต่างๆและรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้แต่ละแผนกของคุณมีประสิทธิภาพ

กล่าวโดยย่อ ระบบ ERP มีความสามารถในการรวบรวมฐานข้อมูลและตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป ซึ่งช่วยลดปริมาณงานที่แต่ละคนในองค์กรของคุณต้องทำให้เสร็จ สิ่งนี้ช่วยให้คุณประหยัดเงินในระยะยาว

ส่วนประกอบของระบบ ERP

ลองคิดถึง ระบบหรือซอฟต์แวร์ที่บริษัทของคุณที่อจะใช้อยู่ดู คุณอาจจะมีระบบ CRM ซอฟต์แวร์บัญชี ระบบจัดการซัพพลายเชน ระบบทรัพยากรบุคคล ระบบ Email-Marketing เป็นต้น แต่…แทนที่คุณจะมีหลายระบบที่แยกญานข้อมูลกัน มันจะดีกว่าไหม ถ้าคุณมีเพียงระบบเดียวที่สามารถรวมกระบวนการต่างเหล่านี้เข้าด้วยกัน

นั้นคือ ระบบ ERP ที่สามารถทสิ่งเหล่านั้นให้กับคุณ

หลังจากที่พนักงานของคุณคีย์ข้อมูลเข้าระบบ ระบบ ERP จะรวบรวมฐานข้อมูลขนาดใหญ่ และผู้ที่เกียวข้อง เช่น CEO จะสามารถเข้าไปในระบบเพื่อรับข้อมูล นำไปวิเคราะห์ ได้ทันที โดยเฉพาะข้อมูล ดังต่อไปนี้

  • การชำระเงินโดยลูกค้า
  • การจ่ายเงินไปยังบุคคลภายนอก
  • สถานะการจัดส่ง
  • ผลิตภัณฑ์และสินค้าคงคลัง
  • ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
  • รายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้าและ บริษัทของคุณกำหนดเป้าหมายเกี่ยวกับลูกค้าอย่างไร เช่นเก็บข้อมูลการเลือกซื้อ สิ่งที่ลูกค้าสนใจ ชื่นชอบ เป็นต้น

เหตุผลหลักๆ ที่หลายธุรกิจและหลายผู้ประกอบการหันมาใช้ ระบบ ERP ก็คือ เรื่องการไหลเวียนของข้อมูลโดยอัตโนมัติ ซึ่งท้ายที่สุด การใช้ระบบ ERP จะทำให้ผู้ใช้มีดอกาสมากมายในการประหยัดเงิน การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยให้สามารถจัดสรรแรงงานได้ดีขึ้นด้วย

ระบบ ERP มีบทบาทอย่างไรสำหรับองค์กรอีคอมเมิร์ซ

หลายคนไม่รู้ว่า ระบบ ERP กับธุรกิจอีคอมเมิร์ซมีความสัมพํนธืกันมากกว่าที่คิด

สมมติว่า บริษัท ABC ขายผลิตภัณฑ์ผ่านร้านค้าออนไลน์ ในขั้นต้น บริษัทใช้ซอฟต์แวร์หลายจบงานต่าง ๆ ตั้งแต่ การขายและกระบวนการซัพพลายเชน เช่น ลูกค้ามาที่ร้านค้าออนไลน์และเช็คเอาท์ เว็บไซต์ส่งใบเสร็จรับเงินและเก็บอีเมล์ของลูกค้า บริษัท ABC มีทั้งกระบวนการขนส่งและการตลาด แต่ไม่มีสิ่งใดที่เชื่อมโยงซึ่งกันและกัน

ดังนั้น พนักงานจะต้องตรวจสอบเพื่อดูว่าสินค้าอยู่ในสต็อก จากนั้นทำเครื่องหมายรายการเป็นซื้อ เพื่อให้คลังสินค้าหรือซัพพลายเออร์สามารถจัดและใส่บรรจุภัณฑ์

จากนั้นมีบางคนต้องแจ้ง บริษัทจัดส่ง และส่งอีเมล?ยืนยันการจัดส่งพร้อมรหัสติดตามให้ลูกค้า

ในที่สุด บริษัทยังต้องการนำลูกค้ากลับไปที่ร้านค้าออนไลน์เพื่อซื้อสินค้าในครั้งต่อไป ดังนั้น เราจึงต้องมีเจ้าหน้าที่การตลาดทางอีเมล์ที่ส่งโปรโมชันไปยังรายการอีเมล์ในฐานข้อมูลลูกค้า

