ระบบ CiMSO ERP Software กับ การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic และ Perpetual

CiMSO ERP Software เข้าใจถึงระบบและขั้นตอนการทำธุรกิจของลูกค้าเป็นอย่างดี ระบบของเรานอกจากจะมีฟังก์ชั่นหลากหลายเหมาะกับธุรกิจของลูกค้า เช่น สนามกอล์ฟ โรงแรม ร้านอาหาร สปอร์ตคลับ และ ธุรกิจรีเทล เรายังเข้าใจว่าระบบบัญชีมีบทบาทสำคัญต่อทุกๆกิจการ ระบบ BACKoffice ของ CiMSO software ช่วยให้เจ้าของกิจการและผู้รับผิดชอบงานบัญชีขององค์กรไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไป เพราะนอกจากข้อมูลจะไหลเวียนอย่างเรียลไทม์ ชัดเจน โปร่งใส แล้วการลงบัญชี เพื่อออกงบการเงินก็ทำได้อย่างถูกต้องด้วย ซึ่งการออกงบการเงินประกอบด้วย 5 งบที่สำคัญ

  1. งบแสดงสถานะการเงิน (Statement of Financial Position)
  2. งบแสดงสถานะการเงิน (Statement of Financial Position)
  3. งบแสดงการเปลี่ยนในส่วนของเจ้าของ (Statement of Changes in Owner’s Equity)
  4. งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement)
  5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note to Financial Statement)

ซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับงบการเงิน ที่ออกจากระบบ CiMSO ERP Software เป็นข้อมุลที่หน่วยงาน/แผนกต่างๆขององค์กรสามารถนำไปใช้วิเคราะห์หรือใช้งานได้ เช่น ฝ่ายบริหารนำข้อมุลไปใช้ในการบริหารองค์กร ฝ่ายการเงินนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์สภาพคล่องของกิจการ

การบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง นอกจากการดูยอดซื้อ-ขายสินค้าแล้ว ในการทำธุรกิจ การซื้อสินค้า/วัตถุดิบมาเพื่อขายให้เพียงพอ การควบคุมต้นทุน และการสำรองสินค้าไว้เพื่อให้สินค้ามีพร้อมขายอยู่ตลอดเวลา เป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเติมโตขึ้นได้ ดังนั้น เมื่อถึงวันสิ้นงวด แผนกบัญชีจึงต้องมีการตรวจนับสินค้าและตีราคาว่า สินค้าคงเหลือมีมูลค่าอยู่เป็นจำนวนเงินเท่าใด เพื่อใช้บันทึกเป็น “สินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดบัญชี หรือสินค้าคงเหลือปลายงวด” และนำไปแสดงเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุล

บทความนี้จะแนะนำ วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ 2 แบบ คือ แบบ Periodic และ Perpetual

1. การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System : พีริออดิก อินเวนทอรี ซิสเทิม)

วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวดนี้ เป็นการทำการตรวจนับและตีราคาสินค้าคงเหลือ ณ วันที่ต้องการทราบยอดคงเหลือ และถ้าต้องการทราบต้นทุนขายต้องทำการคำนวณเท่านั้น เนื่องจาก เป็นการบันทึกบัญชี โดยที่จะไม่มีการบันทึก “บัญชีสินค้าคงเหลือ” ในระหว่างงวด ดังนั้นยอดคงเหลือบัญชีสินค้าคงเหลือจะเป็นยอด ณ วันต้นงวด และจะไม่บันทึกต้นทุนขายในทุกครั้งที่ขาย

วิธีนี้เหมาะสำหรับกิจการที่มีสินค้าในปริมาณมาก เช่น ห้างสรรพสินค้า หรือธุรกิจรีเทลล์ ข้อดีของวิธีนี้คือ การบันทึกบัญชีทำได้ง่ายและประหยัดเวลา ข้อเสียคือ ไม่สามารถทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ทันทีที่ต้องการ

2. การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System : เพอเพชชวล อินเวนทอรี ซิสเทิม)

วิธีนี้จะมีบัญชี “สินค้าคงเหลือ” ไว้เพื่อบันทึกความเคลื่อนไหวของสินค้าที่เกิดขึ้นตลอดการดำเนินงาน โดยใช้บันทึกมูลค่าของสินค้าไม่ว่าจะเป็นการซื้อ ขาย ส่งคืนและรับคืน ดังนั้นจึงทำให้ทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ตลอดเวลา วิธีนี้เหมาะสำหรับกิจการที่ขายสินค้าราคาแพงหรือสินค้าจำนวนไม่มาก ข้อดีของวิธีนี้คือ ทำให้ทรายยอดคงเหลือของสินค้าได้ตลอดเวลา ข้อเสียคือ ต้องบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือทุกครั้งที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้า ทำให้มีการบันทึกบัญชีค่อนข้างมาก

การใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละกิจการ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการบันทึกบัญชี CiMSO ERP Software ของเราตอบโจทย์การบันทึกบัญชีของลูกค้า ไม่ว่าลูกค้าจะเลือกวิธีการบันทึกบัญชีแบบ Periodic และ Perpetual ระบบเราก็สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

ในส่วนของการคำนวณราคาทุนของสินค้าคงเหลือ ระบบ CiMSO ERP Software เราใช้ได้ทั้งวิธีถัวเฉลี่ยน้ำหนัก (Weighted Average Method) และ วิธีถัวเฉลี่ยแบบเคลื่อนที่ (Moving Average Method)

  • วิธีถัวเฉลี่ยน้ำหนัก (Weighted Average Method) เป็นวิธีที่ถือว่าราคาทุนถัวเฉลี่ยของสินค้าต่อหน่วยเป็นจำนวนเงินของสินค้าที่ไว้ขายทั้งสิ้นซึ่งยกมาจากต้นงวด บวก สินค้าที่ซื้อมาระหว่างงวด หารด้วยจำนวนหน่วยของสินค้าที่มีไว้ขายทั้งสิ้น จำนวนเงินของสินค้าคงเหลือคำนวณได้โดยนำจำนวนสินค้าที่เหลือคูณกับราคาทุนถัวเฉลี่ยต่อหน่วย ซึ่งวิธีที่ใช้ได้เฉพาะกับกิจการที่บันทึกสินค้าแบบ Periodic Inventory Method เท่านั้
  • วิธีถัวเฉลี่ยแบบเคลื่อนที่ (Moving Average Method) จะใช้กับการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual Inventory Method ซึ่งเป็นการคำนวณราคาทุนของสินค้าต่อหน่วยทุกครั้งที่มีการซื้อสินค้าเข้ามา ต้นทุนของสินค้าที่ขายจะใช้ราคาทุนต่อหนวย ซึ่งคำนวณไว้ในครั้งสุดท้ายก่อนการขายนั้น อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัด

หากคุณสนใจ เกี่ยวกับระบบ CiMSO ERP Software และต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม หรือหากคุณต้องการนัดทำ short demo (ฟรี) กรุณาติดต่อ cimso@aecenlist.com หรือ 02-3924186 หรือ LINE ID: @cimsothai

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบ ERP กับ ระบบบัญชี เหมือนหรือต่างกันอย่างไร

หลายๆคน มักจะเข้าใจว่า ระบบ ERP คือระบบบัญชี เพราะที่ผ่านมา โปรแกรมบริหารจัดการขั้นตอนการทำงานต่างๆขององค์กร ยังไม่มีความสำคัญมากนัก ต่างกับระบบัญชี ซึ่งช่วยควบคุมรายรับ-รายจ่ายขององค์กร ซึ่งหลายๆองค์กรก็ให้ความสำคัญเพียงการควบคุมในส่วนบัญชีแต่ลืมมองถึงการควบคุมการทำงานตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำขององค์กรครับ หากคุณมองดีๆแล้ว การที่คุณใช้ โปรแรกมบัญชีในการควบคุมระบบบัญชี ก็ไม่ผิดอะไร เพียงแต่คุณ ผู้เป็นเจ้าของกิจการ จะต้องมั่นใจกับการลงข้อมูลของพนักงานบัญชี และมั่นใจว่าข้อมูล การทำงานในส่วนอื่นๆขององค์กรไม่ได้ตกหล่นผิดพลาดอะไร ซึ่งโดยส่วนมากเจ้าของธุรกิจจะต้องลงแรงดูแลเองทุกขั้นตอน

แต่หากคุณเป็นเจ้าของกิจการที่ต้องการควบคุมการทำงาน ในทุกขั้นตอนขององค์กร และต้องการให้การทำงานของพนักงานแต่ละแผนก ต่อเนื่องกันไป โดยมีความผิดพลาดน้อยที่สุด ซึ่งคุณจะสามารถควบคุมรายรับ รายจ่าย ผลผลิต/ผลิตภัณฑ์ ที่เกิดขึ้นได้จริง นั่นแปลว่าคุณ ต้องการระบบ ERP แล้วครับ

ในความเป็นจริงแล้ว คำว่า ระบบ ERP กับ ระบบบัญชี มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ซึ่งสามารถอธิบายได้ง่ายๆ คือ ระบบบัญชีหรือโปรแกรมบัญชีที่ทุกคนเข้าใจกันนั้น “เป็นส่วนหนึ่ง” ของระบบ ERP เช่นเดียวกับ CRM หรือ MRP ครับ

ระบบ ERP หรือ ERP Software (Enterprise Resource Planning) คืออะไร?

