BEO (Banquet Event Order) หรือ Function sheet คืออะไร?

ผมคิดว่าไม่มีใครในธุรกิจโรงแรม ธุรกิจร้านอาหาร ธุรกิจจัดเลี้ยง ไม่รู้จักคำว่า BEO หรือ Banquet Event Order หรือที่หลายๆคนเรียกว่า Function Sheet เพราะ BEO คือ เอกสารที่แสดงรายการรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของงาน  BEO จะรวมการจัดลำดับเหตุการณ์ เช่น วันที่  ลำดับการดำเนินงาน รวมถึง รายการอาหาร ความต้องการเพิ่มเติมของลูกค้า และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ซึ่ง BEO ที่ดีจะช่วยให้การจัดงานเลี้ยง งานอีเว้นท์ของคุณ ประทับใจลูกค้าและแขก กลับมาใช้บริการของคุณอีกเรื่อยๆ  เรียกได้ว่าการจัดงานเลี้ยงของคุณสมบูรณ์แบบไร้ที่ติแล้วนั่นเอง

สิ่งที่ควรมีใน BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet

BEO ควรให้รายละเอียดทุกอย่างที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึง:

  • ข้อมูลติดต่อ
  • สถานที่
  • วันที่จัดงาน
  • ตั้งค่าวันเริ่มต้น/สิ้นสุด
  • จำนวนแขก

นอกจากนั้น รายการต่อไปนี้มีแนวโน้มที่จะได้รับการสรุปอย่างละเอียด

  1. กำหนดการและลำดับเหตุการณ์
  2. รายการอาหารและเครื่องดื่ม
    • เมนูอาหาร
    • ข้อกังวลด้านอาหาร
    • เวลาให้บริการ (เวลาเสิร์ฟอาหาร)
    • รายละเอียดเครื่องดื่ม
  3. การจัดห้องและแผนผัง
  4. รายการทรัพย์สินและอุปกรณ์ต่างๆ
  5. ทีมงาน
  6. รายละเอียดที่จอดรถและการขนส่ง
  7. รายละเอียดทางด้านราคา (อาหาร, เครื่องดื่ม, บริการอื่นๆที่เกี่ยวข้อง)
  8. ข้อตกลงและเงื่อนไขอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น ภาษี, ค่ะรรมเนียมการให้บริการ (service charge) เป็นต้น
  9. ลายเซ็นลูกค้า

รูปแบบของ BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet ของแต่ละองค์กร ก็แตกต่างกันไป แม้กระทั่งในองค์กรเดียวกันแต่หัวข้อการจัดงานแตกต่างกัน รูปแบบของ BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet ก็อาจแตกต่างกันด้วย เช่น งานเลี้ยงสังสรรค์วันเกิด งานแต่งงาน งานสัมนา เป็นต้น แต่เป้าหมายสำคัญของการใช้ BEO (Banquet Event Order)  หรือ Function Sheet ก็ยังเหมือนกันก็คือ การที่งานสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ถูกต้องตรงตามความต้องการของลูกค้า นั่นเอง

ตัวอย่าง BEO Template (ตัวอย่างทั่วไป ไม่ใช่ฉบับที่ออกจากระบบ CiMSO) 

ในกรณีที่คุณมีคิวการจัดงานเลี้ยงหลายงาน ซึ่งการประสานงานและการทำงานด้วย Excel หรือ doc. เท่านั้นอาจะทำให้งานไม่ราบรื่นและวุ่นวายได้เช่นกัน เนื่องจากการจัดงาน จำเป็นต้องใช้ความร่วมมือและการอัพเดทหน้าที่ของทีมงานแต่ละแผนก ไม่ว่าจะเป็น แผนกขาย แผนกอาหาร แผนกช่าง แผนกจัดซื้อ แผนกการเงิน เป็นต้น  

โชคดีที่เครื่องมือดีๆ ตั้งแต่การจองห้อง การทำ Function Sheet หรือ BEO  รวมถึงการประสานงาน การอัพเดทหน้าที่ของแต่ละแผนก ซึ่งสามารถรวมการทำงานของทีมงานทั้งหมดไว้ที่หน้าจอ Function Sheet ที่เดียว ซึ่งเทคโนโลยีนี้จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงประสบการณ์ของแขกได้