วิธีการวางแผนทรัพยากรองค์กร ด้วย ระบบ ERP เพื่อให้การทำงานดีขึ้น

ต่อจากตัวอย่างข้างต้น สมมติว่า บริษัท ABC เลือกใช้ระบบ ERP เครื่องมือนี้รวมกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการจัดส่งสินค้า

เมื่อ ลูกค้าแวะไปที่ร้านค้าออนไลน์ของคุณ และเลือกสินค้าสองสามชิ้นใส่ตะกร้าช้อปปิ้ง ต่อมาลูกค้ากดเช็คเอาต์และทำการซื้อ เมื่อใช้ระบบ ERP ในการบริหารจัดการ ระบบจะมีการส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าและไม่มีใครต้องตรวจสอบเพื่อดูว่ามีสินค้าในสต็อคหรือไม่

แผนกคลังสินค้าจะได้รับการแจ้งเตือนให้จัดแพคสินค้าโดยอัตโนมัติ วัสดุบรรจุภัณฑ์และการจัดส่งทั้งหมดถูกพิมพ์และพร้อมใช้งาน เมื่อพัสดุออกจากคลังสินค้า อีเมล์จะส่งไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติเพื่อแจ้งรหัสติดตามการจัดส่งให้กับลูกค้า และอาจมีลิงค์เชื่อมโยงไปยังผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ระบบจัดการการตลาดผ่านอีเมล์ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องปรับแต่ง

ระบบ ERP ทำให้ลูกค้าได้รับการดูแลตั้งแต่ก่อนและหลังการซื้อ ระบบ ERP แสดงประวัติลูกค้าและข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับผู้ใช้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้นเข้ามาในfileนี้เช่นกันเนื่องจากซอฟต์แวร์จะแสดงการโต้ตอบทั้งหมดที่พนักงานดูแลลูกค้าแต่ละรายมี ดังนั้น ทรัพยากรบุคคลกลับไปประเมิน ให้คะแนน KPI กับคนที่พนักงานคนที่ควรให้ขึ้นเงินเดือน 

อย่างที่เราพูดไปกุญแจสำคัญทั้งหมดที่อยู่เบื้องหลังของระบบ ERP คือ ระบบอัตโนมัติ ในท้ายที่สุด บริษัทได้รับประสิทธิภาพและจะได้เงิน/ผลกำไรมากขึ้น

บริษัทของคุณต้องการใช้ประโยชน์จากการวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือ ระบบ ERP หรือไม่?

อย่างที่เราเคยพูดถึงในบทความก่อนๆ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่รู้เกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรองค์กรหรือแทบไม่มีความสนใจในการจ่ายเงินก้อนใหญ่ สำหรับการเลือกใช้ระบบ ERP แต่เมื่อคุณใช้เครื่องมือการรวม เช่น CiMSO  และ Automate การวางแผนทรัพยากรของระบบอีคอมเมิร์ซของคุณจะง่ายต่อการจัดการ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบ ERP ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพดีขึ้นได้อย่างไร

เมื่อคุณเป็นผู้จัดการ เจ้าของกิจการ หรือผู้มีอำนาจตัดสินใจของบริษัท คุณน่าจะต้องการเครื่องมือที่น่าเชื่อถือเพื่อให้การตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพ ทำให้ให้ธุรกิจของคุณเติบโตและสร้างรายได้

ปกติแล้ว คุณจะซื้อเครื่องจักรเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์และเพื่อเพิ่มความสามารถในการทำงานที่ติดตั้งเครื่องจักร คุณจะจ้างพนักงานเพื่อการออกแบบและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ เพราะคุณรู้ว่าสิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการเติบโตของธุรกิจ ในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ ไอที (Information Technology, IT) และซอฟต์แวร์ ได้กลายเป็นความต้องการขั้นพื้นฐานในชีวิตประจำวันของทุกคน และไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดกลาง ก็ล้วนต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์

