ระบบแม่บ้าน CiMSO HOUSEkeeper – Cleaning & Servicing Software ช่วยให้แผนกแม่บ้านทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร

แผนกแม่บ้าน (housekeeping) เป็นอีกแผนกหนึ่งที่มีความสำคัญในการบริหารจัดการโรงแรม ถึงแม้ว่า ปกติแล้วจะไม่ได้เป็นแผนกที่มีการติดต่อโดนตรงกับแขกก็ตาม แต่หากขาดแผนกแม่บ้านแล้วล่ะก็ การบริการห้องพักของโรงแรมก็จะสะดุดทันที เนื่องจากแผนกแม่บ้านเป็นแผนกที่เป็นผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาดห้องพัก ถ้าห้องพักไม่สะอาดโรงแรมก็ไม่สามารถนำออกมาขายให้กับแขกได้ นอกจากนี้ สถานที่ต่างๆ ภายในโรงแรม ที่มีส่วนในการให้บริการกับแขก จำเป็นต้องมีการทำความสะอาด ดูแลรักษาและซ่อมแซมให้อยู่ในสภาพดีตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นบริเวณห้องโถง สระว่ายน้ำ ทางเดินต่างๆ ห้องอาหาร เป็นต้น ดังนั้น หากแผนกแม่บ้านสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้แขกเกิดความประทับใจและเกิดความมั่นใจในเรื่องความสะอาด ปลอดภัยในการเข้าพัก ดังนั้น ในปัจจุบันจึงมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการการทำงานของแผนกแม่บ้าน เช่น CiMSO HOUSEkeeper เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบจัดการแม่บ้าน CiMSO – HOUSEkeeper

  • ตารางมุมมองคุณสมบัติโค้ดสีที่หลากหลายพร้อมตัวบ่งชี้ความสะอาดของห้องพัก (Content rich colour coded property view grid with unit/room clean indicator)
  • การมอบหมายห้องพักให้กับพนักงานด้วยระบบกระจายงานตามจุด (Unit/room to staff assignments with points-based work distribution system)
  • สถานะของการให้บริการห้องพัก พร้อมกับการดูแลรักษาห้องพัก การซักรีดและการจัดการกระเป๋าเดินทาง (Unit/room service status with maintenance, laundry and luggage management)
  • รายงานการดูแลห้องพัก สำหรับแขก in-house ความชื่นชอบของลูกค้า และการจัดการเปลี่ยนผ้าปู (Housekeeping reports for in-house guests, customer preferences and linen change management) เช่น แขกชอบให้เปลี่ยนผ้าปูเวลาใด จะขอหมอนหรือผ้าห่มกี่ผืนเสมอ ซึ่งหากแม่บ้านมีประวัติแขกและสามารถจัดเตรียมไว้โดยที่แขกไม่จำเป็ฯต้องร้องขอ ก็จะเพิ่ใความพึงพอใจในการเข้าพักให้กับแขก เกิดการบ่อต่อและกลับมาเข้าพักอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น
  • รายการซักรีดพร้อมคำแนะนำในการทำความสะอาดโดยละเอียดและการเรียกเก็บเงินโดยตรงไปยังผู้เข้าพัก(Laundry list with detailed cleaning instructions and direct billing to guest folio)
  • ระบบตั๋วบริการ (ทิกเกต) สำหรับการบำรุงรักษาและการร้องขอการซ่อมแซม (Service Ticket system for maintenance and repairs requests)

คุณสมบัติการจัดการธุรกิจ

  • การควบคุมลูกหนี้ (AR) (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • บริการและค่าใช้จ่าย (รายการที่ไม่ใช่รายการจากคลังสินค้า) การเรียกเก็บเงิน (ดูbackofficeบัญชี)
  • การจัดการธุรกรรม (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • การควบคุมเงินสด (ดูการบัญชีBACKoffice )
  • ระบบการจัดเก็บและจัดการเอกสาร (ดูDOCmanager )
  • การส่งและรับโทรสาร (ดูFAXmanager )

เชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับโมดูลดังต่อไปนี้ (Seamless Integration to)

  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

การรวมระบบ e-commerce เข้ากับ ERP สำคัญกับบริษัท B2B ที่ต้องการปรับขนาดอย่างไร

การ integrate ระบบ e-commerce เข้ากับ ERP คือ การประสานการทำงานระหว่าง e-commerce website ของบริษัทฯ  เข้ากับระบบ ERP เพื่อรองรับระบบสินค้าคงคลังและระบบบัญชีด้านหลังบ้าน การเชื่อมต่อหรือ integrate ที่เหมาะสมทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่มความสามารถในการขยายการปฏิบัติงานของบริษัทฯ และทำให้เกิดการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าที่ได้รับจากการให้บริการของบริษัทฯ ให้ดีขึ้นมาก

การ integrate ระบบ e-commerce เข้ากับระบบ ERP จะช่วยข้อมูลวิ่งไปมาระหว่างสองซึ่งจะส่งผลให้เกิดข้อดีต่อบริษัทฯที่ดำเนินธุรกิจแบบ B2B คือ จำนวนสินค้าคงคลังจะอีพเดทอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ในทั้ง 2 แห่ง คือ

  1. ส่วนหลังบ้าน (back-end) คือ สินค้าจะถุกขายและตัดสต๊อกออกจากคลังสินค้า (ทำให้บริษัทฯของคุณทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับทีมในบ้านของคุณ) ที่ และ
  2. ส่วนหน้าบ้าน (front-end) ที่เป็นส่วนหน้าของธุรกิจ สินค้าคงคลังก็จะเพิ่มขึ้น (ทำให้บริษัทฯของคุณทำงานดีขึ้น ในการให้บริการลูกค้าของคุณ!)

เหตุใดธุรกิจของคุณจึงควรรวม e-commerce เข้าด้วยกันกับ ERP

ธุรกิจจำนวนมากเลือกที่จะรวมระบบทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันเพราะมันหมายถึงข้อมูลสินค้าคงคลังและการกำหนดราคามีให้สำหรับลูกค้าและพนักงานแบบเรียลไทม์ และที่สำคัญ แม้ว่าความต้องการสินค้าของลูกค้าจะเพิ่มขึ้น แต่ด้วยระบบ ERP จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานเพิ่มเติมสำหรับการจัดการธุรกรรมต่างๆ เพราะระบบ ERP ที่เชื่อมมต่อกับระบบ e-commerce sales channels ทำให้พนักงานของคุณสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นหลายอย่าง เช่น การสั่งซื้อ จำนวนสินค้าคงคลัง รายการลูกค้า และการจัดส่ง/การติดตาม

ข้อเสียของกระบวนการทำงานแบบ manual ที่ไม่มีการ integrate ระบบ e-commerce เข้ากับระบบ ERP

เมื่อระบบ e-commerce ของบริษัทฯ ไม่ได้เชื่อมต่อกับขั้นตอนการจัดการงานหลังบ้านอย่างอัตโนมัติ ความผิดพลาดในการทำงาน ย่อมเกิดขึ้นเป็นธรมดา ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง…

  • การใส่ข้อมูลที่อยู่ในการจัดส่งผิดพลาด
  • คลังสินค้าในส่วนงาน e-commerce ไม่ถูกต้อง อาจทำให้เกิดการขายสินค้าเกิดจำนวนที่คลังมีอยู่
  • ข้อมูลผลิตภัณฑ์อาจไม่สมบูรณ์ไม่ถูกต้องหรือหายไป
  • และเมื่อการรวมระบบทั้งสองไม่ได้เกิดขึ้น ประสบการณ์ของลูกค้าแบบ end-to-end ทั้งหมดของบริษัทฯ จะตกอยู่ในความเสี่ยง

อย่างไรก็ตามอุปสรรคในการบูรณาการระบบ e-commerce เข้ากับระบบ ERP สำหรับธุรกิจแบบB2B มักจะเป็นเรื่องราคาและความลำบากในการเปลี่ยนจากระบบเดิมที่มีอยู่ แต่เมื่อผู้บริหารได้ไตร่ตรองให้ดีแล้ว จะพบว่าการลงทุนคือความคุ้มค่าในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเพิ่มฐานลูกค้า ประสบการณ์การให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานบริษัทฯ รวมถึงการลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในหลาย ๆ ด้านนั่นเอง

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ERP หรือการวางแผนทรัพยากรองค์กร มีประโยชน์กับธุรกิจ E-commerce อย่างไร

ธุรกิจ E-commerce  ครับ เคยคิดว่าจะนำ ERP มาพัฒนาระบบการทำงานขององค์กรกันไหมครับ ถ้าไม่เคย ผมคิดว่าถึงเวลาแล้ว ที่เราจะพิจารณาระบบ ERP เพราะ ERP สามารถเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้เป็นองค์กรที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ERP หรือ Enterprise Resource Planning ในภาษาไทย เราเรียนกว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กร หลายคน เห็นคำฟังดูค่อนข้างทั่วไปและไม่เข้าใจว่ามันทำงานอย่างไรกันแน่ เรามาดูกันว่ามันหมายถึงอะไรและ ERP ช่วยคุณได้อย่างไรในโลกอีคอมเมิร์ซ

