สร้าง“แผนกบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O)” ที่ดี เพื่อเพิ่มความประทับใจลูกค้าตั้งแต่เช็คอิน

แผนกบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O) คือ แผนกหนึ่งของโรงแรมที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดการกับแขกผู้เข้ามาพักในโรงแรมโดยตรง ตั้งแต่การต้อนรับ การรับจองห้องพัก การเตรียมห้องพักสำหรับแขกผู้จะมาพัก การจัดการบริการต่าง ๆ ให้กับแขกระหว่างที่มาพักในโรงแรม เช่น การบริการด้านข้อมุลข่าวสาร การอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารกับฝ่ายต่างๆทั้งในและนอกโรงแรม

แผนกต้อนรับส่วนหน้า ถือเป็นหัวใจสำคัญ (Focal point) ของโรงแรม เพราะบริเวณเคาน์เตอร์ด้านหน้าของแผนกบริการส่วนหน้าตั้งอยู่ในตำแหน่งที่ สำคัญของบริเวณห้องโถง (Lobby area) ของโรงแรม ซึ่งเป็นจุดหลักที่แขกต้องเข้ามาติดต่อ และยังเป็นแหล่งข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลที่สำคัญ สำหรับให้บริการแขกและเป็นแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับแขกที่สำคัญด้วย เคาน์เตอร์ด้านหน้ายังเป็นสถานที่ที่แขกมาลงทะเบียน (Check in) และชำระเงิน หรือคืนกุญแจเมื่ออกจากโรงแรม (check Out) โดยปกติทั่วไปแขกมักใช้บริเวณดังกล่าวสำหรับการร้องเรียนเรื่องราวต่าง ๆ ด้วย

จะเห็นได้ว่า แผนกบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O) เป็นแผนกที่เรียกได้ว่าสำคัญที่สุดแผนกหนึ่งในโรงแรม ซึ่งพนักงาน Front Office ทั้งหมดมีหน้าที่เป็นตัวแทนของโรงแรมในการบริการแขก ในขณะเดียวกันก็ต้องจัดการทุกอย่างให้เป็นขั้นเป็นตอน ตั้งแต่การลงข้อมูลของลูกค้า การเช็คอิน สอดคล้องไปกับการลงรายการบัญชีที่ถูกต้อง

บทบาทของแผนกบริการส่วนหน้า

  1. การขายห้องพัก
  2. บริการข้อมูลและข่าวสารการบริการของโรงแรมให้แก่แขก
  3. ประสานงานในด้านการบริการแขก
  4. จัดทำรายงานเกี่ยวกับสถานภาพของห้องพัก
  5. การดูแลบัญชีของแขก
  6. การบันทึกประวัติของแขก

โครงสร้างของแผนกต่างๆ ในงานต้อนรับส่วนหน้าของโรงแรมอาจต่างกันไปตามขนาดและความซับซ้อนในการบริหารของแต่ละโรงแรม ซึ่งแต่ละโรงแรมก็จะมีการวางแผนทีมงานและการอบรมพนักงานส่วนหน้าให้มีมาตรฐานดีที่สุด เพื่อสร้างความประทับใจลูกค้าเมื่อแรกพบ

ความรู้สำคัยที่ผู้บริหารจะต้องวางแผนและจัดอบรมสำหรับพนักงานต้อนรับส่วนหน้า คือ

  1. การรับสำรองห้องพัก (Room Reservation)
  2. การลงทะเบียนการเข้าพักของลูกค้า (Guest Registration)
  3. ดูแลและรายงานสถานะห้องพัก (Report and Maintain Room Status)
  4. ดูแลบัญชีค่าใช้จ่ายแขก (Maintain Guest Folio)
  5. การให้บริการระหว่างการเข้าพัก (Occupancy Service)
  6. การรับคืนห้องพัก และรับชำระค่าบริการ (Check out and Settlement)
  7. จัดทำประวัติข้อมูลแขก (Guest History Record)

การสร้างความประทับใจให้กับแขกตั้งแต่เมื่อย้างก้าวแรกที่แขกมาถึงโรงแรม เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ดังมีคนเคยกล่าวไว้ว่า หากพนักงานต้อนรับส่วนหน้าสามารถสร้างความประทับใจแรกพบแล้วละก็ ถือว่าการให้บริการของโรงแรมประสบความสำเร็จไปแล้วว่าครึ่งนึง แต่อย่างไรก็ตาม การสร้างความประทับใจแรกพบให้กับแขกเกิดขึ้นจากหลายปัจจัย ทั้งมรรยาท หน้าตา การยิ้มแย้มของพนักงาน รวมถึงความรวดเร็วในการเช็คอินของโรงแรมด้วย ซึ่งในทางปฎิบัติ แขกส่วนมากต้องการใช้เวลาที่หน้า Front Office ให้น้อยที่สุด เพื่อจะได้เข้าพักและมีเวลาพักผ่อนทันที ดังนั้นการลดปริมาณการกรอกเอกสารต่างๆให้น้อยที่สุดจะช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสะดวกสบาย ไม่ยุ่งยากน่ารำคาญ เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ดังนั้นผู้บริหารโรงแรมจึงควรหาตัวช่วยให้กับพนักงาน เช่น ระบบจัดการโรงแรม (Hotel ERP Software) ที่มีประสิทธิภาพ ที่มีทั้ง PMS และ Channel Manager รวมถึง Client Manager เพื่อให้แขกใช้เวลาในการเช็คอิน รัลกุญแจเข้าห้องพักได้เร็วที่สุด

จะเห็นได้ว่า ไม่ว่าธุรกิจโรงแรม ที่พัก รีสอร์ทของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ สิ่งสำคัญที่สุดนอกเหนือจากสิ่งก่อสร้างที่ได้ลงทุนลงแรงไปในเบื้องต้นคือ การมีทีมงานที่มีประสิทธิภาพ มีทัศนคติที่ดีต่อการบริการ ซึ่งนอกจากคุณจะวางแผนและอบรมการต้อนรับ การทำงานของแผนกยริการส่วนหน้าแล้ว คุณควรจะมอง tool ที่ดี มีคุณภาพให้กับพนักงานของคุณด้วย เพื่อให้โรงแรม ที่พัก รีสอร์ทของคุณ สามารถบริหารได้อย่างมืออาชีพ สร้างความเชื่อมันให้กับแขกที่มาพัก และช่วยเสริมให้กิจการโรงแรม ที่พัก รีสอร์ทของคุณเติบโตและเปิดตัวได้อย่างสง่างาม

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ตำแหน่งในงานบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O) มีอะไรบ้าง?

เมื่อมีแขกเข้ามาในโรงแรม แน่นอนว่า 95% จะต้องเดินมาที่เคาเตอร์แผนกต้อนรับส่วนหน้า (Front Office) ก่อนเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูล จองห้องพัก ติดต่อแขกที่พักอยู่ หรือไม่ว่าจะข้อมุลใดๆในโรงแรม แขกส่วนมากก็จะตรงมาที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าทั้งนั้น ดังนั้นแผนกต้อนรับส่วนหน้าจึงเป็นแผนกที่มีความสำคัญมากอีกแผนกหนึ่ง เพราะถือเป็นหน้าเป็นตา เป็นประตูของโรงแรม หากพนักงานต้อนรับส่วนหน้าให้การต้อนรับดี การให้บริการของโรงแรมต่อแขกท่านนั้นก็เหมือนกับว่าสำเร็จไปแล้วครึ่งหนึ่ง

แผนกต้อนรับส่วนหน้า หรือแผนกบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O) คือ แผนกที่มีบทบาทสำคัญในธุรกิจโรงแรมโดย หน้าที่หลักของแผนกต้อนรับส่วนหน้า คือการให้บริการลูกค้าเปรียบ เสมือนเป็นศูนย์รวมหลักของการให้บริการลูกค้า ซึ่งการทำงานจะมีความเชื่อมโยงกับทุกแผนกของในโรงแรมเป็นตัวแทนในการบริการแขกตั้งแต่(Check In – In House – Check Out) และการทำงานจะต้องมีขั้นตอนที่ถูกต้องรอบคอบรวมถึงต้องสอดคล้องกับรายการบัญชีอีกด้วย

สำหรับตำแหน่งในแผนกต้อนรับส่วนหน้าโดยทั่วไปมีดังนี้

1. Front Office Manager (ผู้จัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า)

Front office manager หรือผู้จัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า มีหน้าที่ดูแลควบคุมให้การดำเนินงาน ของแผนกต้อนรับเป็นไปโดยราบรื่น และมีประสิทธิภาพ ตรงตามมาตรฐานที่โรงแรมกำหนดไว้ ซึ่ง Front office manager จะเป็นคนกลางคอยรับคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูงและนำมากระจายงานให้กับพนักงานทั่วไปอีกที นอกจากนั้น Front office manager ยังมีหน้าที่ในการคัดสรรพนักงาน ฝึกอบรม ตรวจสอบ และ ควบคุม สมาชิกทุกคนในทีมงานบริการส่วนหน้าของโรงแรม รวมไปถึงการตั้งเป้าหมาย กำหนดงบประมาณและคววบคุมค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน ประเมิณคุณภาพการทำงานของสมาชิกในทีม และคาดคะเนระดับอัตราการเข้าพักในอนาคต

2. Receptionist (พนักงานต้อนรับ)

เมื่อแขกเดินเข้ามาในโรงแรมพนักงาน พนักงานต้อนรับ (Receptionist) จะเป็นบุคคลแรกที่แขกติดต่อพูดด้วย โดยพนักงานต้อนรับจะต้องทักทายและให้การต้อนรับแขก ลงทะเบียนแขกและจ่ายห้อง มอบกุญแจ รวมการต้อบข้อซักถามและจัดการเกี่ยวกับเรื่องที่แขกพอใจ-ไม่พอใจ รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายด้านอาหารและเครื่องดื่มจากห้องอาหารและ บาร์ ตลอดจนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการซักรีดเป็นต้น และนอกจากนี้อาจจะต้องคิดต่อประสานงานกับแผนกอื่น ๆ ในเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับแขกด้วย

