ตัวอักษรย่อ คำศัพท์ภำษาอังกฤษที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม

เขียนบทความเกี่ยวกับ ระบบโรงแรม มาหลายบทความแล้ว แต่ยังไม่เคยให้ความรู้ทางด้านคำย่อที่ใช่กับงานโรงแรมเลยนะครับ วันนี้เอาสักหน่อย เพื่อให้น้องๆที่ชื่นชอบ หรือรียนทางด้านการดรงแรม ได้นำไปปรับใช้กันต่อไปครับ อ่านแล้วจำ เพื่อวันที่คุณจะได้นำไปปรับใช้จริงแล้วจะรู้ว่าเรื่องพวกนี้ ง่ายนิดเดียว แต่การดูแลแขกให้พึงพอใจกับงานบริการของโรงแรมอย่างสม่ำเสมอผมยากกว่าหลายเท่าตัวเลยครับ

คำย่อพยัญชนะภาษาอังกฤษที่ใช้สำหรับการสะกดคำในโรงแรม คือตัวอักขระที่เป็นตัวอักษร A-Z ทั้ง 26 ตัว โดยจะใช้เป็น สากลสำหรับการติดต่อสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์

ตัวอักษร

การออกเสียง

A

ABLE

B

BAKER

C

CHARLIE

D

DOG

E

EASY

F

FOX

G

GEORGE

H

HOW

I

ITEM

J

JIMMY

K

KING

L

LOVE

M

MIKE

N

NANCY

O

OBO

P

PETER

Q

QUEEN

R

ROGER

S

SUGAR

T

TARE

U

UNCLE

V

VICTOR

W

WILLIAM

X

X-RAY

Y

YOKE

Z

ZEBRA

อักษรย่อภาษาอังกฤษที่ใช้เป็นตัวย่อในโรงแรม คือตัวอักษรยอที่ใช้แทนคำศัพท์ต่าง ๆ ในโรงแรม

คำศัพท์

ตัวย่อ

ความหมาย

ABF

American breakfast

อาหารเช้า

B&B

Bed and breakfast

ที่พักและอาหารเช้า

DNCO

Did not check out

ห้องพักประเภทที่แขกจากไปโดยมิได้แจ้งให้แผนกต้อนรับทราบ แต่ชำระเงินแล้ว

DNR

Dinner

อาหารมื้อเย็น

DIR

Director

หัวหน้าฝ่าย

DOM

Domestic

ภายในประเทศ

DBL

Double

ห้องคู่

EP

European plan

ระบบการขายห้องพักที่มิได้รวมค่าอาหารไว้ในราคาห้อง

ETA

Estimated time of arrival

กำหนดเวลาโดยประมาณที่แขกจะมาถึง

ETD

Estimated time of departure

กำหนดเวลาโดยประมาณที่แขกจะกลับ

EX-PAX

Extra person

บุคคลที่เพิ่มเข้ามา

F.I.T.

Free independent traveler

แขกต่างชาติมาตามลำพัง

FB

Full board

การสำรองห้องพักพร้อมอาหาร 3 มื้อ

GSA

Guest Service Agent

พนักงานบริการส่วนหน้า

HB

Half board

การสำรองห้องพักพร้อมอาหาร 2 มื้อ

HMN

Honeymooner

แขกฉลองการแต่งงาน

JR

Junior

ห้องขนาดเล็ก

LUN

Lunch

อาหารมื้อกลางวัน

MAP

Modified American Plan

ระบบการขายห้องที่รวมค่าอาหารเช้าและอาหารค่ำไว้ให้แขกในราคาห้องพักด้วย

MIP

Most Important Person

บุคคลที่มีความสำคัญสูงสุด

MOD

Manager on duty

ผู้จัดการเวร

OOO

Out of order

ห้องพีกที่มีสภาพไม่เรียบร้อย หรือรอซ่อม และอยู่ในสถานะที่ขายให้แขกไม่ได้

OCC

Occupancy

อยู่ระหว่างการเข้าพัก

OW

One way

การเดินทางขาเดียว

PRPN

Per room per night

ราคาห้องพักหนึ่งห้องและพักเป็นเวลาหนึ่งคืน

PCKG

Package

โปรแกรมเหมาจ่าย

PAX

Person

จำนวนคน

RM

Resident manager

ผู้จัดการสำนักงาน

RSVN

Reservation

การสำรองห้องพัก

RVE

Revenue

รายได้

SCHED

Schedule

ตาราง

SUP

Superior

ห้องพักระดับพิเศษ

TWN

Twin

ห้องแฝด

TEMP

Temperature

อุณหภูมิ

VIP

Vary important person

บุคคลที่มีความสำคัญมาก

VCH

Voucher

บัตรแทนการชำระเงิน

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Housekeeping (แผนกแม่บ้าน)

แผนกแม่บ้าน (Housekeeping Department) มีหน้าที่รับผิดชอบความสะอาดเรียบร้อยของที่พัก มีลักษณะเป็นงานหลังฉาก (Behind the scenes operation) เหมือนกับงานของแผนกครัว แต่แขกหรือผู้มาใช้บริการจะได้รับผลโดยตรงจากคุณภาพของงานทำนองเดียวกับแผนครัว

แม้ว่างานของแผนกแม่บ้านส่วนใหญ่จะเป็นงานหลังฉาก การติดต่อกับแขกก็มีส่วนสำคัญไม่น้อย ยกตัวอย่างเช่น แขกมาถามว่าที่โรงแรมมีอาหารเจขายหรือไม่ คุณอาจจะคิดว่า มาถามคำถามที่ไม่เห็นเกี่ยวกับงานแม่บ้านซักหน่อย แต่ในฐานะพนักงานคนหนึ่งก็ควรจะรู้เรื่องเกี่ยวกับบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆที่โรงแรมจัดไว้ให้แขกมากพอที่จะตอบคำถามพื้น ๆ ของแขกได้ ซึ่งในทางหนึ่งก็เป็นการให้ความช่วยเหลือแก่แขกด้วย ถ้าแม่บ้านสามารถตอบคำถามของแขกได้ และตอบอย่างชัดเจนละด้วยความเต็มอกเต็มใจก็จะมีส่วนช่วยให้แขกเกิดความรู้สึกที่ดีและอยากกลับมาพักหรือใช้บริการที่โรงแรมอีก ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ดีมีประโยชน์ต่อโรงแรมและต่อพนักงานทุกคนที่ทำงานในโรงแรมนั้นด้วย ตำแหน่งงานในแผนกแม่บ้าน(House-Keeping หรือ Accommodation Service)  โดยทั่วไปจะมีดังนี้

1. หัวหน้าแผนกแม่บ้าน (Executive Housekeeper)

ในบางโรงแรมแผนกแม่บ้านทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับผู้จัดการใหญ่ (general Manager) แต่ในบางโรงแรมแผนกแม่บ้านก็ขึ้นอยู่กับผู้จัดการส่วนหน้า ( Font of House Manager) โดยงานหลักๆ ของหัวหน้าแผนกแม่บ้าน ได้แก่ การตรวจสอบงานส่วนต่างๆของแผนกว่าได้มาตรฐานที่วางไว้หรือไม่ ควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่าย จัดตางเวลาการทำงานของพนักงาน และการฝึกอบรม อีกทั้งต้องรับผิดชอบเรื่องกุญแจต่างๆ ที่จะแจกจ่ายให้พนักงานโรงแรม และคอยดูและควบคุมห้องเก็บอุปกรณ์ทำความสะอาดเอง