การวางแผนทรัพยากรองค์กร: คืออะไร

การวางแผนทรัพยากรองค์กร หมายถึง ซอฟต์แวร์หรือระบบที่รวบรวมข้อมุลในทุกแง่มุมของการดำเนินการ เครื่องมือเหล่านี้รวมฟังก์ชั่นต่างๆ เช่น การตลาด, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, โลจิสติกส์ และการบริการลูกค้าทั้งหมด เพื่อที่จะทำให้กระบวนการทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบ ERP จะดำเนินการกระบวนการหลักโดยอัตโนมัติ โดยรวบรวมคำสั่งซื้อส่งรายงานเกี่ยวกับคำสั่งซื้อต่างๆและรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้แต่ละแผนกของคุณมีประสิทธิภาพ

กล่าวโดยย่อ ระบบ ERP มีความสามารถในการรวบรวมฐานข้อมูลและตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป ซึ่งช่วยลดปริมาณงานที่แต่ละคนในองค์กรของคุณต้องทำให้เสร็จ สิ่งนี้ช่วยให้คุณประหยัดเงินในระยะยาว

ส่วนประกอบของระบบ ERP

ลองคิดถึง ระบบหรือซอฟต์แวร์ที่บริษัทของคุณที่อจะใช้อยู่ดู คุณอาจจะมีระบบ CRM ซอฟต์แวร์บัญชี ระบบจัดการซัพพลายเชน ระบบทรัพยากรบุคคล ระบบ Email-Marketing เป็นต้น แต่…แทนที่คุณจะมีหลายระบบที่แยกญานข้อมูลกัน มันจะดีกว่าไหม ถ้าคุณมีเพียงระบบเดียวที่สามารถรวมกระบวนการต่างเหล่านี้เข้าด้วยกัน

นั้นคือ ระบบ ERP ที่สามารถทสิ่งเหล่านั้นให้กับคุณ

หลังจากที่พนักงานของคุณคีย์ข้อมูลเข้าระบบ ระบบ ERP จะรวบรวมฐานข้อมูลขนาดใหญ่ และผู้ที่เกียวข้อง เช่น CEO จะสามารถเข้าไปในระบบเพื่อรับข้อมูล นำไปวิเคราะห์ ได้ทันที โดยเฉพาะข้อมูล ดังต่อไปนี้

  • การชำระเงินโดยลูกค้า
  • การจ่ายเงินไปยังบุคคลภายนอก
  • สถานะการจัดส่ง
  • ผลิตภัณฑ์และสินค้าคงคลัง
  • ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
  • รายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้าและ บริษัทของคุณกำหนดเป้าหมายเกี่ยวกับลูกค้าอย่างไร เช่นเก็บข้อมูลการเลือกซื้อ สิ่งที่ลูกค้าสนใจ ชื่นชอบ เป็นต้น

เหตุผลหลักๆ ที่หลายธุรกิจและหลายผู้ประกอบการหันมาใช้ ระบบ ERP ก็คือ เรื่องการไหลเวียนของข้อมูลโดยอัตโนมัติ ซึ่งท้ายที่สุด การใช้ระบบ ERP จะทำให้ผู้ใช้มีดอกาสมากมายในการประหยัดเงิน การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยให้สามารถจัดสรรแรงงานได้ดีขึ้นด้วย

ระบบ ERP มีบทบาทอย่างไรสำหรับองค์กรอีคอมเมิร์ซ

หลายคนไม่รู้ว่า ระบบ ERP กับธุรกิจอีคอมเมิร์ซมีความสัมพํนธืกันมากกว่าที่คิด

สมมติว่า บริษัท ABC ขายผลิตภัณฑ์ผ่านร้านค้าออนไลน์ ในขั้นต้น บริษัทใช้ซอฟต์แวร์หลายจบงานต่าง ๆ ตั้งแต่ การขายและกระบวนการซัพพลายเชน เช่น ลูกค้ามาที่ร้านค้าออนไลน์และเช็คเอาท์ เว็บไซต์ส่งใบเสร็จรับเงินและเก็บอีเมล์ของลูกค้า บริษัท ABC มีทั้งกระบวนการขนส่งและการตลาด แต่ไม่มีสิ่งใดที่เชื่อมโยงซึ่งกันและกัน

ดังนั้น พนักงานจะต้องตรวจสอบเพื่อดูว่าสินค้าอยู่ในสต็อก จากนั้นทำเครื่องหมายรายการเป็นซื้อ เพื่อให้คลังสินค้าหรือซัพพลายเออร์สามารถจัดและใส่บรรจุภัณฑ์

จากนั้นมีบางคนต้องแจ้ง บริษัทจัดส่ง และส่งอีเมล?ยืนยันการจัดส่งพร้อมรหัสติดตามให้ลูกค้า

ในที่สุด บริษัทยังต้องการนำลูกค้ากลับไปที่ร้านค้าออนไลน์เพื่อซื้อสินค้าในครั้งต่อไป ดังนั้น เราจึงต้องมีเจ้าหน้าที่การตลาดทางอีเมล์ที่ส่งโปรโมชันไปยังรายการอีเมล์ในฐานข้อมูลลูกค้า

วิธีการวางแผนทรัพยากรองค์กร ด้วย ระบบ ERP เพื่อให้การทำงานดีขึ้น

ต่อจากตัวอย่างข้างต้น สมมติว่า บริษัท ABC เลือกใช้ระบบ ERP เครื่องมือนี้รวมกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการจัดส่งสินค้า

เมื่อ ลูกค้าแวะไปที่ร้านค้าออนไลน์ของคุณ และเลือกสินค้าสองสามชิ้นใส่ตะกร้าช้อปปิ้ง ต่อมาลูกค้ากดเช็คเอาต์และทำการซื้อ เมื่อใช้ระบบ ERP ในการบริหารจัดการ ระบบจะมีการส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าและไม่มีใครต้องตรวจสอบเพื่อดูว่ามีสินค้าในสต็อคหรือไม่

แผนกคลังสินค้าจะได้รับการแจ้งเตือนให้จัดแพคสินค้าโดยอัตโนมัติ วัสดุบรรจุภัณฑ์และการจัดส่งทั้งหมดถูกพิมพ์และพร้อมใช้งาน เมื่อพัสดุออกจากคลังสินค้า อีเมล์จะส่งไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติเพื่อแจ้งรหัสติดตามการจัดส่งให้กับลูกค้า และอาจมีลิงค์เชื่อมโยงไปยังผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ระบบจัดการการตลาดผ่านอีเมล์ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องปรับแต่ง

ระบบ ERP ทำให้ลูกค้าได้รับการดูแลตั้งแต่ก่อนและหลังการซื้อ ระบบ ERP แสดงประวัติลูกค้าและข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับผู้ใช้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้นเข้ามาในfileนี้เช่นกันเนื่องจากซอฟต์แวร์จะแสดงการโต้ตอบทั้งหมดที่พนักงานดูแลลูกค้าแต่ละรายมี ดังนั้น ทรัพยากรบุคคลกลับไปประเมิน ให้คะแนน KPI กับคนที่พนักงานคนที่ควรให้ขึ้นเงินเดือน 

อย่างที่เราพูดไปกุญแจสำคัญทั้งหมดที่อยู่เบื้องหลังของระบบ ERP คือ ระบบอัตโนมัติ ในท้ายที่สุด บริษัทได้รับประสิทธิภาพและจะได้เงิน/ผลกำไรมากขึ้น

บริษัทของคุณต้องการใช้ประโยชน์จากการวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือ ระบบ ERP หรือไม่?

อย่างที่เราเคยพูดถึงในบทความก่อนๆ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่รู้เกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรองค์กรหรือแทบไม่มีความสนใจในการจ่ายเงินก้อนใหญ่ สำหรับการเลือกใช้ระบบ ERP แต่เมื่อคุณใช้เครื่องมือการรวม เช่น CiMSO  และ Automate การวางแผนทรัพยากรของระบบอีคอมเมิร์ซของคุณจะง่ายต่อการจัดการ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบ ERP ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพดีขึ้นได้อย่างไร

เมื่อคุณเป็นผู้จัดการ เจ้าของกิจการ หรือผู้มีอำนาจตัดสินใจของบริษัท คุณน่าจะต้องการเครื่องมือที่น่าเชื่อถือเพื่อให้การตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพ ทำให้ให้ธุรกิจของคุณเติบโตและสร้างรายได้

ปกติแล้ว คุณจะซื้อเครื่องจักรเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์และเพื่อเพิ่มความสามารถในการทำงานที่ติดตั้งเครื่องจักร คุณจะจ้างพนักงานเพื่อการออกแบบและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ เพราะคุณรู้ว่าสิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการเติบโตของธุรกิจ ในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ ไอที (Information Technology, IT) และซอฟต์แวร์ ได้กลายเป็นความต้องการขั้นพื้นฐานในชีวิตประจำวันของทุกคน และไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดกลาง ก็ล้วนต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์