3. Bell Boy (พนักงานยกกระเป๋า)

หน้าที่ของ Bellboy คือ จะคอยต้อนรับแขกที่ เข้ามาในโรงแรม ให้ข้อมูลเกี่ยวกับโรงแรมทั้งบอกทางไปยังจุดต่างๆ ในโรงแรม หากแขกเข้าพักห้องก็ต้องช่วยแขกขนสัมภาระต่าง ๆ ไปที่ห้องพัก และเมื่อแขกจะกลับก็ต้องขนของลงมาจากห้องพักเช่นกัน

4. Cashier (พนักงานเก็บเงิน/แคชเชียร์)

แคชเชียร์มีหน้าที่เก็บเงิน ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จให้กับแขกที่มาใช้บริการ ลงรายการค่าใช้จ่ายต่างๆเข้าไปในแฟ้มของแขกระหว่างที่แขกเข้าพัก เรียกเก็บเงินต่างๆก่อนแขกเช็คเอาท์ รวมถึงการบริการที่ให้แขกและเปลี่ยนเงินตรา

5. Door Attendant หรือ Doorman (พนักงานเปิดประตู)

มีหน้าที่ช่วยเปิดประตูรถ ประตูโรงแรมเมื่อแขกมาถึง คอยช่วยเหลือและบริการแขกที่หน้าประตูโรงแรม

6. Night Potter (พนักงานสัมภาระภาคกลางคืน)

Night Potter เป็นผู้ที่ทำงานในเวลากลางคืน โดยปกติแล้วในช่วงเวลากลางคืน โรงแรมส่วนใหญ่จึงจะมีพนักงานอยู่เวรเท่าที่จำเป็น และพนักงานที่อยู่กลางคืนจะต้องทำงานหลายอย่าง เพราะต้องทำแทนตำแหน่งอื่นที่ไม่มีคนอยู่เวรด้วย โดย Night Porter จะรับช่วงงานต่าง ๆ ของแผนกต้อนรับตั้งแต่ประมาณ 23.00 น. หรือ 24.00 น. ไปถึงเช้าของอีกวัน Night Porter มีหน้าที่จัดการเรื่องที่ต้องดูแลบางส่วนที่บังเอิญเข้ามาในช่วงเวลากลางคืน เช่น แขกที่เข้ามาพักตอนดึก และแขกบางส่วนที่เช็คเอาท์ตอนเช้ามืด ดูแลการรับโทรศัพท์ ตรวจตราด้านการรักษาความปลอดภัยทั่วไป จัดหาเครื่องดื่มและอาหารว่างให้แขกที่อาจจะขอมาตอนกลางคืน และทำหน้าที่อื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการช่วยจัดเตรียมห้องจัดงานหากมีการประชุมหรืองานเลี้ยงในตอนเช้า

7. Reservation Clerk (เจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก)

มีหน้าที่ดูแลเรื่องการจองห้องพักของลูกค้า โดยมีหน้าที่ยืนยันการจองเมื่อแขกจองห้องพักเข้ามาจากช่องทางต่างๆ เช่นอีเมล์ จดหมาย หรือแฟกซ์ ขายบริการต่างๆเพิ่มเติมเมื่อเหมาะสม จัดทำรายการแขกเข้าแขกออก และรายงานที่เกี่ยวข้องอื่นๆให้แก่ผู้บังคับบัญชา

8. Telephone Operator (พนักงานรับโทรศัพท์)

คอยรับสายและจัดการสายต่างๆ ทั้งเข้าและออก รวมทั้งควบคุมระบบโทรศัพท์ในกรณีที่ต้องโทรปลุกแขก ตอบคำถามต่างๆเกี่ยวกับโรงแรมทางโทรศัพท์

9. Concierge (พนักงานบริการทั่วไป หรือ เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวก)

มีหน้าที่ยืนยันการจองสำหรับลูกค้าภัตตาคาร ทัวร์ รถลิมูซีน หรือบริการอื่นๆ เช่น จองตั๋วละคร จองทัวร์ แนะนำสถานที่ท่องเที่ยว แนะนำร้านค้าที่แขกต้องการจะไปซื้อ รวมถึงคอยช่วยเหลือแขกในกรณีที่แขกต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

จะเห็นได้ว่า ตำแหน่งในแผนกต้อนรับส่วนหน้า (Front Office Department หรือ F/O) มีหลายตำแหน่งและต้องใช้พนักงานหลายคนและมีหลายกะทั้งเช้าและเย็น และพนักงานในแต่ละกะจะต้องจัดการงานต่อจากกันได้โดยไม่มีสะดุด เพื่อให้แขกเกิดความประทับใจในการใช้บริการ รวมถึงทำให้ข้อมูลการเข้าพักของแขกไหลเวียนตั้งแต่การเช็คอิน การใช้บริการ การชำระเงิน จนถึงการเช็คเอ้าท์ ดังนั้น ผู้บริหารโรงแรมไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือใหญ่ ควรหาตัวช่วยให้การจัดการโรงแรม ดำเนินไปอย่างมืออาชีพ ด้วยการลงทุนทางด้านซอฟต์แวร์ หรือระบบบริหารโรงแรม (Hotel ERP Software)

โปรแกรมบริหารโรงแรม (hotel ERP Software) มีประโยชน์อย่างไร?

Hotel ERP Software คือ ระบบจัดการงานในโรงแรม ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานโรงแรม ตั้งแต่การให้บริการงานส่วนหน้า (Front Office) การจองห้องพัก (Booking & Interfaces) การจัดการเกี่ยวกับแม่บ้าน (Housekeeping) การรับชำระเงิน (payment channel) และการบัญชี (Accounting) รวมถึงในการจัดการส่วนของลูกค้า (Client Manager) หรือการทำการตลาด CRM (ซีอาร์เอ็ม) ทั้งนี้ระบบ Hotel ERP software ที่จะจะสามารถรองรับการขยายตัวของโรงแรมได้โดยไม่ทำให้การดำเนินงานของโรงแรมสะดุด

ในการให้บริการงานส่วนหน้านั้น ระบบจัดการโรงแรม (hotel ERP software) จะมีฟังก์ชั้นเรียกว่า ระบบบริหารงานส่วนหน้าของโรงแรม หรือ Front Office Systems ซึ่งจะช่วยให้พนักงานส่วนหน้าให้บริการแขกได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็ฯมืออาชีพมากที่สุด โดยระบบนี้เหมาะกับผู้ประกอบการโรงแรม ที่พัก และรีสอร์ท ที่ต้องการบริหารงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้การบริหารงานแผนกต้อนรับส่วนหน้ามีระบบการทำงานที่แม่นยำและถูกต้อง ช่วยในการคำนวณจำนวนห้องพัก ที่คงเหลือ จำนวนห้องพักที่แขกกำลังพักอยู่ รวมถึง ค่าใช้จ่ายต่างๆที่ลูกค้า เข้ามาใช้บริการ

ระบบบริหารงานส่วนหน้าของโรงแรม หรือ Front Office Systems ประกอบไปด้วย

  1. การจองห้องพักล่วงหน้า และการจองห้องพักผ่านหน้าเว็บไซต์
  2. การ Check in – Check Out
  3. การจัดทำข้อมูลลูกค้า
  4. การควบคุมราคาและจำนวนการขายผ่านระบบออนไลน์
  5. รองรับลูกค้าแบบกลุ่มทัวร์ (OTAs)
  6. การจัดการห้องพักและแม่บ้าน
  7. แคชเชียร์ และการออกเอกสารทางบัญชี
  8. การควบคุมค่าใช้จ่ายสอดคล้องกับบัญชี
  9. รองรับการทำงานที่เชื่อมต่อกับแผนกอื่น ๆ เช่น มินิบาร์ ,ช่าง
  10. การตรวจสอบข้อมูลและการออกรายงาน

จะเห็นว่าการบริหารงานส่วนหน้าของโรงแรม หรือ Front Office เป็นแผนกที่มีบทบาทสำคัญในธุรกิจโรงแรมโดย เสมือนเป็นศูนย์รวมหลักของการให้บริการลูกค้า ซึ่งการทำงานจะมีความเชื่อมโยงกับทุกแผนกของในโรงแรมเป็นตัวแทนในการบริการแขกตั้งแต่(Check In – In House – Check Out) ดูแลลูกค้าตั้งแต่เดินเข้ามาลงทะเบียนเข้าพัก  บริการส่งขึ้นห้องพัก ดูแลลูกค้าในระหว่างกำลังพักอยู่ จนถึงตอนลูกค้า ออกจากที่พัก และการทำงานจะต้องมีขั้นตอนที่ถูกต้องรอบคอบรวมถึงต้องสอดคล้องกับรายการบัญชี จึงต้องให้ความสำคัญและลงทุนในส่วนของซอฟต์แวร์ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน Front Office และงานส่วนอื่น ๆ ของโรงแรม

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

วงจรการบริการแขกของโรงแรม (THE GUEST SERVICE CYCLE)

ผมเชื่อว่าคนทำงานโรงแรมทุกคนต้องเคยได้ยินคำว่า “วงจรการบริการแขกของโรงแรม หรือ The Guest Service Cycle” กันมาไม่มากก็น้อยนะครับ หากใครที่เรียนวิชาบริหารจัดการโรงแรม จะพบว่าเรื่องของวงจรการบริการแขก หรือวงจรการเข้าพักโรงแรม จะแทรกอยู่ในหัวข้อ รายวิชาการดำเนินงานและการจัดการงานบริการส่วนหน้า (Front Office Department หรือ F/O) ครับ

