การให้บริการซัพพอร์ท การฝึกอบรม และการให้บริการหลังการขายของ CiMSO Software

เนื่องจากลูกค้าสอบถามกันเข้ามามาก ว่า CiMSO Software มีการให้บริการซัพพอร์ท การฝึกอบรม และการให้บริการหลังการขายอย่างไรบ้าง เนื่องจาก CiMSO Software เป็นระบบที่มี บริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด เป็นตัวแทนจำหน่ายแห่งเดียวในประเทศไทย (The certified distributor for CiMSO hospitality & business management software in Thailand)

บทความนี้ กล่าวถึง บทบาทและหน้าที่ของ บริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด ในการให้บริการระบบจัดการโรงแรม รีสอร์ท ร้านอาหาร ผ่านระบบ CiMSO Hospitality & Business Management Software ดังนี้ครับ

1. เกี่ยวกับ CiMSO Hospitality & Business Management Software

CiMSO Hospitality & Business Management Software ให้บริการระบบซอฟต์แวร์สำหรับจัดการงานในธุรกิจ Hospitality ที่ครอบคลุมที่ง ส่วนหน้า (Front Office) และส่วนหลัง (Back Office) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร ซึ่งระบบจะไหลตั้งแต่ต้นน้ำไปยังปลายน้ำขององค์กรโดยไม่มีสะดุด ระบบช่วยลดการทำงานที่ผิดพลาดของพนักงาน (human error) ช่วยลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นอันเกิดจากการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงาน และยังสามารถเพิ่มรายได้ให้กับองค์กร เนื่องจากผู้บริหารจะสามารถเห็นการทำงานทั้งส่วนหน้าและส่วนหลัง(ระบบบัญชี สต๊อกสินค้า)ได้อย่างเรียลไทม์ (Real-Time)

CiMSO Hospitality & Business Management Software พัฒนาขึ้นที่ประเทศสิงคโปร์ ในปี 1996 ปัจจุบัน CiMSO ERP Software มีผู้ใช้งานกว่า 700 โรงแรม 16 ประเทศทั่วโลก รวมถึงประเทศไทย

หากพูดถึงกิจการโรงแรม ระบบ CIMSO Hospitality & Business Management Software – INNKeeper มีฟีเจอร์ ที่ครอบคลุมสำหรับโรงแรมตั้งแต่โรงแรมขนาด 50 ห้องขึ้น ไปถึงโรงแรมขนาดใหญ่ (มากกว่า 1000 ห้อง หรือ หลาย Property) ดังนี้

2. บริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด คือใคร ทำอะไรบ้าง

ในประเทศไทย CiMSO Hospitality & Business Management Software มีบริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด (AEC Enlist Co., Ltd) เป็นตัวแทนจำหน่ายแต่เพียงผู้เดียว โดย AEC Enlist Co., Ltd ทำหน้าที่ติดต่อลูกค้า ประสานงาน ขาย ติดตั้ง อบรมการใช้งาน รวมถึงดูแลหลังการขายตลอด 24/7

นอกจากการจำหน่ายและบริการหลังการขายแล้ว AEC Enlist Co., Ltd ยังให้บริการเป็นที่ปรึกษากับลูกค้าที่ต้องการเปลี่ยนระบบจากของเดิมเป็นของ CiMSO ERP Software หรือ ลูกค้าที่ไม่เคยใช้ระบบมาก่อน ซึ่งเรียกว่า Change Management รวมถึงการให้คำแนะนำในการบริหารจัดการองค์กรให้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานโดยใช้ระบบ CiMSO ERP Software ทั้งนี้ เพื่อให้ผู้บริหาร/เจ้าของกิจการยุคใหม่ สามารถเข้าถึงการบริหารจัดการองค์ของของตนเอง ได้ตั้งแต่ส่วนหน้าและส่วนหลัง ผ่านระบบที่โปร่งใส และสสามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบมาทำการวิเคราะห์ (Analysis) และวางแผนการบริหารจัดการองค์กร ทำการตลาด สร้างโปรโมชั่น ได้ทันท่วงทีอย่าง Real-time

3. การให้บริการซัพพอร์ท การฝึกอบรม และการให้บริการหลังการขายของ CiMSO Software

CiMSO ERP Software โดยบริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด ให้บริการหลังการขาย ตลอด 24 ชั่วโมง ทุกวัน โดยลูกค้าสามารถติดต่อเราได้ที่ 02-3924186 หรือ LINE ID: @zmo0272t หรือ email: cimso@aecenlist.com

เมื่อลูกค้าตกลงใช้บริการของเรา ลูกค้าจะได้รับการชี้แจงถึงขั้นตอนและวีการในการแจ้งหรือเปิด ticket เมื่อระบบมีปัญหา แต่อย่างไรก็ตาม ระบบ CiMSO ERP Software เป็นพาร์ทเนอร์(คู่ค้า) อย่างเป็นทางการของ Microsoft ทำให้ระบบ CiMSO ERP Software มีความเสียรสูง ลูกค้าไม่จำเป็นต้องกลัวว่า internet ล่มแล้วจะใช้งานระบบของ CiMSO ไม่ได้ แต่ลูกค้ายังสามารถทำการขายสินค้าหรือเปิดให้บริการในส่วนหน้า (Front Office) ได้อย่างปกติ จนกว่าเมื่อลูกค้ามี internet ระบบก็จะ sync กันโดยข้อมูลไม่มีหล่นหายไป นอกจากนั้น ระบบจะเป็น software ที่ลูกค้าสามารถแก้ไขได้เบื้องต้น ด้วยการปิด และเปิด ซึ่ง 95% ของการให้บริการกว่า 30 ปีที่ผ่านมา ลูกค้าจะสามารถใช้งานได้ต่อทันที

ทางด้านการฝึกอบรม CiMSO เสนอทางเลือกในการเข้ารับการอบรมให้กับลูกค้าถึง 3 ทางเลือก ดังนี้

ทางเลือกที่ 1 การฝึกอบรมที่สถานที่ของลูกค้า (Training at Customer Site)

การฝึกอบรมที่สถานที่ของลูกค้า (Training at Customer Site) เป็นทางเลือกยอดฮิตที่สุดตลอดการ และเป็นทางเลือกที่ดี เหมาะกับการฝึกอบรมพนักงานเป็นกลุ่มๆ ณ สถานประกอบการของลูกค้า โดยใช้สิ่งอำนวยความสะดวกของลูกค้าที่มีอยู่แล้ว ตัวเลือกนี้มีค่าใช้จ่ายต่ำสุด เนื่องจากคุณจะมีค่าบริการเพียงค่า Consultant & Training Fees เพียงรายการเดียวให้กับเรา

ทางเลือกที่ 2 การฝึกอบรมที่สำนักงานของเรา (Training at CiMSO Offices)

การฝึกอบรมที่สำนักงานของเรา (Training at CiMSO offices)  ตัวเลือกนี้ เหมาะสำหรับบุคคลหรือกลุ่มพนักงานเล็กๆ ที่ต้องการรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญของเรา ค่าใช้จ่ายต่อนักเรียนอาจจะสูงขึ้นเล็กน้อย เนื่องจากคุณจะต้องดูแลเรื่องค่าใช้จ่ายต่างๆของพนักงานคุณเองทั้งหมด

ทางเลือกที่ 3 การฝึกอบรมทางอินเทอร์เน็ตระยะไกล (Remote Internet Training)

