การวางแผนจัดงานเลี้ยง ที่ดี

ไม่ว่าจะเทศกาลไหนๆ สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับคนไทยอย่างเรา คือการจัดเลี้ยง ไม่ว่าจะงานปีใหม่ งานเลี้ยงรับปริญญา งานวันเกิด งาน คริสมาส งานเลี้ยงบริษัท งานหมั้น งานแต่งงาน เป็นต้น ไม่ว่าจะงานไหนๆ ผู้จัดก็มีความกดดันในการจัดงานให้ออกมาสมบูรณ์แบบมากที่สุด การวางแผนจัดงานเลี้ยงที่ดี มีองค์กประกอบสำคัญ ที่สรุปง่ายๆ เป็นหัวข้อ ดังนี้

  1. สถานที่เหมาะสม
  2. การจัดตกแต่งสถานที่
  3. ทำรายการแขก และติดต่อเชิญแขกที่จะมาร่วมงาน
  4. อาหารและเครื่องดื่ม มีคุณภาพ ครบถ้วน เพียงพอ
  5. การเตรียมอุปกรณ์อื่นๆที่เกียวข้องกับธีมงาน

หากคุณไม่เคยมีประสบการณ์ในการจัดงานเลี้ยงมาก่อน การเตียมงานเลี้ยง ก็อาจเป็นสิ่งที่วุ่นวาย และพังไม่เป็นท่าได้เหมือนกันนะครับ ไหนจะต้องวิ่งหาสถานที่ จัดทำรายการแขก จัดทำรายการอาหาร เครื่องดื่ม คำนวณปริมาณที่พอเหมาะพอดี เตรียมคิดกิจกรรม จัดหาซื้อของที่จะมาใช้ในการทำกิจกรรม โอ๊ย มากมาย … แล้วจะทันเวลา พร้อมให้แขกที่มาร่วมงานประทับใจหรือไม่ ยิ่งถ้าเป็นงานเลี้ยงที่มีผู้หลักผู้ใหญ่ จะพังก็ไม่ได้ ผู้ใหญ่คาดหวังความสมบูรณ์แบบ คิดแล้วเครียดไปหมดเลยนะครับ

แต่ทั้งหมดนี้จะไม่ยากเลย หากคุณเลือกทีมผู้ช่วยที่มีคุณภาพ ซึ่งผู้ช่วยเหล่านี้ คือ ทีมจัดงานเลี้ยงในแต่ละสถานที่ที่คุณเลือกจะจัดงาน หรือผู้รับจัดงานเลี้ยง (Organizer) ที่ดี เพราะองค์กรเหล่านี้ พร้อมที่จะนำเสนอการจัดงานที่มีคุณภาพให้กับคุณ ไม่ว่าจะเป็นการ แนะนำห้อง (Venue) ที่เหมาะกับธีมงานของคุณ เมนูอาหารที่เฟมาะกับงานและพอดี ช่วยจัดหารสิ่งของเพื่อสนับสนุนกิจกรรม รวมถึงช่วยติดต่อแขกที่จะมาร่วมงาน เป็นต้น ทีมงานคุณภาพเหล่านี้ จะช่วยให้ส่วนหลักๆของคุณไม่พลาด และยังทำให้คุณมีเวลาเหลือพอที่จะจัดหากิจกรรมสนุกๆไว้เล่นร่วมกับแขกที่มางาน ทำให้งานของคุณน่าจดจำ และเป็นที่ประทับใจแขกและผู้หลักผู้ใหญ่ต่อไป

แล้วทำไมทีมผู้ช่วยหรือผู้รับจัดเลี้ยง (Organizer) จึงสามารถบริหารจัดการงานเลี้ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ?

ใช่ครับ นอกจากประสบการณ์ในการจัดงานเลี้ยงที่ผู้จัดเลี้ยงมืออาชีพมีมากกว่าคุณแล้ว ทีมจัดงานเลี้ยงยังมีโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ผู้ช่วยที่ดี เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอีกด้วย ดังนั้น ไม่ว่าผู้จัดเลี้ยงมืออาชีพ หรือออแกไนเซอร์ (Organizer) จะมีงานพร้อมกัน 4-5 งานต่อวัน ก็ไม่มีปัญหาในการบริหารจัดงานครับ

