ระบบแม่บ้าน CiMSO HOUSEkeeper – Cleaning & Servicing Software ช่วยให้แผนกแม่บ้านทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร

แผนกแม่บ้าน (housekeeping) เป็นอีกแผนกหนึ่งที่มีความสำคัญในการบริหารจัดการโรงแรม ถึงแม้ว่า ปกติแล้วจะไม่ได้เป็นแผนกที่มีการติดต่อโดนตรงกับแขกก็ตาม แต่หากขาดแผนกแม่บ้านแล้วล่ะก็ การบริการห้องพักของโรงแรมก็จะสะดุดทันที เนื่องจากแผนกแม่บ้านเป็นแผนกที่เป็นผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาดห้องพัก ถ้าห้องพักไม่สะอาดโรงแรมก็ไม่สามารถนำออกมาขายให้กับแขกได้ นอกจากนี้ สถานที่ต่างๆ ภายในโรงแรม ที่มีส่วนในการให้บริการกับแขก จำเป็นต้องมีการทำความสะอาด ดูแลรักษาและซ่อมแซมให้อยู่ในสภาพดีตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นบริเวณห้องโถง สระว่ายน้ำ ทางเดินต่างๆ ห้องอาหาร เป็นต้น ดังนั้น หากแผนกแม่บ้านสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้แขกเกิดความประทับใจและเกิดความมั่นใจในเรื่องความสะอาด ปลอดภัยในการเข้าพัก ดังนั้น ในปัจจุบันจึงมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการการทำงานของแผนกแม่บ้าน เช่น CiMSO HOUSEkeeper เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบจัดการแม่บ้าน CiMSO – HOUSEkeeper

  • ตารางมุมมองคุณสมบัติโค้ดสีที่หลากหลายพร้อมตัวบ่งชี้ความสะอาดของห้องพัก (Content rich colour coded property view grid with unit/room clean indicator)
  • การมอบหมายห้องพักให้กับพนักงานด้วยระบบกระจายงานตามจุด (Unit/room to staff assignments with points-based work distribution system)
  • สถานะของการให้บริการห้องพัก พร้อมกับการดูแลรักษาห้องพัก การซักรีดและการจัดการกระเป๋าเดินทาง (Unit/room service status with maintenance, laundry and luggage management)
  • รายงานการดูแลห้องพัก สำหรับแขก in-house ความชื่นชอบของลูกค้า และการจัดการเปลี่ยนผ้าปู (Housekeeping reports for in-house guests, customer preferences and linen change management) เช่น แขกชอบให้เปลี่ยนผ้าปูเวลาใด จะขอหมอนหรือผ้าห่มกี่ผืนเสมอ ซึ่งหากแม่บ้านมีประวัติแขกและสามารถจัดเตรียมไว้โดยที่แขกไม่จำเป็ฯต้องร้องขอ ก็จะเพิ่ใความพึงพอใจในการเข้าพักให้กับแขก เกิดการบ่อต่อและกลับมาเข้าพักอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น
  • รายการซักรีดพร้อมคำแนะนำในการทำความสะอาดโดยละเอียดและการเรียกเก็บเงินโดยตรงไปยังผู้เข้าพัก(Laundry list with detailed cleaning instructions and direct billing to guest folio)
  • ระบบตั๋วบริการ (ทิกเกต) สำหรับการบำรุงรักษาและการร้องขอการซ่อมแซม (Service Ticket system for maintenance and repairs requests)

คุณสมบัติการจัดการธุรกิจ

  • การควบคุมลูกหนี้ (AR) (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • บริการและค่าใช้จ่าย (รายการที่ไม่ใช่รายการจากคลังสินค้า) การเรียกเก็บเงิน (ดูbackofficeบัญชี)
  • การจัดการธุรกรรม (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • การควบคุมเงินสด (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • ระบบการจัดเก็บและจัดการเอกสาร (ดูDOCmanager )
  • การส่งและรับโทรสาร (ดูFAXmanager )

เชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับโมดูลดังต่อไปนี้ (Seamless Integration to)

  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

มารู้จัก แผนกและตำแหน่งแม่บ้านโรงแรม (Housekeeping หรือ Accommodation Service) กัน

การเป็นแม่บ้านที่ดีไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นแม่บ้านในการทำงานกับโรงแรม รีสอร์ท เซอร์วิสอพาร์ทเม้นท์ หรือพนักงานทำความสะอาดของบริษัทและองค์กรทั่วไป หากต้องการให้มีผลงานที่ดี ทำงานแบบมืออาชีพ ได้รับคำชม และมีความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเรียนรู้เพื่อทราบและมีโอกาสฝึกปฏิบัติวิธีการและขั้นตอนต่างๆ อย่างถูกวิธี