2. หัวหน้าแม่บ้าน (Head Housekeeper)

หัวหน้าแม่บ้านจะคอยดูแลตรวจตราการทำงานองผู้ช่วยแม่บ้าน หรือแม่บ้านประจำฟลอร์ 3 คนขึ้นไป ในกรณีเป็นโรงแรมขนาดเล็ก หัวหน้าแม่บ้านก็จะดูแลรับผิดชอบงานแผนกแม่บ้านทั้งหมด

3. แม่บ้านประจำฟลอร์หรือผู้ช่วยแม่บ้าน (Floor Housekeeper หรือ Assistant Housekeeper)

แม่บ้านประจำฟลอร์จะเป็นผู้ตรวจตราการทำงานของพนักงานทำความสะอาด หรือพนักงานดูแลห้องพัก เฉพาะที่ทำงานอยู่ที่ฟลอร์ใดฟลอร์หนึ่งของโรงแรม

4. พนักงานดูแลห้องพัก (Room Attendant)

พนักงานดูแลห้องพัก มีหน้าที่ทำความสะอาดและให้บริการต่างๆที่เกี่ยวกับห้องพัก เช่น ห้องนอน ห้องนั่งเล่น ห้องอาบน้ำ และห้องส้วม รวมถึงทางเดินหน้าห้องพักด้วย

5. พนักงานยกของ/ทำความสะอาด (Housekeeper)

มีหน้าที่ยกของหรือย้ายพวกเฟอร์นิเจอร์หนักๆ หรือนำขยะไปทิ้ง บางครั้งก็ทำความสะอาดบริเวณที่ใช้ร่วมกันในโรงแรมในเมืองไทยชื่อตำแหน่งนี้จะไม่ค่อยได้พบ ชื่อตำแหน่งที่นิยมใช้กันคือ Cleaner

6. หัวหน้าห้องผ้า (Line Room Supervisor)

หัวหน้าห้องผ้าจะรับผิดชอบผ้าทุกชนิดที่ใช้ในห้องรับแขก (เช่น ผ้าปูที่นอน ผ้าเช็ดตัว ผ้าห่ม เป็นต้น) ผ้าของห้องอาหารและแผนกจัดเลี้ยง (ได้แก่ ผ้าปูโต๊ะ ผ้าเช็ดปาก ผ้ารองถาด) และเครื่องแบบพนักงาน โดยการจ่ายผ้าที่ซักสะอาดแล้ว เก็บรวบรวมผ้าที่ใช้แล้ว ปะชุนผ้าที่ขาดและดูแลควบคุมการส่งผ้าไปซักที่แผนที่แผนกซักรีดและการรับคืน ผ้าที่ซักแล้ว

สถานะของห้องพัก Room Status ที่แผนกแม่บ้านใช้กัน มีดังนี้

  • หมวดห้องว่าง จะเป็น สเตตัสที่ขึ้นต้นด้วยตัว ‘V’ = Vacant
    • VC = Vacant Clean หมายถึง ห้องว่างสะอาด แม่บ้านทำความสะอาดแล้ว ฟร้อนสามารถให้แขก C/I ได้
    • VD = Vacant Dirty หมายถึง ห้องว่างสกปรก แขก C/O แล้ว แม่บ้านจะต้องทำความสะอาดห้อง เพื่อให้แขกเข้าพักต่อ
    • VCI = Vacant Clean Inspected หมายถึง ห้องว่างสะอาด Supervisor ตรวจแล้ว
    • VCP = Vacant Clean Pick Up หมายถึง ห้องว่างสะอาด แต่ของภายในห้องยังไม่ครบ เช่น ยังไม่เติมมินิบาร์ เป็นต้น
  • หมวดห้องไม่ว่าง จะเป็น สเตตัสที่ขึ้นต้นด้วยตัว ‘O’ = Occupied
    • OC = Occupied Clean ห้องมีแขกทำความสะอาดแล้ว หรือก็คือ ห้องที่แขก C/I หรือเข้าพักแล้ว
    • OD = Occupied Dirty ห้องมีแขกยังไม่ได้ทำความสะอาด หรือก็คือ มีแขกพักข้ามวันไปแล้ว
    • OCI = Occupied Clean Inspected ห้องมีแขกทำความสะอาดแล้ว Supervisor ตรวจแล้ว
  • หมวดห้องเสีย จะเป็น สเตตัสสำหรับห้องที่ใช้งานไม่ได้
    • OOO = Out of Order ห้องเสียชั่วคราว ไม่สามารถขายได้ (มีการตัดจำนวนห้องว่าง)
    • OOS = Out of Service ห้องที่เสียเล็กน้อย สามารถเปิดขายได้หรือเป็นห้องโชว์รูม เปิดให้เข้าพักได้ (ไม่มีการตัดจำนวนห้องว่าง)
    • OOI = Out of Inventory ห้องที่ไม่มีการขายเลย อาจจะเสียถาวร หรือเป็นห้องพักของเจ้าของ หรือเป็นออฟฟิศ
  • หมวดห้องที่จองแล้ว จะเป็น สเตตัสที่ขึ้นต้นด้วย ‘A’ = Assign
    • Assign Clean ห้องสะอาด และมีคนจองแล้ว รอแขกเข้าพัก (C/I)
    • Assign Dirty แม่บ้านยังไม่ทำความสะอาด แต่มีคนจองแล้ว

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Night Audit (ผู้ตรวจสอบกลางคืน) คือใคร ทำหน้าที่อะไร

Night Auditor หรือ Night Manager เป็นผู้ที่ทำงานในเวลากลางคืน คอยตรวจสอบรายการต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างวันให้มีความถูกต้อง พร้อมทั้งจัดเตรียมรายงานต่างๆ รวมไปถึงการบริการแขกระหว่างคืน

Night Auditor คือ ผู้ที่ทำงานในโรงแรมตอนกลางคืนเมื่อพนักงานส่วนใหญ่กลับบ้านไปแล้ว โดยงานของNight Auditorจะควบรวมส่วนงานทั้งสองอย่าง ทั้งด้านบัญชี และการบริการส่วนหน้า โดยหน้าที่หลักคือการปิดยอดต่างๆทางบัญชี ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่พนักงานตอนกลางวันทำเอาไว้ และออกรายงานให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องต่อไป รวมถือการตัดสินใจแทน ผู้จัดการทั่วไปของโรงแรม (General Manager) ในการณีที่ต้องมีผู้ตัดสินใจการกระทำการทำงานในรอบดึก

งานของ Night Auditor นั้นมีความรับผิดชอบที่หลากหลายพอสมควร ซึ่งต้องสามารถทำแทนแผนกต่างๆในตอนกลางวันได้เมื่อพนักงานตอนกลางวันกลับบ้านไปแล้ว เช่น การต้อนรับแขกที่เข้าพักตอนกลางคืน งานช่างฉุกเฉิน และตรวจสอบ Transaction ต่าง ๆ ทางบัญชีให้ถูกต้อง

หน้าที่ของ Night Auditor มีอะไรบ้าง?