การฝึกอบรมทางอินเทอร์เน็ตระยะไกล (Remote Internet Training) เป็นทางเลือกที่สามารถทำได้เมื่อคุณมั่นใจว่าคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีเสถียรภาพ CiMSO (ในฐานะที่เป็นพันธมิตรไมโครซอฟท์ได้รับการรับรอง) มีการฝึกอบรมระยะไกลผ่านทาง Skype, ถึง 8 ชั่วโมงต่อวัน คุณจำเป็นต้องมีสถานที่ที่มีอุปกรณ์ภาพและเสียงที่เหมาะสมเพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้เพื่อการทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอฝึกสอนด้วยเสียงและเสียงเพียงพอสิ่งอำนวยความสะดวก ตัวเลือกนี้จะมีความเหมาะสมมากที่สุดเป็นกลุ่มขนาดเล็กที่มีความต้องการฝึกอบรมแบบจำกัดหัวข้อ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Property Management Software สำหรับธุรกิจ Hospitality Management Company

เมื่อพูดถึง Property Management Software ขึ้นมา คนโรงแรมส่วนใหญ่จะหมายถึง ซอฟต์แวร์โรงแรม หรือ ระบบ PMS ที่เป็นระบบบริหารจัดการงานโรงแรมส่วนหน้า (Front Office) ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ในส่วนของ Reservation (การจอง) cahier (แคชเชียร์) Housekeeper (แม่บ้าน) Client information (ข้อมูลลูกค้า)  F/O Report (การออกรายงานในส่วนหน้า) เป็นต้น

ในปัจจุบัน เราจะได้ยินคำว่า “Hospitality Management” มากขึ้นเรื่องๆ ซึ่งนั่นหมายถึง ความร่วมมือหรือการเข้าร่วมกันของบรรดาโรงแรมต่างๆไม่ว่าจะเป็นโรงแรมที่เป็นเจ้าของเดียวกันหรือต่างเจ้าของกัน ในการใช้แบรนด์ของบริษัทหรือโรงแรมที่มีความแข็งแกร่งในเรื่องแบรนด์ เช่นพวก Chain Hotel เพื่อให้บริษัทหรือโรงแรม Chain Hotel ที่ทำธุรกิจ Hospitality Management Company ซึ่งเป็นเจ้าของแบรนด์ เข้ามาทำหน้าที่ทางด้านการบริหารจัดการโรงแรม การทำการตลาด การวางแผน และควบคุมดูแลกิจการโรงแรมที่เข้าร่วมนั้นแทน และเรียกโรงแรมที่เข้าร่วมว่า “โรงแรมในเครือ”

รูปแบบของการดำเนินการของ Hospitality Management Company ขึ้นอยู่กับข้อตกลงหรือเงื่อนไขระหว่างกัน โดยโรงแรมในเครือ อาจตกลงจ่ายค่าใช้จ่ายเป็นค่าบริหารจัดกาและอาจมีการแบ่งรายได้หรือผลกำไรให้กับ Hospitality Management Company นั้นๆ  เช่น การใช้ชื่อโรงแรมเดิมของเจ้าของโรงแรมแต่ให้ Hospitality Management Companyช่วยบริหารจัดการเท่านั้น หรือจ่ายเป็นค่าสิทธิ์ในการใช้ Brand นั้นๆ เช่น นอกจากการให้เข้ามาบริหารจัดการโรงแรมแล้วยังเลือกใช้ โลโก้ ของ Hospitality Management Company ด้วย

ตัวอย่าง Hospitality Management Company ของไทย เช่น Cape and Kantary, The Erawan Group, Dusit Thani, Minor Hospitality, A-One Hotel, ONYX Hospitality Group, Montara Hospitality Group, Mida Hospitality Group (MHG), เป็นต้น

เมื่อ Hospitality Management Company หรือ Hotel Chain จะต้องเข้ามาบริหารจัดการโรงแรมในเครือ ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น การทำการตลาด การจองห้องพัก การสร้างแบรนด์ และโรงแรมต่างๆ ไม่ได้ตั้งอยู่ในที่เดียวกันทั้งหมด และบางแห่งก็อยู่คนละจังหวัด หรือคนละประเทศด้วยซ้ำ แล้วระบบจัดการโรงแรมอะไรที่จำเป็นและจะช่วยให้การจัดการโรงแรมของ  Hospitality Management Company หรือ Chain Hotel มีความ คล่องตัว, โปรงใส แถมยังช่วยเพิ่มฐานลูกค้าให้กับโรงแรมในเครืออีกด้วย ??

คำตอบคือ Hospitality Management Company หรือ Hotel Chain จะต้องมีระบบBack Office ที่สามารถรวมศูนย์การบริหารจัดการโรงแรมทั้งหมดได้ในที่เดียว ที่สามารถเปิดดูข้อมูลการจอง การจัดการ ที่จะช่วยเพิ่มยอดจองและสร้างมาตรฐานการจัดการโรงแรม เพื่อให้แขกที่เข้าพักรู้สึกพึงพอใจ  และยังมีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่สามารถต่อยอดไปยังระบบสมาชิก (Loyalty Program) เพื่อจัดทำโปรโมชั่น ส่วนลดต่าง ๆ ให้กับสมาชิกครับ

ลองปรึกษาหรือติดต่อเรา เพื่อเรียนรู้ ระบบ INNkeeper ของ CiMSO  Software ที่จะช่วยให้ธุรกิจ  Hospitality Management หรือ Chain Hotel ของคุณมีมาตรฐาน เพิ่มระบบ ระเบียบ ความโปร่งใสในการบริหารจัดการ รวมถึงตอบสนองความต้องการของโรงแรมในเครือ ไม่ว่าจะด้วยการเพิ่มฐานลูกค้า การวิเคราะห์การตลาด และการทำระบบสมาชิก เราเข้าใจหัวอกคนโรงแรมเป็นอย่างดี ด้วยการดำเนินธุรกิจ ระบบจัดการโรงแรม มากว่า 30 ปี ใน 16 ประเทศทั่วโลก เรามีลูกค้าในทุกรูปแบบไม่ว่าจะเป็นดรงแรมเดี่ยว โรงแรมเชน (Chain Hotel) และ Hospitality Management Company

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โรงแรมของคุณพร้อมสำหรับการเลือกใช้ Hotel ERP software หรือไม่?

ซอฟต์แวร์จัดการโรงแรม หรือระบบจัดการโรงแรม มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และอัพเกรดตลอดเวลา เนื่องจากตามความต้องการของโรงแรมนั้นซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งโรงแรมพบว่ายากและไม่สามารถใช้ระบบจัดการที่ง่ายๆอีกต่อไป โรงแรมประเมินความต้องการในการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์อย่างไร? บทความนี้นำเสนอและแนะนำข้อกังวลเหล่านี้

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา อุตสาหกรรมการโรงแรมและบริการ ได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหารและการจัดการมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากการดำเนินงานของโรงแรมมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น เช่น การบริหารพลังงาน (energy management) การจัดการคุณภาพ (quality management) การจัดการกำลังคน (manpower management) และอื่น ๆ นอกจากนี้โรงแรมมีขนาดใหญ่ขึ้นและมักแพร่กระจายไปทั่วหลายภูมิภาค เทคโนโลยีทำให้การดำเนินงา นโรงแรมเพิ่มขึ้นเหล่านี้สามารถจัดการได้และให้การมองเห็นที่รวดเร็วและเรียลไทม์ในการทำงานของโรงแรม นอกจากนี้ยังช่วยให้การตัดสินใจ ขึ้นอยู่กับข้อมูลสินค้าคงคลัง รายได้ การบริการแขก และปัจจัยอื่น ๆ