วันนี้ AEC แนะนำ CiMSO EVENTmanager ผู้ช่วยในการจองห้องจัดเลี้ยงและบริหารจัดการงานเลี้ยง ที่ผู้จัดเลี้ยงมืออาชีพเลือกใช้   

ภาพรวมของระบบ CiMSO EVENTmanager

  • ผู้ใช้สามารถตั้งค่า Event, Task Types พร้อมกับการจอง Venue การบริหารจัดการ Event และการจัดการรายชื่อแขก (Guest List)
  • ตารางแสดงการจอง Event (Event Grid) ที่รวมเข้ากับการจัดการการ Event Booking โดยละเอียด
  • การจัดซื้อและการควบคุมสินค้าคงคลังแบบบูรณาการ และการจัดการ Resource (Rental item management) สำหรับ Event
  • ระบบ CiMSO EVENTmanager เชื่อมต่อกับ AR (debtors) และ loyalty management และ point redemption

สถานที่จัดเลี้ยง (Venue Quotes)

  • ตารางการจองสถานที่ที่มีรหัสสีสำหรับการเลือกสถานที่ที่รวดเร็วและการจองแบบprovision booking
  • สร้าง Event Profiles ซึ่งประกอบไปด้วย guest lists, staff, resources และ task management
  • การตั้งค่าใบเสนอราคา (Event quotes) ซึ่งลิ้งกับการจัด packages และ resources
  • การพิมพ์ใบเสนอราคา ในรูปแบบที่ผู้ใส้สามารถกำหนดค่าได้ พร้อมการส่งอีเมล์ (direct email) และ แฟกซ์

เอกสารการจัดงาน (Function Sheets)

    • การใช้เอกสารการจัดงาน (Function Sheets) ที่ผู้ใช้สามารถออกแบบได้ด้วยตัวเอง ภายใต้อข้อจำกัดของระบบ
    • ฟิลด์การเชื่อมข้อมูลลูกค้า (merge fields) และกระบวนการจัดการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Customer Data Platform (CDP)
    • Function sheet e-filing ซึ่งสามารถเก็บไว้ในระบบไว้อย่างถาวร ลิ้งกับ Client’s profile และเรียกข้อมูลมาใช้ซ้ำในรูปแบบของ template ได้อย่างรวดเร็ว  

การบริหารจัดการงานเลี้ยง (Event Management)

    • จัดการงานและกิจกรรมของพนักงานโดยใช้ตัวจัดการงานและกิจกรรม
    • สร้างรายชื่อแขก ป้ายชื่อ และการจัดสรรที่นั่งได้โดยตรงจาก Event Profile
    • การประมวลผลธุรกรรมที่รวดเร็วจากจุดขายหน้าจอสัมผัส (PoS)

การจัดการบิญชี การเงิน (Account Management)

    • ระบบจะเชื่อมกับ การจัดการลูกหนี้ (AR) พร้อมกับ credit limit control, tax invoicing และ statements
    • Integrate กับระบบจัดการที่พัก (INNkeeper) รายชื่อ แขกในโรงแรม สำหรับการเรียกเก็บเงินโดยตรงไปยัง guest folios
    • ประมวลผลการชำระเงินหลายประเภท การแลกคะแนนสะสม และ forex currencies
    • การควบคุมเงินสด (cash Control) และการกระทบยอดที่รวดเร็ว หลายระดับ หลายสกุลเงิน

การจัดการสต๊อกและสินค้าคงคลัง (Inventory/Stock Control)

    • การควบคุมสินค้าคงคลัง (Stock), บริการ, ค่าบริการ, สูตรและรายการวัสดุ (Recipes & BOM)
    • จัดการต้นทุนอาหารที่แม่นยำโดยใช้แพ็คเกจและสูตรอาหารสำหรับจัดเลี้ยงแบบบูรณาการ

ดูข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบ CiMSO EVENTmanager เพิ่มเติมได้ที่ลิ้งนี้ <คลิกที่นี่>

หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ ERP และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality (สนามกอล์ฟ ที่พัก อีเวนท์ ร้านอาหาร ครัวกลาง สปา และกิจกรรมอื่น) สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com  

4.2-Ci-Header-EVENTmanager

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

BEO (Banquet Event Order) หรือ Function sheet คืออะไร?