ตราบใดที่คุณยังสามารถใช้ spread sheet และซอฟต์แวร์พื้นฐานอื่น ๆ เช่น QuickBooks สำหรับการออกใบแจ้งหนี้การจัดการบัญชีและคุณพอใจ คุณก็ยังไม่จำเป็นต้องลงทุนกับซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีอื่นๆ (ทั้งที่เทคโนโลยี่และซอฟต์แวร์อื่นๆ ทำให้คุณทำงานได้ง่ายและไวขึ้น)  ระบบ ERP Software เป็นที่นิยมมากในธุรกิจขนาดใหญ่ รวมถึง ธุรกิจโรงแรม และธุรกิจบริการอื่นๆ เนื่องจากธุรกิจเหล่านี้ คุ้นเคยกับการใช้ระบบ ERP ในการบริหารธุรกิจ หากคุณคิดว่า คุณไม่มีความสามารถในการลงทุนกับ ระบบ ERP หรือคุณยังไม่แน่ใจว่าประโยชน์ของการใช้ระบบ ERP คืออะไร บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไม ระบบ ERP คุ้มค่าที่จะลงทุนเพื่อธุรกิจของคุณ

ก่อนอื่น คุณควรจะเข้าใจก่อนว่า รับบ ERP คือ ซอฟต์แวร์หรือระบบที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อการบริหารจัดการองค์กร ที่สามารถ integrate หรือบูรณาการไปกับ application / function อื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารองค์กรสามารถพัฒนาการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น ด้วยการสร้างฐานข้อมุลในทุกๆแผนกขององค์กรในระหว่างการทำงานขององค์กร และข้อมูลเหล่านั้นเป็ฯข้อมูลเดียวที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร บริษัทต่างๆ ใช้ระบบ ERP ในการดำเนินงานและจัดเก็บข้อมูลจากทุกแผนกของธุรกิจ เริ่มต้นจากการวางแผนทางด้านต้นทุน การออกใบแจ้งหนี้ การบัญชี การตลาด การขาย การผลิต การจัดส่งสินค้า การชำระเงิน การคลังและบัญชีเงินเดือน นอกจากนั้น ระบบ ERP ยังรวบรวมข้อมูลการสั่งสื้อ/ใช้บริการของลูกค้า ข้อมมูลผู้ขาย กระบวนการสั่งผลิตและบันทึกอื่นๆอีกมากมาย โดยการรวบรวมข้อมูลต่างๆเหล่านี้ ช่วยให้บริษัท สามารถใช้ในการวางแผน การปรับปรุงการทำงานหรือแม้หระทั่งผลิตภัณฑ์ของบริษัทอย่างสม่ำเสมอด้วยข้อมุลชุดเดียวกัน บริษัทขนาดเล็กเลือกใช้ QuickBooks, Spread sheet และ Peachtree Accounting จะเริ่มเห็นผลกระทบต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจในรูปแบบของการทำงานที่เกิดขึ้นจริงซึ่งมีผลต่อกำไร เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต เช่น ข้อมูลสูญหาย การจัดส่งสินค้าผิดพลาด ลูกค้าไม่ได้รับสินค้า การทำงานที่ซ้ำซ้อนของพนักงานทำให้ตองจ้างพนักงานเกินความจำเป็น เป็นต้น แม้ว่า QuickBooks Spread sheet และ Peachtree Accounting จะให้บริการโซลูชั่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากและเป็นซอฟต์แวร์ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากที่สุด แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการและยังห่างไกลจากการผนวก ระบบ ERP เข้ากับการควบคุมการตรวจสอบที่เหมาะสมและขยายขอบเขตการดำเนินธุรกิจและนี่คือประโยชน์เพิ่มเติมของระบบ ERP

  • ช่วยยกระดับ เพิ่มประสิทธิภาพการขาย
  • ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นการเติบโตทางการเงินขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น (financial growth)
  • ช่วยในการจัดการการดำเนินธุรกิจ
  • ช่วยลดต้นทุนแรงงาน
  • ERP ปรับปรุงกระบวนการจัดส่งสินค้า
  • ด้วยกระบวนการและนโยบายทางธุรกิจที่สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร ระบบ ERP จะช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าและเพิ่มผลกำไร
  • ช่วยให้การควบคุมการทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นและผู้บริหารสามารถการวางแผนการทำงานขององค์กรได้ดีขึ้น

ระบบ ERP นั้นคุ้มค่าต่อการลงทุน ราคาไม่แพงและสามารถปรับแต่งได้ง่ายตามลักษณะของธุรกิจ เช่น อุตสาหกรรมบริการ การโรงแรม การค้าปลีก การจัดจำหน่าย

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โรงแรมของคุณพร้อมสำหรับ ระบบ ERP หรือยัง

ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจบริการมีการพัฒนาและเพิ่มขีดความสามารถขึ้นเรื่อยๆอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากความต้องการของโรงแรมนั้นซับซ้อนมากขึ้น

ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ โดยเฉพาะโรงแรม พบว่าการใช้ระบบจัดการแบบพื้นฐานไม่ใช่คำตอบที่ต้องการอีกต่อไปในการทำธุรกิจ แล้วโรงแรมประเมินความต้องการในการใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างไร บทความนี้จะนำเสนอข้อดี-ข้อเสียและวีธีแก้ไขความกังวงในการเลือกใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรมครับ

ในช่วงไปม่กี่ปีที่ผ่านมา ธุรกิจบริการ ไม่ว่าจะเป็น โรงแรม ร้านอาหาร สปา สนามกอล์ฟ ล้วนมีความจำเป็ฯที่จะต้องสรรหาและนำเทคโนโลยีต่างๆเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจบริการของตน เนื่องจากความต้องการของธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ ในหลายๆแง่มุม เช่น การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การทำการตลาด และการบัญชี เป็นต้น และนอกจากนี้ ธุรกิจบริการหลายๆตัว มีความต้องการและแนวทางในการดำเนินธุรกิจไปในทางที่ มีความร่วมมือแบบ global มากขึ้น ทำให้ การทำธุรกิจไม่ได้จำกัด อยู่ที่สถานที่ใดสถานที่หนึ่ง แต่สามารถขยายใหญ่ขึ้นไป มีหลายยสาขา ในหลายภุมิภาคและหลายประเทศ เทคโนโลยีทำให้การดำเนินธุรกิจบริการเหล่านี้สามารถจัดการได้จริง ผู้บริหารสามารถมองเห็นข้อมูลและการทำงานขององค์กรได้อย่างเรียลไทม์  ซึ่งทำให้การตัดสินใจในองค์กรเป็นไปด้วยความรวดเร็วและดียิ่งขึ้นกว่าแต่ก่อน

ใน 10 ปีมานี้ โรงแรมส่วนใหญ่จะเลือกซื้อ ซอฟต์แวร์เฉพาะ สำหรับการดำเนินงานของแต่ละโรงแรม เช่น แผนก front office แผนกบัญชี (accounts receivable)  แผนกลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) แผนกบุคคล (HR & payroll) แผนกช่าง (maintenance) เป็นต้น จากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลากหลายเจ้า มาเชื่อมต่อกับระบบ PMS หลักที่โรงแรมใช้อยู่เดิม เหมือนเป็นการเอาระบบหลายๆระบบจากหลายๆเจ้ามาเชื่อมต่อกัน ซึ่งหลายดรงแรม พบว่าการเลือกทำแบบนี้กลายเป็นความวุ่นวาย เสียเวลาและเป็นการลงทุนที่สาหัสกว่าเดิม เพราะการเชื่อมต่อซอฟต์แวรืคนละเจ้ากัน ใช่ว่าจะสามารถเชื่อมต่อข้อมุลกันได้แบบ 100% ทำไห้หลายๆครั้งต้องเสียค่าพัฒนาระบบให้ตรงตามความต้องการของโรงแรมตัวเอง หรือหากเจ้าไหนมีการพัฒนาระบบเพิ่มเติม เจ้าอื่นๆก็จะต้องพัฒนาด้วย ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายทุกครั้งที่มีการพัฒนาเล็กๆน้อยๆ เป็นต้น

หากคุณเป็นอีกหนึ่งโรงแรมที่ปัจจุบันใช้ PMS ในการบริหารจัดการโรงแรม และต้องการต่อยอดการบริหารอื่นๆในโรงแรม เช่น ระบบัญชี ระบบลูกค้าสัมพันธ์ ระบบร้านอาหาร เป็นต้น คุณน่าจะต้องเริ่มมองหาโซลูชั่นการจัดการโรงแรมในรูปแบบ ERP software ครับ

ประโยชน์ของ ERP

  • ความสอดคล้องของข้อมูลและความแม่นยำในแผนกต่างๆของโรงแรม
  • การประสานงานข้ามแผนกที่ง่ายขึ้นและการจัดการ work flow ที่ดีขึ้น
  • ความคล่องตัวในการทำงานซึ่งช่วยให้พนักงานโรงแรม สามารถมุ่งเน้นไปที่การ pay attention กับการทำงานที่ work station ของตัวเอง
  • การตั้งค่าเป้าหมายและการตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายที่ง่ายและชัดเจนขึ้น
  • โครงสร้างพื้นฐานของระบบและขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัว ซึ่งสามารถระบุปัญหาและสามาถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ธุรกิจโรงแรม ต้องการ ERP Software จริงหรือไม่

การวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือ ERP เป็นแนวคิดที่มีมานานแล้ว และมีการนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม โดยเฉพาะ ธุรกิจการผลิต หรือ โรงงานอุตสาหกรรมต่างๆ เพราะ ERP คือ เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มผลผลิต ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน สามารถปรับปรุงการไหลของข้อมูลและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

ความรวดเร็วของการทำงานของพนักงาน และความถูกต้องของการทำงาน เป็นปัจจัยต้นๆของการแข่งขันกันระหว่างโรงแรม ยิ่งในยุคปัจจุบันที่ลูกค้าส่วนมากจะแชร์ประสบการการเข้าพัก การให้บริการของโรงแรมผ่าสื่อโซเชียลต่างๆ ซึ่งมีผลต่อการเลือกใช้บริการของแขกในอนาคตและรายได้ของโรงแรม ทำให้ฝ่ายบริหารของโรงแรมต้องการการมองเห็นการดำเนินงานของโรงแรมอย่างต่อเนื่องและเรียลไทม์ การต้อนรับที่ดีต้องมีความคล่องตัว ดังนั้น การเลือกใช้ ERP Software ที่เป็น single integrated solution เป็นทางเลือกที่ดีของโรงแรมที่ต้องการให้ การต้อนรับที่คล่องตัว และครอบคลุมฐานข้อมูลเดียวที่ปผนกต่างๆของโรงแรมสามารถเข้าถึงได้อย่างราบรื่น

ข้อดีของการเลือกใช้ Single integrated solution  คือ

  • ลงทุนในเซิร์ฟเวอร์เดียวเพื่อเรียกใช้แอปพลิเคชัน
  • ลงทุนในลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เดียว
  • ใช้บุคลากรด้านไอทีโดยเฉพาะเพื่อจัดการกับระบบ ERP
  • เป็นการวางแผนการดำเนินงานของโรงแรมในภาพรวมทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ บัญชีการเงิน สินค้าคงคลัง เงินเดือน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การวางแผนการผลิต ลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น
  • เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

ERP Software เป็นระบบบริหารจัดการ เวอร์ชันขั้นสูงของ PMS ซึ่งออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลในจุดเดียวและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้จัดการในระหว่างการทำงาน (ดู Hotel ERP คืออะไร ทำไมธุรกิจโรงแรมจึงต้องมี Hotel ERP)

ความแตกต่างระหว่าง PMS และ ERP

PMS

  • เป็นแอปพลิเคชั่นขนาดใหญ่ที่ยุ่งยาก
  • เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายเนื่องจากข้อมูลย้ายจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง
  • ใช้ทีมงานมากด้วยกระบวนการทำงานแบบแมนนลวล ซึ่งเสียทั้งเวลาและเงิน
  • ต้องมีการติดต่อกับผู้ขายหลายรายเพื่อหาจุดแก้ปัญหา

ERP software

  • โรงแรมสามารถติดต่อกับผู้ขายรายเดียวเนื่องจากมีวิธีแก้ไขปัญหาเดียวสำหรับการทำงานหลายอย่าง
  • ต้นทุนคงที่ซึ่งสามารถจัดการได้มากขึ้น

อุปสรรคต่อการยอมรับและเลือกใช้ ระบบ ERP Software

แม้ว่าระบบ ERP จะมีความต้องการใช้สูงขึ้นเรื่อยๆ มีหลายโรงแรมเลือกใช้ ERP ในการจัดการดรงแรม แต่ก็ยังไม่มากนักเนื่องจากต้นทุนสูง แต่อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือ ผู้ที่ต้องการระบบ ERP สามารถเลือกใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ ได้ตามความต้องการของโรงแรม

การเลือกใช้ระบบ ERP มาแทนที่ระบบ PMS เดิมของโรงแรม จะต้องใช้ช่วงเวลาในการรวบรวมข้อมูล การโยกย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่ตามรูปแบบของระบบ ERP การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้ระบบ ซึ่งหลายองค์กรมองว่าเป็นการลงทุนทั้งเวลาและจำนวนเงิน ทำให้คำว่า ERP จึงดูห่างไกลจากจุดสนใจหลักของธุรกิจ และด้วยความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจในปัจจุบันสถานประกอบการด้านการบริการส่วนใหญ่ก็มีความลังเลใจเกี่ยวกับการลงทุนในเทคโนโลยีใหม่