ตราบใดที่คุณยังสามารถใช้ spread sheet และซอฟต์แวร์พื้นฐานอื่น ๆ เช่น QuickBooks สำหรับการออกใบแจ้งหนี้การจัดการบัญชีและคุณพอใจ คุณก็ยังไม่จำเป็นต้องลงทุนกับซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีอื่นๆ (ทั้งที่เทคโนโลยี่และซอฟต์แวร์อื่นๆ ทำให้คุณทำงานได้ง่ายและไวขึ้น)  ระบบ ERP Software เป็นที่นิยมมากในธุรกิจขนาดใหญ่ รวมถึง ธุรกิจโรงแรม และธุรกิจบริการอื่นๆ เนื่องจากธุรกิจเหล่านี้ คุ้นเคยกับการใช้ระบบ ERP ในการบริหารธุรกิจ หากคุณคิดว่า คุณไม่มีความสามารถในการลงทุนกับ ระบบ ERP หรือคุณยังไม่แน่ใจว่าประโยชน์ของการใช้ระบบ ERP คืออะไร บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไม ระบบ ERP คุ้มค่าที่จะลงทุนเพื่อธุรกิจของคุณ

ก่อนอื่น คุณควรจะเข้าใจก่อนว่า รับบ ERP คือ ซอฟต์แวร์หรือระบบที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อการบริหารจัดการองค์กร ที่สามารถ integrate หรือบูรณาการไปกับ application / function อื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารองค์กรสามารถพัฒนาการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น ด้วยการสร้างฐานข้อมุลในทุกๆแผนกขององค์กรในระหว่างการทำงานขององค์กร และข้อมูลเหล่านั้นเป็ฯข้อมูลเดียวที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร บริษัทต่างๆ ใช้ระบบ ERP ในการดำเนินงานและจัดเก็บข้อมูลจากทุกแผนกของธุรกิจ เริ่มต้นจากการวางแผนทางด้านต้นทุน การออกใบแจ้งหนี้ การบัญชี การตลาด การขาย การผลิต การจัดส่งสินค้า การชำระเงิน การคลังและบัญชีเงินเดือน นอกจากนั้น ระบบ ERP ยังรวบรวมข้อมูลการสั่งสื้อ/ใช้บริการของลูกค้า ข้อมมูลผู้ขาย กระบวนการสั่งผลิตและบันทึกอื่นๆอีกมากมาย โดยการรวบรวมข้อมูลต่างๆเหล่านี้ ช่วยให้บริษัท สามารถใช้ในการวางแผน การปรับปรุงการทำงานหรือแม้หระทั่งผลิตภัณฑ์ของบริษัทอย่างสม่ำเสมอด้วยข้อมุลชุดเดียวกัน บริษัทขนาดเล็กเลือกใช้ QuickBooks, Spread sheet และ Peachtree Accounting จะเริ่มเห็นผลกระทบต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจในรูปแบบของการทำงานที่เกิดขึ้นจริงซึ่งมีผลต่อกำไร เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต เช่น ข้อมูลสูญหาย การจัดส่งสินค้าผิดพลาด ลูกค้าไม่ได้รับสินค้า การทำงานที่ซ้ำซ้อนของพนักงานทำให้ตองจ้างพนักงานเกินความจำเป็น เป็นต้น แม้ว่า QuickBooks Spread sheet และ Peachtree Accounting จะให้บริการโซลูชั่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากและเป็นซอฟต์แวร์ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากที่สุด แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการและยังห่างไกลจากการผนวก ระบบ ERP เข้ากับการควบคุมการตรวจสอบที่เหมาะสมและขยายขอบเขตการดำเนินธุรกิจและนี่คือประโยชน์เพิ่มเติมของระบบ ERP

  • ช่วยยกระดับ เพิ่มประสิทธิภาพการขาย
  • ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นการเติบโตทางการเงินขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น (financial growth)
  • ช่วยในการจัดการการดำเนินธุรกิจ
  • ช่วยลดต้นทุนแรงงาน
  • ERP ปรับปรุงกระบวนการจัดส่งสินค้า
  • ด้วยกระบวนการและนโยบายทางธุรกิจที่สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร ระบบ ERP จะช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าและเพิ่มผลกำไร
  • ช่วยให้การควบคุมการทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นและผู้บริหารสามารถการวางแผนการทำงานขององค์กรได้ดีขึ้น

ระบบ ERP นั้นคุ้มค่าต่อการลงทุน ราคาไม่แพงและสามารถปรับแต่งได้ง่ายตามลักษณะของธุรกิจ เช่น อุตสาหกรรมบริการ การโรงแรม การค้าปลีก การจัดจำหน่าย

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โรงแรมของคุณพร้อมสำหรับ ระบบ ERP หรือยัง

ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจบริการมีการพัฒนาและเพิ่มขีดความสามารถขึ้นเรื่อยๆอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากความต้องการของโรงแรมนั้นซับซ้อนมากขึ้น

ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ โดยเฉพาะโรงแรม พบว่าการใช้ระบบจัดการแบบพื้นฐานไม่ใช่คำตอบที่ต้องการอีกต่อไปในการทำธุรกิจ แล้วโรงแรมประเมินความต้องการในการใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างไร บทความนี้จะนำเสนอข้อดี-ข้อเสียและวีธีแก้ไขความกังวงในการเลือกใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรมครับ

ในช่วงไปม่กี่ปีที่ผ่านมา ธุรกิจบริการ ไม่ว่าจะเป็น โรงแรม ร้านอาหาร สปา สนามกอล์ฟ ล้วนมีความจำเป็ฯที่จะต้องสรรหาและนำเทคโนโลยีต่างๆเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจบริการของตน เนื่องจากความต้องการของธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ ในหลายๆแง่มุม เช่น การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การทำการตลาด และการบัญชี เป็นต้น และนอกจากนี้ ธุรกิจบริการหลายๆตัว มีความต้องการและแนวทางในการดำเนินธุรกิจไปในทางที่ มีความร่วมมือแบบ global มากขึ้น ทำให้ การทำธุรกิจไม่ได้จำกัด อยู่ที่สถานที่ใดสถานที่หนึ่ง แต่สามารถขยายใหญ่ขึ้นไป มีหลายยสาขา ในหลายภุมิภาคและหลายประเทศ เทคโนโลยีทำให้การดำเนินธุรกิจบริการเหล่านี้สามารถจัดการได้จริง ผู้บริหารสามารถมองเห็นข้อมูลและการทำงานขององค์กรได้อย่างเรียลไทม์  ซึ่งทำให้การตัดสินใจในองค์กรเป็นไปด้วยความรวดเร็วและดียิ่งขึ้นกว่าแต่ก่อน

ใน 10 ปีมานี้ โรงแรมส่วนใหญ่จะเลือกซื้อ ซอฟต์แวร์เฉพาะ สำหรับการดำเนินงานของแต่ละโรงแรม เช่น แผนก front office แผนกบัญชี (accounts receivable)  แผนกลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) แผนกบุคคล (HR & payroll) แผนกช่าง (maintenance) เป็นต้น จากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลากหลายเจ้า มาเชื่อมต่อกับระบบ PMS หลักที่โรงแรมใช้อยู่เดิม เหมือนเป็นการเอาระบบหลายๆระบบจากหลายๆเจ้ามาเชื่อมต่อกัน ซึ่งหลายดรงแรม พบว่าการเลือกทำแบบนี้กลายเป็นความวุ่นวาย เสียเวลาและเป็นการลงทุนที่สาหัสกว่าเดิม เพราะการเชื่อมต่อซอฟต์แวรืคนละเจ้ากัน ใช่ว่าจะสามารถเชื่อมต่อข้อมุลกันได้แบบ 100% ทำไห้หลายๆครั้งต้องเสียค่าพัฒนาระบบให้ตรงตามความต้องการของโรงแรมตัวเอง หรือหากเจ้าไหนมีการพัฒนาระบบเพิ่มเติม เจ้าอื่นๆก็จะต้องพัฒนาด้วย ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายทุกครั้งที่มีการพัฒนาเล็กๆน้อยๆ เป็นต้น

หากคุณเป็นอีกหนึ่งโรงแรมที่ปัจจุบันใช้ PMS ในการบริหารจัดการโรงแรม และต้องการต่อยอดการบริหารอื่นๆในโรงแรม เช่น ระบบัญชี ระบบลูกค้าสัมพันธ์ ระบบร้านอาหาร เป็นต้น คุณน่าจะต้องเริ่มมองหาโซลูชั่นการจัดการโรงแรมในรูปแบบ ERP software ครับ

ประโยชน์ของ ERP

  • ความสอดคล้องของข้อมูลและความแม่นยำในแผนกต่างๆของโรงแรม
  • การประสานงานข้ามแผนกที่ง่ายขึ้นและการจัดการ work flow ที่ดีขึ้น
  • ความคล่องตัวในการทำงานซึ่งช่วยให้พนักงานโรงแรม สามารถมุ่งเน้นไปที่การ pay attention กับการทำงานที่ work station ของตัวเอง
  • การตั้งค่าเป้าหมายและการตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายที่ง่ายและชัดเจนขึ้น
  • โครงสร้างพื้นฐานของระบบและขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัว ซึ่งสามารถระบุปัญหาและสามาถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ธุรกิจโรงแรม ต้องการ ERP Software จริงหรือไม่

การวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือ ERP เป็นแนวคิดที่มีมานานแล้ว และมีการนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม โดยเฉพาะ ธุรกิจการผลิต หรือ โรงงานอุตสาหกรรมต่างๆ เพราะ ERP คือ เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มผลผลิต ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน สามารถปรับปรุงการไหลของข้อมูลและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

