จัดการร้านอาหารอย่างมืออาชีพ

มีหลายคนที่มองว่า “ธุรกิจร้านอาหาร” เป็นธุรกิจไม่ยุ่งยาก เพราะเป็นเพียงการทำอาหารเสิร์ฟให้กับลูกค้าเท่านั้น จริงๆแล้วธุรกิจร้านอาหารในยุคนี้ เป็นธุรกิจที่เปิดง่าย และผู้มีเงินมักชอบลงทุน แต่อยู่รอดได้ยาก หากไม่มีการบริหารจัดการที่ดี เพราะแม้ว่าจะมีรายได้ต่อจานสูง แต่หากไม่มีการควบคุมค่าใช้ จ่ายและขั้นตอนการทำงานที่ดี ก็จะทำให้ธุรกิจขาดทุน และถ้าเงินทุนสำรองไม่เพียงพอ ในที่สุดก็จำเป็นต้องเลิกกิจการไป

การทำธุรกิจร้านอาหาร นอกจากฝีมือในการทำอาหารต้องดี การตลาดต้องเก่งแล้ว เจ้าของธุรกิจยังต้องคำนึงตัวช่วยในการบริหารจัดการร้านอาหารด้วย โดยเฉพาะตัวช่วยทางด้านการเงิน, การจัดการสต๊อกสินค้า, ลูกค้าสัมพันธ์ เพราะหากเจ้าของธุรกิจไม่ใส่ใจกับตัวช่วยหล่านี้แล้วล่ะก็ ปัญหาที่อาจเกิดได้ก็มีตั้งแต่การที่พนักงานไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงพอ สั่งอาหารเข้าครัวผิดๆถูกๆ หมดเม็ดยอดขาย สินค้าหายไปจากสต๊อก และที่สำคัญคุณจะไม่สามารถเห็นยอดรายรับ-รายจ่ายที่แท้จริงของกิจการได้ครับ

มาดู ระบบจัดการร้านอาหาร พื้นฐานที่นักธุรกิจร้านอาหารควรมีกันครับ

  1. ระบบหน้าร้าน หรือที่เรียกกันว่า POS เป็นระบบที่ช่วยตั้งแต่การรับออเดอร์ (มีทั้งระบบหน้าจอสัมผัสแบบmonitor และบบ mobile device) ซึ่งจะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของพนักงานและการส่งออเดอร์เข้าครัว รวมถึงการจัดการโต๊ะ (floor plan) และการชำระเงิน ระบบ POS ที่ดีจะสามารถขยายและ integrate ไปที่ระบบ back office หรือระบบบัญชีเพื่อให้พนักงานบัญชีสามารถจัดการต่อได้เลย
  2. ระบบรายงาน (Report) เป็นสิ่งที่จะช่วยเจ้าของธุรกิจร้านอาหารในการตรวจสอบความเคลื่อนไหวของร้านได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ทำให้เห็นถึงภาพรวมของร้านอาหาร ตั้งแต่ส่วนของ ขอดรายได้-รายรับประจำวัน สินค้าชนิดไหนขายดี วัตุดิบชิ้นไหนควรสั่งซื้อเพิ่มเติม รายงานยิ่งละเอียดเท่าใด คุณก็ยิ่งสามารถวางแผนการทำงานของธุรกิจร้านอาหารของคุณได้มากเท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้น ระบบรายงานที่สามารถcustom ได้ จะสามารถลงบันทึกรายรับ-รายจ่าย เพื่อทำบัญชี รายเดือนหรือปิดงบได้เลย
  3. ระบบบริหารสต๊อก หรือระบบสินค้าคงคลัง (STOCKmanager – Inventory & Procurement Software) ระบบสินค้าคงคลังหรือระบบสต๊อก เป็นพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบซึ่ง ระบบสต๊อกที่ดีควรมีการตรวจสอบจำนวนและคุณภาพของวัตถุดิบอยู่เสมอเพื่อเช็คจำนวนสต๊อกคงเหลือในแต่ละวัน หากมีวัตถุดิบใดใกล้หมดสต๊อกต้องรีบสั่งซื้อเพิ่มเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาของขาดสต๊อกในตอนที่เปิดร้านไปแล้ว นอกจากนี้ การหมั่นตรวจสอบสต๊อกยังช่วยควบคุมและตรวจสอบเรื่องต้นทุนวัตถุดิบ หากมีวัตถุดิบใดหายไป นั่นหมายถึงต้นทุนที่เสียไปโดยสูญเปล่าด้วยเช่นกัน การตรวจเช็คสต๊อกสามารถทำใส่ในแบบฟอร์มการนับสต๊อกวัตถุดิบได้ โดยสามารถย้อนกลับมาดูได้ตลอดและยังใช้ในการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบในครั้งต่อ ๆ ไปได้อีกด้วย