ในปัจจุบัน โรงแรมส่วนใหญ่มีการซื้อซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการดำเนินงานของแต่ละโรงแรม เช่น แผนกต้อนรับ ลูกหนี้ CRM, HR และค่าจ้าง การบำรุงรักษา และอื่น ๆ แต่ความหลากหลายของซอฟต์แวร์มี่ใช้ กอรปกับความต้องการของผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ทำให้การเดินทางของข้อมูลภายในโรงแรมไม่ได้ไหลเวียนไปในทางที่ถุกต้อง และโรงแรมส่วนให้จบลงกับการแก้ปัญหาที่ดูเหมือนเย็บปะติดปะต่อกัน ซึ่งส่งผลให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อน และความผิดพลาด รวมถึงค่าใช้จ่ายในการจัดการซอฟต์แวร์หลายตัวที่สูงกว่าการสรรหา ระบบ Hotel ERP software ดีๆ มาใช้เพียง 1 ระบบเสียอีก

หากคุณเป็นอีกหนึ่งโรงแรมที่เขียนระบบจัดการโรงแรม PMS ของคุณขึ้นมาเอง คุณจะเจอความท้าทายที่จะต้องแข่งขันการพัฒนาซอฟต์แวร์ กับโรงแรมที่เลือกใช้ ERPs และระบบ cloud based hotel management solutions ซึ่งบริษัทผู้พัฒนา ERP จะพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจและยุคสมัย

ข้อดีของระบบ Hotel ERP

  • ข้อมูลระหว่างแผนกโรงแรมจะมีความสอดคล้องและความถูกต้อง
  • ลดความซับซ้อนของการประสานงานข้ามแผนกและการไหลของงาน
  • บริการลดความซับซ้อนของงานที่ช่วยให้พนักงานโรงแรม เพื่อมุ่งเน้นกิจกรรมที่ต้องมีความสนใจส่วนบุคคล เช่น ระบบจะช่วยทำให้การ Check-in ไวและถุกต้อง ซึ่งพนักงานจะมีเวลาเหลือพอที่จะแนะนำโรงแรมให้กับแขก สร้างความประทับใจให้กับแขกกว่าเดิม
  • ง่ายต่อการตั้งค่าเป้าหมาย การทำการตลาด และการตรวจสอบการดำเนินงานของเป้าหมาย
  • ระบบทำงานรวดเร็ว สามารถระบุและแก้ไขปัญหาโครงสร้างพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว

มาถึงตรงนี้ คุณคิดว่า โรงแรมของคุณต้องการระบบ Hotel ERP หรือยัง?

Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นแนวคิดที่ได้รับรอบตั้งแต่ยุค 90 กลางและได้รับการยกระดับจากหลายธุรกิจ Hotel ERPเป็นเครื่องมือที่ดีในการเพิ่มผลผลิต, ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน, ปรับปรุงการไหลของข้อมูล, และประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ยอกจากนั้นความรวดเร็วของการทำงานเป็นสิ่งสำคัญในยุคที่ธุรกิจการโรงแรมมีการแข่งขันสูง ผู้บริหารโรงแรมต้องการการแสดงผลอย่างต่อเนื่องในการดำเนินงานโรงแรมและ PMS Software ที่ดีจะต้องมีความว่องไว ซึ่ง Hotel ERP เป็นซอฟแวร์ที่ครอบคลุมทุกฟังชั่นของการจัดการโรงแรมที่มีฐานข้อมูลเดียวและสามารถเข้าถึงได้อย่างลงตัวระหว่างหน่วยงาน

หากคุณคิดว่า โรงแรมของคุณเข้าข่ายที่จะต้องการระบบ ERP แล้วล่ะก็ ผมขอแนะนำ CiMSO – INNKeeper ซึ่งเป็น Hotel ERP Software อีกตัวหนึ่งที่น่าสนใจและอยากให้คุณเก็บไปพิจารณา เพราะ INNkeeper ได้รับการพัฒนาขึ้นมากว่า 30 ปี และมีการใช้งานมาแล้วกว่า 14 ประเทศทั่วโลก ระบบครอบคลุมตั้งแต่ Front/Back Office ที่สามารถบูรณาการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ทั้งหมด เช่น ระบบแม่บ้าน (HOUSEkeeper), ระบบร้านอาหาร (RESTaurateur), ระบบร้านค้า (SHOPkeeper), ระบบจัดซื้อ-คลังสินค้า (STOCKmanager), ระบบสปา (SPAsheduler), ระบบสนามกอล์ฟ (GOLFmanager)  เป็นต้น ระบบ INNKeeper นอกจากช่วยคุณในการบริหารจัดการโรงแรมทั้หงมดแล้ว ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฐานลูกค้า เพิ่มรายได้ ด้วยการเชื่อมต่อกับระบบลูกค้าสัมพันธ์และการทำ CRM (CLIENTmanager) และ ระบบ INTERfaces ที่เชื่อมต่อกับ ช่องทางขายห้องพักที่มีชื่อเสียง เช่น Siteminder, Expedia, Tripadvisor, CTrip เป็นต้น

ข้อดีของการเลื่อกใช้ Hotel ERP Software แบบบูรณาการเดียวคือ:

  • เป็นการลงทุนในเซิร์ฟเวอร์เครื่องเดียวที่จะเรียกใช้โปรแกรมร่วมกัน
  • การลงทุนในใบอนุญาตซอฟต์แวร์เดียว
  • เป็นการลงทุนไปกับบุคลากรเฉพาะทางเพื่อจัดการ ERP ให้กับโรงแรม
  • เป็นการวางแผนการดำเนินงานโรงแรมทั้งหมดในลักษณะที่มีประสิทธิภาพจากการบัญชีทางการเงิน, สินค้าคงคลัง, ค่าจ้าง, การจัดการห่วงโซ่อุปทาน, การวางแผนการผลิต, CRM ฯลฯ
  • เป็นต้นทุนที่คุ้มค่า (Cost effective)

การลงทุนกับ Hotel ERP software อาจเป็นการลงทุนที่หลายๆโรงแรมคิดหนักนะครับ แต่หากลงพิจารณาจากความสามารถของซอฟต์แวร์ เทียบการลดอัตราการจ้างพนักงาน การเพิ่มรายได้ด้วยความสามารถของซอฟต์แวร์ แล้ว ผมเชื่อว่า การลงทุนกับระบบที่ตอบโจทก์ที่จะทำให้ผู้บริหารเห็นถึงความเคลื่อนไหวของโรงแรมได้อย่างเรียลไทม์ ที่จะทำให้สามารถวางแผนการตลาด วางแผนการดำเนินงานของโรงแรมได้อย่างรวดเร็วกว่าเดิม ย่อมเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Hotel ERP คืออะไร? ทำไมธุรกิจโรงแรมจึงต้องมี Hotel ERP?