ผมคิดว่าไม่มีใครในธุรกิจโรงแรม ธุรกิจร้านอาหาร ธุรกิจจัดเลี้ยง ไม่รู้จักคำว่า BEO หรือ Banquet Event Order หรือที่หลายๆคนเรียกว่า Function Sheet เพราะ BEO คือ เอกสารที่แสดงรายการรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของงาน  BEO จะรวมการจัดลำดับเหตุการณ์ เช่น วันที่  ลำดับการดำเนินงาน รวมถึง รายการอาหาร ความต้องการเพิ่มเติมของลูกค้า และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ซึ่ง BEO ที่ดีจะช่วยให้การจัดงานเลี้ยง งานอีเว้นท์ของคุณ ประทับใจลูกค้าและแขก กลับมาใช้บริการของคุณอีกเรื่อยๆ  เรียกได้ว่าการจัดงานเลี้ยงของคุณสมบูรณ์แบบไร้ที่ติแล้วนั่นเอง

สิ่งที่ควรมีใน BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet

BEO ควรให้รายละเอียดทุกอย่างที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึง:

  • ข้อมูลติดต่อ
  • สถานที่
  • วันที่จัดงาน
  • ตั้งค่าวันเริ่มต้น/สิ้นสุด
  • จำนวนแขก

นอกจากนั้น รายการต่อไปนี้มีแนวโน้มที่จะได้รับการสรุปอย่างละเอียด

  1. กำหนดการและลำดับเหตุการณ์
  2. รายการอาหารและเครื่องดื่ม
    • เมนูอาหาร
    • ข้อกังวลด้านอาหาร
    • เวลาให้บริการ (เวลาเสิร์ฟอาหาร)
    • รายละเอียดเครื่องดื่ม
  3. การจัดห้องและแผนผัง
  4. รายการทรัพย์สินและอุปกรณ์ต่างๆ
  5. ทีมงาน
  6. รายละเอียดที่จอดรถและการขนส่ง
  7. รายละเอียดทางด้านราคา (อาหาร, เครื่องดื่ม, บริการอื่นๆที่เกี่ยวข้อง)
  8. ข้อตกลงและเงื่อนไขอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น ภาษี, ค่ะรรมเนียมการให้บริการ (service charge) เป็นต้น
  9. ลายเซ็นลูกค้า

รูปแบบของ BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet ของแต่ละองค์กร ก็แตกต่างกันไป แม้กระทั่งในองค์กรเดียวกันแต่หัวข้อการจัดงานแตกต่างกัน รูปแบบของ BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet ก็อาจแตกต่างกันด้วย เช่น งานเลี้ยงสังสรรค์วันเกิด งานแต่งงาน งานสัมนา เป็นต้น แต่เป้าหมายสำคัญของการใช้ BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet ก็ยังเหมือนกันก็คือ การที่งานสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ถูกต้องตรงตามความต้องการของลูกค้า นั่นเอง

ตัวอย่าง BEO Template (ตัวอย่างทั่วไป ไม่ใช่ฉบับที่ออกจากระบบ CiMSO) 

ในกรณีที่คุณมีคิวการจัดงานเลี้ยงหลายงาน ซึ่งการประสานงานและการทำงานด้วย Excel หรือ doc. เท่านั้นอาจะทำให้งานไม่ราบรื่นและวุ่นวายได้เช่นกัน เนื่องจากการจัดงาน จำเป็นต้องใช้ความร่วมมือและการอัพเดทหน้าที่ของทีมงานแต่ละแผนก ไม่ว่าจะเป็น แผนกขาย แผนกอาหาร แผนกช่าง แผนกจัดซื้อ แผนกการเงิน เป็นต้น  

โชคดีที่เครื่องมือดีๆ ตั้งแต่การจองห้อง การทำ Function Sheet หรือ BEO  รวมถึงการประสานงาน การอัพเดทหน้าที่ของแต่ละแผนก ซึ่งสามารถรวมการทำงานของทีมงานทั้งหมดไว้ที่หน้าจอ Function Sheet ที่เดียว ซึ่งเทคโนโลยีนี้จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงประสบการณ์ของแขกได้

วันนี้ AEC Enlist แนะนำ CiMSO EVENTmanager (Event and conference management with venue bookings) เครื่องมือที่จะช่วยให้การจัดงานเลี้ยงของคุณดำเนินไปได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่ง CiMSO EVENTmanager มีคุณลักษณะและจุดเด่น ดังนี้