งานแม่บ้านโรงแรม หมายถึง งานดุแลทุกส่วนของโรงแรม ทั้งห้องพักและบริเวณสาธารณะที่ให้บริการแขก (ยกเว้ย บริเวณครัว เป็นหน้าที่ของ Steward) ตำแหน่งแม่บ้านโรงแรมในหลายๆโรงแรม โดยเฉพาะโรงแรม 4-5 ดาว จะเรียนตำแหน่งนี้ว่า ผู้ช่วยผู้จัดการ หรือ  Assistant Manager คือ เป็นผู้บริหารระดับสูง เป็นหน่วยงานที่เข้าทำงานในทุกเนื้อที่ของโรงแรมเป็น หน่วยงานที่ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานกับแผนกต่างๆได้ดี ทำให้สามารถมองเห็นการทำงานของทุกฝ่ายได้

โครงสร้างของแผนกแม่บ้าน

  1. หัวหน้าแผนกแม่บ้าน (Executive Housekeeper) รับผิดชอบงานแผนกแม่บ้านทั้งหมดโดยขึ้นกับผู้จัดการใหญ่ (General Manager) ของ โรงแรม
  2. หัวหน้าแม่บ้าน (Head Housekeeper) หัวหน้าแม่บ้านดูแลตรวจตราการทํางานของผู้ช่วยแม่บ้านหรือแม่บ้านประจํา ฟลอร์
  3. แม่บ้านประจําฟลอร์หรือผู้ช่วยแม่บ้าน (Floor Housekeeper หรือ Assistant Housekeeper ) ดูแลตรวจตราการทํางานของพนักงานทําความสะอาดหรือพนักงานดูแลห้องพัก (Cleaning Staff/Room Attendants) เฉพาะที่ทํางานอยู่ที่ฟลอร์ใดฟลอร์หนึ่งหรือส่วนใดส่วนหนงของโรงแรม
  4. พนักงานดูแลห้องพัก (Room Attendant) มีหน้าที่ทําความสะอาดและให้บริการต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักของแขก
  5. พนักงานยกของ/ทําความสะอาด (Housekeeper) มีหน้าที่ยกหรอขนย้ายพวกเฟอร์นิเจอร์หนักๆ หรือนําขยะไปทิ้ง บางครั้งก็อาจรับผิดชอบด้านทําความสะอาดบริเวณใช้ร่วมภายในโรงแรมด้วย ในเมืองไทยชื่อตําแหน่งนี้จะไม่ค่อยได้พบ ชื่อตําแหน่งที่นิยมใช้กันคือ Cleaner
  6. หัวหน้าห้องผ้า (Linen Room Supervisor) ต้องรับผิดชอบผ้าทุกชนิดที่ใช้ในห้องพักแขก (เช่น ผ้าปูที่นอน ผ้าเช็ดตัว ผ้าห่ม เป็นต้น )ผ้าของห้องอาหารและแผนกจัดเลี้ยง (ได้แก่ผ้าปูโต๊ะ ผ้าเช็ดปาก ผ้ารองถาด) และเครื่องแบบพนักงาน โดยการจ่ายผ้าที่ซักสะอาดแล้ว เก็บรวบรวมผ้าที่ใช้แล้ว ปะชุนผ้าที่ขาดและดูแลควบคุมการส่งผ้าไปซักที่แผนทแผนกซักรีดและการรับคืน ผ้าที่ซักแล้ว

หน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานตำแหน่งแม่บ้านโรงแรม

  1. งานทำความสะอาดห้องพัก (Room Cleaning)
  2. งานทำความสะอาดบริเวณสาธารณะ (Public Area Cleaning)
  3. งานห้องผ้า (Linen Room)
  4. งานห้องเครื่องแบบพนักงาน (Uniform Room)
  5. งานห้องซักรีด (Laundry Room)
  6. งานห้องดอกไม้ (Decoration / Flower Room)
  7. งานบริการต้นห้อง (Butler Service)
  8. งานเก็บและรักษาของที่แขกลืมทิ้งไว้ (Lost & found Service)
  9. งานมินิบาร์ (Mini bar Service)
  10. งานช่าง (Handy man)
  11. งานทำสวน (Gardener)

คุณสมบัติและลักษณะสำคัญของพนักงานแม่บ้าน

  1. มีความพร้อม
  2. มีความเรียบร้อยของร่างกาย
  3. มีกิริยามารยาท
  4. มีจรรยาบรรณ

ทัศนคติที่ดีต่องานแม่บ้าน

  1. รักในอาชีพงานแม่บ้าน
  2. ทำงานให้ดีที่สุด หมายถึง “สะอาดที่สุด”
  3. ทำงานด้วยความอดทน
  4. ให้พึงระลึกอยู่ตลอดเวลาว่า แม่บ้านคือ ผู้ที่ได้รับความไว้วางใจให้ดูแลสถานที่ให้สะอาด

To contact jobnsure by phone, please call +66-2392-4186 or email at jobnsure1@gmail.com