อย่างไรก็ตามสิ่งที่คุณสมบัติของ PMS ส่วนใหญ่ไม่สามารถตอบโจทย์ได้ก็ คือ  การบริหารจัดการงานที่ซับซ้อนขั้นเรื่อยๆขององค์กร และการเข้าถึงข้อมุล ดูการทำงานอย่างเรียลไทม์ขององค์กร เพื่อลดการรั่วไหลขององค์กร แต่ ERP Software สามารถทำได้ กุญแจสำคัญของการเลือกใช้ ERP Software จากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์คือการเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชียวชาญและและสามารถทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและไม่ยุ่งยาก (ดู CiMSO Hospitality software)

ถึงเวลาแล้วที่โรงแรมของคุณจะลงทุนในระบบ ERP

ถ้าทีมงานในแผนกต่างๆขององค์กร/โรงแรมของคุณทำงานแยกกันอย่างอิสระ และคุณจ้างพนักงาน full-time ครบทุกตำแหน่งเพื่อทำรายงานการดำเนินงาน แต่คุณก็ยังไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของโรงแรมได้อย่างรวดเร็ว ก็เป็นจุดนึงที่บ่งบอกว่า โรงแรมของคุณมีความพร้อมสำหรับ ERP Software

ความต้องการใช้ ERP เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการติดตั้ง Hospitality ERP เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของกระบวนการ การโอนย้ายข้อมูลแบบดั้งเดิม การฝึกอบรมพนักงานโรงแรมเกี่ยวกับการใช้ซอฟต์แวร์และการได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่แท้จริงคือความท้าทาย หากคุณไม่มีพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่เข้าใจถึงผลที่จะได้รับจาก ERP ปัญหาเหล่านี้อาจทำให้คุณไม่สบายใจเป็นเวลาหลายเดือน

  • โรงแรมที่ติดตั้ง ERP มีกี่แห่ง
  • ผู้ให้บริการ ERP ให้บริการมานานเท่าไหร่
  • ส่วนงานบริการที่ติดตั้ง ERP มีอะไรบ้าง
  • มีการติดตั้ง ERP ในโรงแรมขนาดเดียวกับคุณหรือไม่
  • การปรับแต่งแอปพลิเคชั่นทำได้ง่ายเพียงใด
  • ใช้เวลาในการติดตั้งแอพพลิเคชั่นนานเท่าไร?
  • การย้ายข้อมูลดั้งเดิมลงใน ERP และการย้ายข้อมูลจะใช้เวลานานเท่าใด
  • ผู้ให้บริการ ERP จะฝึกอบรมพนักงานโรงแรมของคุณหลังการติดตั้งหรือไม่
  • มีบริการดูแลหลังการขายสำหรับ ERP หรือไม่
  • ERP ครอบคลุมภายใต้มาตรฐานอะไรบ้างและมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

แต่ละส่วนบริการมีความต้องการเฉพาะของตนตัวอย่างเช่นโรงแรมสนามบินจะเรียกเก็บเงินผู้เข้าพักที่แตกต่างจากรีสอร์ทริมชายหาด เรือสำราญจะมีแผนกที่แตกต่างกันเมื่อเทียบกับสปา การเลือก ERP ที่เหมาะสมอาจต้องใช้เวลาและการพิจารณาต้นทุนและเวลาในการลงทุนควรเลือก ERP ที่เหมาะสมด้วยความระมัดระวังเอาใจใส่และคิด ท้ายที่สุดคุณอาจต้องใช้ชีวิตกับ ERP เป็นเวลาหลายปี

การติดตั้ง ERP เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ที่คุณจะเริ่มต้นกับผู้ให้บริการ ERP ของคุณ พิจารณาว่าพวกเขาเข้าใจความต้องการของคุณและสามารถส่งมอบตามความคาดหวังของคุณหรือไม่ (ดู CiMSO’s Client References)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ความจำเป็นที่สนามกอล์ฟ ต้องมีระบบจัดการที่ดี

ปัจจุบันกีฬากอล์ฟเป็นกีฬาที่ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น  เนื่องจากกีฬาชนิดนี้มีประโยชน์ในการออกกำลังกายแล้ว ยังถือว่าเป็นอีกอาชีพหนึ่งที่สามารถทำรายได้มหาศาลให้กับนักกอล์ฟฝีมือดีทั้งคนไทยและต่างชาติ  จึงทำให้คนเริ่มที่จะสนใจจะเรียนรู้และฝึกตีกอล์ฟกันมากขึ้น และเป็นโอกาสที่ดีที่จะส่งเสริมระบบการให้บริการของสนามกอล์ฟเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของคนที่มีเวลาไม่มากที่จะไปตีกอล์ฟหรือออกรอบในเวลาที่จำกัด  คนส่วนมากจึงหันมาใช้บริการสนามกอล์ฟใกล้บ้านกันมากขึ้น