  • ระบบการจองห้อง ในรูปแบบ Grid View ซึ่ง integrate เข้ากับการจัดการจองต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Venue, Guest lists, Resources, Tasks, Pre booked Extras ซึ่งทีมงานสามารถเข้ามาอัพเดทงานได้ร่วมกัน
  • คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบงาน ชนิดของ task และกำหนดรูปแบบการจัดสถานที่ รวมถึงการทำรายชื่อแขก
  • การจัดซื้อและการควบคุมสินค้าคงคลังแบบบูรณาการด้วยการจัดการรายการเช่า (rental item management) สำหรับงานอีเวนท์
  • ระบบ Integrate กับบัญชีลูกหนี้ (AR – Debtors) พร้อมกับระบบ loyalty management และ points redemption

ดูข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบ CiMSO EVENTmanager เพิ่มเติมได้ที่ลิ้งนี้ <คลิกที่นี่>

หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ ERP และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality (สนามกอล์ฟ ที่พัก อีเวนท์ ร้านอาหาร ครัวกลาง สปา และกิจกรรมอื่น) สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com  

4.2-Ci-Header-EVENTmanager

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบจัดการ การจัดเลี้ยง (Catering / Banqueting) – CiMSO EVENT Management Software

การบริการจัดเลี้ยง (Catering / Banqueting) เป็นการให้บริการด้านอาหารและเครื่องดื่ม เน้นการให้บริการลูกค้าที่มีความต้องการในการจัดเลี้ยงอาหารที่แตกต่างกัน ได้แก่ การจัดเลี้ยงรับรอง การจัดเลี้ยงตามโอกาส/เทศกาล การจัดงานสัมนา การจัดปาร์ตี้บริษัท การจัดเลี้ยงบริษัท หรือแม้กระทั่งการจัดงานอีเว้นท์

การจัดงานเลี้ยง ไม่ว่าจะเป็นการจัด catering หรือ Banqueting ที่ดีนั้น ผู้จัดงานควรจะต้องวางแผนรับมือและเตรียมการให้พร้อม เพื่อให้ลูกค้าประทับใจและกลับมาใช้บริการการจัดงานเลี้ยงอยู่เรื่อยๆ

หากผู้จัดเลี้ยง เลือกใช้ระบบหรือ Software ที่ช่วยให้การวางแผนการจัดงานเลี้ยงไม่ว่าจะเป็นรูปแบบ Catering หรือ Banqueting ดำเนินไปได้อย่างมีระบบระเบียบ พร้อมตั้งแต่การจองห้องจัดเลี้ยง การจัดซื้ออาหารและอุปกร์ต่างๆ การบริหารจัดการอุปกรณ์ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเลี้ยง (โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์อื่นๆ) การติดต่อลูกค้า การออกเอกสารการจัดงาน (BEO – Banquet Event Order) เป็นต้น ย่อมช่วยให้การจัดงานเลี้ยงของคุณง่ายขึ้นและลดความผิดพลาดต่างๆที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการประสานงานได้อีกด้วย

บทความนี้ จะพูดถึงรูปแบบของ การจัดเลี้ยงและแนะนำระบบที่ช่วยผู้จัดเลี้ยงให้ดำเนินการจัดงานเลี้ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพครับ

การจัดเลี้ยง แบบ Catering หมายถึงการจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มเพื่อให้บริการแก่ลูกค้า ณ สถานที่จัดเลี้ยง ในเครื่องบิน รถไฟ รถยนต์โดยสาร เรือสําราญ หรือการเดินทางในรูปแบบใด ๆ ที่ทําให้ผู้ใช้บริการเกิดความประทับใจ

การจัดเลี้ยง แบบ Banquet หมายถึงการจัดเลี้ยงอาหารและเครื่องดื่มในเวลาใดเวลาหนึ่งซึ่งเน้นการให้บริการอาหารมื้อหลัก มีรูปแบบการจัดงานที่ค่อนข้างเป็นพิธีการ

รูปแบบการจัดเลี้ยง สามารถแบ่งได้หลายรูปแบบแตกต่างกันตามรูปแบบความต้องการของลูกค้าและการให้บริการของผู้จัดเลี้ยง เช่น แบ่งตามประเภทของสถานที่ ประเภทของธุรกิจ แบ่งตามประเภทของอาหารและเครื่องดื่ม เป็นต้น อย่างไรก็ตามในที่นี้ ผมแบ่งประเภทของการจัดเลี้ยงตามประเพณี แบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้