  • บัญชี การจัดการเงินสดและขั้นตอนการควบคุมเงินสด
  • จัดทำรายงาน House report และการทำรายงานส่วนการจัดการภายในทั้งหมด
  • ตรวจสอบการโพสต์ และการทำธุรกรรมทางการเงินภายในองค์กรว่าครบถ้วนสมบูรณ์และมีความถูกต้องหรือไม่
  • ตรวจสอบยอดตัดบัตรเครดิต
  • ตรวจสอบรายได้ทั้งหมดว่าถูกต้องหรือไม่และทำรายงานส่งต่อไปยังแผนกบัญชีหรือที่เกี่ยวข้องต่อไป
  • การบริการส่วนหน้า (Front Office) โดยให้การต้อนรับแขกของโรงแรมและให้บริการลงทะเบียนเข้าพัก ตลอดจนให้ข้อมูลข่าวสารและอำนวยความสะดวกตลอดการพำนักอยู่ในโรงแรม
  • คอยบริการแขกในตอนกลางคืนกรณีที่มีพนักงานไม่เพียงพอ
  • การชำระเงินของลูกค้า
  • การบันทึกค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีของลูกค้า เช่น ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าสิ่งบันเทิง รูมเซอร์วิส มินิบาร์ ร้านของที่ระลึก สิ่งอำนวยความสะดวก ร้านซักรีด ฟังก์ชั่นห้องประชุม
  • ทำตามขั้นตอนต่างๆในการบริการที่โรงแรมกำหนดไว้
  • แก้ปัญหาเบื้องต้นต่างๆให้แก่แขก https://enlistgroup.com/software/cimso/innkeeper/
  • งานแม่บ้านและซ่อมบำรุง
  • ปฏิบัติตามขั้นตอนงานแม่บ้านและซ่อมบำรุงและแก้ปัญหาเมื่อเกิดเหตุตอนกลางคืน

งานของ Night Auditor  จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ระบบจัดการดรงแรม CiMSO – INNkeeper เข้ามาใช้งาน ระบบจัดการโรงอรม CiMSO – INNKeeper จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับระบบอื่นๆ เช่น BACKoffice ที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบโรงแรม โปรแกรมโรงแรม ระบบบริหารโรงแรม INNKeeper สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ อะไรได้บ้าง

INNKeeper คือ ระบบจัดการโรงแรม Full Option ซึ่งมีฟังชั่นพร้อมสำหรับการบริหารจัดการโรงแรม ไม่ว่าจะเป็น

  • ระบบโรงแรมส่วนหน้า (PMS) หรือ Front Office Management
  • ระบบจัดการเรทและค่าห้องพัก (Property & Rates Management)
  • ระบบแม่บ้าน (Housekeeping)
  • ระบบจองห้องพักจากส่วนกลาง (Central Reservations Office)
  • ระบบบัญชี ออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ (Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • ระบบรายงานบัญชีลูกหนี้ (Debtors control (AR)
  • ระบบจัดการเอกสารและรายงาน (Document filing and management system (see DOCmanager))

แต่ธุรกิจโรงแรมของไทยเป็นธุรกิจมีการขยายตัวเพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพราะนักท่องเที่ยวชาวต่างชาตินิยมเข้ามาท่องเที่ยวในประเทศไทย ทำให้เป็นอีกหนึ่งธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ผู้ประกอบการโรงแรมจึงต้องพัฒนาการให้บริการของโรงแรมตัวเอง หรือเพิ่มบริการเสริมที่เกี่ยวข้องกับธุกิจโรงแรม เช่น บริการทางอาหาร ร้านอาหาร บริการสปา หรือกิจกรรมอื่นๆ เช่น การจัดงาน event งานสัมมนา เป็นต้น

ซึ่งในส่วนของการเพิ่มบริการ หรือการขยายธุรกิจของผู้ประกอบการโรงแรมตรงนี้ เจ้าของโรงแรมหลายท่านจะกังวลมาก เพราะแม้ว่าการเพิ่มบริการเข้าใปนอกเหนือจากการให้บริการห้องพัก จะเป็นการเพิ่มรายได้และชื่อเสียงให้กับโรงแรม แต่ก็เป็นการเพิ่มภาระหน้าที่และค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นด้วยเช่นกัน

แน่นอนว่า ในการเพิ่มบริการให้กับโรงแรม ค่าใช้จ่ายที่เลี่ยงไม่ได้ คือการจัดหาสถานที่ การตกแต่ง ค่าจ้างพนักงาน รวมถึงค่าซอฟต์แวร์ในการบริหารจัดการด้วย แต่อย่าลืมนะครับว่า ซอฟตืแวร์หรือระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ดี ควรจะต้องเชื่อมต่อ เพิ่ม เสริมบริการในส่วนอื่นๆได้ครับ อย่าง CiMSO INNKeeper เราจะมีระบบอื่น ๆ เช่น

ระบบร้านอาหาร (RESTaurateur)

ระบบสปา (SPAscheduler)

ระบบร้านค้า (SHOPkeeper)

ระบบจัดการงานอีเว้นท์ (EVENTmanager)

นอกจากระบบต่าง ๆ ข้างต้น CiMSO ยังมีระบบอื่น ๆ ที่จะช่วยคุณบริหารธุรกิจได้อย่างไม่มีสะดุด เช่น STOCKmanager, ACTIVities แถมการเพิ่มระบบเหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้คุณบริหารจัดการงานได้ง่ายขึ้น ใช้คนน้อยและมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญราคาก็ไม่สูงเท่ากับการซื้อระบบใหม่สำหรับทุกบริการที่เพิ่มขึ้นด้วยครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ศัพท์ภาษาอังกฤษน่ารู้เกี่ยวกับโรงแรม – การแจ้งเข้าพักที่โรงแรม (Checking in)

อย่าลืมว่าความประทับใจของแขกที่มาพักที่โรงแรมของเรา คือ การรู้สึกว่าได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่น ด้วยทีมงานคุณภาพ ที่มีมาตรฐาน ตั้งแต่พนักงานประจำประตู (Doorman) พนักงานยกกระเป๋า (bellboy or porter) และพนักงานต้อนรับ (receptionist) ที่หน้าเคาเตอร์โรงแรม การเลือกใช้ประโยคภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง จะแสดงถึงความจริงใจของผู้พูด และจะช่วยทำให้การให้บริการแขกของโรงแรมมีมาตรฐาน และสร้างความประทับใจให้แขกกลับมาใช้บริการที่โรงแรมอีกครั้งต่อไป

May I see your passport, please?
เมย์ ไอ ซี ยัวร์ พาสปอร์ต พลี้ส?
รบกวนขอพาสปอร์ตหน่อยค่ะ?

May I have passport or ID card, please?
เมย์ ไอ แฮฟ พาสปอร์ต ออร์ ไอดี คาร์ด พลี้ส?
รบกวนขอพาสสปอร์ต หรือ บัตรประจำตัวหน่อยค่ะ?

Please fill in this registration form.
พลี้ส ฟิล อิน ดีส เรจีสเตรชั่น ฟอร์ม
กรุณากรอกใบลงทะเบียนหน่อยค่ะ

Will you please write your name on this card?
วิล ยู พลี้ส ไรท์ ยัวร์เนม ออน ดีส คาร์ด
กรุณาเขียนชื่อลงในบัตรนี้หน่อยค่ะ

Would you please sign in this registration card?
วูด ยู พลี้ส ซายน์ อิน ดีส เรจิสเตรชั่น คาร์ด?
รบกวนท่านกรุณาลงลายเซ็นในบัตรลงทะเบียนนี้หน่อยค่ะ?