ในปัจจุบันระบบของสนามกอล์ฟส่วนใหญ่ยังใช้พนักงานบริการ เมื่อมีลูกค้ามากขึ้นจึงทำให้เกิดความล่าช้า  สนามกอล์ฟจึงต้องพัฒนาระบบโดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว  ลดความผิดพลาด  และง่ายต่อการใช้งาน  เพื่อให้เป็นระบบที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการในธุรกิจสนามกอล์ฟ 

ธุรกิจสนามกอล์ฟ นอกจากควรจะต้องมีระบบบริหารจัดการสนามกอล์ฟ ที่มีระบบ การจองสนาม การจองเวลาออกรอบ ยังควรมีระบบสมาชิก ระบบที่สามารถรองรับความต้องการของลูกค้าแต่ละรายได้ ซึ่งโดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายของลูกค้าแต่ละคนก็จะแตกต่างกันออกไปตามแต่สถานะของลูกค้าและโปรโมชั่นของสนาม  รวมถึงมีระบบร้านอาหาร หรือห้องพัก ที่รองรับความต้องการของลูกค้าอีกด้วย

ปัญหาส่วนมากที่เกิดขึ้นในการบริหารจัดการสนมกอล์ฟ คือ ความล่าช้าในการให้บริการของสนามกอล์ฟ เช่น การค้นหาข้อมูลของลูกค้า การจอง และส่งผลต่อการทำการตลาด การสนองความต้องการของลูกค้าให้มีความรู้สึกเป็น loyalty กับ สนามกอล์ฟ ดังนั้น ระบบสนามกอล์ฟที่ดีความจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าสนามกอล์ฟ โดยมีวัตถุประสงค์ ดังนี้

  • เพื่อลดปัญหา และข้อผิดพลาดต่างๆ ในการทำงาน
  • เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพภายในการทำงานของพนักงานและธุรกิจ
  • เพื่อให้สามารถค้นหาและตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกมากขึ้น
  • เพื่อให้กระจายงานออกเป็นส่วนๆ และทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

CiMSO ERP Software มีระบบบริหารจัดการสนามกอล์ฟ ชื่อว่า COLFmanager ที่มีคุณสมบัติดังนี้

Features

  • Course, Tee and weather management
  • Tee bookings, start management and fast billing
  • Membership levies and green fees billing
  • Pro Shop and rental items point of sale
  • Competition and event management
  • Score card and leader board processing
  • Handicap capture and Golfing Association interface

Course management

  • Content rich multi-course tee view grid
  • Details per hole with cross-over times
  • Course access and green fees by golfer status
  • Default seasonal and ad hoc green fees
  • Caddie schedules, fees and shift control
  • Buggy schedules and rental pool control
  • Pro-Shop touch screen points of sale

T-Bookings and Green Fees

  • Configure default, seasonal and ad hoc tee sheets with user defined time increments
  • Support all accepted tee-, number of ball- and number of hole configurations
  • Individual or block (group) tee bookings with direct e-mail and SMS confirmation and waiting list
  • Content rich course and Tee bookings view grid with colour coded availability status

Competition Scoring and Leader Board

  • Individual golfer or team events with fast registration
  • Stableford, Stroke- and Bogey Play scoring
  • Fast, real time score card capture and leader board display

ซึ่งระบบ GOLGmanager ของ CiMSO สามารถเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจและบัญชีได้อย่างดีเยี่ยม

  • Debtors control (AR) (see BACKoffice accounting)
  • Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • Transaction management (see BACKoffice accounting)
  • Cash control (see BACKoffice accounting)
  • Document filing and management system (see DOCmanager)
  • Facsimile transmission and receipting (see FAXmanager)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ทำไมโรงแรมต้องมีระบบแม่บ้าน Housekeeping

