มีหลายบริษัทเริ่มต้นการจัดการภายในองค์กร การดำเนินการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น การสร้างฐานข้อมุลลูกค้า การติดตามการขาย การออกใบแจ้งหนี้ การตรงจนับสินค้าคงคลัง โดยใช้ Excel ด้วยเหตุผลที่ว่ามันใช้งานไดสะดวดรวดเร็วและพนักงานส่วนใหญ่รู้วีการใช้งานอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม เมื่อบริษัท เติบโตขึ้น ผู้บริหารก็มักจะเริ่มซื้อซอฟต์แวร์มาใช้ โดยเลือกซื้อสำหรับระบบการจัดการทีละระบบ สำหรับแต่ละความต้องการของพนักงานแต่ละแผนก เช่น แผนกคลังสินค้า แผนกบัญชี และจบลงด้วยการเอาซอฟต์แวร์แต่ละตัวมาเชื่อมดยงกัน ซึ่งทำได้บ้าง ไม่ได้บ้าง ตามข้อจำกัดของแต่ละซอฟต์แวร์

การปะติดปะต่อซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่แตกต่างกันและเข้ากันได้บ้างไม่ได้บ้าง อาจมีข้อเสียมากกว่าข้อดี เช่น การที่ พนักงานต้องป้อนข้อมูลชิ้นเดียวกันในหลายๆ ที่เนื่องจากขึ้นอยู่กับโปรแกรมต่างๆที่ไม่ได้พูดคุยกัน กิจกรรมการป้อนข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดต้องใช้เวลา ลดประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดเมื่อป้อนข้อมูลลงในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง  

ปัญหาที่อาจเกิดอีกอย่างหนึ่ง เกี่ยวกับการใช้หลายระบบหรือการเชื่อมต่อระบบที่ไม่อาจปะติดปะต่อกันได้ คือ สถานการณ์ที่ลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้า และลูกค้าตรวจสอบระบบสินค้าคงคลังของคุณผ่านระบบการขายออนไลน์หรือ e-commerce ซึ่งระบบแจ้งว่ามีสินค้าคงคลัง แต่เมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามากลับพบว่ามีการขายสินค้าก่อนหน้านี้และระบบสินค้าคงคลังยังไม่ได้รับการอัปเดตเมื่อมีการส่งคำสั่งซื้อก่อนหน้านี้

ในส่วนของการฝึกอบรม ไม่ว่าจะเป็นระบบอะไรก็ตาม ก็สามารถมีปัญหาทั้งนั้น ปัญหาอย่างหนึ่งในการใช้ระบบแยกกันก็คือ interface ของผู้ใช้ที่อาจแตกต่างกัน พนักงานไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลาและความพยายามในการเรียนรู้ระบบต่างๆเท่านั้น แต่ยังสร้างความสับสนได้อีกด้วย พนักงานอาจจำไม่ได้ว่าคำสั่งใดไปกับระบบใดและเริ่มป้อนคำสั่งที่ไม่ถูกต้องลงในระบบใดระบบหนึ่งและพบว่าไม่ได้ผล สิ่งนี้ยังส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณด้วย เนื่องจากข้อผิดพลาดเหล่านี้จะต้องใช้เวลาในการแก้ไขมากขึ้นและจะทำให้การดำเนินธุรกิจโดยรวมของคุณช้าลง

วีธีแก้ปัญหาเหล่านี้ คือการเปลี่ยนไปใช้ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) แบบ Fully integrate หรือ แบบครบวงจร ที่จำนำเสนอโมดูลที่แตกต่างกันในโปรแกรมเดียว ทำให้ข้อมูลสามารถสื่อสารส่งต่อกันระหว่างแผนกต่างๆขององค์กรคุณอย่างเรียลไทม์และอัตโนมัติ

โดยทั่วไปโปรแกรม ERP จะรวมถึงการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) การป้อนใบสั่งขาย การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ การเงินและฟังก์ชันอื่น ๆ ทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน เมื่อมีเหตุการณ์เฉพาะเกิดขึ้น เช่น การจัดส่งสินค้าตามคำสั่งซื้อ ข้อมูลจะถูกสื่อสารไปยังโปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อเริ่มต้นใบแจ้งหนี้ เช่นเดียวกับโปรแกรมสินค้าคงคลังซึ่งจะปรับระดับสต็อกโดยอัตโนมัติสำหรับสินค้าที่เพิ่งจัดส่ง

ข้อดีของการเลือกใช้ ระบบ ERP แบบครบวงจร (Fully integrated ERP)