ERP ย่อมาจากคำว่า Enterprise Resource Planning หมายถึง เครื่องมือหรือระบบที่ช่วยวางแผนและบริหารจัดการองค์กรเพื่อให้องค์กรมีการบริหารจัดการโดยใช้ทรัพยากรภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ธุรกิจโรงแรม เป็นธุรกิจที่มีการลงทุนสูง และมีการบริหารจัดการเป็นหน่วยงาน ต้องใช้คนหลากหลายตำแหน่ง ยากที่จะทำให้การทำงานคล่องตัว ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นมักจะเกิดจากการทำงานซ้ำซ้อนและพลาดพลังของพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลให้ต้นทุนของโรงแรมสูงขึ้น และอาจทำให้แขกไม่ประทับใจกับการทำงานล่าช้า ผิดพลาดของพนักงานได้อีกด้วย ดังนั้น จึงมี ระบบ Hotel ERP ซึ่งเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับการดำเนินงานของโรงแรมได้ และมีความสามารถในการบูรณาการ (Integration) การทำงานของแต่ละหน่วยงานเข้าเอาไว้ภายในระบบเดียว ไม่ว่าจะเป็น ฟร้อนท์ออฟฟิศ (Front Office) งานขายและการตลาด (CRM) งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory) เป็นต้น ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นตัวช่วยทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างหน่วยงาน ลดขั้นตอนการทำงานที่ล่าช้าด้วยกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้น (Streamline Workflow) รวมไปถึง ช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมขององค์กรได้ชัดเจน ส่งผลให้เกิดการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

ระบบ Hotel ERP ต่างกับระบบซอฟต์แวร์ทั่วไปอย่างไร? การทำงานของระบบซอฟต์แวร์ทั่งไปที่ไม่ใช่ ERP จะไม่ทีการเชื่อมโยงกันระหว่างฐานข้อมูล ทำให้การทำงานของแต่ละแผนกในองค์กรมักจะเกิดความซ้ำซ้อน ล่าช้าและทำให้องค์กรพัฒนาได้ช้า ต่างกับระบบ Hotel ERP ที่ถูกออกแบบมาให้ตอบรับการทำงานในหน่วยงานธุรกิจอย่างเป็นระบบ การไหลของข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังแผนกหนึ่งได้โดยอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และทำให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว เช่น หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรมคุณย่อมคาดหวังว่าระบบจองโรงแรมที่คุณใช้อยู่จะช่วยเก็บข้อมูลลูกค้าให้กับคุณอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถทำการตลาดแบบตรงไปยังลูกค้าของคุณได้ และระบบจะสร้่าง royalty program ให้กับโรงแรมของคุณ รวมถึงคุณย่อมหวังว่าคุณจะสามารถตรวจสอบรายรับของคุณในวันนี้จากการจองโรงแรมและการเข้าทานอาหารที่ร้านอาหารเป็นเท่าไหร่ ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างที่เห็นได้ชัดของระบบ Hotel ERP สำหรับธุรกิจโรงแรม

ข้อดีหรือประโยชน์ของ ERP

  1. Hotel ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการทำงาน (Business Process)
  2. การใช้ Hotel ERP จะช่วยสร้างระบบงานและกระบวนการทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็ว ด้วยการลงข้อมูลเข้าระบบระบบเพียงครั้งเดียว สามารถเชื่อมโยงการทำงานกันได้ครบวงจร
  3. ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร
  4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจได้รวดเร็ว แม่นยำมากขึ้น
  5. การเลือกใช้ Hotel ERP เป็นการเลือกนำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ในองค์กร
  6. ระบบ Hotel ERP มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการรองรับงานตรงตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ
  7. ระบบ Hotel ERP จะมีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี
  8. ระบบ Hotel ERP ทำให้เกิดรายงานจากหน่วยงานต่างๆขององค์กร ซึ่งจะสามารถนำข้อมูลและรายงานไปใช้วิเคราะห์ เหมาะกับใช้สำหรับการวางแผน
  9. ระบบ Hotel ERP ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานในระยะยาว ไม่ว่าจะเรื่องค่าใช้จ่ายในเรื่องคน เรื่องการบำรุงรักษาหลายระบบ และเรื่องการวางแผน ตัดสินใจที่แม่นยำขึ้นขององค์กร

CiMSO – ERP for Hospitality & Business

CiMSO INNKeeper คือ ระบบบริหารจัดการโรงแรม ที่พัก รีสอร์ท ร้านอาหาร จากประเทศสิงคโปร์

CiMSO มีครบทุกฟังก์ชั่นสำหรับธุรกิจที่พัก โรงแรม PMS + Channel Manager (OTAs) + CRM + Booking Engine + Website+ Account & Report+ Staff & Admin attendance และ INNkeeper สามารถเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆที่คุณอาจมี เช่น ร้านอาหาร, สปา, ร้านขายสินค้า, กอล์ฟคลับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ถึงเวลา ระบบจัดการโรงแรม ต้องเข้ามาช่วยโรงแรมเล็ก ๆ แล้ว

โรงแรมที่มีขนาดเล็ก ที่มีจำนวนห้องไม่เกิน 30 ห้อง และ Traffic ไม่มาก หรือเป็นโรงแรมขนาดเล็กที่ไม่ใช่ Chain Hotels มักจะมองว่า การลงทุนในการเลือกเอาระบบจัดการโรงแรม (INNKeeper – PMS) มาใช้เหมือนจะเป็นอะไรที่ค่อนข้างไกลตัว แต่ถ้ามองกันจริง ๆ แล้ว ตอนนี้ในการให้บริการที่ติดขัดและมีปัญหาในโรงแรมที่แก้ไม่ตก ทุกอย่างสามารถจัดการได้ด้วยการเลือกใช้ระบบจัดการโรงแรม

ระบบจัดการโรงแรม (INNkeeper – PMS) จะช่วยโรงแรมขนาดเล็กได้อย่างไร

  • การทำงานแบบ Manual ช้าเกินไป

เป็นเรื่องจริงสำหรับโรงแรมขนาดเล็กที่ยังคงใช้ระบบการทำทุกอย่างด้วยมือ ตั้งแต่การจองห้อง ลงเวลา และบันทึกการเข้าออก ที่ทุกขั้นตอนจะต้องใช้เวลานาน ถ้าอยากที่จะให้บริการที่รวดเร็วกว่า ละลดความผิดพลาดในการทำงาน ระบบจัดการโรงแรมสามารถช่วยได้

  • ลดคน ลดขั้นตอน เพิ่มกำไร

แม้จะเป็นโรงแรมขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่มาก แต่หากว่าธุรกิจสามารถใช้คนให้น้อยลงได้ ด้วยการเลือกนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบจัดการโรงแรมมาใช้ ก็สามารถที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการได้ ขั้นตอนการทำงานลด ก็ส่งผลให้มีกำไรเพิ่มขึ้นได้ไม่น้อย

  • เพิ่มช่องทางการขาย เพิ่มรายได้

ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือใหญ่ ยอมต้องการเพิ่มรายได้ ด้วยการเพิ่มช่องทางการขายทั้งนั้น เพราะหากโรงแรมเราตั้งอยู่เฉย ๆ และไม่ทำการตลาดด้วยการเพิ่มช่องทางการขาย เราก็คงมีแขกที่มาพักด้วยช่องเพียง 2 ช่องทางก็คือ ปากต่อปาก และการเดินผ่าน ซึ่งในยุคที่ลูกค้าเลือกจองห้องพักผ่าน Online OTAs และโรงแรม ที่พัก แทบทุกโรงแรมทำการตลาด เพิ่มช่องทางการขายผ่าน Online OTAs หากเราไม่เพิ่มช่องทางการขายบ้าง เราคงตกขบวนและไม่มีทางเพิ่มรายได้ได้ตามเป้าหมายที่เราต้องการ  ในส่วนนี้ ระบบจัดการโรงแรมที่ดีจะมีฟังก์ชั่น Channel Manager ซึ่งจะช่วยลิ้งห้องพักไปยังเว็บไซต์ Agoda, Booking.com, hotels.com, Ctrip เพิ่มช่องทางขายและเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรมได้มากขึ้น