  1. การเลี้ยงอาหารแบบไทย
  2. การเลี้ยงอาหารแบบโต๊ะจีน
  3. การเลี้ยงอาหารแบบตะวันตก

ซึ่งรูปแบบในการจัดเลี้ยงอาหารของแต่ละงานเลี้ยงสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น

  • การจัดเลี้ยงอาหารแบบบุฟเฟ่ต์ (Buffet)
  • การจัดเลี้ยงอาหารแบบค็อกเทล (The Cocktail Party)

ขั้นตอนทั่วไปของการจัดงานเลี้ยง

  1. การคุยรายละเอียดงานจากลูกค้า
  2. การเสนอราคา (Proposal)
  3. ลูกค้ายืนยันการจัดงาน (Letter of Agreement)
  4. การออกใบแจ้งหนี้ และการเรียกเก็บมัดจํา (Invoice & Deposit)
  5. การสอบถามรายละเอียดของการจัดสถานที่ (Banquet Sales Lead)
  6. การออกเอกสารการจัดงาน (BEO – banquet event order หรือ Function Sheet)
  7. ก่อนถึงวันงาน
  8. การจัดงาน
  9. หลังจบงานจัดเลี้ยง

หากคุณต้องการ ระบบ หรือ ซอฟต์แวร์ ที่ช่วยให้คุณบริหารจัดการงานจัดเลี้ยง ที่จะช่วยให้คุณดำเนินการจัดเลี้ยงได้อย่างเป็นระบบระเบียบ มีประสิทธิภาพ รองรับการทำงานของทั้งองค์กร ตั้งแต่การจัดการฐานข้อมูลลูกค้า การขาย การสั่งซื้อสินค้า การจัดการสต๊อกสินค้า การเปิดใบแจ้งหนี้ ทำบัญชี รวมถึงระบบ function Sheet เราแนะนำ  CiMSO EVENT Management Software ระบบบริหารงานห้องจัดเลี้ยงสัมมนา การจัดงานอีเว้นท์ สำหรับธุรกิจโรงแรม ร้านอาหาร ศูนย์ประชุม หรือผู้ให้บริการจัดเลี้ยง ที่ครอบคลุมและตอบสนองต่อความต้องการในการดำเนินธุรกิจได้อย่างครบถ้วน

  • โปรไฟล์สถานที่จัดงานพร้อมการกำหนดที่นั่งและโต๊ะ (Event venue profile with seating and table configuration)
  • ตารางการจองกิจกรรมที่มีสถานะรหัสสี (Event bookings grid with colour coded statuses)
  • อัตราสถานที่และแพคเกจกิจกรรมรวมกับระบบออกใบเสนอราคา (Venue rates and event packages integrated to quote system)
  • รูปแบบแผ่นฟังก์ชั่นที่ผู้ใช้สามารถกำหนดได้อย่างไม่จำกัด (Unlimited, User defined function sheet formats)
  • การสื่อสารและการติดตามเอกสาร (Communication and document tracking)
  • ระบบขายหน้าจอสัมผัสมือถือสำหรับการทำธุรกรรม (Mobile touch screen point of sale system for transaction processing)
  • ออกใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วด้วยใบแจ้งหนี้ที่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ (Fast invoicing to flexible invoice layout)

คุณสมบัติเพิ่มเติม:

  • ฟังก์ชั่นออกใบแจ้งหนี้ – ใบเสร็จ Services and Charges (non-stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • เครื่องมือการรายงานแบบรวมให้ข้อมูลที่สำคัญ เช่น รายได้การจัดเลี้ยง การวิเคราะห์ข้อมูลการตลาด ข้อมูลลูกค้า – report
  • ระบบจัดการเอกสาร Document filing and management system (see DOCmanager)

หากคุณสนใจ เกี่ยวกับระบบ CiMSO ERP Software และต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม หรือหากคุณต้องการนัดทำ short demo (ฟรี) กรุณาติดต่อ cimso@aecenlist.com หรือ 02-3924186 หรือ LINE ID: @cimsothai

 

 