ความรวดเร็วของการทำงานของพนักงาน และความถูกต้องของการทำงาน เป็นปัจจัยต้นๆของการแข่งขันกันระหว่างโรงแรม ยิ่งในยุคปัจจุบันที่ลูกค้าส่วนมากจะแชร์ประสบการการเข้าพัก การให้บริการของโรงแรมผ่าสื่อโซเชียลต่างๆ ซึ่งมีผลต่อการเลือกใช้บริการของแขกในอนาคตและรายได้ของโรงแรม ทำให้ฝ่ายบริหารของโรงแรมต้องการการมองเห็นการดำเนินงานของโรงแรมอย่างต่อเนื่องและเรียลไทม์ การต้อนรับที่ดีต้องมีความคล่องตัว ดังนั้น การเลือกใช้ ERP Software ที่เป็น single integrated solution เป็นทางเลือกที่ดีของโรงแรมที่ต้องการให้ การต้อนรับที่คล่องตัว และครอบคลุมฐานข้อมูลเดียวที่ปผนกต่างๆของโรงแรมสามารถเข้าถึงได้อย่างราบรื่น

ข้อดีของการเลือกใช้ Single integrated solution  คือ

  • ลงทุนในเซิร์ฟเวอร์เดียวเพื่อเรียกใช้แอปพลิเคชัน
  • ลงทุนในลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เดียว
  • ใช้บุคลากรด้านไอทีโดยเฉพาะเพื่อจัดการกับระบบ ERP
  • เป็นการวางแผนการดำเนินงานของโรงแรมในภาพรวมทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ บัญชีการเงิน สินค้าคงคลัง เงินเดือน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การวางแผนการผลิต ลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น
  • เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

ERP Software เป็นระบบบริหารจัดการ เวอร์ชันขั้นสูงของ PMS ซึ่งออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลในจุดเดียวและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้จัดการในระหว่างการทำงาน (ดู Hotel ERP คืออะไร ทำไมธุรกิจโรงแรมจึงต้องมี Hotel ERP)

ความแตกต่างระหว่าง PMS และ ERP

PMS

  • เป็นแอปพลิเคชั่นขนาดใหญ่ที่ยุ่งยาก
  • เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายเนื่องจากข้อมูลย้ายจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง
  • ใช้ทีมงานมากด้วยกระบวนการทำงานแบบแมนนลวล ซึ่งเสียทั้งเวลาและเงิน
  • ต้องมีการติดต่อกับผู้ขายหลายรายเพื่อหาจุดแก้ปัญหา

ERP software

  • โรงแรมสามารถติดต่อกับผู้ขายรายเดียวเนื่องจากมีวิธีแก้ไขปัญหาเดียวสำหรับการทำงานหลายอย่าง
  • ต้นทุนคงที่ซึ่งสามารถจัดการได้มากขึ้น

อุปสรรคต่อการยอมรับและเลือกใช้ ระบบ ERP Software

แม้ว่าระบบ ERP จะมีความต้องการใช้สูงขึ้นเรื่อยๆ มีหลายโรงแรมเลือกใช้ ERP ในการจัดการดรงแรม แต่ก็ยังไม่มากนักเนื่องจากต้นทุนสูง แต่อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือ ผู้ที่ต้องการระบบ ERP สามารถเลือกใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ ได้ตามความต้องการของโรงแรม

การเลือกใช้ระบบ ERP มาแทนที่ระบบ PMS เดิมของโรงแรม จะต้องใช้ช่วงเวลาในการรวบรวมข้อมูล การโยกย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่ตามรูปแบบของระบบ ERP การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้ระบบ ซึ่งหลายองค์กรมองว่าเป็นการลงทุนทั้งเวลาและจำนวนเงิน ทำให้คำว่า ERP จึงดูห่างไกลจากจุดสนใจหลักของธุรกิจ และด้วยความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจในปัจจุบันสถานประกอบการด้านการบริการส่วนใหญ่ก็มีความลังเลใจเกี่ยวกับการลงทุนในเทคโนโลยีใหม่

อย่างไรก็ตามสิ่งที่คุณสมบัติของ PMS ส่วนใหญ่ไม่สามารถตอบโจทย์ได้ก็ คือ  การบริหารจัดการงานที่ซับซ้อนขั้นเรื่อยๆขององค์กร และการเข้าถึงข้อมุล ดูการทำงานอย่างเรียลไทม์ขององค์กร เพื่อลดการรั่วไหลขององค์กร แต่ ERP Software สามารถทำได้ กุญแจสำคัญของการเลือกใช้ ERP Software จากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์คือการเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชียวชาญและและสามารถทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและไม่ยุ่งยาก (ดู CiMSO Hospitality software)

ถึงเวลาแล้วที่โรงแรมของคุณจะลงทุนในระบบ ERP

ถ้าทีมงานในแผนกต่างๆขององค์กร/โรงแรมของคุณทำงานแยกกันอย่างอิสระ และคุณจ้างพนักงาน full-time ครบทุกตำแหน่งเพื่อทำรายงานการดำเนินงาน แต่คุณก็ยังไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของโรงแรมได้อย่างรวดเร็ว ก็เป็นจุดนึงที่บ่งบอกว่า โรงแรมของคุณมีความพร้อมสำหรับ ERP Software

ความต้องการใช้ ERP เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการติดตั้ง Hospitality ERP เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของกระบวนการ การโอนย้ายข้อมูลแบบดั้งเดิม การฝึกอบรมพนักงานโรงแรมเกี่ยวกับการใช้ซอฟต์แวร์และการได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่แท้จริงคือความท้าทาย หากคุณไม่มีพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่เข้าใจถึงผลที่จะได้รับจาก ERP ปัญหาเหล่านี้อาจทำให้คุณไม่สบายใจเป็นเวลาหลายเดือน

  • โรงแรมที่ติดตั้ง ERP มีกี่แห่ง
  • ผู้ให้บริการ ERP ให้บริการมานานเท่าไหร่
  • ส่วนงานบริการที่ติดตั้ง ERP มีอะไรบ้าง
  • มีการติดตั้ง ERP ในโรงแรมขนาดเดียวกับคุณหรือไม่
  • การปรับแต่งแอปพลิเคชั่นทำได้ง่ายเพียงใด
  • ใช้เวลาในการติดตั้งแอพพลิเคชั่นนานเท่าไร?
  • การย้ายข้อมูลดั้งเดิมลงใน ERP และการย้ายข้อมูลจะใช้เวลานานเท่าใด
  • ผู้ให้บริการ ERP จะฝึกอบรมพนักงานโรงแรมของคุณหลังการติดตั้งหรือไม่
  • มีบริการดูแลหลังการขายสำหรับ ERP หรือไม่
  • ERP ครอบคลุมภายใต้มาตรฐานอะไรบ้างและมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

แต่ละส่วนบริการมีความต้องการเฉพาะของตนตัวอย่างเช่นโรงแรมสนามบินจะเรียกเก็บเงินผู้เข้าพักที่แตกต่างจากรีสอร์ทริมชายหาด เรือสำราญจะมีแผนกที่แตกต่างกันเมื่อเทียบกับสปา การเลือก ERP ที่เหมาะสมอาจต้องใช้เวลาและการพิจารณาต้นทุนและเวลาในการลงทุนควรเลือก ERP ที่เหมาะสมด้วยความระมัดระวังเอาใจใส่และคิด ท้ายที่สุดคุณอาจต้องใช้ชีวิตกับ ERP เป็นเวลาหลายปี

การติดตั้ง ERP เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ที่คุณจะเริ่มต้นกับผู้ให้บริการ ERP ของคุณ พิจารณาว่าพวกเขาเข้าใจความต้องการของคุณและสามารถส่งมอบตามความคาดหวังของคุณหรือไม่ (ดู CiMSO’s Client References)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ทำไมโรงแรมต้องมีระบบแม่บ้าน Housekeeping

ธุรกิจโรงแรม เป็นธุรกิจที่มีรายได้หลัก คือ การขายบริการให้แขกที่มาพักในโรงแรม นอกจากมีห้องพัก อาหารและเครื่องดื่มไว้บริการแขกที่มาเข้าพักแล้ว ยังมีบริการอื่นๆ อีก เช่น สระว่ายน้ำ ห้องออกกำลังกาย สปา ซักรีด เสริมสวย ตลอดจนบริการอินเตอร์เนต เป็นต้น จะเห็นได้ว่า ธุรกิจโรแงรมมีแหล่งที่มาของรายได้หลากหลาย การรวบรวมข้อมูลในทุกขั้นตอนต้องฉับไว ซึ่งปัจจุบัน ผู้ที่ดำเนินธุรกิจโรงแรมส่วนมาก จึงนำระบบจัดการโรงแรม (hotel Management software) เข้ามาใช้   