CiMSO Software เรามี Modules ดี ๆ สำหรับการจัดการร้านอาหารอย่างครบวงจรมาแนะนำ เพื่อให้นักธุรกิจการอาหารนำไปพิจารณาเลือกใช้กันครับ ระบบของเราเป็นระบบร้านอาหารแบบครบวงจร ม่าร้านของคุณจะเป็นร้านอาหารที่เพิ่งเปิดใหม่ หรือร้านที่กำลังจะขยับขยาย เพิ่มสาขา ทำครัวกลาง CiMSO รองรับทั้งหมดครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

เปิดร้านอาหารสักร้าน ต้องมีระบบอะไรบ้าง

ฝันอยากจะเปิดร้านอาหาร​ คาเฟ่สวยๆ​ สักร้าน​ แต่ไม่แน่ใจว่าต้องใช้ #ระบบจัดการร้านอาหาร​ หรือไม่​ ลองอ่านทางนี้ครับ​

จริง ๆ แล้วไม่ว่าคุณจะเปิดร้านอาหารแบบไหน​ เล็กหรือใหญ่​ อย่างน้อยก็ควรมีระบบที่ไว้ควบคุมการทำงานของพนักงาน​ ช่วยให้พนักงานทำงานได้คล่องตัว​ และควรจะต้องเป็นระบบที่คุณควบคุมได้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ที่ร้านครับ​ เพราะหน้าที่หลักของเจ้าของร้านคือการแวะเจ้ามาพบปะกับแขก​ ​หา Connection การไปทำการตลาด​ การพัฒนาสูตร​อาหาร​ รวมถึงการพัฒนาร้าน​ ไม่ว่าจะขยายขนาดหรือเพิ่มสาขา​ ระบบที่คุณจะเลือกใช้ควรจะต้องตอบโจทย์เหล่านี้ให้กับคุณ​

  • หากคุณต้องการเพียงรับรู้ รายรับ-รายจ่ายรายวัน และออกบิลให้กับลูกค้า ให้ลองหาระบบ POS ที่ปัจจุบันมีตั้งแต่ Mobile App หรือเครื่องคิดเงิน POS ให้เลือกดูตามฟีเจอร์ที่ต้องการใช้
  • หากคุณพิจารณาถึงเวลาที่ต้องเสียไปกับการลงบัญชี และการควบคุมรายรับ-รายจ่าย สต๊อกสินค้า รวมถึงการควบคุมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรเลือกหาระบบจัดการร้านอาหาร ที่มีระบบบัญชีมาตรฐานที่สามารถออกเอกสาร และรายงานให้คุณได้
  • หากคุณกำลังขยับขยาย เพิ่มสาขา หรือเริ่มมีการผลิต การทำครัวกลางเข้ามาเกี่ยวข้อง คุณต้องเลือกใช้ระบบ ERP ขนาดกลาง-ใหญ่ แล้วแต่การวางแผนธุรกิจของคุณ ที่รองรับการผลิต จัดเก็บสินค้า ทำบัญชี และเชื่อมต่อกับระบบหน้าร้าน ครับ