4.2-Ci-Header-EVENTmanager

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

การนำระบบ ERP มาใช้หลังโควิด-19

การเลือกใช้ระบบ ERP Software อาจจะมีความยากเย็นในขั้นตอน Implement และ change management ซึ่งก่อนหน้านี้หลายองค์กรอาจประสบปัญหานี้มาแล้วทำให้การ Implement ระบบ ERP Software ไม่ประสบความสำเร็จ ส่วนมากจะเป็นเรื่องการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับระบบและเรื่องเอกสาร ทำให้ ERP ก่อนโควิด-19 ได้ใช้บ้างในบางแผนกและบางแผนกยังคงทำงานแบบเดิมๆ แต่หลังโควิด-19 คุณอาจจะต้องทบทวนและแก้ไข เลือกใช้ระบบ ERP Software ทั้งระบบ ด้วยเหตุผลและปัจจัยหลายประการ เช่น ความต้องการในการใช้คนที่น้อยลง การwork from home นอกจากนั้น การนำผู้คนจำนวนมากจากภายนอกเข้ามา แม้ว่าจะเป็ฯตำแหน่งที่ปรึกษา ก็ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อสุขภาพที่อาจไม่เป็นที่ยอมรับอีกต่อไป

เช่นเดียวกัน การ Implement ระบบ ERP ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ทีมงานจำนวนมากอีกต่อไป และไม่จำเป็นที่จะต้องเข้าไปที่สถานที่ของลูกค้าทุกครั้ง แต่ ทีม Implementor สามารถทำงานผ่านเทคโนโลยีใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็ฯการประชุมหารือ ผ่าน google meet, zoom เป็นต้น หรือการใช้ Anydesk ในการตั้งค่า server ให้กับลูกค้า

ขั้นตอนการทำงานของทีม Implement ระบบ ERP Software หลังโควิด-19 มีแนวทางดังต่อไปนี้

  1. เข้าใจธุรกิจของลูกค้า
  2. การออกแบบระบบโครงสร้างของธุรกิจลูกค้า
  3. Proof of concept (PoC) และการนำเสนอ
  4. การ ฉนืดรเพฟะรนื และสร้างระบบ
  5. การทดสอบระบบ
  6. การฝึกอบรมระบบให้กับลูกค้า
  7. Go-live หรือ การส่งมอบงาน  

นี่คือหลายสิ่งที่องค์กรที่ต้องการปรับปรุงระบบเป็น ERP จะต้องพิจารณา และยิ่งสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ที่ปรึกษาภายนอกเข้าในสถานที่ทำงานมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

  1. เข้าใจธุรกิจของลูกค้า

เพื่อให้ที่ปรึกษาทำงานได้ดีที่สุด ที่ปรึกษาจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการทำงานของลูกค้า ตามหลักการแล้ว หมายความว่าพวกเขาใช้เวลาอยู่ที่ไซต์งาน พูดคุยกับผู้คนที่พวกเขาจะทำงานด้วย ทำความเข้าใจวิธีทำงานของพวกเขา และทำความเข้าใจลำดับความสำคัญและข้อกังวลของพวกเขา แต่หลังโควิด-19 เวลาที่ที่ปรึกษาจะเข้าไปในสถานที่สามารถลดลงได้ด้วยการประชุมเสมือนจริง โดยใช้ skype, google meet, zoom เป็นต้น โดยทีมของลูกค้าสามารถจัดเตรียมเอกสารสรุปที่จำเป็นให้กับที่ปรึกษา และที่ปรึกษาก็ควรมีเอกสารข้อกำหนดที่ดี ซึ่งเป็นเอกสารที่ควบคุมการทำงานหรือการ implement ระบบที่ดี โดยเอกสารที่ดีจะช่วยวางกรอบให้การ implement ประสบความสำเร็จและยังช่วยลดความเสี่ยงของความเข้าใจผิดเมื่อออกแบบและกำหนดค่าระบบ (Configuration)

  1. การออกแบบระบบโครงสร้างของธุรกิจลูกค้า

ขั้นตอนนี้ เป็นขั้นตอนที่ใช้เอกสารเป็นตัวกำหนดเป็นหลัก โดยมีองค์ประกอบด้านเอกสารเป็นผังงานและการเขียนโครงร่างขั้นตอนการทำงาน สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับขั้นตอนก่อนหน้านี้ และการชี้แจงที่จำเป็นสามารถแก้ไขได้ง่ายผ่านการประชุมเสมือนจริง