ระบบบริหารจัดการโรงแรม จะช่วยให้ข้อมูลการจัดการดรงแรม ตั้งแต่ การจองห้องพัก การ check-in ซึ่งเป็นระบบหน้าบ้าน (Front Office) ไหลเวียนไปถึงระบบบัญชีหลังบ้าน (Back Office) นอกจากนั้น ระบบบริหารจัดการดรงแรมที่สมบูรณ์ จะมีระบบจัดการแม่บ้าน (Housekeeping software) ด้วย เพราะ การบริการของโรงแรม ยังรวมถึงการทำงานของแผนกแม่บ้าน ซึ่งแผนกแม่บ้านก็จะเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงความมีคุณภาพของโรงแรมได้เช่นกัน 

แต่เดิม การจัดการแผนกแม่บ้าน จะใช้วีธีการสื่อสารโดยการใช้โทรศัพท์ ซึ่งหลายครั้งก็มีปัญหาจากการสื่อสาร ทำให้เกิดการทำงานที่ผิดพลาด เช่น การที่แผนก front office ยังไม่สามารถรับสายโทรศัพท์จากแผนกแม่บ้าน เพื่อแจ้งการเชคเอาท์ของแขกเก่าได้ในระหว่างที่ต้องรับลูกค้าใหม่ที่เข้ามาติดต่อ ทำให้การทำงานล่าช้า และอาจมีความผิดพลาดในการชำระเงิน ดังนั้น การมีระบบแม่บ้านที่ดี จะช่วยลดการติดต่อผ่านดทรศัพท์ แต่เป็นการแจ้งผ่านระบบ ซึ่งผู้ที่จะต้องดำเนินการต่อหรือทีมงานที่เกี่ยวข้องก็จะสามารถจัดการต่อได้โดยไม่มีความผิดพลาด เช่น เมื่อแผนกแม่บ้านทำความสะอาดเรียบร้อย จะแจ้งไปยังระบบ เพื่อให้แผนกฟร้อนแจ้งห้องพักว่างเพื่อขายต่อไปได้ รวมถึงการตัดจ่ายสินค้าที่อยู่ในห้องพัก ที่ให้แผนกจัดซื้อทราบจำนวนสินค้าคงเหลือได้อย่างเรียลไทม์ เป็นต้น

ดังนั้น ระบบการจัดจัดการห้องพักแผนกแม่บ้านภายในโรงแรม (housekeeper Support System for Room Management in Hotel) จึงมีวัตถุประสงค์ในการนำเทคโนโลยีมาช่วย ในการบริหารและจัดการห้องพักของแผนกแม่บ้านภายในโรงแรมให้มีประสิทธิภาพขึ้น เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน แจ้งสถานะห้องพัก ตรวจสอบข้อมูลห้องพักของโรงแรม ให้แก่พนักงานให้แผนกแม่บ้าน

 ระบบแม่บ้าน HOUSEkeeper ของ CiMSO มีคุณสมบัติดังนี้

  • Content rich colour coded property view grid with unit/room clean indicator
  • Unit/room to staff assignments with points-based work distribution system
  • Unit/room service status with maintenance, laundry and luggage management
  • Housekeeping reports for in-house guests, customer preferences and linen change management
  • Laundry list with detailed cleaning instructions and direct billing to guest folio
  • Service Ticket system for maintenance and repairs requests

  ซึ่งระบบแม่บ้าน HOUSEkeeper ของ CiMSO จะเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆที่ใช้บริหารจัดการโรงแรม ดังนี้

  • Debtors control (AR) (see BACKoffice accounting)
  • Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • Transaction management (see BACKoffice accounting)
  • Cash control (see BACKoffice accounting)
  • Document filing and management system (see DOCmanager)
  • Facsimile transmission and receipting (see FAXmanager)

รวมถึง สามารถอินทรีแกรท (integration) ไปยังระบบ …

  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ทำไม ERP ถึงมีความสำคัญในปี 2020

ถึงแม้ว่าการลงทุนเลือกใช้ ERP Software จะเป็นการลงทุนที่มีมูลค่าสูง และมีความยุ่งยากในการเริ่มใช้งานครั้งแรก แต่ความมีประสิทธิภาพของระบบ ERP ซึ่งเรียกได้ว่า powerful ต่อการทำงานขององค์กร ทำให้แนวโน้มขององค์กรยุคใหม่ หรือแม้กระทั่งองค์กรเก่าๆที่ต้องการแข่งขั้นให้ก้าวทันโลกยุคใหม่ เลือกที่จะใช้ ERP และยินดีให้พนักงานทุกภาคส่วนปรับตัวเข้ากับระบบ ERP ในขณะที่องค์กรที่ไม่เคยใช้ซอฟต์แวร์ อาจะพบว่ามันยากที่จะเข้าใจว่าเหตุใด ERP จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ แต่ในยุคโลกาภิวัฒน์ที่ธุรกิจบีบคั้น การแข็งขันที่สูงขึ้นเรื่อยๆ ทำให้หลายๆธุรกิจมีความจำเป็นที่จะต้องหาเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อให้ธุรกิจมีความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งสำหรับหลายๆองค์กร ความได้เปรียบเหล่านี้สามารถทำได้โดยซอฟต์แวร์ ระบบ ERP

การใช้ ERP คืออะไร

ระบบบริหารจัดการองค์กร ( ERP ) ถูกใช้โดยองค์กรที่ต้องการจัดการฟังก์ชั่นทางธุรกิจภายในระบบแบบรวมศูนย์และรวม ERP มักใช้โดย บริษัท ที่ทำงานต่อเนื่องกันเป็นระบบ supply chain (ห่วงโซ่อุปทาน) เพื่อช่วยติดตามชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดของการผลิตและการจัดจำหน่าย อย่างไรก็ตาม ERP สามารถใช้งานได้โดยธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่แตกต่างกันจำนวนมาก รวมถึง อุตสาหกรรมด้านการโรงแรม ร้านอาหาร และการดูแลสุขภาพ กลุ่มธุรกิจที่ไม่แสวงหากำไร (NGO) ธุรกิจก่อสร้าง และการบริการอื่นๆ องค์กรที่ต้องการจัดการพนักงาน ฐานลูกค้า และสินค้าคงคลัง ก็สามารถใช้ประโยชน์จากระบบ ERP ได้

ระบบ ERP 0tจัดเก็บข้อมูลที่ป้อนทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลเดียว ทำให้แผนกทั้งหมดขององค์กรสามารถทำงานร่วมกันภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกันได้ นอกจากนี้ข้อมูลทั้งหมดจะสามารถนำมาจัดระเบียบ วิเคราะห์และสร้างเป็นรายงานได้  ระบบERP สามารถนำระบบบริหารจัดการของแผนกต่างๆมารวมกันเป็นระบบเดียว ตั้งแต่ ระบบลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management) ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resources Management) ระบบวิเคราะห์การตลาดขั้นสูง (Business Intelligence) ระบบบริหารการเงิน (Financial Management)

ทำไมต้องใช้ ระบบ ERP

แม้ว่า ระบบ ERP อาจมีเป้าหมายคล้ายกับโซลูชั่นหรือซอฟต์แวร์อื่น ๆ แต่ซอฟต์แวร์การวางแผนการจัดการธุรกิจ แบบระบบ ERP จะดีกว่าระบบอื่นๆอย่างไร ต่อไปนี้คือเหตุผล ที่องค์กรธุรกิจควรพิจารณาถึงความสำคัญในการเลือกใช้ระบบการจัดการองค์กร (ERP) เพื่อให้องค์กรมีความสามารถแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้

1. เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า ประหยัดเงินในระยะยาว (Long-term investment, More Money Saved)

ในช่วง2-3ปีมานี้ แม้ว่าบริษัทซอฟต์แวร์หลายบริษัทตั้งข้อเสนอและราคาที่ยืดหยุ่นให้กับลูกค้ามากขึ้น แต่แพคเกจ ERP ยังคงเป็นการลงทุนขนาดใหญ่สำหรับหลาย ๆ องค์กร ค่าใช้จ่ายที่สูงมากสำหรับการลงทุนซื้อและติดตั้งระบบริหารจัดการองค์กร เพียงอย่างเดียว ทำให้ดูเหมือนไม่น่าเป็นไปได้ที่โปรแกรมจะช่วยให้องค์กรของคุณประหยัดเงินได้ แต่หากคุณลองคำนวณและวางแผนให้ดี คุณจะมองเห็นว่า ERP สามารถให้ ROI ที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร

อย่างแรก ระบบ ERP จะรวมระบบต่างๆที่อาจมีการแยกส่วนในองค์กรของคุณ ตั้งแต่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ไปจนถึงระบบเจ้าหนี้ทำให้พนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับงานของพวกเขาจากระบบรวมศูนย์เดียว

ระบบเดียวที่รวมศูนย์นี้ จะช่วยให้พนักงานของคุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ ERP ทำให้ผู้ใช้ (USER) ไม่จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลในหลาย ๆ ระบบ เพราะมีฐานข้อมูลกลางทำให้สามารถดึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นมาก ยิ่งกว่านั้นองค์กรของคุณประหยัดเงินในส่วนของการบริหารจัดการด้วย เพราะเป็นระบบเดียวไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้ฝึกอบรมในหลาย ๆ ระบบ สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ช่วยลดจำนวนเงินที่ใช้ในการฝึกอบรม แต่ยังช่วยลดเวลาการฝึกซ้อมหลายครั้งกับผู้ขายซอฟต์แวร์ เพราะคุณสามารถสื่อสารกับเจ้าเดียวเท่านั้น

2. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันขององค์กร (Improved Collaboration)

คุณสมบัติของ ERP อาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่คุณเลือกใช้ แต่โดยทั่วไปแล้วระบบทั้งหมดจะปรับปรุงการทำงานร่วมกันในบางวิธี ฐานข้อมูลส่วนกลางเป็นส่วนสำคัญของสิ่งที่ทำให้ระบบ ERP มีความโดดเด่น ด้วยฐานข้อมูลส่วนกลางนี้ คุณจะใด้แหล่งที่มาของความจริงในการทำงานภายในของบริษัทคุณ การมีฐานข้อมูลเดียวกัน ที่ไหลไปทุกขั้นตอนการทำงานขององค์กร จะช่วยลดข้อผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดจากการทำงานกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งขะลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่คุณเคยต้องเสีย เช่น การลดจำนวนคนที่เคยต้องทำงานซ้ำซ้อนด้านฐานข้อมูล การลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด เป็นต้น

ยิ่งไปกว่านั้นฐานข้อมูลส่วนกลางจะช่วยลดความลังเลหรือการหยุดชะงักในขั้นตอนการทำงาน เนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้ทั่วทั้งบริษัท นอกจากนี้ไม่จำเป็นต้องรวมข้อมูลในระบบหรือแหล่งต่าง ๆ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดได้รับการรวบรวมจัดเก็บแชร์และเข้าถึงผ่านระบบเดียวจึงไม่ต้องกังวลว่าไฟล์ข้อมูลจะมีความถูกต้องสมบูรณ์หรือปลอดภัยเพียงใด ลองคิดภาพว่า ถ้าคุณไม่มีระบบ ERP ในองค์กร และพนักงานของคุณอาจทำงานผิดพลาดด้วยการป้อนข้อมูลลูกค้าซ้ำ ๆ กันซ้ำแล้วซ้ำอีกในระบบต่าง ๆ

3. การวิเคราะห์ที่ดีขึ้น (Better Analytics)

ฐานข้อมูลกลางของข้อมูลยังช่วยในการปรับปรุงการวิเคราะห์และการรายงานของคุณ เนื่องจาก ERP บันทึกและจัดเก็บข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อนเข้าทั้งหมด  ERPจึงเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม  ซอฟต์แวร์ ระบบ ERP จะทำให้ทีมของคุณสร้างรายงานที่หลากหลายได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

ด้วยระบบ ERP คุณสามารถได้รายงานที่อาจใช้เวลาหลายวันในการวิจัยและรวบรวมโดยไม่มี ERP ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

รายงานเหล่านี้อาจรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่งบรายได้และค่าใช้จ่ายไปจนถึง KPI ที่กำหนดเอง ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลบางอย่างที่องค์กรต้องการ ความสามารถในการเข้าถึงรายงานเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว จะช่วยให้คุณและทีมของคุณตัดสินใจได้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณเพื่อสร้างรายงานที่คุณต้องการอีกต่อไป สุดท้ายโดยทั่วไปแล้วรายงานจะมาพร้อมกับระดับการเข้าถึง เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะพนักงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่เห็นข้อมูลที่มีค่าของบริษัท

4. ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต (Improved Productivity)

ขั้นตอนการทำงานแบบเดิมๆ ทั้งน่าเบื่อและหลีกเลี่ยงไม่ได้ คือการที่พนักงานจะต้องทำการป้อนข้อมูล ตรวจสอบคลังสินค้า ประมวลผลคำสั่งซื้อ ทำให้พนักงานต้องใช้เวลามากในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งโอกาสในการทำงานผิดพลาดเป็นไปได้สูงมาก หากคุณเลือกใช้ ระบบ ERP ที่มีฟังก์ชั่นที่เหมาะสม ระบบจะช่วยให้งานที่น่าเบื่อ เดินไปอย่างอัตโนมัติ ภายใต้ฐานข้อมุลที่เชื่อถือได้และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การป้อนข้อมูลซ้ำ การคำนวณขั้นสูงภายในไม่กี่นาที ซึ่งส่งผลให้ทีมงานของคุณสามารถทำงานได้อย่างรอบคอบมากขึ้น เพิ่ม ROI และผลกำไรให้กับองค์กร

5. ลูกค้าพึงพอใจ (Happier Customers)

ในยุคดิจิทัล ผู้คนจำนวนมากหันมาใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อรับคำแนะนำเกี่ยวกับเสื้อผ้าที่สวมใส่ อาหารที่กินและวิธีการใช้ชีวิตของ กว่า 80% ของผู้บริโภคเชื่อมั่นรีวิวออนไลน์เท่าๆ กับเพื่อนๆ ความคิดเห็นของลูกค้าก่อนหน้านี้มีผลกระทบต่อสินค้าและบริการของคุณมากกว่าในสมัยก่อน การทำให้ลูกค้าพึงพอใจมีความสำคัญสำหรับการทำธุรกิจในยุคปัจจุบันมาก และวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าคือการจัดหาสินค้าและบริการที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง ระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพจะนำเสนอฟังก์ชั่นต่าง ๆ เช่น เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อให้คุณสามารถนำเสนอบริการที่จะช่วยให้ฐานลูกค้าของคุณมีความพึงพอใจ พร้อมที่จะกลับมาใช้บริการอีกครั้ง และยังบอกต่อถึงบริการของคุณไปยังคนอื่น ๆ ด้วย

นอกเหนือจากข้อมูลการติดต่อ CRM แบบรวมสามารถแสดงรายละเอียดเช่นประวัติการสั่งซื้อและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณเห็นลูกค้าของคุณแบบองค์รวมมากขึ้นเพื่อให้เข้าใจถึงความต้องการและความต้องการของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น การมองเห็นลูกค้าที่เพิ่มขึ้นช่วยให้คุณกำหนดกลยุทธ์การขายของคุณเพื่อสร้างโอกาสในการขายที่ดีขึ้น

นอกเหนือจากข้อมูลการติดต่อ CRM แบบรวมสามารถแสดงรายละเอียดเช่นประวัติการสั่งซื้อและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณเห็นลูกค้าของคุณแบบองค์รวมมากขึ้นเพื่อให้เข้าใจถึงความต้องการและความต้องการของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น การมองเห็นลูกค้าที่เพิ่มขึ้นช่วยให้คุณกำหนดกลยุทธ์การขายของคุณเพื่อสร้างโอกาสในการขายที่ดีขึ้น

6. การปฏิบัติตามมาตรฐานและการจัดการความเสี่ยงที่ง่ายขึ้น (Simplified Compliance and Risk Management)

เมื่อบริษัทเติบโตและทำธุรกิจในประเทศต่าง ๆ อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามกฎระเบียบต่างๆที่กำหนดไว้ในธุรกิจของคุณ แม้แต่ บริษัทในประเทศก็จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับกฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อมความปลอดภัยของข้อมูลและทรัพยากรมนุษย์

ระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพ ส่วนมากถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงกฎระเบียบข้อบังคับต่างๆเหล่านี้ เพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถรักษาความสอดคล้อง มีมาตรฐานสากลในทุกขั้นตอน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ ระบบ ERP ยังมีเครื่องมือตรวจสอบในตัวเพื่อช่วยในการทำเอกสารต่างๆ เช่น การใช้สารเคมี สูตรอาหารต่างๆ และข้อกำหนดด้านภาษี ระบบERP ทำให้การดำเนินกิจการของคุณง่ายอย่างเหลือเชื่อในการออกรายงานและส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ ERP มักจะมีเครื่องมือในการจัดการความเสี่ยง (Risk Management) โซลูชันนี้ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความแม่นยำในการปรับปรุงการจัดการทางการเงินโดยรวม เนื่องจากมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลงระหว่างการบัญชี เครื่องมือการคาดการณ์ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำนายเหตุการณ์เมื่อมันมาถึงความต้องการแรงงานและงบประมาณ ด้วยข้อมูลนี้ในมือคุณสามารถสร้างงบประมาณตารางเวลาและแผนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น

7. ปรับปรุงระบบและการตรวจสอบสินค้าคงคลัง (Improved Inventory Monitoring)

ความท้าทายที่สำคัญสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโต คือ การติดตามและตรวจสอบปริมาณสินค้าคงคลังที่กำลังขยายตัว ระบบ ERP จะมีฟังก์ชั่นบาร์โค้ด (Barcode), แท็ก RFID (RFID tag) และหมายเลขซีเรียล (Serial Number) เพื่อเก็บแท็บสินค้าคงคลังของคุณในทุกขั้นตอนระหว่างซัพพลายเชน ทำให้คุสามารถติดตามประมาณสินค้าคงคลังที่คลังสินค้าต่าง ๆ รายการที่อยู่ระหว่างการขนส่งและรายการที่อยู่บนชั้นวางที่พร้อมสำหรับลูกค้า ความสามารถในการบริหารจัดการสินค้าคงคลังนี้ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการคัดบรรจุและการจัดส่งอย่างมาก