การแจ้งห้องพักพร้อมอาหารเช้า (เบอร์ห้อง,ห้องอาหาร)

Here is your key. Your room number is 609.
เฮียร์ อีส ยัวร์ คีย์ ยัวร์ รูม นัมเบอร์ อีส ซิก-โอ-ไนน์
นี่กุญแจห้องพักของท่าน หมายเลขห้องท่านคือ 609

You may take the elevator over there.
ยู เมย์ เท็ก ดิ เอเลเวเตอร์ โอเว่อร์ แดร์
คุณสามารถใช้ลิฟท์ตรงโน้นได้นะคะ

The bellboy will take you to your room.
เดอะ เบลบอย วิล เท็ก ยู ทู ยัวร์ รูม
พนักงานยกระเป๋าจะนำคุณไปที่ห้องค่ะ

Hope you enjoy your stay here.
โฮป ยู เอ็นจอย ยัวร์ สเตย์ เฮียร์
หวังว่าท่านจะได้รับความสะดวกสบายในการพักผ่อนที่นี่

Here is your breakfast coupon.
เฮียร์ อีส ยัวร์ เบรคฟาส คูปอง
นี่คูปอง อาหารเช้าค่ะ

ในกรณีที่ยังไม่ได้มีการจองห้องพัก ในกรณีที่แขกยังไม่ได้จองห้องพัก เราสามารถถามดังนี้

Do you have a reservation?
ดู ยู แฮฟ อะ เรสเซอเวชั่น?
ไม่ทราบได้จองห้องไว้หรือเปล่าค่ะ?

We have a vacant room for you.
วีแฮฟ อะ เวเคนท์ รูม ฟอร์ ยู
เรามีห้องว่างบริการท่านค่ะ

I’m sorry our hotel is (fully) booked.
ไอม ซอร์รี่ เอาเวอร์ โฮเทล อีส (ฟูลลี่) บุคท์
ต้องขออภัยค่ะ โรงแรมเราถูกจองเต็มแล้วค่ะ

We can put you on a waiting list or we can find you a room in another hotel.
วี แคน พุต ยูออน อะ เว็ตติ่ง ลิส ออร์ วีแคน ไฟด์ ยู อะ รูม อิน อนัทเธอร์ โฮเทล
เราจะลงชื่อคุณไว้ในรายการรอห้อง หรือ จะช่วยหาห้องจากโรงแรม อื่นได้ค่ะ

คำศัพท์ที่มีประโยชน์ Useful Vocabulary

  • Reservation counters          เรสเซอร์เวชั่น เคาน์เตอร์      เคาน์เตอร์จองล่วงหน้า
  • Receptionist                            รีเซฟชั่นนิส                           พนักงานต้อนรับ
  • Carpet                                       คาร์เป็ต                                 พรม
  • warm running water            วอร์ม รันนิ่ง วอเตอร์              น้ำร้อนที่ใช้อาบ
  • tax                                               แท็กซ                                   ภาษี
  • include                                      อินคลูด                                  รวมทั้ง
  • advance                                   แอดวานซ์                             ล่วงหน้า
  • bill                                               บิล                                         ใบเรียกเก็บเงิน
  • check out                                 เช็ค เอ้าท์                              เช็คออก(จากโรงแรม)
  • check out time                       เช็ค เอ้าท์ ไทม์                     เวลาเช็คออก
  • sign                                            ซายน์                                    เซ็นชื่น
  • registration card                   เรจิสสเตรเชิ่น คาร์ด              บัตรลงทะเบียน
  • elevator                                    เอเลเวเตอร์                            ลิฟต์
  • lift                                                ลิฟต์                                      ลิฟต์

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

การต่อใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม

คราวที่แล้ว ผมแนะนำ เรื่องการขอใบอนุญาตจัดตั้งโรงแรม กันไปแล้วนะครับ วันนี้ผมจะแนะนำเรื่องการต่อใบอนุญตกันครับ เพราะใบนุญาตโรงแรมไม่ได้ออกให้แล้วออกเลย ไม่มีการต่ออายุใบอนุญาตนะครับ เพราะหากเป็นอย่างนั้น โรงแรมที่ได้ใบอนุญตไปแล้วก็อาจจะไม่มีการรักษามาตรฐานหรือพัฒนาคุณสมบัติให้ดีเหมาะสมกับใบอนุญาตที่ได้รับ และอาจเป็นอันตรากับแขกที่มาพักก็ได้ ใช่ไหมล่ะครับ

ใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรมมีอายุ 5 ปี นับจากวันที่ได้รับอนุญาต ซึ่งผู้ประกอบธุรกิจโรงแรมจะต้องดำเนินการต่ออายุใบอนุญาตฯ โดยยื่นเรื่องก่อนวันที่ใบอนุญาตสิ้นอายุ หากโรงแรมไหนยื่นช้าแต่ยังอยู่ภายใน 60 วันนับจากวันสิ้นอายุ ก็ยังสามารถยื่นได้ แต่จะต้องเสียค่าปรับเพิ่มอีก20% ของค่าธรรมเนียมต่ออายุใบอนุญาต และถ้ายื่นภายหลัง 60 วันนับจากวันที่ใบอนุญาตหมดอายุ จะต้องทำการยื่นขอใบอนุญาตใหม่เลยครับ

วิธรการต่อใบอนุญตนั้นไม่ยากครับ เริ่มจาก ผู้ขอต่ออายุใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม จะต้องไปยื่นด้วยตนเอง เพื่อพิมพ์ลายนิ้วมือตรวจสอบประวัติลักษณะต้องห้ามตามมาตรา 16 (5) (6) แห่งพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 (จากนั้นทางกรมการปกครองจะมีการแจ้งผลการพิจารณาให้ผู้ยื่นคำขอทราบภายใน 7 วันนับแต่วันที่พิจารณาแล้วเสร็จ พร้อมชำระค่าธรรมเนียมต่ออายุใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม แค่นี้เองครับ ทั้งนี้ ระยะเวลาที่เจ้าหน้าที่ใช้ในการตรวจสอบ คือประมาณ 66 – 70 วันทำการครับ โดยเอกสารที่ต้องใช้ในการยื่นขอต่อใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม มีดังนี้

  1. บัตรประจำตัวประชาชนของผู้ขอฯ
  2. สำเนาทะเบียนบ้านของผู้ขอฯ
  3. หนังสือรับรองนิติบุคคล พร้อมบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ5, บมจ 006) ไม่เกิน 3 เดือน นับแต่วันยื่นคำขอต่อใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม
  4. คำขอต่ออายุใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม (แบบ ร.ร.1/1)
  5. สำเนา ใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม (แบบ ร.ร.2)
  6. สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านของกรรมการผู้มีอำนาจลงนามผูกพัน และ/หรือ หนังสือแต่งตั้งผู้แทนนิติบุคคล ในกรณีกรรมการผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลไม่ได้ระบุผู้มีอำนาจลงนามให้ชัดเจน
  7. กรณีที่มีหลักฐานและเอกสารที่ยื่นไว้ในการขออนุญาตมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ผู้ขอต้องยื่นหลักฐานแสดงเอกสารที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงด้วย
  8. ใบรับรองการตรวจสอบอาคาร (แบบ ร.1) กรณีโรงแรมที่มีจำนวนห้องพักตั้งแต่ 80 ห้องขึ้นไป หรือโรงแรมที่เป็นอาคารสูงตั้งแต่ 23 เมตรขึ้นไป หรือโรงแรมที่เป็นอาคารขนาดใหญ่พิเศษที่มีพื้นที่ตั้งแต่ 10,000 ตารางเมตรขึ้นไป แล้วแต่กรณีตามกฎหมายว่าด้วยการควบคุมอาคาร