วันนี้ AEC Enlist แนะนำ CiMSO EVENTmanager (Event and conference management with venue bookings) เครื่องมือที่จะช่วยให้การจัดงานเลี้ยงของคุณดำเนินไปได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่ง CiMSO EVENTmanager มีคุณลักษณะและจุดเด่น ดังนี้

  • ระบบการจองห้อง ในรูปแบบ Grid View ซึ่ง integrate เข้ากับการจัดการจองต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Venue, Guest lists, Resources, Tasks, Pre booked Extras ซึ่งทีมงานสามารถเข้ามาอัพเดทงานได้ร่วมกัน
  • คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบงาน ชนิดของ task และกำหนดรูปแบบการจัดสถานที่ รวมถึงการทำรายชื่อแขก
  • การจัดซื้อและการควบคุมสินค้าคงคลังแบบบูรณาการด้วยการจัดการรายการเช่า (rental item management) สำหรับงานอีเวนท์
  • ระบบ Integrate กับบัญชีลูกหนี้ (AR – Debtors) พร้อมกับระบบ loyalty management และ points redemption

ดูข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบ CiMSO EVENTmanager เพิ่มเติมได้ที่ลิ้งนี้ <คลิกที่นี่>

หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ ERP และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality (สนามกอล์ฟ ที่พัก อีเวนท์ ร้านอาหาร ครัวกลาง สปา และกิจกรรมอื่น) สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com  

4.2-Ci-Header-EVENTmanager

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Joining CiMSO’s family – Phothalai Leisure Park

ยินดีต้อนรับ โพธาลัย เลเชอร์ ปาร์ค เข้าสู่ครอบครัวคิมโซ (CiMSO)

โพธาลัย เลเชอร์ ปาร์ค (Phothalai Leisure Park) คือ อาณาจักรแห่งการผ่อนคลายที่ยกระดับงานบริการให้มีความหลากหลาย อาทิ

  • โพธาลัย เวลเนส & ลองเจวิตี้ ศูนย์สุขภาพการนวดแผนโบราณ สปา และโรงเรียนนวดแผนไทยโพธาลัยแบบครบวงจร โพธาลัย กอล์ฟ ปาร์ค
  • สนามไดร์ฟกอล์ฟและสถาบันฝึกสอนกอล์ฟ ที่ถูกออกแบบมาอย่างพิถีพิถันและเทคโนโลยีเหนือระดับ
  • พีแอลพี ฟิตเนส เซ็นเตอร์ พร้อมด้วยอุปกรณ์ที่ทันสมัยรองรับกับความต้องการกลุ่มคนรักสุขภาพในทุกเพศวัย
  • โพธาลัย มีตติ้ง & อีเว้นท์ สถานที่จัดงานเลี้ยง งานแต่งงาน การประชุมและสัมมนา ที่ถูกดีไซน์ให้จัดกิจกรรมได้หลายรูปแบบ ทั้งอินดอร์และเอาท์ดอร์ พร้อมห้องประชุมหรือสถานที่จัดงานเลี้ยงมากกว่า 20 ห้อง สำหรับรองรับผู้ร่วมงาน และมีที่จอดรถได้มากกว่า 1,500 คัน แต่ละฟังก์ชั่นตกแต่งสวยงาม ทันสมัย สิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน
  • ห้องอาหาร ได้แก่ เบอร์ดี้ & คอร์ทยาร์ด พร้อมเสิร์ฟเมนูอาหารนานาชาติและเครื่องดื่มหลากหลาย แคนตัน – ห้องอาหารจีนสไตล์กวางตุ้งโดยเชฟระดับมืออาชีพเป็นผู้ลงมือปรุงอาหารอย่างพิถีพิถัน ร้านกาแฟเปอร์ทิส คอนเนอร์ คาเฟ่ & มอร์ สร้างสรรค์เมนูกาแฟสูตรเฉพาะ หอมกรุ่น รสชาติกลมกล่อม เค้กและเบเกอรี่หลากหลาย และ เบย์ เลาจน์ เป็นส่วนบริการอาหารและเครื่องดื่มบริเวณสนามไดร์ฟกอล์ฟ