ในการบริหารกิจการโรงแรมนั้น สิ่งแรกที่เราต้องเรียนรู้เพื่อการให้บริการที่ดีที่สุดแก่แขกที่มาพัก ก็คือ วงจรการเข้าพักและให้บริการแขกนั่นเองครับ เพราะเมื่อคุณเข้าใจวงจรนี้อย่างชัดเจน คุณจะรู้ถึงความต้องการของแขกที่มาพัก ทำให้คุณสามารถสร้างบริการที่ตอบสนองความต้องการของแขกได้อย่างดีที่สุด สิ่งที่ตามมาคือ เมื่อลูกค้าประทับใจ ก็จะเกิดการบอกต่อหรือ Reference แบรนด์ของเรา (ยุคนี้ การสร้างแบรนด์ให้ยั่งยืน สำคัญมากนะครับ) ส่งผลให้โรงแรมของคุณ มีฐานลูกค้าทั้งเก่าและใหม่เพิ่มขึ้น เมื่อคุณมีฐานลูกค้าที่ชื่นชอบในแบรนด์ของคุณแล้ว ธุรกิจบริการใหม่ๆที่เกี่ยวข้องกับโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มบริการ ร้านอาหาร สปา หรือการเพิ่มสาขาของโรงแรมก็จะกลางเป็นเรื่องที่ผู้บริหารดรงแรมจะนำมาพิจารณาเพื่อพัฒนาธุรกิจโรงแรมอย่างต่อเนื่องครับ

“วงจรการให้บริการแขกที่เข้าพักโรงแรม” คือ วิธีการและขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้นของแขกตั้งแต่การค้นหาโรงแรม จนถึงการเข้าพักและจากไป และจะกลับมาพักใหม่หรือไม่ ซึ่งหนังสือ Kasavana and Brooks 1995 ระบุ วงจรการบริการแขก (The Guest Service Cycle) ว่าประกอบด้วย 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

  1. ก่อนการเข้าพัก (Pre-Arrival) เป็นขั้นตอนก่อนการเข้าพักแขกยังมาไม่ถึงโรงแรม แต่แขกอาจจะต้องการบริการจากโรงแรม งานหลักๆโดยเบื้องต้นก่อนการเข้าพัก
  2. การเข้าพัก (Arrival)  เป็นขั้นตอนการเข้าพักเมื่อแขกมาถึงโรงแรม หลักๆจะประกอบด้วย การลงทะเบียนเข้าพัก  (Registration) และการส่งแขกไปยังห้องพัก
  3. ระหว่างการเข้าพัก (Occupancy)  เป็นขั้นตอนหลังจากการส่งแขกเข้าห้องพัก ซึ่งแผนกต้อนรับส่วนหน้ายังคงทำหน้าที่ในการประสานงาน ให้บริการต่างๆ และการจัดเตรียมข้อมูลเพื่อการบริการ
  4. การออกจากโรงแรม (Departure) เป็นเรื่องของการจัดการบัญชีค่าใช้จ่ายแขกและการบันทึกประวัติข้อมูลแขกเป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรแขก

ที่นี้ เรามาลงรายละเอียดของแต่ละหัวข้อ กันครับ

1. ก่อนการเข้าพัก (Pre-Arrival)

ขั้นตอนก่อนการเข้าพัก (Pre-Arrival) เป็นขั้นตอนแรกของวงจรการให้บริการของโรงแรม ซึ่งเป็นขั้นตอนที่แขกยัง มาไม่ถึงโรงแรม แต่ก็มีโอกาสที่แขกจะได้ใช้บริการหรือต้องการการบริการจากจากทางโรงแรมแล้ว  โดยงานหลักๆโดยเบื้องต้นก่อนการเข้าพัก คือ

  • การให้บริการด้านข้อมูลข่าวสาร (Information Service)
  • งานบริการสำรองห้องพัก (Room Reservation)

ก่อนอื่น เราต้องเข้าใจก่อนว่า มีปัจจัยหลายตัวที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเลือกที่พักของแขก ไม่ว่าจะเป็น ทำเลที่ตั้งของโรงแรม ชื่อเสียง โปรโมชั่น การโฆษณา การเสนอแนะจากบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยว เพื่อนและญาติ แม้กระทั้งจากประสบการณ์ในอดีตของตัวแขกเอง ทั้งหมดนี้มีผลต่อการตัดสินใจเข้าพักของแขก นอกจากนั้น การตัดสินใจของแขกมีอิทธิพลมาจากการให้บริการก่อนเข้าพัก (Pre-Arrival) ของโรงแรมด้วย เช่น ถ้าโรงแรมอำนวยความสะดวกในการสำรองห้องพักทำให้ลูกค้าสามารถเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับห้องพักได้อย่างละเอียด (มีทั้งรูปภาพและรายละเอียดชัดเจน) และสามารถจองห้องพักได้จากหน้าเว็บไซต์ของโรงแรม หรือผ่านเว็บไวต์ตัวแทนขายอื่นๆได้อย่างงายได้  หรือหากแขกติดต่อสอบถามขอข้อมูลเกี่ยวกับห้องพัก ไม่ว่าจะผ่านช่องทาง social network หรือโทรติดต่อที่หน้าฟร้อนท์ พนักงานโรงแรมของเราจะต้องสามารถอธิบายเกี่ยวกับห้องพัก การบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกและอัตราค่าห้องพักให้ลูกค้าเข้าใจได้ดี งานให้บริการด้านข้อมูลข่าวสาร (Information Service) ก่อนการจองห้องพักและงานบริการสำรองห้องพัก (Reservation Service) จึงเปรียบดังพนักงานขายของโรงแรม ซึ่งต้องมีความสามารถในการขายและนำเสนอจุดเด่น ภาพลักษณ์ที่ดีของโรงแรม

2. การเข้าพัก (Arrival)

ขั้นตอนการเข้าพัก (Arrival) เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นเมื่อแขกมาถึงโรงแรม ประกอบด้วย

  • การลงทะเบียนเข้าพัก (Registration) และ
  • การส่งแขกไปยังห้องพัก

พนักงานต้อนรับส่วนหน้า ควรทราบถึงข้อมูลและเงื่อนไขในการสำรองห้องพักก่อนที่แขกจะลงทะเบียนเข้าพัก สำหรับแขกที่ไม่สำรองห้องพักล่วงหน้า (Wall-in Guest) พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะต้องทำการเสนอขายห้องพักก่อนดังนั้นจึงต้องมีความรู้เกี่ยวกับห้องพัก ประเภทของห้องพัก อัตราค่าห้องพักและความสามารถในการเสนอขายจึงเป็นส่วนสำคัญยิ่ง การบันทึกการลงทะเบียน (Registration Record) ประกอบด้วย ข้อมูลแขกและวิธีการชำระเงิน (Method of Payment) ระยะเวลาการเข้าพัก (Length of Number) และลายมือชื่อ (Signature) ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการลงทะเบียน จากนั้นแขกจะได้รับกุญแจห้องพักและแผนที่ของโรงแรม พนักงานยกกระเป๋าจะให้ความช่วยเหลือและส่งแขกไปยังห้องพัก และพนักงานส่วนหน้าจะบันทึกรายงานสถานะห้องพัก

3. ระหว่างการเข้าพัก (Occupancy)

แผนกต้อนรับส่วนหน้า มีหน้าที่ประสานงานการให้บริการต่างๆ และการจัดเตรียมข้อมูลต่างๆเพื่อมอบแระสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับแขกที่เข้าพัก วัตถุประสงค์หลักก็เพื่อเป็นการสนับสนุนให้แขกกลับมาใช้บริการอีกครั้ง และเพื่อให้แขกแนะนำโรงแรมของเรากับคนอื่นๆที่แขกรู้จักต่อไป ซึ่งนั้นเป็นการทำการตลาดที่ดีมากอีกอย่างหนึ่งของโรงแรม เพราะเป็นการบอกเล่าประสบการณ์ของผู้ใช้อย่างแท้จริง การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต้องเกิดจากการสื่อสารที่ชัดเจน การตอบสนองอย่างรวดเร็ว และสิ่งที่สำคัญต้องตระหนักถึงการจัดการข้อตำหนิ การดูแลความปลอดภัย ในระหว่างที่แขกเข้าพัก และแผนกบริการส่วนหน้ายังมีหน้าที่บันทึกค่าใช้จ่ายกรณีที่แขกไปใช้บริการนอกเหนือจากค่าห้องพัก เช้น การเข้าใช้บริการร้านอาหาร สปา ในโรงแรม ซึ่งนอกจากเราจะใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการเรียกชำระค่าบริการจากแขกเท่านั้น แต่การบันทึกต่างเหล่านี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถประเมินแนวทางการให้บริการของโรงแรมได้อีกด้วย เช่น หากโรงแรมทราบว่าแขกส่วนมากชอบใช้บริการสปาของโรงแรม แผนกการตลาดก็จะสามารถคิด)รโมชั่นหรือแพคเกจการเข้าพักที่แทกรสปาเข้าไปได้ด้วย หรือผู้บิหารก็จะวางแผนในการขยายบริการสปาให้ดีขึ้นได้ เป็นต้น

4. การออกจากโรงแรม (Departure)

การจัดการบัญชีค่าใช้จ่ายแขกและการบันทึกประวัติข้อมูลแขกเป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรแขก กระบวนการชำระเงิน การคืนกุญแจห้องพัก หลังจากที่พนักงานรับคืนห้องพักจะต้องบันทึกสถานะห้องพักเพื่อแจง้ให้แก่แผนกแม่บ้านทราบต่อไป