ค่าธรรมเนียม

  1. ค่าธรรมเนียมการต่ออายุใบอนุญาตครั้งละกึ่งหนึ่งของค่าธรรมเนียมใบอนุญาตโรงแรมแต่ละประเภท มีดังนี้
    1. โรงแรมประเภท 1 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 5,000 บาท
    2. โรงแรมประเภท 2 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 10,000 บาท
    3. โรงแรมประเภท 3 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 15,000 บาท
    4. โรงแรมประเภท 4 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 20,000 บาท
  2. ค่าธรรมเนียมการประกอบธุรกิจโรงแรมปีละ 80 บาทต่อห้อง

หมายเหตุ (จ่ายโดยเเคชเเชียร์เช็คสั่งจ่ายในนาม “เงินนอกงบประมาณกรมการปกครอง” โดยคิดจำนวนเงินตามใบอนุญาตโรงแรมแต่ละประเภท และคิดจำนวนเงินในอัตราจำนวนห้องพักที่ได้รับอนุญาตห้องละ 80 บาท)

การทำธุรกิจโรงแรมมันไม่ง่าย ไหนจะเรื่องการสร้างโรงแรมให้ถูกต้องตามมาตรฐาน การทำตลาด การทำบัญชี การขอใบอนุญตประกอบธุรกิจโรงแรม การต่อใบอนุญาต แต่ผู้ที่มีความตั้งใจทำธุรกิจการโรงแรมจริงๆ จะต้องมุ่งมั่นและค่อยๆบริหารจัดการ วางระบบไปที่ละจุด เช่นการใช้ซอฟต์แวร์อย่างชาญฉลาดเพื่อช่วยให้คุณและพนักงานของโรงแรมทำงานได้ง่าย มีประสิทธิภาพ ไม่ปวดหัว แถมยังมีเวลาไปเพิ่มสาขา เพื่มยอดขายให้กับโรงแรมคุณเองอีกด้วยครับ

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ร้านอาหาร ฟรือ แฟรนไชส์ ไหน สนใจทำครัวกลาง (Central Kitchen) มาทางนี้

ในปัจจุบัน ธุรกิจร้านอาหาร แบบมีสาขาได้ขยายตัวเพิ่มมากขึ้น เนื่องด้วยหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการที่พฤติกรรมการบริโภคของที่เปลี่ยนไปบริโภคอาหารสำเร็จรูปมากขึ้น  หรือการที่นักท่องเที่ยวต่างชาติเพิ่มมากขึ้น หรือแม้กระทั่งการส่งออกสินค้าอาหารสำเร็จรูปจากไทยไปยังตลาดอาเซี่ยน ทำให้นักธุรกิจด้านอาหารให้ความสนใจกับระบบบริหารจัดการที่เรียกว่า “ครัวกลาง (Central kitchen)” กันมาก วันนี้ CiMSO จะแนะนำข้อมูลเกี่ยวกับระบบครัวกลางมาให้ท่านผู้อ่านได้รู้จักกันครับ

ระบบครัวกลาง หรือ Central Kitchen เป็นระบบบริหารจัดการ  ที่เป็นรูปแบบการผลิตสินค้าโดยแยกต่างหากจากสาขาที่ขาย เพื่อกระจายสินค้าออกจำหน่ายที่สาขา ด้วยจุดเด่นในเรื่องการลดต้นทุนการผลิตลดปัญหาการจัดซื้อ ทำให้อาหารที่ผลิตมีคุณภาพเป็นมาตรฐานเดียวกันและช่วยให้มีอายุในการเก็บรักษาสินค้า ลดปัญหาการขาดแคลนแรงงาน ควบคุมต้นทุนการขนส่งได้ การจัดการ supply chain รวมทั้งช่วยเพิ่มอำนาจการต่อรองกับคู่ค้า อันเนื่องมาจากการจัดซื้อจำนวนมาก จึงมีการประหยัดต่อขนาด และทำให้มีต้นทุนต่อหน่วยที่ต่ำลง

นอกจากการใช้ระบบคลัวกลางในรูปแบบ การขยายธุรกิจของร้านอาหารแบบ Chain Restaurant แล้ว ยังมีรูปแบบการใช้ระบบคลัวกลางในรูปแบบอื่นๆ โดยเฉพาะ การทำ Shared Kitchen และ Franchising ได้อีกด้วย

  •  Shared Kitchen หรือที่เราเรียกอีกชื่อนึงว่า Ghost Kitchen เป็นบริการรูปแบบใหม่ในโมเดล B2B โดยมีบริษัทที่ตั้งตัวเองเป็น shared Kitchen จะลงทุนสร้างครัวขนาดใหญ่ และลงทุนทางด้าน software สำหรับธุรกิจอาหาร มีทุกอย่างให้แบบพร้อมใช้งาน เพื่อช่วยให้ธุรกิจร้านอาหารเข้ามาบริการ โดยการให้บริการจะมีตั้งแต่การจัดหา/สรรหาพนักงานทำอาหาร บริการแพ็คอาหาร จัดซื้อวัตถุดิบ เช่าพื้นที่ครัวและอุปกรณ์ จัดส่งอาหาร ซึ่งธุรกิจ shared Kitchen นี้ จะช่วยให้ธุรกิจร้านหาร (เจ้าของร้านอาหาร) สามารถขยายตัวไปยังพื้นที่ใหม่ๆ ได้โดยไม่ต้องเปิดสาขาแล้วไปเน้นการจัดส่งถึงมือลูกค้าแทน ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาอีกด้วย
  • ความสม่ำเสมอ  ในคุณภาพ  คือ ปัจจัยสำคัญอันดับ 1 ที่จะทำให้ ระบบแฟรนไชส์ (Franchising) ประสบความสำเร็จ ซึ่งระบบครัวกลาง (Central Kitchen) จะเข้ามาช่วยให้แฟรนไชนส์ของคุณมีคุณภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการซื้อ จัดส่งวัตถุดิบ การติดฉลากอายุการใช้งาน การทำ BOM สูตรอาหาร การตรวจสอบ เป็นต้น

ระบบครัวกลางของ CiMSO เป็นระบบครัวกลางที่เป็นมาตรฐานสากล สามารถใช้ได้กับครัวทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะครัวฝรั่ง ครัวจีน หรือแม้กระทั่งครัวไทยครับ โมดูลหลักที่นำมาใช้ คือ Inventory & Procurement software ครับ ฟงก์ชั่นหลักๆที่มีสำหรับการทำครัวกลาง มีดังนี้

  • Product, Services, Charges management with status links
  • Food & Beverage recipe costing (bill of materials)
  • Real time integration to General Ledger, Debtors and Creditors
  • Barcode identification with Label printing for 23 leading international bar code types
  • Quantity management per packaging type offers orders and sales by main or sub unit (order by case – sell by bottle or tot)
  • Unlimited price lists for price differentiation by customer status or location
  • Seamless ledger integration based on pre-configured settings
  • Average item cost per company, warehouse and store
  • Fast stock take console with mobile device stock take facility
  • Stock takes in a live, trading environment

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Transaction)

  • Stock takes, inter department transfers, inter branch transfers
  • Requisitions, purchase orders, goods received vouchers
  • Cash sales, invoices and reversals affecting stock

การควบคุมการจัดซื้อ (Procurement Control)