ระบบ ERP เป็นเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่ช่วยในการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจและฐานข้อมูลขององค์กรแบบภาพรวม โดยวัตถุประสงค์สูงสุดคือ การรวบรวมฟังก์ชั่นการทำงานของทุกหน่วยงานในองค์กรเข้ามาอยู่ในระบบเดียว เพื่อให้เกิดการทำงานและใช้ฐานข้อมูลร่วมกันอย่างเต็มประสิทธิภาพมากที่สุด ซึงทั้งนี้รวมไปถึงฝ่ายงานบัญชีด้วย (Module BACKoffice)

ระบบบัญชี หรือ โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) คืออะไร?

ระบบบัญชี หรือ โปรแกรมบัญชี เป็นเครื่องมือหือโปรแรกมสำเร็จรูปที่เน้นไปทางด้านการทำงานของแผนกบัญชีโดยเฉพาะ แต่จะไม่ได้ครอบคลุมไปถึงการทำงานส่วนอื่นๆขององค์กร ซึ่งปกติแล้วจะประกอบไปด้วย การบันทึกรายรับ-รายจ่าย ผังบัญชี การทำงบการเงิน รายงานภาษีต่างๆ เป็นต้น

Trend ของการใช้งานระบบ ERP และ โปรแกรมบัญชี

ระบบ ERP นั้นมีแนวโน้มที่จะมาทำหน้าแทนที่โปรแกรมบัญชีแบบเดิมๆ ที่เราคุ้นเคยกันอยู่ มากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องด้วยเมื่อองค์กรเติบโตขึ้น คุณอาจต้องการระบบที่ครอบคลุมงานในส่วนอื่นด้วยไม่ใช่เพียงแค่งานบัญชีหรือ Stock สินค้าเพียงอย่างเดียว เช่น งานในส่วนของการขาย การจองห้องพัก การจัดซื้อ หรือแม่กระทั้งงานในส่วนกลารผลิต ครัวกลาง ซึ่งโปรแกรมบัญชีแบบเดิมๆจะม่สามารถตอบโจทย์ทางธุรกิจของคุณได้อีกต่อไป

ทางเลือกที่ดีของการเลือกใช้ ระบบ ERP คือ คุณควรจะหาระบบ ERP ที่มีทั้งงานในส่วน Front Office และ ส่วน Back Office ซึ่งระบบควรจะเชื่อมโยงกัน หรือเรียกว่า integrate กันอย่างสมบูรณ์

ธุรกิจและองค์กรของคุณ เติบโตได้ ด้วย ERP คุณภาพ

ระบบ ERP สมัยใหม่อย่าง CiMSO ERP Software มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแต่งโครงสร้างการทำงานที่มีให้สามารถใช้ “ทดแทน” โปรแกรมบัญชี แบบได้เดิมได้ดีพอสมควรโดยที่ยังไม่ทิ้งความยืดหยุ่นในการใช้งานในงานส่วนอื่นไป ซึ่ง ระบบ ERP นั้นเปรียบเสมือนพนักงานในองค์กรหรือเลขาของผู้บริหารในองค์กรที่รอบรู้ไปทุกเรื่อง เป็นจุดศูนย์กลางของข้อมูลในธุรกิจคุณ

อย่าลืมว่า องค์กรที่ดีไม่ใช่แค่เพียงเป็นบริษัทใหญ่นะครับ แต่ต้องเป็นบริษัทที่สามารถปรับตัวและเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปได้ และแน่นอนว่า ERP เป็นเพียงเครื่องมือหนึ่งเท่านั้น แต่มันก็เป็นเครื่องมือที่ทรงคุณภาพ ที่จะทำให้คุณสามารถจัดการงานโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการจัดการที่ดี บริษัทย่อมเติบโตไปในทางที่ดีครับ

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com