  • ประเมินผลและวางแผนการตลาดของโรงแรม

นอกจากระบบจัดการโรงแรม จะช่วยลดค่าใช้จ่ายและความผิดพลาดในการทำงานของพนักงานแล้ว ระบบจัดการโรงแรมที่ดี จะสามารถเก็บข้อมูลอย่างละเอียดของแขก และยังสามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ทำรีพอร์ทออกมาให้เจ้าของโรงแรมสามารถที่จะประเมินผลการบริหารจัดการโรงแรม ซึ่งสามารถต่อยอดไปถึงการทำการตลาดของโรงแรม เช่น จะต้องขายในช่องทางไหนที่แขกเห็นและเลือกเข้าพัก จะต้องเพิ่มบริการอะไรซึ่งแขกที่มาพักรู้สึกพอใจและจะกลับเข้ามาใหม่ ช่วงไหนของปีที่แขกเลือกมาพักที่โรงแรมของเรา เป็นต้น

  • เพิ่มบริการเสริม ที่ต่อยอดให้กับธุรกิจโรงแรม

โรงแรมขนาดเล็ก ไม่ได้หมายความว่า จะต้องมีเพียงห้องพักเท่านั้น แต่โรงแรมสามารถเพิ่มายได้จากการให้บริการอื่นๆได้ด้วย เช่น การทำร้านอาหาร, บริการสปา ซึ่งระบบจัดการโรงแรมที่ดี จะสามารถเพิ่มโมดูลเหล่านี้ได้เลย โดยจะเชื่อมต่อกับระบบเดิมที่โรงแรมเคยลงไว้แล้ว และทำให้โรงแรมเสียค่าใช้จ่ายในการเพิ่มโมดูลไม่สูง แถมยังดีต่อการทำบัญชี (Back Office) ขององค์กรอีกด้วย

นับว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมและคอมพิวเตอร์ เป็นสิ่งที่จะเข้ามาช่วยให้การบริการจัดการโรงแรมขนาดเล็กทำได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และตอนนี้ก็ถึงเวลาที่เจ้าของโรงแรมจะต้องเริ่มให้ความสนใจอย่างจริงจังแล้ว ดูข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบจัดการโรงแรม INNkeeper ซึ่งเป็นระบบจัดการโรงแรมที่มีทั้ง Front/Back Office + Channel Manager และยังสามารถ Integrate ไปยังระบบอื่น ๆ เช่น RESTaurateur, SPAscheduler, Golfmanager เป็นต้น

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โรงแรมที่ใช้ Channel Manager แล้ว ทำไมถึงต้องมี Hotel PMS ด้วย

มีหลาย ๆ โรงแรมสอบถามผมว่า ถ้าหากทางดรงแรม ที่พัก มีการใช้ Channel Manager แล้ว จำเป็นหรือไม่ที่จะยังต้องมี Hotel PMS อีก วันนี้เราจะมาแยกความแตกต่างของ Channel Manager กับ Hotel PMS และมาดูกันว่าเราควรเลือกใช้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งหรือว่าเราจำเป็นที่จะต้องใช้ทั้งสองอย่าง และแบบไหนที่ส่งผลดีกับโรงแรมของเรามากที่สุดกันครับ

Channel Manager คืออะไร

Channel Manager คือ โปรแกรมที่ช่วยในการจัดสรรช่องทางการขายห้องพัก ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของโรงแรม ห้องพัก มีความสะดวกในการขายห้องพักไปยัง Online OTAs อย่างพวก Agoda, Booking ได้ง่ายและทำให้ลดปัญหาข้อจำกัดเรื่องจำนวนห้อง โดยหลักการทำงานของ Channel Manager เป็นการรวมจำนวนห้องพักไว้เป็นกองกลาง หรอืที่เรียกว่า Pool Inventory และระบบจะทำการเชื่อมต่อกับช่องทางการขายที่โรงแรม ที่พัก ได้สร้างไว้กับ เอเจ้นต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Agoda, Booking.com, Ctrip, Expedia, Hotels.com เป็นต้น และรวมไปถึงเว็บไซต์ของโรงแรมเอง

Hotel PMS คืออะไร

Hotel PMS ย่อมาจาก Property Management System คือ ระบบที่ครอบคลุมการบริหารจัดการงานโรงแรมส่วนหน้า (Front Office) ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของ แคชเชียร์ การจอง แม่บ้าน ข้อมูลลูกค้า การรายงาน และอื่น ๆ (Reservation, Check-in & Check-out, Rate Management, Account Processing, Housekeeping)

เลือก Channel Manager หรือ PMS ดี

โรงแรม ที่พัก ขนาดเล็ก ที่มีจำนวนห้องไม่เกิน 30 ห้อง และ Traffic ไม่มาก หรือเป็นโรงแรมขนาดเล็กที่ไม่ใช่ Chain Hotels มักจะมองว่าระบบ PMS ยังไม่จำเป็น เพราะยังสามารถจดมือ หรือใช้ Excel บริหารจัดการได้อยู่ เจ้าของโรงแรม ที่พัก ก็มักจะเลือกใช้เพียง Channel Manager เพียงอย่างเดียว แต่เชื่อเถอะว่าผู้บริหาร ยุคใหม่ ที่ต้องการเวลา เพื่อไปพัฒนาหรือขยายกิจการ และไม่ต้องการฝากกิจการไว้กับพนักงานโดยที่ไม่สามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวขององค์กรได้ จะพยายามหาระบบ PMS มาใช้ควบคู่ไปกับการขายห้องพักผ่าน Channel Manager  (ซึ่งหลายครั้งจะเลือกระบบ PMS ที่รองรับกับแผนการพัฒนา/ขยายกิจการ เช่น เพิ่มบริการสปา, ร้านอาหาร หรือการขยายสาขา เป็นต้น) เพราะลึก ๆ แล้ว ทุกคนที่ทำธุรกิจ ไม่มีใครที่ไม่ต้องการให้ธุรกิจของตัวเองมีรายได้เพิ่มขึ้น พร้อมกับการมีเวลาไปพัฒนา/ขยายกิจการของตัวเอง ดังนั้น ตั้งแต่เริ่ม ที่คิดว่าจะทำโรงแรม หรือรับช่วงต่อกิจการโรงแรม ที่พัก จากที่บ้าน งบประมาณแรก ๆ ที่คุณต้องกันไว้ นั่นคือ งบของระบบจัดการโรงแรมที่เหมาะกับองค์กร

ส่วนโรงแรมขนาด 50 ห้องขึ้นไป ส่วนมาก มักจะเลือกใช้ทั้ง Channel Manager และ PMS ควบคู่กันไป และมักจะเลือก ระบบ Channel Manager ของเจ้าทีมี PMS ด้วย เนื่องจากระบบทั้ง 2 จะทำงานควบคู่กัน ทำให้พนักงานโรงแรมทำงานสะดวกขึ้น มีมาตรฐานและลดการทำงานที่ผิดพลาดได้เป็นอย่างดี