4 ข้อข้างต้นนี้คือ วงจรบริการแขกที่คนทำงานโรงแรมทุกคนต้องทราบ เพื่อคุณคุณจะตัดสินใจได้ว่า คุณจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์อะไรที่จะช่วยให้พนักงานต้อนรับส่วนหน้าของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และระบบจัดการโรงแรมที่ดีนั้นไม่ใช่มีเพียงระบบจองห้องพัก แต่จะต้องช่วยให้คุณมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับแขก รวมถึงสามารถทำให้คุณเห็นรายงานความเคลือนไหวของโรงแรมได้อย่างถูกต้องแม่นยำเพียงพอที่คุณจะตัดสินใจสิ่งต่างๆที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ  ในบทความหน้าเราจะพูดถึง “ตำแหน่งในงานบริการส่วนหน้าของโรงแรมว่ามีอะไรบ้าง” และ “การสร้างแผนกบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O) ที่ดี เพื่อเพิ่มความประทับใจลูกค้าตั้งแต่เช็คอิน” กันครับ

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ช่องทางในการเข้าถึงระบบบริหารจัดการ INNKepper รูปแบบรีโมต (Remote)

CiMSO เข้าใจถึงความคล่องตัวในการบริหารงานของทีมผู้บริหาร ทีมเซล์ หรือแม้กระทั่งทีมการเงิน ที่บ่อยครั้งมีความจำเป็นที่จะต้องเข้าระบบจากที่ใดที่หนึ่งนอกโรงแรมเพื่อบริหารงาน หรือในขณะที่คุณทำการตกลงทางธุรกิจกับลูกค้าแลขณะนั้นเองคุณต้องการดชว์รายงานทางการเงินล่าสุด คุณต้องการเปิดข้อมูลและนำมาใช้ทันที หรือแม้กระทั่ง ในขณะที่คุณลาพักร้อน แต่ยังต้องการตรวจสอบการทำงานของทีม CiMSO นำเสนอช่องทางเข้าถึงจากระยะไกล หรือ remote access ที่น่าสนใจ 3 รูปแบบ ดังนี้

รูปแบบที่ 1: CiMSO เป็นพาร์ทเนอร์กับ Windows และซอฟต์แวร์ของเราสร้างขึ้นมาจากพื้นฐานระบบของ Windows (Windows-based)

สำหรับโรงแรมหรืออสังหาริมทรัพย์ขนาดเล็ก คุณสามารถเข้าถึงสาขาสำนักงานใหญ่ได้ง่ายๆ โดยใช้ฟังก์ชั่นมาตรฐานของ Microsoft Applications นั่นคือ “Remote Desktop” แต่รูปแบบนี้จะไม่เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเข้าถึงระบบแบบ Remote Access เป็นประจำ/บ่อย ๆ หรือผู้ที่มีโรงแรม/ที่พักหลายสาขา หรือโรงแรม/อสังหาฯขนาดใหญ่

รูปแบบที่2: ในกรณีที่คุณเป็นโรงแรมขนาดใหญ่ หรือมีหลายสาขา หลายอสังหาริมทรัพย์ คุณสามารถเลือกใช้ CiMSO’s Mobile User ได้ ซึ่งระบบ CiMSO’s Mobile User จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงระบบบริหารจัดการโรงแรม INNKeeper  จากอุปกรณ์มือถือได้อย่างเต็มรูปแบบ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของกิจการ แผนกการเงินและบัญชี และ/หรือ ผู้จัดการ และพนักงานที่ทำงานจากนอกโรงแรม (remote mobile workers) และอีกข้อดีหนึ่งของการเลือกใช้ CiMSO’s Mobile User ก็คือ ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงหรืออัพเดทข้อมูลใด ๆจากภายน้อกสถานที่ที่คุณหรือพนักงานของคุณทำ ระบบจะทำการ Back-up และอัพเดทข้อมูลให้ทันที ซึ่งการอัพเดทข้อมุลนี้มีเงื่อนไขเดียว คือ ระบบจะอัพเดทให้ทันทีที่ผู้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลผ่านมือถือที่มีอินเตอร์เนต หรือหากคุณอยู่ในที่ที่มีสัญญานอินเตอร์เนตอยู่แล้ว ข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของคุณก็จะอัพเดทอย่างเรียลไทม์ ซึ่งข้อดีนี้เป็นข้อดีที่โดดเด่นและสำคัญมากสำหรับการทำธุรกิจโรงแรมยุคนี้

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการประจำประเทศแอฟริกา นายฟรังซัวส์ เลอ รูซ์ (Francois Le Roux) ให้ข้อมุลเพิ่มเติมว่า “ฟีเจอร์ของ CiMSO’s Mobile User ช่วยให้เจ้าของและผู้บริหารโรงแรมสามารถเห็นความเคลื่อนไหวต่าง ๆ ของแต่ละหน่วยงาน และทำให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้นยังสามารถเข้าถึงการรายงาน (Report) ของทุกข้อมูลและบริหารจัดการได้ทุกฟังค์ชั่นของระบบ” นอกจากนั้น “ผู้บริหารไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหายเพราะ CiMSO’s Mobile User จะทำการแบคอัพ (Back Up) ข้อมูลไว้ที่เซิร์ฟเวอร์อยู่ตลอดเวลา”

รูปแบบที่ 3: CiMSO ให้บริการเชื่อมต่อกับคลาวด์ส่วนตัว (Private Cloud) หรือเรียกว่า “CiMSO Private Cloud solution” ซึ่งรูปแบบนี้เป็ฯระบบที่ใช้ระบบคลาวด์เซอร์ฟเวร์อย่างเต็มรูปแบบ ทำให้การทำงานของผู้บริหารมีมาตรฐานและสามารถเข้าถึงระบบได้ตลอดเวลา (“always-on” and “always available” benefits) เนื่องจากระบบจะเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์หลักแบบเรียลไทม์ นอกจากนั้น พนักงานผู้ใช้ระบบที่ทำงานประจำตำแหน่งอยู่ขณะนั้นก็ยังสามารถเข้าถึงและจัดการระบบได้อย่างไม่มีสะดุด แม้ว่าจะเกิดเหตุการณ์อินเตอร์เนตล่มก็ตาม

ที่ปรึกษาระบบ CiMSO คุณเฮเลน แวน เนย์เคิร์ค (Hanlé van Niekerk) เล่าว่า “หากคุณเป็นผู้ให้บริการโรงแรม แน่นอนว่าคุณไม่สามารถบอกลูกค้าที่เข้าพักให้รอ เพราะมันทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่ดีกับการให้บริการของโรงแรม” “นอกจากนั้น เราใช้ฟังก์ชั่น CiMSO INNsync เพื่อให้คุณมั่นใจว่าระบบทำการเชื่อมต่อฐานข้อมูลระหว่าง Cloud Servers, Local Servers และ Web Services (สำหรับการจองห้องพักผ่านออนไลน์) ทุกเซิร์ฟเวอร์จะเชื่อมต่อกับระบบอย่างราบรื่นทันที่ที่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต ซึ่ง CiMSO INNSync ตอบโจทย์สำหรับผู้บริหารที่มีโรงแรมหลายสาขา/อสังหาฯหลายที่และต้องการเข้าถึงระบบของโรงแรม/อสังหาฯ ที่อยู่คนละที่ได้ (Remote Locations)”

ทั้งหมดนี้ คือ ช่องทางในการเข้าถึงระบบบริหารจัดการ INNKepper รูปแบบรีโมต (remote) หรือมัลติ-แอคเซส (multi-access) ที่ CiMSO นำเสนอ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงระบบจัดการโรงแรมของคุณได้ทุกที่ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ซอฟต์แวร์ INNKeeper ของ CiMSO เป็นระบบที่สร้างขึ้นด้วยพื้นฐานของ Microsoft และมาตรฐาน ISO ซึ่งจะทำให้คุณเชื่อมั่นได้ว่าระบบของเรามีความเสถียรและสากล ไม่ว่าคุณจะมีอสังหาฯ ตั้งอยู่ในพื้นที่ห่างไกลหัน หรือคนละประเทศกัน คุณก็สามารถใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรม CiMSO ได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุด แถมยังประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายและลดความวุ่นวายในการปรับใช้ซอฟต์แวร์ของพนักงานอีกด้วย

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ความเข้าใจที่เจ้าของโรงแรมมักจะเข้าใจผิดต่อการบริหารจัดการโรงแรม

ประเทศไทยเป็นประเทศที่โดดเด่นเรื่องการท่องเที่ยวมากนะครับ เพราะประเทศไทยเป็นประเทศที่อยู่ในภูมิภาคที่เรียกได้ว่าเป็นหนึ่งในประเทศที่น่าอิจฉาของชาวเอเซียเลยก็ว่าได้ เพราะเรามีทั้งภูเขาที่สวยงาม ทะเลที่สวยสะอาด แถมยังเป็นประเทศที่ประสบปัญหาภัยพิบัติต่าง ๆ น้อยมากเทียบกับประเทศอื่น ๆ ด้วยครับ รายได้จากการท่องเที่ยวไม่ว่าจะเป็นรายได้จากคนในประเทศด้วยกันเอง หรือรายได้จากต่างชาติที่ไหลเข้ามาที่ประเทศไทย ถือว่าเป็นอีนดับต้นๆ ของรายได้หลักของไทย รัฐบาลไทยไม่ว่าจะยุคไหน ๆ ก็พยายามให้การสนับสนุนธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการท่องเที่ยวมาก ซึ่งหนึ่งในธุรกิจที่ได้รับการสนับสนุนเป็นอย่างดี ก็คือ ธุรกิจที่พัก โรงแรม รีสอร์ท ครับ จากสถิติ ประเทศไทย มีจำนวนโรงแรมที่จดทะเบียน (ยังไม่รวมที่พัก รีสอร์ท ขนาดเล็กที่ยังไม่ได้จดทะเบียนเป็นโรงแรม) อยู่ถึง 40,000 กว่าโรงแรมเลยเชียวครับ โรงแรมต่าง ๆ ไม่ว่าใหญ่เล็ก จึงต้องแข่งกันพัฒนาทั้งด้านอัตราค่าห้อง การการจายห้องไปยังเว็บจองห้องพักต่างๆ การให้บริการเมื่อลูกค้าเช็คอิน การสร้างฐานลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าเลือกเข้าพักและใช้บริการของทางโรงแรมอย่างต่อเนื่อง อ่านถึงตรงนี้แล้ว คุณคิดว่าอะไรที่เป็นปัจจัยหลักที่ทำให้ผู้บริหารโรงแรมสามารถบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถแข่งขันกับโรงแรมอื่นๆ แม่กระทั่งโรงแรม Chain ใหญ่ ๆ ระดับโลกครับ ใช่ครับ Hotel ERP Software