นอกจากนั้น ด้วยเทคโนโลยีการติดตามให้ตัวเลขที่แม่นยำยิ่งขึ้น ทำให้คุณสามารถได้รายงานการตรวจสอบสินค้าคงคลังที่มีประสิทิภาพ เรียลไทม์ คุณสามารถกำหนดค่า KPI ที่กำหนดเองเพื่อดูว่าผลิตภัณฑ์ใดเคลื่อนย้ายเร็วที่สุด แสดงความต้องการมากขึ้นและเพิ่มต้นทุนการดำเนินการ ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้แม่นยำยิ่งขึ้น

8. ปรับปรุงการวางแผนการผลิตและการจัดการทรัพยากร (Improved Production Planning and Resource Management)

นอกเหนือจากการจัดการสินค้าคงคลังของคุณแล้ว ผู้ใช้ระบบ ERP ยังสามารถบริหารจัดการการผลิตด้วย เนื่องจาก ERP ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดำเนินการผลิตทั้งหมด รวมถึงพื้นที่การผลิต สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถปรับตารางการผลิต การจัดซื้อวัตถุดิบ อะไหล่ อุปกรณ์และจำนวนแรงงานให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มขีดความสามารถสูงสุด

นอกจากนี้ ระบบERP จะจัดการรายการวัสดุ (BOM) และสินทรัพย์ถาวร ของคุณ ด้วยซอฟต์แวร์นี้ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไข BOM ได้อย่างง่ายดายพร้อมติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้ทั้งหมด การจัดการสินทรัพย์ถาวรช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดการบำรุงรักษาอุปกรณ์เพื่อลดการหยุดทำงานโดยไม่คาดคิด ปรับปรุงผลกำไรและความสัมพันธ์ในห่วงโซ่อุปทาน (Supply chain)

จากข้อดี หลากหลายข้อข้างต้น จะเป็นได้ว่าความสำคัญของ ERP นั้นมีมากกว่าค่าใช้จ่ายเริ่มต้น หากคุณเลือกโซลูชั่นของ ระบบ ERP ที่เหมาะสม คุณจะพบว่า ระบบ ERP เป็นระบบที่จะช่วยให้องค์กรของคุณมีฐานข้อมูลเดียวกัน การทำงานไหลลื่นและมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดในการทำงาน เพิอ่มประสิทธิภาพการทำงานของทุกแผนกตั้งแต่การจัดซื้อสินค้าวัตถุดิบ การผลิต การคลัง การขนส่งสินค้า การทำบัญชี การออกรายงาน รวมถึงการตัดสินใจเกียวกับองค์กรโดยผู้บริหาร เรียกได้ว่าเป็ฯการลงทุนครั้งใหญ่ที่ได้ผลตอบแทนที่ดีในระยะยาว ผู้ที่เล็งเห็นประโยชน์ของระบบ ERP และเข้าใจการทำงานของระบบ จะสามารถนำไปปรับใช้กับองค์กรของตัวเองได้ โดยที่ไม่มองว่าเป็ฯการลงทุนที่สูงเกินไปเลยครับ 

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

อะไรคือ ROI ของการเลือกใช้ระบบจัดการโรงแรม CiMSO INNkeeper

หากคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่กำลังมองหา ระบบจัดการโรงแรม รีสอร์ท และคุณไม่รู้จะเลือกระบบจัดการโรงแรมแบบไหนดี เพราะตัวเลือกช่างเยอะเหลือเกิน ไม่ว่าจะเป็นระบบที่เป็นของไทย หรือมาจากต่างประเทศ หรือระบบที่เป็นแบบ server base กับ cloud based และคุณกำลังสงสัยว่าอะไรคือผลตอบแทนการลงทุน หรือ ROI ของการใช้ระบบ CiMSO

CiMSO INNKeeper เป็นระบบ ERP ที่สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโดย จะช่วยลดขั้นการทำงานแบบเดิมๆขององค์กร ที่ซ้ำซ้อนและไม่ต่อเนื่องลง แม้ระบบจะยังคงต้องการให้ผู้ใช้กระทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น การคีย์ข้อมูล การอนุมัติ แต่สำหรับองค์กรที่มีหลายแผนก ทำงานร่วมกัน ข้อมูลที่แผนกหนึ่งคีย์เข้าไป จะสามารถไหลเวียนไปยังอีกผนกหนึ่งเพื่อดำเนินการต่อไปหรือประมวลผลในชขั้นต่อไป โดยที่แผนกที่รับช่วงต่อนั้น ไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลอีกครั้ง ดังนั้น ผู้ที่เข้าใจถึงการทำงานและความไหลเวียของข้อมูลที่ได้จากการใช้งานระบบ ERP จึงพูดว่า ระบบ ERP สามารถช่วยลดความผิดพลาดของการทำงานของพนักงาน ลดขึ้นตอน ลดค่าใช้จ่าย และสามารถเพิ่มรายได้ให้กับองค์กรนั่นเอง

แน่นอนว่าการลงทุนเลือกใช้ระบบจัดการโรงแรม เป็นการลงทุนที่มีมุลค่าสูง และมีความเสี่ยงว่าระบบนั้นจะตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรหรือไม่ ดังนั้น ก่อนจะซื้อระบบจัดการโรงแรมมาใช้ คุณจะต้องดูทั้งฟังชั่นการใช้งานควบคุ่ไปกับข้อเสนอทางคุณค่าของซอฟต์แวร์ (value preposition) โดยROI ของ CiMSO INNKeeper จะดูจากผลประโยชน์เชิงปริมาณทาง เวลาและเงิน ซึ่งรวมถึง การลดต้นทุน โอกาสที่ได้รับการปรับปรุงและแม้แต่ความพึงพอใจของพนักงานและลูกค้าที่ดีขึ้น ดังนี้

ประหยัดค่าใช้จ่ายลดลงได้ง่ายเช่น:

  • ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโดยรวม เนื่องจากสามารถเชื่อมโยงข้อมูลของหน่วยงานและกระบวนการต่างๆ ภายในองค์กรทั้งหมดเข้าไว้ด้วยกันภายในแพลตฟอร์มเดียว
  • ช่วยลดต้นทุนด้าน Capability ของทรัพยากรมนุษย์ที่ใช้ไปกับกระบวนการทำงานซ้ำๆ และลด Human Error
  • CiMSO INNkeeper เป็นระบบที่มีทั้ง Front/Back Office ทำให้แผนกบัญชีและการเงินสามารถที่จะรับรู้รายได้ได้อย่าง real time
  • ลดความเสี่ยง และความจำเป็นการลงทุนในระบบปลีกย่อย (Specific Program) เนื่องจาก CiMSO INNkeeper เป็นระบบที่นอกจากใช้บริหารจัดการโรงแรมแล้ว ยังมีระบบอื่นๆที่ช่วยสนับสนุนธุรกิจโรงแรม เช่น POS สำหรับร้านอาหาร, ร้านค้า, ระบบสนามกอล์ฟ และระบบสปา ทั้งนี้ทำให้ลดค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อกับระบบของบุคคลที่สามและค่า MA ของระบบอื่นๆ

ข้อดีอื่น ๆ ของผลตอบแทนการลงทุน ERP ที่ไม่ได้คำนวณได้ง่ายมีดังนี้:

  • ปรับปรุงการรักษาพนักงานด้วยการใช้งานง่ายและเพิ่มผลผลิต
  • แก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสมและประหยัด
  • การรวมศูนย์เอกสารออนไลน์เพื่อความพร้อมใช้งาน
  • การวิเคราะห์ที่ดีกว่า (Better Analysis) ทำให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้นเนื่องจากทัศนวิสัยที่เพิ่มขึ้น
  • ครอบคลุมการทำงานทุกส่วนขององค์กร สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจนั้นๆได้ (Implement) โ
  • เพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า เนื่องจากระบบสามารถตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
  • ระบบ ERP ของ CiMSO มีความปลอดภัยในข้อมูลสูงเนื่องจากมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้แต่ละระดับหรือบทบาทหน้าที่ และสามารถตรวจสอบประวัติการเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังได้

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ทำไมโรงแรมใน 16 ประเทศทั่วโลก จึงเลือกใช้ CiMSO INNkeeper ในการบริหารโรงแรม

คุณคงแปลกใจว่าทำไมคุณถึงไม่รู้จัก ระบบจัดการโรงแรม CiMSO INNkeeper ทั้งที่ระบบมีผู้ใช้มาแล้วหว่า 16 ประเทศทั่วโลก แถม Sentosa Golf Club, Singapore ยังเลือกใช้ระบบนี้อีกด้วย วันนี้แอดจะมาเล่าสู่กันฟังถึง ระบบจัดการโรงแรม CiMSO INNKeeper ครับ

ระบบ CiMSO INNKeeper พัฒนามาแล้วกว่า 30 ปี ซึ่งเป็นการพัฒนาร่วมกันระหว่าประเทศสิงคโปร์และแอฟริกาครับ ดังนั้นระบบจะถูกขายในประเทศทางแอฟริกา, ยุโรป และสิงคโปร์เป็นหลักครับ