  1. การออกแบบระบบ Proof of concept (PoC) และการนำเสนอ

เมื่อที่ปรึกษาได้รวบรวมข้อมูลที่เพียงพอและได้รับข้อมูลตัวอย่างแล้ว ก็ไม่มีความจำเป็นที่พวกเขาจะต้องอยู่ในสถานที่ในระหว่างขั้นตอนการสร้าง แม้จะมีคำถามและรายการที่ต้องชี้แจงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่โดยทั่วไปสามารถจัดการได้ทางอีเมลหรือโดยการประชุมเสมือนจริง

  1. การกำหนดค่าระบบ (Configuration) และสร้างระบบ

เมื่อการออกแบบระบบโดยรวมตกลงกันระหว่างที่ปรึกษาและลูกค้าแล้ว  กระบวนการกำหนดค่าระบบสามารถเริ่มต้นได้ และสำหรับทุกสิ่งที่สามารถทำได้จากระยะไกล ไม่ว่าจะเป็น การดำเนินการแก้ไขและเพิ่มประสิทธิภาพใดๆ การคัดลอกข้อมุลบางส่วนจากระบบเดิม เป็นต้น  หากบริษัทมีสถานที่ปฏิบัติงานหลายแห่ง คุณจะพบว่าสามารถแบ่งปันปริมาณงานกับทุกแห่งเพื่อให้ผู้ใช้สร้างประสบการณ์ในการป้อนลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์และข้อมูลการผลิต ฯลฯ และแน่นอนว่านี่เป็นกิจกรรมที่ผู้คนสามารถทำงานได้จากที่บ้านหลังการฝึกขั้นพื้นฐาน

  1. การทดสอบระบบ

การทดสอบระบบมีสองขั้นตอน ครั้งแรกดำเนินการโดยที่ปรึกษาที่สร้างระบบเพื่อยืนยันว่าได้ทำในสิ่งที่ตั้งใจไว้ และครั้งที่สองดำเนินการโดยทีมงานโครงการภายในของบริษัทเพื่อยืนยันว่าได้ทำในสิ่งที่บริษัทต้องการและต้องการ ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้ทีมงานเขียนบันทึกการฝึกอบรมและขั้นตอนต่างๆ ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ อาจเป็นไปได้ที่จะรวมสองขั้นตอนเหล่านี้เข้าด้วยกัน แต่นั่นอาจทำให้ต้องมีที่ปรึกษา ERPในสถานที่หรือส่งทีมของลูกค้าไปยังสำนักงานของซัพพลายเออร์

  1. การฝึกอบรมระบบให้กับผู้ใช้ (End-User)

เมื่อการทดสอบระบบเสร็จสิ้น การฝึกอบรมผู้ใช้ (End-User) ก็สามารเริ่มต้นได้ การดำเนินการนี้สามารถทำได้จากระยะไกลแต่ต้องมีการวางแผนและจัดการอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่ได้รับการฝึกอบรมสามารถซึมซับการฝึกอบรมนั้นได้สำเร็จ ในจุดนี้ การพิมพ์สำเนาบันทึกการฝึกอบรมและขั้นตอนที่ได้จากขั้นตอนการทดสอบระบบ เป็นสิ่งที่สำคัญและจะช่วยให้ทีมงานของลูกค้าสามารถใช้ระบบได้คล่องขึ้น นอกจากนั้นจะเป็นการดีกว่าถ้า เลือกที่จะฝึกอบรม ‘ผู้ใช้ระดับหัวหน้างาน’ ของแผนกจำนวนหนึ่งและให้พวกเขาส่งต่อความรู้นั้นภายในกลุ่มของตนเองที่เล็กกว่า

  1. Go-live หรือ การส่งมอบงาน

เมื่อผ่านขั้นตอนการฝึกอบรมระบบให้กับผู้ใช้ (End-User) แล้ว แปลว่า ผู้คน ข้อมูล ขั้นตอน และระบบจะใช้งานได้จริง แต่ไม่ว่าระบบจะได้รับการทดสอบดีเพียงใด ไม่ว่าผู้คนจะได้รับการฝึกฝนมาดีเพียงใด สิ่งต่างๆ ก็จะผิดพลาดได้ เพราะคนเหล่านี้จะทำผิดพลาดโดยขาดประสบการณ์ ซึ่งที่ผ่านมาบริษัทต้องการที่ปรึกษาจำนวนมากที่พร้อมให้ความช่วยเหลือ ณ สถานที่จริง แต่หลังโควิด-19 ที่ปรึกษาเหล่านั้นไม่จำเป็นที่จะต้องอยู่ในสถานที่จริง เพียงแต่จำเป็นต้องสามารถเข้าสู่ระบบจากระยะไกลเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้และsupport ได้ทันที