โพธาลัย เลเชอร์ ปาร์ค – Phothalai Leisure Park เป็นผู้ใช้ CiMSO GOLFmanager สำหรับการบริหารจัดการสนามกอล์ฟ และ EVENTmanager สำหรับการจัดการ โพธาลัย มีตติ้ง & อีเว้นท์ สถานที่จัดงานเลี้ยง งานแต่งงาน การประชุมและสัมมนา ใช้ RESTaurateur เพื่อบริหารจัดการร้านอาหารและจุดขาย รวมถึง BACKoffice ทั้งหมดเพื่อจัดการการเงินจนถึงงบดุล

ทีมงาน AEC Enlist – CiMSO Thailand รู้สึกดีใจและขอขอบคุณและ คุณลูกค้าที่ไว้วางใจให้เราดูแลครับ

หากคุณสนใจ เกี่ยวกับระบบ ERP for Hospitality & Business และต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม หรือหากคุณต้องการนัดทำ short demo (ฟรี) กรุณาติดต่อ cimso@aecenlist.com หรือ 02-3924186 หรือ LINE ID: @cimsothai

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

จัดการงานแต่งงานให้กับลูกค้า ด้วยความเป็นมืออาชีพ กับ ระบบ CiMSO EVENTmanager

ถ้าคุณเป็นคนที่วางแผนแต่งงานหรือวันครบรอบแต่งงานของคนอื่น คุณมีหลายสิ่งที่ต้องคำนึงถึงและดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อประสานงานกับคู่แต่งงาน การออกแบบตกแต่งงาน การจัดเลี้ยง อาหาร ลำดับขั้นการแต่งงาน ฯลฯ และไม่เพียงแค่นั้นในทุกขั้นตอนเหล่านั้นยังมีขั้นตอนย่อยๆอีกด้วย

งานของคุณสามารถที่จะพังทลายลงด้วยความกดดัน และด้วยสิ่งที่ต้องแบกรับมากเกินไป มีงานบัญชีที่ต้องจัดการ การวางบิลที่ต้องทำ สิ่งที่ต้องซื้อและดำเนินการตามความต้องการของลูกค้า  หลายสิ่งหลายอย่างสร้างความสับสนวุ่นวายและความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ในการคำนวณและการวางแผน

จะเป็นอย่างไรหากคุณมีตัวช่วยในการจัดงานแต่งงาน หรืองาน Event อย่าง CiMSO EVENTmanager ที่ทำได้ตั้งแต่ การสร้างแพคเกจงานแต่งงาน จองห้อง/สถานที่ ควบคุมงบประมาณ (Budget) การรวบรวมฐานข้อมูลลูกค้า งานจัดซื้อ คลังสินค้า การออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และรายงานต่างๆที่เกี่ยวข้อง ระบบ CiMSO EVENTmanager ช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัว ช่วยให้งานของคุณทำงานได้โดยไม่มีข้อผิดพลาดและผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับโครงการ

คุณสมบัติ (Features) ของระบบ CiMSO EVENTmanager

  • Event venue profile with seating and table configuration
  • Event bookings grid with colour coded statuses
  • Venue rates and event packages integrated to quote system
  • Unlimited, User defined function sheet formats
  • Communication and document tracking
  • Mobile touch screen point of sale system for transaction processing
  • Fast invoicing to flexible invoice layout

คุณสมบัติการจัดการธุรกิจ (Business management features)

  • Debtors control (AR) (see BACKoffice accounting)
  • Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • Transaction management (see BACKoffice accounting)
  • Cash control (see BACKoffice accounting)
  • Document filing and management system (see DOCmanager)
  • Facsimile transmission and receipting (see FAXmanager)

ทั้งนี้ ระบบ CiMSO EVENTmanager ยังสามารถ fully Integrated อย่างราบรื่นกับ…

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • WORKshop workshop management system for vehicle repairs, with job cards, stock control and staff assignment
  • HOUSEkeeper housekeeping management system for commercial, lodging and private properties, with stock control and staff assignment
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • ACTIVities recreational activities scheduler
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management system
  • REALtor real estate register with leasing and time share
  • STOCKmanager products services and recipe stock control with procurement
  • BACKoffice creditors (AP), General Ledger (GL) and Cash Books (CB)

การดำเนินการจัดงานแต่งงาน อาจติดขัดเนื่องจากเกิดค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป การจัดตารางเวลาที่ไม่ดีและความไม่พอใจของลูกค้า เนื่องจากการวางแผนที่ไม่ดี การสื่อสารผิดพลาดและการจัดสรรทรัพยากรที่ไม่ดี ด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ของ CiMSO EVENTmanager คุณสามารถจัดการงานแต่งงาน งาน Event หรือ Conference ของคุณได้อย่างไม่มีสะดุด ลูกค้าพึงพอใจ นอกจากนั้น ระบบยังช่วยให้คุณยังสามารถทำการตลาดได้ดีขึ้นอีกด้วย

สนใจสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับ CiMSO EVENTmanager หรือนัดทำ short demo ฟรี ได้ที่ cimso@aecenlist.com หรือ 023924186

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบการจัดการงาน Event – CiMSO EVENTmanager เพื่อการออแกไนซ์งานอย่างมืออาชีพ

การจัดงานต่างๆ ต้องมีการวางแผนที่สำคัญก่อนที่จะเกิดขึ้นเอง การจัดการต่างๆในงานอีเวนท์ไม่ได้ง่าย จึงมีการให้บริการการจัดการงาน หรือเรียกว่า ออแกไนซ์เซอร์ (Organizer) เพื่อให้ผู้ใช้บริการมีเวลาทำอย่างอื่นที่เหมาะสมกว่า เพื่อพร้อมสำหรับการเข้าร่วมงาน แต่ถึงแม้จะเป็นบริษัทออแกไนซ์เองก้เถอะ การจัดการงานให้ออกมาสมบูรณืแบบไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะนอกจากการประสานงานแล้ว ยังต้องมีการจัดการคลังสินค้า งานขาย งานบัญชี งานการตลาด เป็นต้น ซึ่งปัจจุบันมีตัวช่วยในการจัดงานดังกล่าว นั่นคือ ซอฟต์แวร์หรือระบบ ERP เป็นสิ่งที่จำเป็นเนื่องจากจะช่วยลดภาระงานของคุณและช่วยให้คุณทำธุรกิจได้ดีขึ้น ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์บัญชีใด ๆ แต่เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการจัดงานอีเวนต์โดยเฉพาะ (Event & Conference Software) CiMSO EVENTmanager

ซอฟต์แวร์ หรือระบบ CiMSO EVENTmanager (Event & Conference Management) เป็นระบบการจัดการธุรกิจแบบครบวงจรที่ใช้งานง่าย เพื่อการจัดการและตรวจสอบเหตุการณ์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ Event และ Conference ระบบจะช่วยคุณตั้งแต่การวางแผนงาน สถานที่จัดงาน แผนผังภายในตัวงาน ควบคุมงบประมาณ การจัดการฐานข้อมูลแขก การเงิน-บัญชี การติดต่อประสานงานกับแขก เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมและประหยัดค่าใช้จ่ายและช่วยเพิ่ม ROI ให้กับ Event ของคุณ

ประโยชน์โดยสรุป ของระบบ EVENTmanager

  • ช่วยรวบรวมจัดการและกระจายข้อมูลตามขอบเขตการทำงานและช่วยแยกย่อยข้อมูล โดยสสามารถแจง รายละเอียดสถานที่จัดงานพร้อมที่นั่งและโต๊ะ
  • มี ตารางการจอง Event & Conference พร้อมสถานะรหัสสี
  • คำนวณการใช้จ่ายและการประหยัดงบสำหรับ Event & Conference
  • วัดและจำลองข้อมูลที่ช่วยให้ผู้จัดการเหตุการณ์วางแผนได้ดีและตอบสนองได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • ให้การมองเห็นเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อซัพพลายเออร์ ผู้ขนส่ง การกระจายคลังสินค้า และลูกค้า
  • ปรับปรุงการบริการลูกค้าด้วยข้อมูลที่รวดเร็วและดีขึ้นเกี่ยวกับความพร้อมของผลิตภัณฑ์คำสั่งซื้อและสถานะการดำเนินการ
  • มีระบบใบเสนอราคา ทีรบรมข้อมุลสถานที่และแพคเกจราคาไว้พร้อมสำหรับทีมขาย
  • มีระบบจุดขายแบบหน้าจอสัมผัส (PoS) รวมถึงการออกใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว ยืดหยุ่นไปยังลูกค้า