ทำไมโรงแรมต้องมีระบบแม่บ้าน Housekeeping

ธุรกิจโรงแรม เป็นธุรกิจที่มีรายได้หลัก คือ การขายบริการให้แขกที่มาพักในโรงแรม นอกจากมีห้องพัก อาหารและเครื่องดื่มไว้บริการแขกที่มาเข้าพักแล้ว ยังมีบริการอื่นๆ อีก เช่น สระว่ายน้ำ ห้องออกกำลังกาย สปา ซักรีด เสริมสวย ตลอดจนบริการอินเตอร์เนต เป็นต้น จะเห็นได้ว่า ธุรกิจโรแงรมมีแหล่งที่มาของรายได้หลากหลาย การรวบรวมข้อมูลในทุกขั้นตอนต้องฉับไว ซึ่งปัจจุบัน ผู้ที่ดำเนินธุรกิจโรงแรมส่วนมาก จึงนำระบบจัดการโรงแรม (hotel Management software) เข้ามาใช้   

ระบบบริหารจัดการโรงแรม จะช่วยให้ข้อมูลการจัดการดรงแรม ตั้งแต่ การจองห้องพัก การ check-in ซึ่งเป็นระบบหน้าบ้าน (Front Office) ไหลเวียนไปถึงระบบบัญชีหลังบ้าน (Back Office) นอกจากนั้น ระบบบริหารจัดการดรงแรมที่สมบูรณ์ จะมีระบบจัดการแม่บ้าน (Housekeeping software) ด้วย เพราะ การบริการของโรงแรม ยังรวมถึงการทำงานของแผนกแม่บ้าน ซึ่งแผนกแม่บ้านก็จะเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงความมีคุณภาพของโรงแรมได้เช่นกัน 

แต่เดิม การจัดการแผนกแม่บ้าน จะใช้วีธีการสื่อสารโดยการใช้โทรศัพท์ ซึ่งหลายครั้งก็มีปัญหาจากการสื่อสาร ทำให้เกิดการทำงานที่ผิดพลาด เช่น การที่แผนก front office ยังไม่สามารถรับสายโทรศัพท์จากแผนกแม่บ้าน เพื่อแจ้งการเชคเอาท์ของแขกเก่าได้ในระหว่างที่ต้องรับลูกค้าใหม่ที่เข้ามาติดต่อ ทำให้การทำงานล่าช้า และอาจมีความผิดพลาดในการชำระเงิน ดังนั้น การมีระบบแม่บ้านที่ดี จะช่วยลดการติดต่อผ่านดทรศัพท์ แต่เป็นการแจ้งผ่านระบบ ซึ่งผู้ที่จะต้องดำเนินการต่อหรือทีมงานที่เกี่ยวข้องก็จะสามารถจัดการต่อได้โดยไม่มีความผิดพลาด เช่น เมื่อแผนกแม่บ้านทำความสะอาดเรียบร้อย จะแจ้งไปยังระบบ เพื่อให้แผนกฟร้อนแจ้งห้องพักว่างเพื่อขายต่อไปได้ รวมถึงการตัดจ่ายสินค้าที่อยู่ในห้องพัก ที่ให้แผนกจัดซื้อทราบจำนวนสินค้าคงเหลือได้อย่างเรียลไทม์ เป็นต้น

ดังนั้น ระบบการจัดจัดการห้องพักแผนกแม่บ้านภายในโรงแรม (housekeeper Support System for Room Management in Hotel) จึงมีวัตถุประสงค์ในการนำเทคโนโลยีมาช่วย ในการบริหารและจัดการห้องพักของแผนกแม่บ้านภายในโรงแรมให้มีประสิทธิภาพขึ้น เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน แจ้งสถานะห้องพัก ตรวจสอบข้อมูลห้องพักของโรงแรม ให้แก่พนักงานให้แผนกแม่บ้าน

 ระบบแม่บ้าน HOUSEkeeper ของ CiMSO มีคุณสมบัติดังนี้

  • Content rich colour coded property view grid with unit/room clean indicator
  • Unit/room to staff assignments with points-based work distribution system
  • Unit/room service status with maintenance, laundry and luggage management
  • Housekeeping reports for in-house guests, customer preferences and linen change management
  • Laundry list with detailed cleaning instructions and direct billing to guest folio
  • Service Ticket system for maintenance and repairs requests

  ซึ่งระบบแม่บ้าน HOUSEkeeper ของ CiMSO จะเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆที่ใช้บริหารจัดการโรงแรม ดังนี้

  • Debtors control (AR) (see BACKoffice accounting)
  • Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • Transaction management (see BACKoffice accounting)
  • Cash control (see BACKoffice accounting)
  • Document filing and management system (see DOCmanager)
  • Facsimile transmission and receipting (see FAXmanager)

รวมถึง สามารถอินทรีแกรท (integration) ไปยังระบบ …

  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com