มีแต่ Channel Manager แล้วควรมี PMS ด้วย

การเลือกใช้ Channel Manager ที่ดี ควรจะเลือกอันที่เป็นระบบซึ่งสามารถเชื่อมโยงกับ OTAs เข้ากับ PMS ที่โรงแรมใช้จัดการห้องพักและราคาอยู่ เพราะ เมื่อ Channel Manager มีการเชื่อมต่อกับ PMS แล้ว ระบบ Channel Manager จะช่วยอัพเดตข้อมูลของโรงแรมโดยอัตโนมัติในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการอัพเดตราคา อัพเดทจำนวนห้องเปิดให้จองและข้อมูลการจอง ข้อดีของการเชื่อมต่อระหว่าง Channel Manager กับ PMS นอกจากจะช่วยให้ห้องพีกของเราได้มีการขายออกไปได้ง่าย ไว และสะดวก ซึ่งเพิ่มรายได้ให้กับทางโรงแรม ห้องพัก แล้ว การเชื่อมต่อนี้ยังช่วยลดปัญหาการจองเกินจำนวนจัดสรรได้เช่นกัน (Overbookings) เพราะเมื่อห้องพักถูกจอง ระบบก็จะลบข้อมูลดังกล่าวออกจากช่องทางออนไลน์อื่นโดยอัตโนมัติ ดังนั้น เมื่อคุณต้องการเลือกใช้ Channel Manager จากผู้ให้บริการระบบเจ้าใดสักเจ้าหนึ่ง ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีระบบ PMS / Front Office ด้วย เนื่องจากการเลือกใช้ระบบจากผู้ให้บริการเดียวกันนอกจากระบบจะเสถียรกว่าการแยกระบบแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อให้กับโรงแรมด้วย (ดูข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบ INNkeeper ซึ่งเป็นระบบจัดการโรงแรมที่มีทั้ง Front/Back Office + Channel Manager และยังสามารถ integrate ไปยังระบบอื่นๆ เช่น RESTaurateur, SPAscheduler, Golfmanager เป็นต้น)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ธุรกิจโรงแรม ที่พัก ควบคุมรายได้ป้องกันจุดรั่วไหลได้อย่างไร

ธุรกิจโรงแรม ที่พัก เป็นธุรกิจที่ต้องใช้เงินลงทุนสูง เจ้าของโรงแรมส่วนมากที่ประสบผลสำเร็จจะเป็นนักธุรกิจที่ประสบผลสำเร็จจากธุรกิจอื่นมาก่อน หรือเป็นกลุ่มธุรกิจภาคอุตสาหกรรม การเงิน ก่อสร้าง ฯลฯ ธุรกิจหลักมีความมั่นคงสูง จึงไม่มีปัญหาเรื่อง เงิน  แต่ถึงจะมีเงินมากมาย ก็ไม่มีเจ้าของโรงแรม ที่พัก ที่ไหนอยากจะปล่อยให้ธุรกิจของตัวเองไม่มีการควบคุม เกิดจุดรัวไหลหรอกนะครับ ยิ่งเจ้าของธุรกิจส่วนมากแล้ว ไม่มีเวลามานั่งดูแล โรงแรม ที่พัด ด้วยตัวเอง มักจะให้ลูกน้องหรือพนักงานดูแล หากไม่หาเครื่องมือดีๆมาช่วยก็จะทำให้ไม่สามารถทราบรายได้ที่แท้จริง  หลายๆโรงแรมมีปัญหา จนขาดทุน ต้องปิดกิจการไปก็มี

ลองดูปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยสำหรับคนทำธุรกิจ โรงแรม ที่พัก แบบไม่มีเครื่องมือช่วย กันครับ

  1. พนักงานบันทึกยอดขายไม่ตรงกับความเป็นจริง
  2. พนักงานแอบเปิดห้องให้แขก โดยไม่ลงบัญชี
  3. พนักงานแอบขายห้องราคาถูกกว่าความเป็นจริงให้กับแขกที่สนิทกันหรือบริษัททัวร์
  4. พนักงานจองห้องซ้ำ (Overbooking)
  5. การขโมยอุปกรณ์พื้นฐานที่ควรให้แก่ลูกค้า เช่น น้ำยาอาบน้ำ ไปถึงสบู่, แปรงสีฟัน ฯลฯ
  6. การเอาข้อมูลลูกค้าไปใช้ในทางที่ผิด
  7. การเอาข้อมูลลูกค้าไปขายให้กับโรงแรมคู่แข่ง

เป็นต้น

ปัญหาเหล่านี้  สร้างความปวดหัวให้กับเจ้าของโรงแรม ที่พัก เป็นอย่างมาก และหากปล่อยปละละเลยก็อาจเป็นสาเหตุให้ขาดทุน จนเลิกกิจการก็เป็นได้ จะดีกว่าไหมถ้า คุณจะใช้เครื่องมือ ที่มีประสิทธิภาพมาช่วย ให้ระบบบริหารจัดการห้องพักของเราดูแลและแก้ไขปัญหาต่างๆแทนท่าน โดยที่ท่านไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการดูแลกิจการเอง เวลาของท่านมีค่าท่านสามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำกิจกรรมอย่างอื่นได้มากมาย โดยที่ท่านไม่ต้องมานั่งกังวลอีกต่อไป

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ  ที่ผมกำลังพูดถึงนี้ คือ ระบบจัดการโรงแรม ของ CiMSO Software ครับ ระบบจัดการโรงแรม ของ CiMSO ไม่ได้เพียงสามารถช่วยให้เจ้าของโรงแรม ลดปัญหาที่ผมกล่าวถึงข้างต้นเท่านั้นนะครับ แต่ด้วยความที่ระบบมีมากแล้วกว่า 30 ปี ครอบคลุมกว่า 14 ประเทศทั่วโลก ทำให้ระบบมีความลึกซึ้ง และเข้าใจถึงความต้องการของเจ้าของโรงแรม และธุรกิจบริการเป็นอย่างดี เราจึงมีระบบอื่นๆ นอกเหนือจากการจัดการจองห้องพัก การจัดการราคา การเชื่อมต่อกับ OTA (Channel Manager) แล้ว เรายังมีระบบ CRM, Membership Management, และยังสามารถทำ Back Office แบบรวมศูนย์ ที่จะช่วยให้เจ้าของโรงแรม ลดต้นทุน เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ได้ถึง 48% อีกด้วย

มาดู Module ต่างๆของ CiMSO Software กันครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

CiMSO กับงาน FHT 2019

เมื่อวันที่ 4 – 7 กันยายน 62 ที่ผ่านมา CiMSO โดย บริษัท เออีซี เอนลิสท์ จำกัด เข้าร่วมงาน  Food & Hotel Thailand 2019 เพื่อแนะนำสินค้าของ CiMSO ณ Expo Hall 103 บูทที่ H39 งานนี้ได้รวบรวมผู้จัดแสดงสินค้าและบริการมากกว่า 550 ราย จาก 40 กว่าประเทศ พร้อมกับ 11 พาวิลเลียนแสดงสินค้านานาชาติ พร้อมทั้งสัมมนาและกิจกรรมต่างๆ มากมายให้ผู้ที่เป็นเจ้าของธุรกิจหรืออยากเริ่มธุรกิจร้านอาหาร โรงแรม คาเฟ่ บาร์ การจัดเลี้ยง และงานบริการต่าง ๆ ได้ตามเทรนด์ล่าสุดในอุตสาหกรรมและพัฒนาต่อยอด สร้างส่วนผสมแห่งความสำเร็จสำหรับธุรกิจ

CiMSO (คิมโซ) คือ ERP Software (อีอาร์พี ซอฟต์แวร์) ทางด้าน Hospitality (ธุรกิจอุตสาหกรรมการให้บริการ) เช่น ธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท ธุรกิจร้านอาหาร-ภัตตาคาร ธุรกิจการท่องเที่ยว สปา กอล์ฟคลับ เรามีระบบที่จะสามารถช่วยให้เจ้าของกิจการโรงแรม-ร้านอาหาร สามารถควบคุม Customer Data Platform หรือ CDP ของคุณเองด้วย ระบบ CRM ที่มีประสิทธิภาพการสื่อสารและ ระบบ PMS ที่สามารถเชื่อมต่อได้กับระบบและโมดูลอื่น ๆ ให้ทำงานด้วยกันได้อย่างไม่มีสะดุด