ต่อมา ในปี 2562 เมื่อเจ้าของระบบ CiMSO INNkeeper กล่าวคือ คุณ Pieter ได้ถูกคอถูกใจกับ คุณชนินทร์ กุลกาญจนาธร ซึ่งเป็น Business Development Manager (ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจ) ของบริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด (ประเทศไทย) ถึงเห็นพ้องต้องกันในการนำระบบเข้ามาในประเทศไทย เพื่อให้คนไทยของเรามีทางเลือกมากขึ้นในการใช้ระบบจัดการโรงแรมครับ

CiMSO INNkeeper พัฒนามาแล้วกว่า 30 ปี มีผู้ใช้งาน 16 ประเทศทั่วโลก เรามีระบบครบตั้งแต่ Front/BACK Office และยังมี channel manager, Spa/Golf management รวมถึง (กรณีที่โรงแรมมีสาขาหรือหลายproperty) ระบบก็สามารถเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างสาขาได้อย่าง real-time ด้วยนะครับ

มาถึง ข้อดีของการเลือกใช้ CiMSO INNKeeper  ในที่นี้ผมขอใช้คำว่า Value Preposition ครับ เพราะการเลือกใช้ ERP Software สำหรับโรงแรม นั้น เราไม่สามารถจะคำนวณเป็น ROI ได้ แต่เราสามารถทำให้คุณเห็นถึงความคุ้มค่าในการลงทุน ด้วยตัวอย่างผู้ใช้งานมากกว่า 400 อสังหาริมทรัพย์ทั่วโลก และจากการใช้งานที่ผ่านมา เราสามารถพิสูจน์ได้ว่า ระบบของเราสามารถช่วยให้ลูกค้าที่ใช้เรา ลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 48% และเพิ่มรายได้ได้ถึง 16%

  • Next Generation Technology & Customer Centric Design: เราพัฒนาระบบด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ มีมาตรฐาน ISO ซึ่งทำให้ระบบมีความเสถียรสูง, ลดการ system down-time, ลดค่าใช้จ่าย system support, และลดค่าใช้จ่ายเรื่อง hardware, devices and interfacing
  • Seamless Integration: ระบบของเราเป็นระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality ซึ่งสามารถเชื่อมต่อการทำงานกับฟังก์ชั่นอื่นๆได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้ การทำงานขององค์กรราบรื่นและโปร่งใส เพิ่มประสิทิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างแท้จริง
  • Complete Financial Control: ระบบบัญชีตามหลักการของ GAAP และมีรายงานทางภาษีตามมาตรฐาน IFRS ซึ่ง สามารถควบคุมรายรับ-รายจ่ายได้อย่าง real-time, เพิ่ม margin ให้กับองค์กร ได้ถึง 16%
  • Geographic Synchronization: สำหรับลูกค้าที่มีหลาย properties เราสามารถเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างสำนักงานได้อย่าง real-time และมีความปลอดภัยของข้อมูล
  • Affordable Price: ลดค่าใช้จ่ายขององค์กร เพราะเราคิดค่าบริการจาก ขนาดและความต้องการของลูกค้า
  • After Service: เราดูแลลูกค้า 24/7 และเราพัฒนาระบบอยู่ตลอดเวลา โดยเรามีการอัพเกรดอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง

มาถึงคำถามสำคัญที่ทุกคนสงสัยครับ ว่า ระบบ CiMSO INNKeeper เราจะสามารถใช้กับโรงแรมในไทยได้หรือไม่? ผมตอบได้อย่างมั่นใจ 100% เลยครับ ว่าใช้ได้แน่นอน ทั้ง Front/Back Office เพราะระบบของเราพัฒนาตามมาตรฐานสากล และการบริหารจัดการโรงแรมของไทยก็เป็นไปตามมาตรฐานสากลครับ รวมถึงโปรแกรมบันทึกบัญชีของเรามีมาตรฐาน IRFs ซึ่งสามารถนำมาใช้กับ TRFs ของไทยอย่างแน่นอนครับ เรามีผู้ใช้งานที่พิสูจน์ความเสถียร และความคุ้มค่าของเรา กว่า 400 องค์กร (คลิกที่นี่เพื่อดู site Reference) และ เรามีโรงแรมไทย ระดับ 5 ดาว ที่ใช้งาน CiMSO INNKeeper มากว่า 10 ปี คือ Prana Hotels & resorts  ด้วยครับ

หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรม หรือผู้ที่กำลังหาระบบจัดการโรงแรม ที่มีความสนใจ CiMSO INNKeeper สามารถติดต่อ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Hotel ERP คืออะไร? ทำไมธุรกิจโรงแรมจึงต้องมี Hotel ERP?

ERP ย่อมาจากคำว่า Enterprise Resource Planning หมายถึง เครื่องมือหรือระบบที่ช่วยวางแผนและบริหารจัดการองค์กรเพื่อให้องค์กรมีการบริหารจัดการโดยใช้ทรัพยากรภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ธุรกิจโรงแรม เป็นธุรกิจที่มีการลงทุนสูง และมีการบริหารจัดการเป็นหน่วยงาน ต้องใช้คนหลากหลายตำแหน่ง ยากที่จะทำให้การทำงานคล่องตัว ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นมักจะเกิดจากการทำงานซ้ำซ้อนและพลาดพลังของพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลให้ต้นทุนของโรงแรมสูงขึ้น และอาจทำให้แขกไม่ประทับใจกับการทำงานล่าช้า ผิดพลาดของพนักงานได้อีกด้วย ดังนั้น จึงมี ระบบ Hotel ERP ซึ่งเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับการดำเนินงานของโรงแรมได้ และมีความสามารถในการบูรณาการ (Integration) การทำงานของแต่ละหน่วยงานเข้าเอาไว้ภายในระบบเดียว ไม่ว่าจะเป็น ฟร้อนท์ออฟฟิศ (Front Office) งานขายและการตลาด (CRM) งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory) เป็นต้น ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นตัวช่วยทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างหน่วยงาน ลดขั้นตอนการทำงานที่ล่าช้าด้วยกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้น (Streamline Workflow) รวมไปถึง ช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมขององค์กรได้ชัดเจน ส่งผลให้เกิดการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

ระบบ Hotel ERP ต่างกับระบบซอฟต์แวร์ทั่วไปอย่างไร? การทำงานของระบบซอฟต์แวร์ทั่งไปที่ไม่ใช่ ERP จะไม่ทีการเชื่อมโยงกันระหว่างฐานข้อมูล ทำให้การทำงานของแต่ละแผนกในองค์กรมักจะเกิดความซ้ำซ้อน ล่าช้าและทำให้องค์กรพัฒนาได้ช้า ต่างกับระบบ Hotel ERP ที่ถูกออกแบบมาให้ตอบรับการทำงานในหน่วยงานธุรกิจอย่างเป็นระบบ การไหลของข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังแผนกหนึ่งได้โดยอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และทำให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว เช่น หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรมคุณย่อมคาดหวังว่าระบบจองโรงแรมที่คุณใช้อยู่จะช่วยเก็บข้อมูลลูกค้าให้กับคุณอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถทำการตลาดแบบตรงไปยังลูกค้าของคุณได้ และระบบจะสร้่าง royalty program ให้กับโรงแรมของคุณ รวมถึงคุณย่อมหวังว่าคุณจะสามารถตรวจสอบรายรับของคุณในวันนี้จากการจองโรงแรมและการเข้าทานอาหารที่ร้านอาหารเป็นเท่าไหร่ ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างที่เห็นได้ชัดของระบบ Hotel ERP สำหรับธุรกิจโรงแรม

ข้อดีหรือประโยชน์ของ ERP

  1. Hotel ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการทำงาน (Business Process)
  2. การใช้ Hotel ERP จะช่วยสร้างระบบงานและกระบวนการทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็ว ด้วยการลงข้อมูลเข้าระบบระบบเพียงครั้งเดียว สามารถเชื่อมโยงการทำงานกันได้ครบวงจร
  3. ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร
  4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจได้รวดเร็ว แม่นยำมากขึ้น
  5. การเลือกใช้ Hotel ERP เป็นการเลือกนำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ในองค์กร
  6. ระบบ Hotel ERP มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการรองรับงานตรงตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ
  7. ระบบ Hotel ERP จะมีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี
  8. ระบบ Hotel ERP ทำให้เกิดรายงานจากหน่วยงานต่างๆขององค์กร ซึ่งจะสามารถนำข้อมูลและรายงานไปใช้วิเคราะห์ เหมาะกับใช้สำหรับการวางแผน
  9. ระบบ Hotel ERP ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานในระยะยาว ไม่ว่าจะเรื่องค่าใช้จ่ายในเรื่องคน เรื่องการบำรุงรักษาหลายระบบ และเรื่องการวางแผน ตัดสินใจที่แม่นยำขึ้นขององค์กร

CiMSO – ERP for Hospitality & Business

CiMSO INNKeeper คือ ระบบบริหารจัดการโรงแรม ที่พัก รีสอร์ท ร้านอาหาร จากประเทศสิงคโปร์

CiMSO มีครบทุกฟังก์ชั่นสำหรับธุรกิจที่พัก โรงแรม PMS + Channel Manager (OTAs) + CRM + Booking Engine + Website+ Account & Report+ Staff & Admin attendance และ INNkeeper สามารถเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆที่คุณอาจมี เช่น ร้านอาหาร, สปา, ร้านขายสินค้า, กอล์ฟคลับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com