คุณสมบัติของโปรแกรม

  1. การจัดการโครงการ Event & Conference

งานที่สำคัญที่สุดของการจัด event หรือ Conference คือ การจัดการและดูแลทุกอย่างจาก A ถึง Z ตามลำดับและตรงเวลา ไม่ควรมีข้อผิดพลาด แต่ถ้าทำมากเกินไปก็เป็นไปไม่ได้ที่ทุกคนจะไม่ทำผิดพลาด ความกังวลทั้งหมดสามารถทิ้งไว้ให้ซอฟต์แวร์หรือระบบ CiMSO EVENTmanager จัดการได้ ผู้ใช้จะสามารถติดตามงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดและทุกอย่างเกิดขึ้นได้ในคลิกเดียวและคุณจะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ไม่สำคัญว่าผู้ใช้จะอยู่ในที่ทำงานหรืออยู่นอกสำนักงาน คุณสามารถติดตามงานและพนักงานคอยเตือนให้คุณตื่นตัวและด้วยเหตุนี้งานจึงดำเนินต่อไป

  1. การออกใบแจ้งหนี้

อยากทราบว่ามีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเท่าไร และ จะต้องเรียกเก็บเงินลูกค้าเท่าไหร CiMSO EVENTmanager สามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้และ CiMSO ERP เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับ บริษัทจัด Event & Conference ที่จะช่วยให้คุณไม่พลาดโอกาสใด ๆ ในการออกบิลเรียกเก็บเงิน นอกจากนั้นคุณยังสามารถ ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ด้วยโลโก้ บริษัท และสโลแกนของคุณเพื่อให้แนวทางแบบมืออาชีพอีกด้วย

  1. การจัดการค่าใช้จ่าย

เพื่อให้ event & Conference ของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจำเป็นต้องมีการจัดการค่าใช้จ่าย  CiMSO EVENTmanager จะเป็นศูนย์รวมข้อมูลค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในแต่ละ Event หรือ conference ที่คุณจัด จากนั้นแผนกที่รับผิดชอบในการจัดการ คลังสินค้า และแผนกอื่นๆก็จะสามารถทำงานต่อไปได้อย่างไม่ผิดพลาด

  1. การจัดการสินค้าคงคลัง

มีการซื้อสินค้าและไอเท็มจำนวนมากต่องาน Event ในแต่ละงาน สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการให้เสร็จภายในกำหนดโดยไม่มีอุปสรรคใด ๆ CiMSO EVENTmanager ช่วยให้คุณทำได้ง่ายขึ้นเนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์สำหรับงาน Event & Conference ระบบจะช่วยให้คุณติดตามการซื้อและคำสั่งซื้อทั้งหมด จะไม่มีโอกาสที่สินค้าคงคลังหมดสต็อกสำหรับEvent ของคุณ คุณสามารถป้อนผลิตภัณฑ์จำนวนมากและเช็คสินค้าคงคลังได้ตลอดอย่าง real time จำนวนผลิตภัณฑ์ที่ใช้จะตรงกับจำนวนผลิตภัณฑ์ที่เหลืออยู่ดังนั้นจึงง่ายต่อการรับสินค้าก่อนที่จะหมด

  1. การส่งข้อความจำนวนมาก

CiMSO EVENTmanager มีระบบช่วยเก็บข้อมูลลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ ที่อยู่ บริษัท ช่องทางการติดต่อ รวมถึงอีเมล์ต่างๆ ระบบช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อมุลเหล่านี้ให้เป็นระดยชน์ ไม่ว่าคุณจะต้องการส่งจดหมาย โปสการ์ด หรืออีเมลล์จำนวนมากให้กับลูกค้า คุณสามารถส่งข่าวสาร โปรโมชั่น ทั้งหมดได้ผ่านระบบ CiMSO ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้อีเมลของคุณแยกต่างหาก นอกจากนี้ยังส่ง SMS โฆษณาส่งเสริมการขายข้อเสนอและอื่น ๆ จำนวนมากโดยไม่เสียเวลา

CiMSO EVENTManager ทำให้ทุก Event หรือ Conference ง่ายสำหรับคุณและ บริษัทของคุณ คุณสามารถทำงานได้ดีขึ้นและสามารถตอบสนองลูกค้าได้ดีขึ้น เราช่วยธุรกิจของคุณและช่วยให้คุณจัดการกับลูกค้าได้ดีขึ้น CiMSO EVENTmanager เป็นเหมือนตัวช่วยที่คุณต้องลดภาระงานลง ติดต่อขอข้อมุลเพิ่มเติมได้ที่ cimso@aecenlist.com หรือ 023924186

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com