 

หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ ERP และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality (สนามกอล์ฟ ที่พัก อีเวนท์ ร้านอาหาร ครัวกลาง สปา และกิจกรรมอื่น) สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com  

 

7.1-Ci-Header-BACKoffice_CiMSO

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Joining CiMSO’s family – Phothalai Leisure Park

ยินดีต้อนรับ โพธาลัย เลเชอร์ ปาร์ค เข้าสู่ครอบครัวคิมโซ (CiMSO)

โพธาลัย เลเชอร์ ปาร์ค (Phothalai Leisure Park) คือ อาณาจักรแห่งการผ่อนคลายที่ยกระดับงานบริการให้มีความหลากหลาย อาทิ

  • โพธาลัย เวลเนส & ลองเจวิตี้ ศูนย์สุขภาพการนวดแผนโบราณ สปา และโรงเรียนนวดแผนไทยโพธาลัยแบบครบวงจร โพธาลัย กอล์ฟ ปาร์ค
  • สนามไดร์ฟกอล์ฟและสถาบันฝึกสอนกอล์ฟ ที่ถูกออกแบบมาอย่างพิถีพิถันและเทคโนโลยีเหนือระดับ
  • พีแอลพี ฟิตเนส เซ็นเตอร์ พร้อมด้วยอุปกรณ์ที่ทันสมัยรองรับกับความต้องการกลุ่มคนรักสุขภาพในทุกเพศวัย
  • โพธาลัย มีตติ้ง & อีเว้นท์ สถานที่จัดงานเลี้ยง งานแต่งงาน การประชุมและสัมมนา ที่ถูกดีไซน์ให้จัดกิจกรรมได้หลายรูปแบบ ทั้งอินดอร์และเอาท์ดอร์ พร้อมห้องประชุมหรือสถานที่จัดงานเลี้ยงมากกว่า 20 ห้อง สำหรับรองรับผู้ร่วมงาน และมีที่จอดรถได้มากกว่า 1,500 คัน แต่ละฟังก์ชั่นตกแต่งสวยงาม ทันสมัย สิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน
  • ห้องอาหาร ได้แก่ เบอร์ดี้ & คอร์ทยาร์ด พร้อมเสิร์ฟเมนูอาหารนานาชาติและเครื่องดื่มหลากหลาย แคนตัน – ห้องอาหารจีนสไตล์กวางตุ้งโดยเชฟระดับมืออาชีพเป็นผู้ลงมือปรุงอาหารอย่างพิถีพิถัน ร้านกาแฟเปอร์ทิส คอนเนอร์ คาเฟ่ & มอร์ สร้างสรรค์เมนูกาแฟสูตรเฉพาะ หอมกรุ่น รสชาติกลมกล่อม เค้กและเบเกอรี่หลากหลาย และ เบย์ เลาจน์ เป็นส่วนบริการอาหารและเครื่องดื่มบริเวณสนามไดร์ฟกอล์ฟ

โพธาลัย เลเชอร์ ปาร์ค – Phothalai Leisure Park เป็นผู้ใช้ CiMSO GOLFmanager สำหรับการบริหารจัดการสนามกอล์ฟ และ EVENTmanager สำหรับการจัดการ โพธาลัย มีตติ้ง & อีเว้นท์ สถานที่จัดงานเลี้ยง งานแต่งงาน การประชุมและสัมมนา ใช้ RESTaurateur เพื่อบริหารจัดการร้านอาหารและจุดขาย รวมถึง BACKoffice ทั้งหมดเพื่อจัดการการเงินจนถึงงบดุล

ทีมงาน AEC Enlist – CiMSO Thailand รู้สึกดีใจและขอขอบคุณและ คุณลูกค้าที่ไว้วางใจให้เราดูแลครับ

หากคุณสนใจ เกี่ยวกับระบบ ERP for Hospitality & Business และต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม หรือหากคุณต้องการนัดทำ short demo (ฟรี) กรุณาติดต่อ cimso@aecenlist.com หรือ 02-3924186 หรือ LINE ID: @cimsothai

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com