  • Preferential supplier management with tender or purchase contract control
  • Multi-level procurement authorisation and transaction processing console
  • Requisitioning, Order Processing and Goods Receipting console with multi-level authorisation
  • Order processing validated against financial budget with automatic Order limitation
  • Goods Receipting console with automatic Order to Goods Received Voucher conversion

และแน่นอนว่า CiMSO ของเรา เป็น Business ERP Software ดังนั้น ระบบครัวกลางของเราจึงสามารถเชื่อมต่อกับโมดูลดังต่อไปนี้

  • RESTaurateur food and beverage (F&B) points of sale – ระบบร้านอาหาร (POS)
  • CLIENTmanager CRM, business administration, communications and accounting control – ระบบลูกค้าสัมพันธ์ และการควบคุมบัญชี
  • BACKoffice Accounting Software – ระบบบัญชี

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

มารู้จัก Central Reservation Office (CRO) หรือระบบ Booking จากส่วนกลางกัน

ระบบ Central Reservation Office (CRO) คือ ระบบที่เป็นศูนย์กลางของการสำรองห้องพักของโรงแรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ที่จะช่วยทำหน้าที่ในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักโรงแรมในด้านต่างๆ ที่ใช้งานได้ผ่านระบบออนไลน์ และมีลักษณะการทำงานแบบ Real Time ช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดจำหน่ายห้องพักได้เป็นอย่างดี ระบบ CRO ส่วนมากจะสามารถทำงานแบบ Offline ด้วย คือสามารถใช้กับสำนักงานรับจองทางโทรศัพท์  และการสื่อสารทางอื่นๆ ที่มีพนักงานไว้คอยให้บริการได้อีกด้วยครับ

โดยหลักการแล้ว CRO จะเป็นระบบที่ทางโรงแรมนำเอา Room Inventory ของโรงแรมมาใส่ไว้ทั้งหมด และมีการกำหนด Rate Structure หรือ Rate Tier สำหรับขายให้กับทุก Market Segment ช่วยให้สำนักงานตัวแทนในการขายห้องพัก (TA-TO – Travel Agent) ที่ได้รับการแต่งตั้งมอบหมายเข้าไปหาข้อมูล และขายผ่านทางช่องทางต่างๆ ในแนวทางเดียวกันได้ทั่วโลก

ระบบ CRO ที่มีประสิทธิภาพอย่างระบบของ CiMSO สามารถที่จะทำการเชื่อมโยงข้อมูลการสำรองห้องพักกับระบบ PMS ได้ในลักษณะของการเชื่อมโยงแบบ 2 ทาง กล่าวคือ

  1. ระบบจะสามารถนำข้อมูลจาก PMS หรือ Front Office ของทางโรงแรมออกไปใช้งานได้
  2. ระบบจะสามารถทำการปรับปรุงข้อมูลของระบบ PMS ได้ด้วยเช่นกัน

ระบบ CRO ที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับ PMS ในลักษณะ 2 ทางนี้ จะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงานและลดความผิดพลาดของการทำงานของพนักงานลงไปได้เป็นอย่างมาก เพราะการทำงานจะเป็นไปในลักษณะของ Single Entry ที่ผู้ทำรายการเพียงครั้งเดียว ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับ CRO และ  PMS อื่นๆ ก็สามารถนำเอาข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานร่วมกันได้ในทันที นอกจากนั้นระบบ CRO ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อระบบอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เช่น Back Office, Channel Manager เป็นต้น โดยเฉพาะ การเชื่อมกับระบบ Channel Manager ในการจัดจำหน่ายห้องพักผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายห้องพักออนไลน์อื่นๆ ได้ด้วยเช่น GDS, IDS, OTAs เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักจาก CRO เพียงจุดเดียว ทั้งนี้จะทำให้การบริหารจัดการโรงแรมมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

ระบบ CRO ของ CiMSO รองรับการทำงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

  1. การบริหารการจองห้องพักและราคาค่าห้องพัก
    • เพิ่ม แก้ไข และยกเลิกการจองห้องพักได้
    • กำหนดราคาค่าห้องพักมาตรฐาน ราคาแพคเกจต่าง ๆ ราคากรุ๊ป และราคาที่เกิดจากการต่อรอง (Negotiation Rates) สำหรับใช้กับลูกค้าแต่ละรายได้
    • มีตารางราคา (Rate Grid) ไว้ให้เรียกมาดูและนำไปใช้งานได้
    • บริหารคิวผู้ของ (Waiting list) ได้
  2. การบริหารจัดการข้อมูลของลูกค้า (Customer Profile)
    • สามารถติดตามตรวจสอบประวัติลูกค้าที่เป็นสมาชิก หรือลูกค้าเก่าได้
    • มีคำอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายค่า Commissions สำหรับลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย หรือแหล่งที่มาของการจองของลูกค้าแต่ละรายไว้อย่างชัดเจน
    • แสดงประวัติ สถิติการใช้บริการในอดีต และการจองสำหรับการใช้บริการในอนาคตของลูกค้าแต่ละรายได้
  3. การจองแบบหมู่คณะ (Group Booking) และการกันห้องไว้เพื่อการจำหน่าย
    • ควบคุมการจองห้องพักสำหรับหมู่คณะได้
    • บริหารจัดการ Room Allotment และ Cut Off Date/Days ผ่านระบบได้
    • กันห้องพักในลักษณะ Super Group Blocks สำหรับการจองห้องพักแบบหมู่คณะเดียว ในโรงแรมหลายๆ แห่งในระบบเดียวกัน หรือหลายๆ ครั้งที่เข้าพักได้
  4. การจัดการเกี่ยวกับการจอง
    • Transaction activity by agent and CRO
    • สร้างเอกสารยืนยันการจอง หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งผ่านระบบออนไลน์ หรือทาง แฟกซ์ จากระบบส่งถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติ
    • ติดตามตรวจสอบแหล่งที่มาของการจองที่มีราคาที่แตกต่างกันได้
  5. การออกรายงาน (Report)
    • รายงานคาดการณ์การเข้าพักในแต่ละวัน (Expected Arrivals)
    • รายงานกิจกรรมเกี่ยวกับการจองทั้งหมด (Total Booking Activity)
    • รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำเดือน (Monthly Booking Activity Summary)
    • รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำวัน (Daily Booking Activity Summary)
    • รายงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจอง

ข้อดีของการนำระบบ Central Reservation Office (CRO) มาใช้ ก็คือ

  1. World Wide Accessibility – ลูกค้าสามารถเข้าถึงได้สะดวก ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้นๆ ของการทำธุรกิจโรงแรม เพราะนอกจากจะช่วยให้โรงแรมของคุณมีลูกค้ามากขึ้นแล้ว ยังทำให้เว็บไซต์โรงแรมของคุณได้เปรียบคู่แข่งขันอีกด้วย
  2. Boost Online sale – ระบบ CRO จะช่วยสนับสนุนการตลาดออนไลน์เต็มรูปแบบ ทั้งระบบออนไลน์ และระบบเครือข่าย คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับลูกค้าที่เพิ่มขึ้นมากกว่าเดิมอย่างแน่นอน ยิ่งถ้าคุณไป integrate กับฟังก์ชั่น Channel manager ยิ่งทำให้คุณมีดอกาสขายห้องพักได้มากขึ้นครับ
  3. Real Time System – ระบบจองห้องพักแบบ Real-time จะทำให้ลูกค้าสามารถเช็คสถานะห้องว่างของโรงแรมได้โดยทันที ทำให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจทำการจองได้อย่างรวดเร็ว
  4. Payment Integrated – หากระบบผูกกับการชำระเงินออนไลน์สนับสนุนการชำระเงินหลายข่องทาง ทั้งแบบ Online และ Offline