1. การซื้อระบบ ERP ที่รวมโมดูลต่างๆที่จำเป็นอยู่แล้วนั้น ง่ายกว่าการซื้อซอฟต์แวร์หลาย ๆ ชิ้นและใช้วีการของคุณเองเพื่อเชื่อมต่อเข้าด้วยกัน
2. เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นโซลูชัน ERP แบบครบวงจร (Fully integrated ERP) จะสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม ธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์หลายชิ้นอาจพบว่าบางส่วนจะไม่ปรับขนาดและจำเป็นต้องเปลี่ยนชิ้นส่วนนั้นและรวมซอฟต์แวร์ใหม่เข้ากับส่วนที่เหลือของระบบอีกครั้ง
3. การเข้าถึงระบบและความปลอดภัยของข้อมูลนั้นง่ายกว่ามากในการควบคุมด้วยซอฟต์แวร์ในตัวเพียงชิ้นเดียว รหัสการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านจะต้องเพิ่มเพียงครั้งเดียวและจะมีโอกาสผิดพลาดน้อยลง การเข้าถึงแต่ละโมดูลภายในซอฟต์แวร์รวมสามารถควบคุมได้ด้วยระบบการเข้าถึงข้อมูลเดียวที่ควบคุมโดยผู้ดูแลระบบ ซึ่งสามารถเลือกสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้แต่ละรายแบบทีละโมดูล
4. การอัปเดตระบบจะง่ายขึ้น เนื่องจากการอัปเดตสำหรับโมดูลทั้งหมดจะเกิดขึ้นพร้อมกัน ต่างกับการเลือกใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวที่สร้างขึ้นจากผู้พัฒนาที่แตกต่างกัน อาจได้รับแพ็คเกจการอัปเดตที่แตกต่างกันจำนวนมากซึ่งอาจจำเป็นต้องใช้ในเวลาที่ต่างกัน นอกจากนี้ยังเพิ่มความเสี่ยงที่จะไม่มีการนำการอัปเดต เมื่อใช้ไปซักระยะก็จะส่งผลให้เกิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัยหรือข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ซึ่งจะไม่ได้รับการแก้ไขตามเวลาที่กำหนด
5. การเลือกใช้ระบบ ERP แบบครบวงจร (Fully integrated ERP) ทำให้ข้อมูลชิ้นเดียวกันไม่จำเป็นต้องป้อนหลายครั้ง จะมีการสื่อสารโดยอัตโนมัติไปยังโมดูลอื่นๆ และสามารถรับประกันความถูกต้อง
6. ข้อมูลจะถูกต้องตามเวลาจริง (Real-time) คุณไม่ต้องกังวลว่าโมดูลต่างๆจะไม่ซิงค์กันและทำให้เกิดข้อผิดพลาดอื่น ๆ
7. พนักงานที่ใช้โมดูลต่างๆในระบบจะเห็นอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่สอดคล้องกันและไม่ต้องการการฝึกอบรมมากนักในการเปลี่ยนจากฟังก์ชันหนึ่งไปเป็นฟังก์ชันถัดไป พนักงานสามารถเร่งความเร็วกับระบบได้เร็วขึ้นมากและจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลงในการใช้งาน
8. การเลือกใช้ระบบ ERP แบบครบวงจร (Fully integrated ERP) ไม่เพียงแต่จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน แต่พนักงานจะมีความยุ่งยากน้อยลงและมีความพึงพอใจในงานสูงขึ้น
9. ความพึงพอใจของลูกค้าของคุณจะเพิ่มขึ้นเนื่องจากคำสั่งซื้อจะได้รับการดำเนินการอย่างรวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น

แม้ว่าในระยะสั้น การเลือกใช้ซอต์แวร์หลานยระบบอาจดูเหมือนจะเป็นทางเลือกที่ดีและรวดเร็ว แต่ในระยะยาวจะต้องใช้งานมากขึ้น ซึ่งเพิ่มโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดและบังคับให้บริษัทของคุณต้องการการอัปเดตซอต์แวร์หรือพัฒนาบ่อยขึ้น หากคุณพิจารณาค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่เพิ่มเติมเหล่านี้อย่างรอบคอบ จะพบว่าอาจมีราคาสูงกว่าการตัดสินใจเลือกกลยุทธ์ในการนำฟังก์ชัน ERP แบบครบวงจร (Fully integrated ERP) มาใช้กับบริษัทของคุณ

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ ERP แบบครบวงจร (Fully Integrated ERP) สำหรับธุรกิจ Hospitality & Business ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจเกี่ยวกับ สนามกอล์ฟ คลับ ร้านอาหาร ฟิตเนส โรงแรม สปา หรือธุรกิจซื้อมา-ขายไป (Wholesale-Retail) เรา CiMSO ERP Software ยินดีให้คำปรึกษา เพื่อแสดงให้เห็นว่าระบบ ERP แบบครบวงจร ของ CiMSO เชื่อถือได้ และสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการดำเนินงานของคุณได้อย่างไร cimso@aecenlist.com หรือ 023924186