CiMSO Software เป็นระบบที่มีใช้งานมาแล้วกว่า 30 ปี ปัจจุบันมีผู้ใช้งานกว่า 700 โรงแรม/ร้านอาหาร ใน 16 ประเทศทั่วโลก (อัตราการจองที่พักมากกว่า 73,971 ห้องต่อวัน) เนื่องจากเป็นระบบที่มีความเสถียร ครอบคลุมทุกฟังก์ชั่นการใช้งานและครบทุกหน่วยงานบริการ ไม่ว่าจะเป็น PMS + Channel Manager + Customer Data Platform (CDP)+ Customer Relationship Management (CRM) + Direct Booking + Account & Finances + Reports+ Staff & Admin attendance ทั้งนี้ ระบบใช้ง่าย ทำให้ลูกค้าสามารถใช้ได้แม้ไม่มีความรู้ทางด้านไอที แถมยังเรายังมีทีมงานดูแลช่วยเหลือลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง

ในงานนี้ พาร์ทเนอร์ของเรา ซึ่งเป็น Head Quarter ของ CiMSO ที่ประเทศสิงคโปร์ก็ได้นำทัพทีมงานคุณภาพจากสิงคโปร์มาช่วยแนะนำสินค้า เพิ่มความคึกคักให้กับบูธเราเป็นอย่างมาก

สำหรับกิจกรรมดี ๆ ที่ CiMSO นำเสนอในงาน FHT 2019 ก็คือ การทำ Software Demo ให้กับแขกผู้ที่สนใจซอฟต์แวร์ โดยไม่ต้องทำการนัดล่วงหน้า แถมยังให้ราคาพิเศษลูกค้าที่สนใจและติดต่อสั่งซื้อระบบของเราภายในงานอีกด้วย อย่างไรก็ตาม ลูกค้าท่านอื่นๆที่สนใจนัดทำ demo กับทีมงานของเราได้ที่ CiMSO@aecenlist.com หรือ 02-3924186

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โครงสร้างการบริหารงานโรงแรม (Hotel Organizational Structure) ตอนที่ 2

คราวที่แล้วในตอนที่ 1 เราพูดถึง รูปแบบของการบริหารงานโรงแรมตามระดับการปกครองมาแล้วนะครับ ในตอนที่ 2 นี้ เราจะเน้นถึงโครงสร้างการบริหารงานโรงแรมแบบสากลกันครับ

การบริหารงานโรงแรมตามมารฐานสากลในปัจจุบันนั้น จะแยกแยะงานงานต่างๆออกไปเป็นกลุ่มทๆ อย่างมีระบบ โดยแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ

  1. การบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front of the House)
  2. การให้บริการส่วนหลัง (Back of the House)

กิจการโรงแรมจะประสบผลสำเร็จได้อย่างดีนั้น ขึ้นอยู่กับหน่วยงานทั้งสองหน่วยนี้ครับ หากหน่วยงานทั้งสองทำงานสอดคล้องกันอย่างดี และมีประสิทธิภาพ โดยหากสามารถสอดคล้องกันได้อย่างอัตโนมัติ (น่าจะต้องใช้ ระบบจัดการโรงแรม เข้ามาช่วย ดู CiMSO – INNkeeper) ก็จะยิ่งทำให้การบริหารงานโรงแรม มีประสิทธิภาพ ราบรื่นครับ

การให้การบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front of the House)

การให้บริการส่วนหน้านี้เป็นงานที่สัมพันธ์และพบปะกับแขกโดยตรง ซึ่งนับตั้งแต่วินาทีแรกที่แขกมาถึง และแจ้งว่าจะเข้าพักในโรงแรม หน่วยงานที่อยู่ในแผนกส่วนหน้าของโรงแรมก็จะต้องทำงนสัมพันธ์กันไม่ว่าทั้งทางตรงหรือทางอ้อมเลยทีเดียว ดังนี้

1. แผนกให้บริการส่วนหน้า (Front Office Department)

เป็นแผนกที่มีความสัมพันธ์กับแขกโดยตรง นับได้ว่าเป็นตัวแทนด่านแรกของโรงแรมก็ว่าได้ เพราะหากว่าแขกติดขัดหรือมีปัญหาอะไร หรือจะติชมอะไรกับแผนกไหนก็ตาม แขกจะจรงมายังแผนกการให้บริการส่วนหน้าของโรงแรมเสียก่อน เพราะว่าสะดวกและง่ายกว่าที่จะติดต่อพุดคุยกับแผนกอื่น และแผนกนี้จะเป็นตัวแทนแจ้งให้แผนกอื่นได้ทราบต่อไป สำหรับการบริหารงานของแผนกนี้จะขึ้นตรงกับผู้จัดการทั่วไป (General manager) มีหน้าที่คอยรับงานจากหัวหน้าตนมาปฏิบัติ และดำเนินการตลอดจนวางแผนนโยบายทันทีเพื่อที่จะได้สอดคล้องกับนโยบายใหญ่ของโรงแรม งานของแผนกนี้ประกอบด้วย

  • การรับจองห้องพัก
  • แผนกต้อนรับ (Reception)  
  • แผนกไปรษณียภัณฑ์ (Mail and Postage)
  • แผนกพนักงานโทรศัพท์ (Telephone)
  • แผนกพนักงานการเงิน (Finance)
  • แผนก Reservation

2. แผนก Uniform Service

แผนกนี้เป็นแผนกที่คอยให้บริการแขกผู้ที่เดินทางมาถึงโรงแรมโดยจะเข้าไปให้ความช่วยเหลือ และทักทายแขกเป็นด่านแรก อย่างเป็นกันเอง โดยพนักงานจะต้องได้รับการอบรมมาเป็นอย่างดี โดยให้แขกเกิดความรู้สึกว่าที่นี่คือบ้านหลังที่สองของเขา ความเป็นกันเอง ตลอดจนความเอื้ออารีที่มีต่อแขก จะทำให้แขกประทับใจ ซึ่งสิ่ต่างๆเหล่านี้จะทำให้แขกเดินทางกลับมาพักกับเราอีก งานของแผนกนี้ได้แก่

  • Door man
  • Porter
  • Elevator boy
  • Messenger
  • Pager

3. แผนกแม่บ้าน (Housekeeping Department)

แผนกแม่บ้านเป็นผนกที่มีหน้าที่อำนวยความสะดวกสำหรับการเข้าห้องพักของแขก โดยมีหน้าที่ด้านห้องพักต่างๆ เช่น การทำความสะอาดห้องพัก การจัดทำผ้าปูที่นอนและเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ ภายในห้องแขกให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานได้เสมอโดยเน้นความสะอาด กลิ่นที่สดชื่อ และการตกแต่งที่สวยงาม ระบบน้ำ ไฟ และท่อ รวมทั้งเครื่องปรับอากาศก็รวมอยู่ในการให้บริการของแผนกแม่บ้าน ในกรณีที่อุปกรณืเสียหรือชำรุดฝ่ายแม่บ้านจะทำหน้าที่ติดต่อแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อซ่อมบำรุงต่อไป

การให้บริการงานส่วนหลังของโรงแรม (Back of the House)