เท่านี้คุณก็เข้าใจข้อมูลและเห็นข้อดีของการใช้  Central Reservation Office (CRO) กันแล้วนะครับ หากคุณทำงานในตำแหน่ง sale ของโรงแรม ก็อย่าลืมศึกษาและหามาใช้กันนะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ทำไมต้อง Membership Management

Member Management Systems คือ โปรแกรมเก็บข้อมูลลูกค้า โปรแกรมระบบสมาชิก เป็นโมดูลหลักที่จะช่วยให้องค์กรจัดการด้านการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ซึ่งเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจในการจัดการกับลูกค้าทั้งหมดที่จะเพิ่มรายได้ให้กับองค์กรโดยให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับการบริการที่ดีที่สุดอย่างรวดเร็ว

ระบบ Membership Management Systems ยังต่อยอดไปยังระบบ Loyalty Program ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลลูกค้า (Membership Management) ทำให้เข้าใจถึงความแตกต่างของลูกค้าแต่ละกลุ่มได้ ช่วยให้วางแผนแคมเปญการตลาด พัฒนาสินค้าหรือรูปแบบบริการสำหรับลูกค้าแต่ละกลุ่มได้อย่างเหมาะสม นอกจากนั้นยังสามารถทำเป็นระบบบัตรสะสมแต้ม หรือโปรโมชั่น ที่มีเงื่อนไขการใช้บริการเพื่อให้ได้รับสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ถือเป็นการกระตุ้นให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการอย่างต่อเนื่องอีกด้วย

กระบวนการทำงานของระบบ membership management (CRM) มี 4 ขั้นตอนดังนี้

  1. Identify เป็นการเก็บข้อมูลว่าลูกค้าขององค์กรเป็นใคร เช่น ชื่อลูกค้า ข้อมูลสำหรับติดต่อกับลูกค้า
  2. Differentiate วิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าแต่ละคน และจัดแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มตามคุณค่าที่ลูกค้ามีต่อองค์กร
  3. Interact มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าเพื่อเรียนรู้ความต้องการของลูกค้า และเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าในระยะยาว
  4. Customize นำเสนอสินค้าหรือบริการ พร้อมโปรดมชั่นที่มีความเหมาะสมเฉพาะตัวกับลูกค้าแต่ละคน

ระบบ  Membership Management ของ CiMSO หรือที่เรียกว่า CLUBmanager มีคุณสมบติดังนี้

  • สามารถจัดกลุ่มสมาชิกได้หลากหลายรูปแบบตามความต้องการขององค์กร (สมาชิกหลักและผู้ติดตาม) และสามารถเชื่อมโยงสถานะได้อย่างไม่จำกัด
  • สามารถทำ Data Mining ซึ่งเป็นการรวบรวมนําข้อมูลจากฐานข้อมูลมาวิเคราะห์และประมวลผล
  • สามารถออกแบบบัตรสมาชิก พริ้นและรุบุรหัสสมาชิกได้
  • ให้คะแนนสมาชิก (Loyalty Point) และระบบการจัดการแลกของรางวัล
  • การ Subscription และการเผยแพร่ข้อมูลหรือติดต่อปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางช่องทางต่าง ๆ
  • ติดตามการใช้จ่ายของสมาชิกหลักและผู้ติดตาม
  • แยกหรือรวมงบสำหรับสมาชิกและผู้ติดตาม
  • การประมวลผลค่าธรรมเนียมสมาชิก หักเงินในรูปแบบ GIRO และบัตรเครดิตได้
  • ฯลฯ

โดยระบบ Membership Management จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนดังนี้

  1. Operational CRM เป็นส่วนของ Front Office ที่ใช้ช่วยจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น Sales, Marketing หรือ Service เช่น การจัดการข้อมูลติดต่อลูกค้า การเสนอราคา การบริหารฝ่ายขาย การเก็บข้อมูลพฤติกรรมลูกค้า ระบบบริการลูกค้า เป็นต้น
  2. Analytical CRM ระบบวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าที่รวบรวมได้จากส่วน Operational CRM หรือจากแหล่งอื่น ๆ เพื่อแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มและค้นหากลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่องค์กรสามารถนำเสนอสินค้า หรือบริการเพิ่มเติมได้
  3. Collaborative CRM ระบบช่วยสนับสนุนในการติดต่อปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางช่องทางต่าง ๆ เช่น ติดต่อส่วนตัว จดหมาย แฟกซ์ โทรศัพท์ เว็บไซต์ E-Mail เป็นต้น รวมถึงช่วยจัดการทรัพยากรที่องค์กรมี คือ พนักงานขายหรือให้บริการหลังการขาย ในเรื่องกระบวนการทำงาน และการจัดการฐานข้อมูล หรือ Database ของลูกค้า เพื่อนำไปให้บริการแก่ลูกค้าและช่วยรักษาฐานลูกค้าขององค์กรได้ดีขึ้น

พอได้รู้ถึงข้อดีและคุณสมบัติของ Membership Management Systems และ Loyalty Program แล้ว หากใครเห็นว่าเป็นประโยชน์ต่อการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีสำหรับการสร้างฐานลูกค้า  และสามารถต่อยอดการทำการตลาดขององค์กร อย่าลืมหาระบบที่มีคุณภาพสากลแต่ราคาไม่สูงเกินไปอย่าง CiMSO – CLUBmanager ไปใช้กันนะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการโรงแรม

การสรรหาซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมมาใช้ในธุรกิจโรงแรมในปัจจุบัน ผู้ประกอบการโรงแรม ที่พัก จะติดต่อกับบริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์โดยตรง โดยความนิยมของธุรกิจโรงแรมที่มีมาตรฐานส่วนใหญ่ จะเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาจากต่างประเทศ ทั้งนี้เพราะต้องการความมั่นใจและความน่าเชื่อถือว่า โปรแกรมจะสามารถใช้งานได้ตลอด ไม่มีปัญหาระหว่างการใช้งาน

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม จะมีซอฟต์แวร์หลัก 2 โมดูล ซึ่งถือเป็นพื้นฐานโมดูล หรือโปรแกรมที่ทุกโรงแรมควรจะมี เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้บริการห้องพัก และห้องอาหารโดยเฉพาะ ประกอบด้วย

  1. ระบบบริการส่วนหน้า (Front Office System) หรือ PMS (Property Management system) เป็นระบบที่ทำหน้าที่บริหารจัดการห้องพัก การรับจองห้องพัก (Hotel Booking) การเข้าพัก (Check-in) ตลอดจนการเก็บเงินลูกค้า (Billing) กรณีที่ลูกค้าแจ้งออก (check-out) นอกจากนี้ ยังรองรับการควบคุมและบริหารห้องพักในส่วนของแผนกแม่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นการปิดห้องซ่อม การปรับสถานะห้องพัก ห้องว่าง ห้องสกปรก เป็นต้น
  2. ระบบจัดการร้านอาหาร (POS หรือ Point Of Sale) โดยปกติแล้ว แขกที่เข้าพักโรงแรม มักจะไม่ขำระเงินทันทีหลังรับประทานอาหารที่ร้านอาหารในดรงแรมหรือสการสั่งอาหารขึ้นไปรับประทานที่ห้อง แต่จะชำระทีเดียวเมื่อแจ้งออก (Check-out) ดังนั้น ระบบ POS สำหรับโรงแรม จึงควรเป็นระบบเรียกเก็บเงินแขกสำหรับร้านอาหารหรือห้องอาหารที่ควรจะเชื่อมต่อกับระบบริการส่วนหน้า (PMS) ซึ่งจะสามารถตรวจสอบได้ว่าแขกที่สั่งอาหรหรือใช้บริการห้องอาหารนั้นเป็นท่านเดียวกับแขกที่มาพักในห้องใด และสามารถรวบรวมยอดค่าบริการทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ พร้อมสำหรับการชำระเมื่อแขก check-out