ธุรกิจโรงแรม เป็นธุรกิจที่มีรายได้หลัก คือ การขายบริการให้แขกที่มาพักในโรงแรม นอกจากมีห้องพัก อาหารและเครื่องดื่มไว้บริการแขกที่มาเข้าพักแล้ว ยังมีบริการอื่นๆ อีก เช่น สระว่ายน้ำ ห้องออกกำลังกาย สปา ซักรีด เสริมสวย ตลอดจนบริการอินเตอร์เนต เป็นต้น จะเห็นได้ว่า ธุรกิจโรแงรมมีแหล่งที่มาของรายได้หลากหลาย การรวบรวมข้อมูลในทุกขั้นตอนต้องฉับไว ซึ่งปัจจุบัน ผู้ที่ดำเนินธุรกิจโรงแรมส่วนมาก จึงนำระบบจัดการโรงแรม (hotel Management software) เข้ามาใช้   

ระบบบริหารจัดการโรงแรม จะช่วยให้ข้อมูลการจัดการดรงแรม ตั้งแต่ การจองห้องพัก การ check-in ซึ่งเป็นระบบหน้าบ้าน (Front Office) ไหลเวียนไปถึงระบบบัญชีหลังบ้าน (Back Office) นอกจากนั้น ระบบบริหารจัดการดรงแรมที่สมบูรณ์ จะมีระบบจัดการแม่บ้าน (Housekeeping software) ด้วย เพราะ การบริการของโรงแรม ยังรวมถึงการทำงานของแผนกแม่บ้าน ซึ่งแผนกแม่บ้านก็จะเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงความมีคุณภาพของโรงแรมได้เช่นกัน 

แต่เดิม การจัดการแผนกแม่บ้าน จะใช้วีธีการสื่อสารโดยการใช้โทรศัพท์ ซึ่งหลายครั้งก็มีปัญหาจากการสื่อสาร ทำให้เกิดการทำงานที่ผิดพลาด เช่น การที่แผนก front office ยังไม่สามารถรับสายโทรศัพท์จากแผนกแม่บ้าน เพื่อแจ้งการเชคเอาท์ของแขกเก่าได้ในระหว่างที่ต้องรับลูกค้าใหม่ที่เข้ามาติดต่อ ทำให้การทำงานล่าช้า และอาจมีความผิดพลาดในการชำระเงิน ดังนั้น การมีระบบแม่บ้านที่ดี จะช่วยลดการติดต่อผ่านดทรศัพท์ แต่เป็นการแจ้งผ่านระบบ ซึ่งผู้ที่จะต้องดำเนินการต่อหรือทีมงานที่เกี่ยวข้องก็จะสามารถจัดการต่อได้โดยไม่มีความผิดพลาด เช่น เมื่อแผนกแม่บ้านทำความสะอาดเรียบร้อย จะแจ้งไปยังระบบ เพื่อให้แผนกฟร้อนแจ้งห้องพักว่างเพื่อขายต่อไปได้ รวมถึงการตัดจ่ายสินค้าที่อยู่ในห้องพัก ที่ให้แผนกจัดซื้อทราบจำนวนสินค้าคงเหลือได้อย่างเรียลไทม์ เป็นต้น

ดังนั้น ระบบการจัดจัดการห้องพักแผนกแม่บ้านภายในโรงแรม (housekeeper Support System for Room Management in Hotel) จึงมีวัตถุประสงค์ในการนำเทคโนโลยีมาช่วย ในการบริหารและจัดการห้องพักของแผนกแม่บ้านภายในโรงแรมให้มีประสิทธิภาพขึ้น เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน แจ้งสถานะห้องพัก ตรวจสอบข้อมูลห้องพักของโรงแรม ให้แก่พนักงานให้แผนกแม่บ้าน

 ระบบแม่บ้าน HOUSEkeeper ของ CiMSO มีคุณสมบัติดังนี้

  • Content rich colour coded property view grid with unit/room clean indicator
  • Unit/room to staff assignments with points-based work distribution system
  • Unit/room service status with maintenance, laundry and luggage management
  • Housekeeping reports for in-house guests, customer preferences and linen change management
  • Laundry list with detailed cleaning instructions and direct billing to guest folio
  • Service Ticket system for maintenance and repairs requests

  ซึ่งระบบแม่บ้าน HOUSEkeeper ของ CiMSO จะเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆที่ใช้บริหารจัดการโรงแรม ดังนี้

  • Debtors control (AR) (see BACKoffice accounting)
  • Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • Transaction management (see BACKoffice accounting)
  • Cash control (see BACKoffice accounting)
  • Document filing and management system (see DOCmanager)
  • Facsimile transmission and receipting (see FAXmanager)

รวมถึง สามารถอินทรีแกรท (integration) ไปยังระบบ …

  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com