Hotel ERP software หรือ Hotel Management Software (โฮเต็ล เมเนจเม็นท์ ซอฟต์แวร์) คือ ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่มีโมดูล สำหรับจัดการงานในโรงแรมทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน ควบคุมได้ง่ายขึ้นทั้งด้านการจัดการภายในโรงแรม ไม่ว่าจะเป็น ระบบบริหารส่วนหน้า (Front Office) ระบบจองห้องพัก (Booking & Interfaces) ระบบแม่บ้าน (Housekeeping) การรับชำระเงิน (Payment Channel) และระบบบัญชี (Accounting) รวมถึงในการจัดการส่วนของลูกค้า (Client Manager) หรือการทำการตลาด CRM (ซีอาร์เอ็ม)

จากคำนิยามข้างต้นของ คำว่า Hotel ERP Software จะเป็นได้ว่าซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมไม่ใช่แค่โปรแกรมการจองห้องพัก (Booking Software) เท่านั้น แต่เป็นการบริหารจัดการโรงแรมทั้งหมด ซึ่งผู้ประกอบการโรงแรมที่เล็งเห็นถึงการพัฒนาอย่างยั่งยืนของโรงแรม จะลงทุนติดตั้ง Hotel ERP Software ตั้งแต่แรกเริ่มของกิจการ เพื่อตัดปัญหาความวุ่นวายในการบริหารจัดการและยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน รวมถึงไม่เป็นอุปสรรคในการขยายบริการหรือขยายกิจการต่อไปอีกด้วย

แต่ก็ยังมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Hotel ERP software หรือระบบบริหารจัดการโรงแรม อีกหลายประการที่ผู้บริหารหรือเจ้าของโรงแรมที่ยังไม่เห็นความสำคัญของซอฟต์แวร์ ดังนี้

1. การบริหารโรงแรมต้องสร้างคน ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ software ช่วย

ไม่จริงเลยครับ การมี Hotel ERP Software จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานของพนักงาน ลดการซ้ำซ้อนของการทำงาน จึงช่วยลดจำนวนคนที่ไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังมีฟังก์ชั่น Channel Manager ที่จะช่วยให้คุณทำการตลาด ขายห้องพักได้มากขึ้น ซึ่งเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรมในระยะยาว

2. PMS แบบ Web-based ก็พอแล้ว ไม่จำเป็นต้องลงทุนระบบให้ครอบคลุมทุกแผนก

ไม่จริงครับ การบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้มีแค่เรื่องจากจองห้องพัก แต่ยังมีเรื่องอื่นๆที่สำคัญที่คุณต้องการระบบมาช่วยอีกมากมาย เช่น Channel Manager และ CRM ที่จะช่วยเพิ่มยอดขายและรักษาฐานลูกค้าเดิม การเชิ่อมต่อกับระบบบัญชีโรงแรม ทำให้คุณเห็นรายับ-รายจ่ายที่แท้จริง ทั้งหมดมีรายงาน (Report) อย่างเรียลไทม์ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหาร ทำให้โรงแรมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

3. Software แต่ละแผนก แยกกันใช้ แยกกันซื้อ ดีกว่า ดูแลง่าย

ไม่จริงครับ ยิ่งคุณมีหลายซอฟต์แวร์ ยิ่งทำมให้คุณบริหารจัดการยาก เพราะคุณมีข้อมุลมาจากหลายทางและไม่แน่ใจว่าข้อมูลไหนคือข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องใช้คนในการรวมข้อมูลและทำรายงานออกมาให้คุณ แถมยังเสียค่าใช้จ่ายสูงกว่าการที่คุณเลือกใช้ Software ที่มีโมดูลรองรับการใช้งานของทุกแผนก และรองรับการเติบโตขององค์กร และการวางแผนเลือกใช้ Hotel ERP Software ที่ดีไว้ตั้งแต่เริ่มเปิดกิจการจะทำให้คุณไม่ปวดหัวกับการบริหารจัดการข้อมูล การทำงานของโรงแรมจะไม่ซ้ำซ้อน ตรวจจับได้ และข้อมูลไหลเวียนทั้งระบบได้อย่างราบรื่น คุณจะได้รายงานที่ครอบคุลมและตัวเลขที่แน่นอน ส่งผลให้คุณและทีมผู้บริหารสามารถพิจารณาตัดสินใจเรื่องต่างๆเกี่ยวกับโรงแรมได้ดีและถุกต้องแม่นยำมากขึ้น

4. ระบบบัญชีชัดเจนแบบนี้แล้วจะคุ้มเสี่ยงถูกตรวจสอบบัญชี ย้อนหลังไหม

ไม่เกี่ยวกันครับ การวางแผนใช้ Hotel ERP Software จากผู้ผลิตซอฟต์แวร์ที่รู้เรื่องระบบบัญชีโรงแรม ซึ่งซอฟต์แวรืสร้างขึ้นตามระบบบัญชีมาตรฐานสากล ทำให้คุณไม่ต้องกลัวว่าข้อมูลทางบัญชีจะผิดพลาดและทำให้คุณเห็นข้อมูลที่ถูกต้อง เมื่อคุณวางแผนจะเพิ่มสาขาของโรงแรม หรือเพิ่มบริการอื่นๆให้กับโรงแรม เช่น ร้านอาหาร สปา กอล์ฟคลับ เป็นต้น คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องการทำบัญชีอีกต่อไป ทำให้คุณมีเวลาเหลือพอที่จะไปมุ่งการทำการตลาดและการพัฒนาทางด้านอื่นๆของโรงแรม

จากความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Hotel ERP Software และคำตอบข้างต้น จะทำให้คุณเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่า หากคุณเป็นหนึ่งในทีมผู้บริหารโรงแรมและคุณวางแผนไว้ว่า คุณควรจะได้กำไรจากกิจการโรงแรมและมีความตั้งใจที่จะพัฒนาโรงแรมต่อไปเรื่อย ๆ ทำไมคุณจะไม่เลือกลงทุนกับซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรม ที่พัก และรีสอร์ท ที่มีมาตรฐานสากลอย่างมาตรฐาน ISO และทำไมถึงไม่ติดตั้ง Hotel ERP Software ตั้งแต่เริ่มตั้งกิจการละครับ เพื่อให้คุณไม่ต้องกังวลกับการบริหารที่ใช้พนักงานเยอะเกินความจำเป็น ข้อมูลซ้ำซ้อน ผิดพลาด แต่คุณกลับบริหารจัดการได้ตอลดไม่ว่าคุณอยู่ที่ไหน แถมยังเหลือเวลามาพัฒนากิจการของคุณด้วย

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

10 ฟีเจอร์ ที่ซอฟต์แวร์สำหรับโรงแรมต้องมี (2/2)

จากบทความที่แล้ว เราพูดถึง 5 ฟีเจอร์แรก ที่ซอฟต์แวร์สำหรับโรงแรมต้องมี ไปแล้ว ในบทความนี้จะแนะนำ อีก 5 ฟีเจอร์ที่สำคัญและทำให้คุณเห็นถึงความสามารถของซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี  แล้วคุณจะสามารถเปรียบเทียบคุณลักษณะของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่คุณใช้อยู่กับมาตรฐานสากลของระบบบริหารจัดการโรงแรม ซึ่งหากคุณลงทุนเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมแล้ว ซอฟต์แวร์นี้จะช่วยให้คุณ นอกจากจะลดรายได้ในการบริหารจัดการ แล้วยังเพิ่มรายได้ให้กับคุณอีกด้วย

6. การเชื่อมต่อบูรณาการกับสิ่งอำนวยความสะดวกหรือบริการอื่นๆ (Integrated with optional facilities)

ซอฟต์แวร์ของคุณควรจะเป็นทางออกที่ครบวงจรที่ช่วยให้คุณ (ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ) สามารถเลือกเพิ่ม-ลด ฟีเจอร์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับสิ่งอำนวยความสะดวกหรือบริการอื่นๆของโรงแรม เช่น ฟีเจอร์เกี่ยวกับการจองห้องพัก , ร้านอาหาร, การจัดการสินค้าคงคลัง, ผับ บาร์, กิจกรรมต่างๆในโรงแรม (เช่น สระว่ายน้ำ, จักรยาน เป็นต้น), การจองสปา, กลอล์ฟคลับ รวมถึง Back Office และการจัดการเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น เอกสารการจอง และเอกสารทางบัญชี ซึ่งฟีเจอร์เหล่านี้จะต้องสามารถทำงานร่วมกับระบบหลักของโรงแรมได้อย่างราบรื่น และไม่ควรที่จะต้องเชื่อมโยงผ่านอินเตอร์เฟส (interface) ที่มีราคาแพง และไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์เพิ่ม ๆ อีก (license fees)

7. การเชื่อมต่อข้อมูลไม่ว่าจะที่พักเดี่ยวหรือหลายสาขา (โรงแรมในเครือ) (Single & Multi-property Synchronization) 