เห็นแล้วนะครับว่า ซอฟต์แวร์พื้นฐานของโรงแรมควรมีอะไรบ้าง (ดูรายละเอียด PMS และ POS ของ CiMSO) อย่างไรก็ตาม มีอีกหลายๆโรงแรมที่มุ่งพัฒนาไปที่การให้บริการห้องพัก และไม่มีในส่วนของร้านอาหารหรือห้องอาหารเลย แต่ก็อาจจะมีส่วนอื่นๆในแผนการพัฒนาดรงแรมต่อไปในอนาคต วันนี้ผมมี วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการโรงแรม มาฝากครับ

วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการส่วนหน้า มีข้อควรพิจารณาดังนี้

ก่อนที่คุณจะเลือกเอาซอฟต์แวร์ตัวในมาใช้กับโรงแรมของคุณ หากคนที่เคยมีประสบการณืในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการโรงแรมมาบ้างแล้วก็คงไม่ยากเท่าไหร่ เพราะเริ่มที่จะเข้าใจถึงความต้องการของโรงแรมอย่างแน่ชัดแล้ว แต่สำหรับคนที่ยังไม่เคยมีประสบการณืในการใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้เลย คงเป็นเรื่องยาก ลองเอาข้อพิจารณาง่ายๆสำหรับการเลือกซื้อระบบจัดการส่วนหน้า หรือ PMS มาปรับใช้กันครับ

1. ความสามารถพื้นฐาน

ความสามารถพื้นฐานของระบบจัดการส่วนหน้า PMS เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการบริหารโรงแรม เพราะหากระบบ PMS ไม่ครอบคลุมความต้องการของโรงแรมแล้ว อาจทำให้การบริหารจัดการสะดุดและไม่สะดวกอย่างที่ควร ความสามารถพื้นฐานของระบบ PMS มีดังนี้

  • ระบบรับจองห้องพัก – Reservation System
  • ระบบเข้าพัก – Check-in
  • ระบบย้ายออก – Check-out
  • ระบบควบคุมห้องพัก – Housekeeping
  • ระบบรายงาน – Report

2. การพัฒนาต่อยอด

คงไม่มีใครที่จะเปิดกิจการแล้วย่ำอยู่กับที่ใช่ไหมครับ เมื่อผู้ประกอบการตัดสินใจเปิดกิจการทำการค้าใดการค้าหนึ่งแล้ว ย่อมหวังผลฟูมฟักให้กิจการนั้นๆโตไปพร้อมกับความสำเร็จยิ่งขึ้นเรื่อยๆ แน่นอนว่ากิจการ การโรงแรม ที่พัก ก็เช่นเดียวกัน เริ่มมีห้องพัก ก็จะมองต่อยอด ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มสาขาของโรงแรม การเพิ่มบริการ เช่น ร้านอาหาร สปา กอล์ฟคลับ หรือแม้กระทั้งการทำโรงแรมแบบ mix use  ที่กำลังฮิตกันในปัจจุบัน เมื่อการให้บริการก้าวหน้า ย่อมต้องการซอฟต์แวร์ใดก็ตามที่จะรองรับความก้าวหน้านั้นด้วยเช่นกัน และคุณย่อมไม่อยากจะปวดหัวกับการเปลี่ยนซอฟต์แวร์ใหม่ทั้งระบบ เพราะไหนจะเรื่องค่าใช้จ่าย แล้วยังต้องมีการเรียนรู้ของพนักงานทั้งหมดอีก ดังนั้น ผมแนะนำว่า คุณควรหาซอฟต์แวร์ที่สามารถซัพพอร์ตการให้บริการต่างๆของคุณได้ เช่น ระบบ POS สำหรับร้านอาหาร, Central Reservation สำหรับการมีโรงแรมหลายสาขา, Spa Schedule สำหรับบริการสปา และ Golf booking สำหรับบริการสนามกอล์ฟ เป็นต้น

3. ราคา

“เรื่องราคา เครื่องใหญ่” ใครๆก็พูดเช่นนั้น เพราะถ้ามีงบเยอะก็ยิ่งซื้อซอฟต์แวร์ระดับโลกได้ แต่จริงๆแล้วจะพุดอย่างนั้นทั้งหมดก็ไม่ถูกซะทีเดียวครับ เพราะแม้ว่ามีงบเยอะก็ต้องผ่านการพิจารณาใน 2 หัวข้อแรกมาก่อน และซอฟต์แวรืที่ดีจะสามารถแยกส่วนการใช้งาน รวมถึง custom การใช้งานให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละรายได้ ดังนั้นหากคุณยังไม่พร้อมที่จะใช้ระบบจัดการโรแงรมทั้งระบบแต่คาดหวังว่าจะมีการพัฒนาต่อยอดอย่างแน่นอน ให้คุณบอกเจ้าบรัทซอฟต์แวร์ไปว่า ขอใช้บริการในส่วน Front Office ก่อน แล้วจึงต่อยอดไปใช้ในส่วนอื่นๆในอนาคต ซึ่งคุณก็จะสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายเพอใช้จ่ายเฉพาะในส่วนที่คุณต้องการก่อนได้ครับ

คลาวด์ (cloud) หรือ เซอร์ฟเวอร์ (server) ?? ในยุคปัจจุบัน มี PMS ระบบจัดการโรงแรมที่ทำงานบนคลาวด์ ออกมาแข่งขันกันในตลาดมากมายหลายเจ้า และราคาก็ชำระเป็นรายเดือนเหมือนเป็น royalty fees ซึ่งไม่แพงสำหรับการเริ่มต้นกิจการโรงแรม ผู้ประกอบการหลายคนที่ไม่ชอบที่จะต้องดูแลจัดการ hardware จึงเลือกใช้แบบ cloud base กันมาก ถ้าถามผมว่าแบบไหนดี ผมว่าดีทั้งสองแบบ ขึ้นอยู่กับว่าโรงแรมคุณต้องการอย่างไร เช่น หากคุณอยู่ในเมืองที่มีระบบ Internet เร็วและไม่มี downtime (ซึ่งในไทยนี่ หายากมากครับ) ก็สามารถเลือกใช้แบบ cloud ได้เลยครับ แต่อย่าลืมคำนวณค่าบริการที่คุณต้องจ่ายไปสัก 3 ปี หากราคาพอๆกับการลงซอฟต์แวร์แบบ server ดีๆสักตัวนึง ควรเลือก server ครับ เพราะมีความเสถียรและต่อยอดได้ดีกว่าครับ (ระบบ server ในปัจจุบัน ก็พัฒนาไปมากครับ ไม่ได้ใช้งานได้แต่ภายในเท่านั้น แต่เป็นระบบ Hybrid ที่สามารถใช้ได้เมื่อคุณอยู่นอกโรงแรมด้วยครับ)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com