บุคคลที่สังกัดอยู่สำหรับงานบริการส่วนหลังนี้ ปกติมักจะเป็นตำแหน่งหรือหน่วยงานต่างๆที่จะไม่ค่อยเกี่ยวข้องพบปะกับแขกโดยตรงมากนัก เพราะงานต่างๆที่เขาเหล่านี้ปฏิบัติจะอยู่ในสำนักงานมากกว่า เช่น

  • แผนกขาย (Sale Department)
  • แผนกอาหารและเครื่องดื่ม (Food & Beverage department)
  • แผนกวิศวกร (Personal department)
  • แผนกบัญชี (Accounting department)
  • แผนกประชาสัมพันธ์
  • เป็นต้น

อย่างไรก็ตามการแยกหน่วยงานโดยฟังก์ชั่นเป็นวิธีที่พบมากที่สุดของการจัดระเบียบโรงแรมหรือธุรกิจที่พัก แผนภูมิด้านล่างนี้ เป็นแผนภูมิองค์กรโครงสร้างแผนกของโรงแรมบริการแบบจำกัด โรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีอยู่ไม่เกิน 500 ห้องและโรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีมากกว่า 500 ห้อง อาจจะมีไม่กี่คนในแต่ละแผนก เช่น 2 คน หรือเป็นจำนวนมากถึง 50 คนในแผนก

1. Departments of a Limited-Service Hotel (โครงสร้างแผนกของโรงแรมบริการแบบจำกัด)

2. Departments of a Full-Service Hotel (under 500 rooms) (โรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีอยู่ไม่เกิน 500 ห้อง)

3. Departments of a Full-Service Hotel (over 500 rooms) (โรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีมากกว่า 500 ห้อง)

เรื่องการวางแผนโครงสร้างบริหารงานโรงแรมเป็นเรื่องสำคัญมาก ที่เจ้าของโรงแรมไม่ว่าใหญ่หรือเล็กจะต้องให้ความสำคัญ เพราะหากวางแผนไม่รอบคอบแล้ว ก็จะทำให้การบริหารงานโรแงรมมีความผิดพลาดเยอะ ซึ่งหากกระทบไปยังแขกที่มากพัก ก็อาจจะทำให้โรงแรมเสียชื่อเสียง และเสียลูกค้าได้นะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โครงสร้างการบริหารงานโรงแรม (Hotel Organizational Structure) ตอนที่ 1

ธุรกิจโรงแรมของไทยเป็นธุรกิจที่น่าให้ความสนใจเป็นอย่างมากเพราะปีๆหนึ่ง อุตสาหกรรมประเภทนี้ทำรายได้ให้กับประเทศเป็นจำนวนหลายๆ พันล้านบาท เดิมทีอุตสาหกรรมประเภทโรงแรมเกิดขึ้นมาจากกิจการพ่อค้าคนเดียว  ซึ่งการบริหารงานต่งๆนั้นตั้งแต่ระดับผู้จัดการลงไปจนถึงระดับพนักงานให้บริการในตำแหน่งต่างๆ ก็จะอาศัยบุคคลเพียงคนเดียวหรืออาจจะให้ลูกๆหรือพี่น้องในครอบครัวของตนเองช่วยจัดการกัน โดยใครว่างก็จัดการทำไปโดยไม่ได้มีตำแหน่งและแผนกให้อยู่อย่างปัจจุบันนี้

แผนผังแสดงการบริการงานแบบกิจการพ่อค้าคนเดียว

ในปัจจุบัน ได้มีการนำความรู้ วิทยาการต่างๆ มาปรับปรุงและพัฒนาโครงสร้างการบริหารงานโรงแรม (Hotel Organizational Structure) ให้เป็นแบบสากลมากขึ้น โดยแบ่งงานที่บริหารออกเป็น 3 ส่วนอย่างเหมาะสม คือ

งานของผู้บริหารทั้ง 3 ขั้นตอนนี้ จะต้องปฏิบัติงานให้สัมพันธ์กันอย่างมีประสิทิภาพ เพราะกิจการจะรุ่งหรือจะทรุดก็ขึ้นอยู่กับผู้บริหารทั้ง 3 ขั้นนี้

  1. ผู้บริหารระดับ Top management เป็นผู้บริหารระดับสูงของโรงแรม ดังนี้ ผู้ถือหุ้น (Share Holder), Managing director, General Manager, Asst. General Manager
  2. งานการบริหารระดับกลาง (Middle Level) งานในระดับนี้เป็นงานที่สำคัญมากเช่นกัน เจ้าหน้าที่ในตำแหน่งนี้ได้แก่ ผู้จัดการขอแต่ละแผนก (Head of the Department) เช่น Front Office Department, Housekeeping Department, Food & Beverage Department เป็นต้น บุคคลในตำแหน่งนี้จะคอยรับคำสั่งจาก Top management มาและนำไปปฏิบัติและสั่งการไปยังระดับต่ำของตนอีกทีหนึ่งต่อไป
  3. การบริหารงานในระดับต่ำ (Supervisory Management) เจ้าหน้าที่ระดับนี้ จะคอยรับคำสั่งโดยตรงจากหัวหน้าแผนกนั้นๆที่ตนสังกัดอยู่ (Head of the department) อย่างเดียว ซึ่งัวเขาในตำแหน่งนี้ คือระดับ Supervisor (หัวหน้างาน) จะกระจายคำสั่งไปยังลูกจ้างระดับต่ำลงไปอีกทีหนึ่ง ซึ่งจะได้นำคำสั่งไปปฏิบัติต่อไป และตนเองก็มีหน้าที่คอยดูแลและให้คำปรึกษาอยู่ด้วยเพราะตนเองกว่าที่จะได้อยู่ตำแหน่งนี้ก็หมายความว่าตนได้ผ่านงานสิ่งเหล่านี้มาก่อนแล้ว และคอยเป็นบุคคลที่คอยทำหน้าที่รายงานว่าสางที่ได้ทำไปนั้นๆสำเน็จหรือไม่สำเร็จ จะต้องรายงาน (Report) เพื่อให้เจ้านายตนเองรับรู้ด้วย

แม้กว่ากิจการโรงแรม เป็นกิจการที่สามารถสร้างรายได้ต่อปีไม่น้อยเลยทีเดียว แต่การที่จะทำให้แขก หรือลูกค้านิยมมาใช้บริการในโรงแรมของตนให้มากขึ้นนั้น ก็ย่อมขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายด้านด้วยกัน อาทิเช่น

  • ทำเลที่ตั้ง
  • ราคาห้องพักและอื่นๆ
  • การให้บริการแขกที่ประทับใจ
  • ความสะดวกสบายต่างๆที่แขกพอใจ
  • อาหารอร่อยและราคาพอควร
  • การบริหารงานที่ได้มาตรฐาน
  • ฯลฯ

สิ่งเหล่านี้ ขึ้นอยู่กับมาตรฐานการให้บริการที่ดี ซึ่งผมแนะนำให้เน้นไปยัง มาตรฐานสากล เพราะเป็นการให้บริการโรงแรมแบบที่สากลยอมรับ โดยเริ่มตั้งแต่การจัดโครงสร้างการบริหารงานโรงแรม โดยจะต้องทราบก่อนว่า โรงแรมของเราเป็นโรงแรมขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ จึงจะสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม และอย่าลืมเลือกใช้เครื่องทุ่นแรง เช่น ระบบจัดการโรงแรมที่มีมาตรฐาน ใช้งานง่าย รองรับการพัฒนาปรับปรุงกิจการโรงแรมของเราต่อไป

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com