แม้ว่าคุณจะมีที่พักให้บริการเพียงที่เดียวแต่คุณก็ต้องการบริหารจัดการทางไกลอย่างเต็มรูปแบบ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดของมุมโลก คุณก็สามารถเห็นความเป็นไปของที่พักของคุณได้ ( full remote functionality from anywhere in the world) หรือหากคุณมีที่พักให้บริการหลายที่ (มีที่พักหลายสาขา มีโรงแรมในเครือ) และคุณต้องการให้สำนักงานใหญ่เป็นศูนย์กลางในการบริหารจัดการโรงงแรมทุกๆสาขา ไม่ว่าจะเป็นการจองห้องพัก การบริหารจัดการสินค้าคลคลัง และการขาย …. ซอฟต์แวร์ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อข้อมูลให้กับคุณได้ทั้งหมดแบบเรียลไทม์หรือกือบจะเรียลไทม์ในการณีเป็นสถานที่ห่างไกล (คนละประเทศ หรือที่ที่ low internet)

8. การตลาดและการสื่อสาร (Marketing and Communication)

ระบบที่เสริมการตลาดเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แคมเปญการตลาดของคุณประสบความสำเร็จและซอฟต์แวร์ของคุณควรมีความสามารถในการติดตั้งและออกรายงานจากฐานข้อมูลของคุณได้เลย โดยที่คุณใช้เพียงปลายนิ้ว การสื่อสารการตลาดเป็นขั้นตอนที่ 2  ซอฟต์แวร์ที่ดีที่ช่วยให้คุณสามารถสื่อสารหรือส่งข้อความได้แบบ   mass/bulk sms และส่งแฟกซ์ อีเมล์แคมเปญ (e-mail campaigns)

9. การอัพเกรด และการให้บริการหลังการขาย (Upgrades & Support)

แม้ว่าคุณจะมีครบทั้ง 8 คุณสมบัติดังกล่าวก่อนหน้านี้ทั้งหมดอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ แต่ถ้าซอฟต์แวร์ของคุณไม่ได้อยู่ในการติดตั้งด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันผ่านการอัพเกรดประจำปี (lock-step with current technologies through annual upgrades)แล้ว คุณอาจนั่งอยู่กับวิธีการแก้ปัญหาที่ล้าสมัยภายใน 2-3 ปี คุณควรระลึกอยู่เสมอว่าซอฟแวร์ไม่ได้เป็น“ของวิเศษ” ดังนั้น เป็นไปได้ที่คุณจะเจอปัญหาเล็กๆน้อยๆระหว่างการใช้งาน และแน่นอน! คุณต้องการให้บริษัทซอฟต์แวร์ที่ให้บริการแบบมืออาชีพทันเวลาและให้บริการหลังการขาย 24×7 สำหรับคุณและพนักงานของคุณ

10. การควบคุมคุณภาพและมาตรฐาน (Quality Control and Industry Standards)

บริษัทซอฟต์แวร์ของคุณควรจะสามารถให้บริการแบบมืออาชีพตามการควบคุมคุณภาพ ISO9001(3) นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ที่ต้องการจะต้องสอดคล้องกับมาตรฐานอุตสาหกรรมนานาชาติ เช่น American Hotel and Lodging Association (AHLA), Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) และ International Financial Reporting Standards (IFRS)

จะเห็นว่า ทั้ง 10 ฟีเจอร์ของระบบบริหารจัดการโรงแรมนี้: 1. ระบบครบวงจรพร้อมสรรพ (“Turn-Key” Solution), 2. รายงาน (Reporting), 3.   คลิก, ลาก, วาง – ปฏิทิน (Click, Drag, Drop – Calendar), 4. การวางแผนราคาห้องพัก และ โปรโมชั่น (Rate Planning), 5.ระบบจองห้องพักออนไลน์ (Online Bookings), 6.   การเชื่อมต่อบูรณาการกับสิ่งอำนวยความสะดวกหรือบริการอื่นๆ (Integrated with optional facilities), 7.   การเชื่อมต่อข้อมูลไม่ว่าจะที่พักเดี่ยวหรือหลายสาขา (โรงแรมในเครือ) (Single & Multi-property Synchronization) , 8. การตลาดและการสื่อสาร (Marketing and Communication), 9. การอัพเกรด และการให้บริการหลังการขาย (Upgrades & Support), 10. การควบคุมคุณภาพและมาตรฐาน (Quality Control and Industry Standards) เป็นความสามารถของซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี ที่คุณจะใช้พิจารณาเลือกซื้อ เลือกติดตั้ง ซอฟต์แวร์ ที่คุ้มค่าและให้ประสิทภาพประสิทธิผลอย่างแท้จริงกับที่พักของคุณ ตอนนี้ระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณมีความสามารถครอบคุลมความต้องการของคุณแล้วหรือยัง?

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

10 ฟีเจอร์ ที่ซอฟต์แวร์สำหรับโรงแรมต้องมี (1/2)

ต้องยอมรับว่า ในยุคเทคโนโลยีสมัยใหม่นี้ ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรม เป็นสิ่งที่ทุกโรงแรม ที่พัก จะต้องมี เพื่อให้เพื่อให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้าเพิ่มผลผลิตประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรมช่วยให้คุณบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่ Front Office และ Back Office ซึ่งซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมนี้ จะช่วยลดการทำงานผิดพลาดให้กับพนักงานของคุณ เพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการลูกค้า ตั้งแต่การเช็คอินจนเช็คเอ้าท์ แถมยังช่วยให้คุณทำบัญชีโรงแรมได้ถูกต้องแม่นยำและมีมาตรฐานมากขึ้น

บทความนี้ จะแนะนำให้คุณเห็นถึงความสามารถของซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี 10 ประการ เพื่อให้คุณพิจารณาว่า ตอนนี้คุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมแล้วหรือยัง:

1. ระบบครบวงจรพร้อมสรรพ (“Turn-Key” Solution)

การซื้อซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมเป็นสิ่งที่ท้าทายการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร คุณอาจจะเปรียบเทียบได้กับการซื้อรถคันใหม่ เห็นได้ชัดว่ามันต้องตอบสนองความต้องการของคุณ : ขนาดของครอบครัวของคุณ การใช้เชื้อเพลิง คุณลักษณะ การเงิน บริการหลังการขาย….. แต่ไม่มีอะไรเปรียบเทียบกับความพึงพอใจสุดๆในตอนที่คุณได้รับกุญแจ ก้าวเข้าไปในรถใหม่และขับมันออกจากร้าน!!! ดังนั้น คุณควรจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บริหารจัดการดรงแรมของคุณจะได้รับความพึงพอใจเช่นเดียวกับตอนที่คุณซื้อรถคันใหม่ … ต้องเลือกให้ดี!!

2. รายงาน (Reporting)

อะไรคือประโยชน์ของการลงทุนซื้อซอฟต์แวร์ แต่คุณไม่ได้รับรายงานที่จำเป็นจากซอฟต์แวร์เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ธุรกิจที่สําคัญ ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี นอกจากไม่เพียงแต่จะสามารถในการออกรายงานฐานข้อมุลลูกค้าที่มาพักและใช้บริการโรงแรม , สมาชิก , รายการสินค้า , รายการขาย , อัตราการจองห้องพัก , งบกำไรขาดทุน  แต่ซอฟต์แวร์ที่ดีควรช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและรูปแบบการรายงานความต้องการโดยเฉพาะของคุณ เพื่อให้ทีมผู้บริหารและนักลงทุนได้ประมาณการ วางแผน การดำเนินธุรกิจได้ถูกต้องและแม่นยำขึ้น นั่นคือข้อดีของการรวบรวมข้อมูลและการใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ถูกต้อง

3. คลิก, ลาก, วาง – ปฏิทิน (Click, Drag, Drop – Calendar)

การบริหารจัดการจองที่พัก การเปลี่ยนแปลงห้อง และวันเวลาห้องพักของโรงแรมคุณ ควรจะเป็นเรื่องง่าย เหมือนการ คลิก …. ลาก … วาง

ระบบที่ดีควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งห้องพักและอัตราค่าห้องโดยอัตโนมัติ รวมถึงให้โอกาสผู้ใช้ในการยอมรับหรือแก้ไขอัตราค่าห้อง ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการห้องพัก เพิ่มทั้งจำนวนผู้เข้าพักและรายได้ตอบแทน

4. การวางแผนราคาห้องพัก และ โปรโมชั่น (Rate Planning)

การวางแผนราคาห้องพัก และ โปรโมชั่น เป็นสิ่งที่สำคัญและซอฟต์แวร์ของคุณจะต้องมีคุณสมบัติในการจัดการสินค้าคงคลัง (inventory management) ด้วยระดับชั้นวางแบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เสมอ (Dynamic Rack), สามารถตั้งราคาพิเศษ และเป็นไปตามกฎตามอัตราขององค์กร

ระบบรายงาน หรือ แดชบอร์ดรายงาน (the report dashboard) ควรจะครอบคลุมและมีมาตรฐานเดียวกับ AHLA (American Hotel and Lodging Association) นอกจากนั้นรายงานต่างๆควรจะเชื่อมโยงกับ P&L (profit and loss statement) หรือ งบกำไรขาดทุน

5. ระบบจองห้องพักออนไลน์ (Online Bookings)

ลูกค้า (Potential guests) ควรจะต้องสามารถทำการจองห้องพักได้หลากหลายช่องทาง ทั้งโดยตรงผ่านเว็บไซต์ของคุณ เช่นเดียวกับที่ลูกค้าสามารถจองห้องพักผ่านระบบ Channel manager ของคุณที่ช่วยบริหารจัดการห้องพักในที่เดียวและเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ที่ให้บริการโปรโมตห้องพักต่างๆ ให้กับคุณโดยอัตโนมัติ (Hotel booking channels) เช่น Agoda, AirBnB, Booking, SiteMinder เป็นต้น  

หากโรงแรมของคุณมีหลายสาขาหรือมีโรงแรมในเครือหลายแห่ง ซอฟต์แวร์ของคุณควรให้ตัวเลือกสำหรับคุณ ว่าคุณจะเลือกระบบบริหารจัดการแบบแยกส่วน หรือ ระบบจองจากส่วนกลางที่เดียว ซึ่งคุณจะสามารถบริหารการจองจากช่องทางต่างๆของทุกๆโรงแรมในเครือของคุณในที่เดียว นอกจากนั้นซอฟต์แวร์ที่ดีควรจะต้องมีระบบการจองแบบกลุ่ม (Group Bookings) และมีสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจองที่พักของคุณ

