สิ่งที่ควรมีใน BEO (Banquet Event Order) หรือ Function Sheet
BEO ควรให้รายละเอียดทุกอย่างที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึง:
- ข้อมูลติดต่อ
- สถานที่
- วันที่จัดงาน
- ตั้งค่าวันเริ่มต้น/สิ้นสุด
- จำนวนแขก
นอกจากนั้น รายการต่อไปนี้มีแนวโน้มที่จะได้รับการสรุปอย่างละเอียด
- กำหนดการและลำดับเหตุการณ์
- รายการอาหารและเครื่องดื่ม
- เมนูอาหาร
- ข้อกังวลด้านอาหาร
- เวลาให้บริการ (เวลาเสิร์ฟอาหาร)
- รายละเอียดเครื่องดื่ม
- การจัดห้องและแผนผัง
- รายการทรัพย์สินและอุปกรณ์ต่างๆ
- ทีมงาน
- รายละเอียดที่จอดรถและการขนส่ง
- รายละเอียดทางด้านราคา (อาหาร, เครื่องดื่ม, บริการอื่นๆที่เกี่ยวข้อง)
- ข้อตกลงและเงื่อนไขอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น ภาษี, ค่ะรรมเนียมการให้บริการ (service charge) เป็นต้น
- ลายเซ็นลูกค้า
รูปแบบของ BEO (Banquet Event Order) หรือ Function Sheet ของแต่ละองค์กร ก็แตกต่างกันไป แม้กระทั่งในองค์กรเดียวกันแต่หัวข้อการจัดงานแตกต่างกัน รูปแบบของ BEO (Banquet Event Order) หรือ Function Sheet ก็อาจแตกต่างกันด้วย เช่น งานเลี้ยงสังสรรค์วันเกิด งานแต่งงาน งานสัมนา เป็นต้น แต่เป้าหมายสำคัญของการใช้ BEO (Banquet Event Order) หรือ Function Sheet ก็ยังเหมือนกันก็คือ การที่งานสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ถูกต้องตรงตามความต้องการของลูกค้า นั่นเอง
ตัวอย่าง BEO Template (ตัวอย่างทั่วไป ไม่ใช่ฉบับที่ออกจากระบบ CiMSO)