ในการบริหารจัดการราคาห้องพักและโปรโมชั่น รวมถึงเนื้อหา ข้อมูล รูปภาพเกี่ยวกับห้องพัก โรงแรม ควรจะต้องสามารถบริหารจัดการได้ในที่เดียว ซึ่งซอฟต์แวร์ของคุณควรจะต้องมีฟังชั่นสนับสนุนการทำงานนี้ รวมถึงการอัพเดทได้อย่างเรียลไทม์เมื่อคุณมีการแก้ไขด้วย

Channel Manager เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมคุณควรต้องมี

บทความนี้ เราเนะนำ 5 ฟีเจอร์แรก ที่ซอฟต์แวร์สำหรับโรงแรมต้องมี เป็นไอเดียเพื่อให้คุณสำรวจระบบบริหารจัดการโรงแรมที่คุณ มี ในบทความหน้าเราจะพูดถึง อีก 5 ฟีเจอร์ที่สำคัญและทำให้คุณเห็นถึงความสามารถของซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี  ที่จะช่วยเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรมของคุณ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โปรแกรมบริหารจัดการโรงแรมที่คุณใช้อยู่ เหมาะกับโรงแรมของคุณแล้วหรือยัง?

หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรม หรือเป็นหนึ่งในทีมผู้บริหารโรงแรม ที่ประสบปัญหาระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ตอบโจทย์ ไม่ครอบคลุมการใช้งาน ซึ่งทำให้คุณไม่สามารถพัฒนาโรงแรมของคุณได้อย่างต่อเนื่อง หากคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่กำลังเจอปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ เชื่อเถอะ ว่าคุณต้องการระบบบริหารจัดการที่ครอบคลุมและเสถียรกว่าที่คุณใช้อยู่

ตัวอย่างปัญหาการใช้งานระบบบริหารจัดการโรงแรมที่คุณอาจพบเจออยู่

  • ระบบ PMS ที่ไม่เชื่อต่อกับระบบ Channel Manager ซึ่งมักจะทำให้เกิดปัญหาการจองเกินจำนวนจัดสรรได้เช่นกัน (Overbooking) ซึ่งแม้ว่าคุณจะสามารถแบ่งจำนวนห้องไปยังเว็บไซต์ booking ต่างๆ แต่ยอมรับเถอะว่าบางครั้งก็รู้สึกทั้งเสียเวลาและมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดจากการลงข้อมุลด้วยตัวคุณเองเหมือนกัน
  • ระบบการจองห้องที่ไม่เชื่อมต่อกับระบบบัญชี ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถเห็นรายงานทางการเงินได้อย่างเรียลไทม์
  • ระบบ PMS + Channel Manager ที่ไม่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลลูกค้า ทำให้โรงแรมไม่สามารถทำ CRM และสร้าง Royalty Program ได้
  • โรงแรมมีหลายสาขา แต่ซอฟต์แวร์ที่ใช้ไม่สามารถเชื่อมทุกสาขาให้เป็นหนึ่งเดียวได้ ทำให้คุณต้องลงโปรแกรมใหม่ทุกสาขา ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น พนักงานต้องมีหลายชุดและทำงานยากขึ้น แถมคุณยังไม่สามารถเห็นรายการเคลื่อนไหวและรายงานต่าง ๆ ได้จากระบบเดียว
  • คุณวางแผนจะเพิ่มบริการเสริมอื่น ๆ เช่น ร้านอาหาร สปา กอล์ฟคลับ แต่ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้อยู่ไม่มีระบบนี้ การต้องหาระบบใหม่ที่ไม่เชื่อมต่อกับระบบเดิม ทำให้คุณต้องคิดหนักกับการขยายกิจการ
  • ระบบ Front Office ที่ไม่เชื่อมต่อกับระบบบัญชี ทำให้คุณไม่สามารถบริหารจัดการเอกสาร Invoice เพื่อจัดแจงใบแจ้งหนี้ให้กับประเภทของลูกหนี้ต่าง ๆ ที่จะสามารถควบคุม Credit Card และ Deposit ได้
  • เมื่อมีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้นในการใช้งานซอฟต์แวร์ แล้วไม่มีบริการหลังการขาย (After Sale Services) ที่คอยช่วยเหลือดูแล ทำให้การใช้งานเกิดการติดขัด ไม่ต่อเนื่อง
  • ระบบบริการจัดการโรงแรมที่เป็นคลาวด์เบส (คลาวด์ ซอฟต์แวร์) ซึ่งตอบโจทย์คนรุ่นใหม่ และอาจจะเหมาะกับคุณในช่วงแรก แต่เมื่อใช้ไปสักพักคุณจะพบว่าคุณต้องการความเสถียรและระบบคลาว์ก็ไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป

และอีกหลายกรณีที่รบกวนใจผู้บริหารโรงแรม ซึ่งทำให้เกิดคำถามว่า ทำไมคุณถึงไม่เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เสถียรและมีระบบรองรับครบตั้งแต่หน้าบ้าน (Front Office) และระบบหลังบ้าน (Back Office) ตั้งแต่แรก?

คิดถูกแล้วครับ … ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ดี ควรจะต้องรองรับการทำงานทั้งหมดของโรงแรม และรองรับการเติบโตของโรงแรม

ที่ CiMSO เรามีครบทุกฟังก์ชั่นสำหรับโรงแรม PMS + Channel Manager (OTAs) + CRM + Booking Engine + Website+Account & Report+ Staff & Admin Attendance

และหากคุณมีบริการอื่น เช่น ร้านอาหาร สปา ร้านขายสินค้า หรือกอล์ฟคลับ เราก็มีครบทั้ง POS, Stock & Inventory, Golf & Spa Management

**ครบ จบในที่เดียว ที่ CiMSO ระบบบริหารจัดการโรงแรม ที่พัก รีสอร์ท ร้านอาหาร ราคาคุณภาพที่คุณเข้าถึงได้ เลือกซื้อเท่าที่คุณใช้ และบริการหลังการขาย 24/7**

  • ระบบเสถียร ไม่ต้องกลัวเนตล่ม (ใช้ได้ทั้ง Online-Offline)
  • ไม่จำเป็นต้องรู้เรื่องไอทีมาก
  • ไม่ต้องกังวลเรื่องคนดูแลระบบ เราดูแล 24/7
  • ตรวจสอบรายรับ-รายจ่าย ได้อย่างเรียลไทม์
  • หมดปัญหายุ่งยากต่าง ๆ เพราะ บริหารจัดการที่เดียว ไม่ว่าจะมีกี่สาขา กี่ห้องพัก และสามารถลิ้งกับทุก Web Booking ที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะ Agoda, Booking, Ctrip, Airbnb ฯลฯ
  • ***การันตีด้วย ผู้ใช้กว่า 700 แห่งทั่วโลก และอัตราการจองที่พักมากกว่า 73,971 ห้องต่อวัน***

ทั้งนี้ CiMSO ของเรามีหลายโมดูล สามารถเลือกใช้และชำระตามส่วนที่ใช้ได้ ไม่ว่าจะเป็น INNKepper หรือ Restaurateur และมีอีกหลายโมดูลที่คุณอาจต้องการ เรียกได้ว่า ลงเพียงโปรแกรมเดียวแต่สามารถใช้ได้ทั้งองค์กร ระบบของเราใช้ได้ตั้งแต่องค์กรเล็ก (10 ห้อง) จนถึงองค์กรใหญ่ (500 ห้องขึ้นไป)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรม จำเป็นหรือไม่?

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทและแทรกซึมอยู่ในทุกขั้นตอนของชีวิตประจำวัน ทุกสาขาธุรกิจย่อมมีการปรับตัว เริ่มตั้งแต่การนำคอมพิวเตอร์ การใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยเพื่อให้ขั้นตอนการทำงานขององค์กรดำเนินไปได้อย่างมีขั้นมีตอน รวดเร็ว และลดความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยลงไปจากเดิม ธุรกิจการท่องเที่ยว ที่พัก และร้านอาหาร ก็เช่นกัน  จากที่เคยใช้พนักงานลงชื่อ-ที่อยู่ของผู้เข้าพักเพื่อเช็คอิน และทำบัญชีด้วยระบบเดิม ๆ ซึ่งทำให้การจองห้องพักและการเตรียมห้องพักให้พร้อมรับลูกค้า ซึ่งเป็นการให้บริการหลักที่จะสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าใช้เวลานานจนลูกค้าอาจไม่ประทับใจกับการให้บริการของคุณได้  ใช่แล้ว…และเมื่อลูกค้าไม่ประทับใจตั้งแต่ครั้งแรกที่เข้าพัก หรือใช้บริการ การพูดแบบปากต่อปาก หรือ Word of Mouth ก็คงไม่เกิดขึ้น  เมื่อลูกค้าไม่มาซ้ำและไม่แนะนำต่อ คุณคิดว่าที่พักของคุณจะเป็นอย่างไร??

การนำซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมเข้ามาประยุกต์ใช้กับธุรกิจที่พัก โรงแรม ร้านอาหาร จะช่วยให้คุณบริหารจัดการทุกแผนกได้อย่างเป็นระบบและใช้ทรัพยากรบุคคลได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น เพราะเพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมสามารถลดขั้นตอนและลดภาระการปฎิบัติงานลงได้ นอกจากนั้น ยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากคนได้ ข้อผิดพลาดที่เกิดบ่อย ๆ เช่น การที่พนักงานทำเอกสารการจองของลูกค้าหายทำให้ลูกค้าไม่มีห้องพัก หรือการลืมบวกค่าอาหารเข้าไปใน Folio ของลูกค้า ข้อผิดพลาดแบบนี้แทบจะไม่มีถ้าคุณมีซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยบริหารจัดการ

เป็นโรงแรมขนาดเล็ก ควรต้องมีซอฟต์แวร์หรือไม่? แน่นอนว่า Fรงแรมขนาดเล็กที่มีห้องพักไม่ถึง 10 ห้อง อาจะทำทุกอย่างด้วยมือ และถึงแม้ไม่มีซอฟต์แวร์อะไรเลยก็สามารถดำเนินกิจการได้ แต่ถ้าคุณเป็นเจ้าของโรงแรมที่มองว่า คุณจะพัฒนาและเพิ่มรายได้ภายใน 2 ปีหน้า ไม่ว่าแผนการของคุณจะเป็นการเพิ่มสาขาโรงแรม อีก 2-3 สาขา หรือ จะเพิ่มส่วนของร้านอาหาร และคุณรู้อยู่เต็มอกว่ามันยากมากที่คุณจะบริหารจัดการทุกที่ให้มีมาตรฐานเหมือนกันทั้งหมดหากคุณไม่มีตัวช่วยที่ดี และก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีผู้จัดการสาขาที่เก่งและทำงานได้ดีตามที่คุณต้องการ หรือตัวคุณเองก็เถอะ บางครั้งคุณเองก็ไม่อยากจะติดกับงานตลอดเวลา แต่ก็อยากจะทราบความเป็นไปของกิจการตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นจำนวณลูกค้า รายรับ รายจ่าย จำนวนการจองห้องพัก และคอมเม้นท์ของลูกค้าที่พูดถึงการให้บริการของกิจการคุณ มาถึงตรงนี้คุณจะเริ่มเข้าใจแล้วว่า ไม่ว่าคุณเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ คุณต้องการระบบจ้ดการโรงแรม ที่จะช่วยให้คุณสามารถบริหารโรงแรม ลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นและเพิ่มรายได้ให้กับคุณ

ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ดี จะมีการออกแบบขั้นตอนการทำงานให้กับคุณ ซึ่งพนักงานแต่ละส่งนของคุณจะทำงานเป็นขั้นเป็นตอนตามระบบที่ออกแบบไว้ ซึ่งนอกจากระบบที่วางไว้จะช่วยลดความผิดพลาดแล้ว คุณยังสามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนการทำงานของทั้งระบบจะผสานกันได้อย่างต่อเนื่องและตรวจสอบได้ โดยรวมถึงฟังค์ชั่นดังต่อไปนี้

1. ระบบการบริหารงานส่วนหน้า (Front Office Management)

  • Fast registration, check-in, guest services, account processing and check-out
  • Detailed City Ledger with pit check and collections control
  • Forex buying and selling and barter trading
  • Housekeeping
  • Staff points system with schedules and extensive room status allocations
  • Amenities budgeting and dispensing control

2. ระบบการจองห้องพัก (Reservations Management)

  • Content rich colour coded availability view grid
  • Fast, FIT, TA and TO group bookings process
  • Source of business and channel tracking
  • Rule based waiting list management
  • Real time web reservations direct from your web-page

3. ระบบการจองจากส่วนกลาง (Central Reservations Office)

  • Multiple properties availability view grid
  • Data synchronized near real time to all property servers
  • Rule based mass cancellation process
  • Seamless web interface to OTA & channel managers

4. ระบบแม่บ้าน (House Keeping)

  • Staff points system with schedules and extensive room status allocations
  • Amenities budgeting and dispensing control

5. ระบบบริหารจัดการอสังหาฯและการตั้งราคา (Property & Rates Management)

  • Property inventory management with dynamic, rack and special rates
  • Booking and event package management
  • AHLA budgeting and financial reports

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Hotel Management Software (โฮเต็ล เมเนจเม็นท์ ซอฟต์แวร์) คืออะไร

Hotel Management Software (โฮเต็ล เมเนจเม็นท์ ซอฟต์แวร์) คือ ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการงานในโรงแรมทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน ควบคุมได้ง่ายขึ้นทั้งด้านการจัดการภายในโรงแรม ไม่ว่าจะเป็น ระบบบริหารส่วนหน้า (Front Office) ระบบจองห้องพัก (Booking & Interfaces) ระบบแม่บ้าน (Housekeeping) การรับชำระเงิน (payment channel) และระบบบัญชี (Accounting) รวมถึงในการจัดการส่วนของลูกค้า (Client Manager) หรือการทำการตลาด CRM (ซีอาร์เอ็ม)

หากคุณเป็นผู้บริหาร/เจ้าของโรงแรม ที่พัก รีสอร์ท และร้านอาหาร หรือคุณอยู่ในตำแหน่งที่จะต้องให้บริการและเพิ่มฐานลูกค้าให้กับองค์กรเหล่านั้น คุณย่อมเข้าใจดีว่าสำหรับงานบริการแล้วการดูแลลูกค้าเป็นสิ่งที่ทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีคุณภาพ ดังนั้นซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่มีคุณภาพ คลอบคลุมการบริหารงานในทุกแผนกจะช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดต่าง ๆ ตั้งแต่ การจองที่พัก การชำระเงิน การเช็คอิน การบัญชี ได้ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบจัดการร้านอาหาร สปา และ บริการอื่น ๆ ของทางโรงแรม  รวมถึงมีรายงานที่สามารถให้ข้อมูลเรียลไทม์แก่ผู้บริหาร  ทั้งยังมีทั้งโซลูชั่น Private Cloud จึงหมดปัญหาด้านข้อมูลสูญหาย

การนำซอฟต์แวร์ที่มีความเสถียนและมีฟังก์ชั่นคลอบคลุมทุกบริการ รวมถึงรองรับการเติบโตเข้ามาใช้ในธุรกิจโรงแรม ไม่เพียงแต่ทำให้สะดวกแล้วยังลดต้นทุนในส่วนที่ไม่จำเป็นได้อย่างมาก

การนำซอฟต์แวร์เข้าไปใช้ในการบริหารงานโรงแรมเป็นสิ่งสำคัญ และเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารโรงแรม ที่พัก ยุคปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือโรงแรมขนาดใหญ่ เพราะการบริหารงานโรงแรม ที่พัก มีข้อมูลและส่วนงานต่าง ๆ ที่ต้องเชื่อมโยงข้อมูลกันและเป็นงานด้านบริการ การลดปัญหาด้านความผิดพลาดเป็นการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าทีดี และการสร้างฐานลูกค้าด้วย Royalty Program เป็นอีกหนึงในวีการทำการตลาดที่ดีขององค์กร

สำหรับการเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการงานด้านโรงแรมจึงจำเป็นอย่างมากที่ผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงความคุ้มทุนในระยะยาว มากกว่าการทดลองใช้ซอฟต์แวร์ฟรีหรือทดลองใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่รองรับการขยายตัวขององค์กร เพราะการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การโอนถ่ายข้อมูลและการเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่เรื่อย ๆ ไม่ใช่ทางออกที่ดีสำหรับองค์กรที่ตั้งเป้าว่าจะเติบโตต่อไปในอนาคต

ฟังก์ชั่น (Module) อะไรที่ระบบบริหารงานโรงแรมควรมี

1. ระบบการบริหารงานส่วนหน้า (Front Office Management)

บริหารงานส่วนหน้าของโรงแรม ซึ่ง Front Office เป็นแผนกที่มีบทบาทสำคัญในธุรกิจโรงแรมโดย เสมือนเป็นศูนย์รวมหลักของการให้บริการลูกค้า ซึ่งการทำงานจะมีความเชื่อมโยงกับทุกแผนกของในโรงแรมเป็นตัวแทนในการบริการแขกตั้งแต่ (Check In – In House – Check Out) ดูแลลูกค้าตั้งแต่เดินเข้ามาลงทะเบียนเข้าพัก  บริการส่งขึ้นห้องพัก ดูแลลูกค้าในระหว่างกำลังพักอยู่ จนถึงตอนลูกค้า ออกจากที่พัก และการทำงานจะต้องมีขั้นตอนที่ถูกต้องรอบคอบรวมถึงต้องสอดคล้องกับรายการบัญชีอีกด้วย

  • Fast registration, check-in, guest services, account processing and check-out
  • Detailed City Ledger with pit check and collections control
  • Forex buying and selling and barter trading
  • Housekeeping
  • Staff points system with schedules and extensive room status allocations
  • Amenities budgeting and dispensing control

2. ระบบการจองห้องพัก (Reservations Management)

การจองที่พักโดยตรงกับโรงแรม คือ ส่วนสำคัญที่จะช่วยสร้างธุรกิจของคุณให้ก้าวหน้า ระบบ Reservation Management จะทำให้แขกของโรงแรมสามารถจองห้องพักได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายและเรียลไทม์

  • Content rich colour coded availability view grid
  • Fast, FIT, TA and TO group bookings process
  • Source of business and channel tracking
  • Rule based waiting list management
  • Real time web reservations direct from your web-page

3. ระบบการจองจากส่วนกลาง (Central Reservations Office)

บริหารการจองจากช่องทางต่าง ๆ ของทุก ๆ โรงแรมในเครือของคุณในที่เดียว ทำให้ข้อมูลการจองที่กระจัดกระจายไม่เป็นระเบียบให้มีการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของเครือโรงแรมคุณ

  • Multiple properties availability view grid
  • Data synchronized near real time to all property servers
  • Rule based mass cancellation process
  • Seamless web interface to OTA & channel managers

4. ระบบแม่บ้าน (House Keeping)

  • Staff points system with schedules and extensive room status allocations
  • Amenities budgeting and dispensing control

5. ระบบบริหารจัดการอสังหาฯและการตั้งราคา (Property & Rates Management)

  • Property inventory management with dynamic, rack and special rates
  • Booking and event package management
  • AHLA budgeting and financial reports

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com