ระบบจัดการร้านอาหาร ของ CiMSO เรา มี features อะไรบ้าง

  1. ระบบหน้าร้าน หรือ RESTaurateur – Resuatrant & Bar Point of sale (POS) เป็นระบบซึ่งเป็นผู้ช่วยตัวสำคัญของร้านอาหาร ที่มีการใช้กันอย่างแพร่หลาย โดย ไม่ว่าจะร้านขนาดเล็กหรือใหญ่ก็สามารถจัดการร้านได้ผ่าน POS ระบบนี้มีความสามารถหลากหลายซึ่งความสามารถยิ่งสูง ราคาก็ย่อมสูงไปตามกันครับ
    • การรับออเดอร์จากลูกค้าผ่านหน้าจอสัมผัส และ/หรือระบบ mobile device หรือ tablet ซึ่งมักจะยืดหยุ่น ให้สามารถเพิ่ม Add-on หรือ Topping ต่างๆ ได้ด้วย นอกเหนือจากเมนูมาตรฐานทั่วไป
    • สามารถแยกช่องทางการสั่งอาหาร เช่น Dine in หรือ Take away
    • การออกแบบเมนูอาหาร ด้วยการ สร้างและแก้ไขเมนู สามารถใส่รูปภาพเมนู เพิ่ม แก้ไขเมนู ชื่อ รูปภาพ และ ราคา สร้างโปรโมชั่น
    • ระบบจัดการโต๊ะ (Floor plan) การบริหารโต๊ะ ว่าลูกค้าจะต้องนั่งตรงไหน โต๊ะไหนนั่งเดี่ยว นั่งกลุ่ม ทำการย้ายโต๊ะ รวมหรือแยกโต๊ะได้อย่างอิสระ ช่วยจัดการโต๊ะภายในร้านอาหารได้ง่ายขึ้นด้วยแบบจำลองร้านอาหาร สร้างและแบ่งโซนโต๊ะภายในร้านอาหาร รวมถึงการจัดการสถานะของโต๊ะอาหารภายในร้าน
    • ระบบจัดการออเดอร์ สามารถรับออเดอร์ด้วยระบบรับออเดอร์ไร้สาย ส่งออเดอร์เข้าเครื่องพิมพ์ในครัวได้ทันที รองรับการจัดออเดอร์ทั้งแบบในร้าน และ กลับบ้าน รวมถึงการส่งออเดอร์เข้าสู่เครื่องพิมพ์ภายในครัวและบาร์น้ำได้อย่างรวดเร็ว
    • ระบบชำระเงิน ที่จะช่วยให้การคิดเงินสะดวกเเละรวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถเชื่อมต่อกับลิ้นชักเก็บเงินและเครื่องพิมพ์สลิป และใบเสร็จแบบเต็มรูปแบบ รองรับการคิดภาษี ค่าบริการ ส่วนลด และการแยกบิลจัดการสถานะการจ่ายบิล คืนเงิน และพิมพ์ใบเสร็จซ้ำ สามารถเพิ่มโลโก้และข้อความท้ายบิล
    • สามารถแยกช่องทางการจ่ายเงิน เช่น เป็นบัตรเครดิต เป็นเงินสด หรือทำการ split bill ให้กับลูกค้า
    • Kitchen management คือการบริหารจัดการครัว ส่งออเดอร์ไปที่ครัวโดยตรง ดูว่ามีกี่คิว คิวไหนได้ก่อนหลัง ช่วยให้ Checker สามาารถตรวจสอบอาหารก่อนไปเสิร์ฟได้ถูกต้อง
    • รายงานการซื้อรายได้ ตั้งแต่ รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน
  2. รายรับรายจ่าย (BACKoffice –  Accounting software)
    • ระบบขาย บันทึกยอดขายรายวันจากหน้าร้านได้ ที่สามารถเชื่อมต่อกลับระบบบัญชีได้แบบอัตโนมัติ (เรียกว่า interface หรือ integration)
    • ระบบซื้อ เพื่อทำการซื้อวัตถุดิบ ซื้อสินทรัพย์ หรือบริการอื่นๆ ที่เป็นทั้งแบบซื้อสด และซื้อแบบมีเครดิต สามารถสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ใบแจ้งหนี้ ใบเพิ่ม/ลดหนี้ และใบเสร็จ เป็นมาตรฐาน
    • ในกรณีที่มีการซื้อของจากหลายๆ supplier หรือขายส่งให้กับลูกค้าแบบมีเครดิต ระบบจะสามารถ track อายุหนี้ต่างๆ หรือติดตามรับเช็ค ได้อย่างง่ายดาย
    • มีระบบบัญชี การเงิน ที่ดึงเอารายการในระบบอื่นๆ มาลงบัญชีให้อัตโนมัติ ดูกำไรขาดทุนต่อเดือนได้ ปิดงบในตัวได้ ออกฟอร์มต่าง ๆ ได้
  3. ระบบบริหารสต๊อก หรือระบบสินค้าคงคลัง (STOCKmanager – Inventory & Procurement Software)
    • เช็คจำนวนสต๊อกคงเหลือในแต่ละวัน การตรวจเช็คสต๊อกสามารถทำใส่ในแบบฟอร์มการนับสต๊อกวัตถุดิบได้ โดยสามารถย้อนกลับมาดูได้ตลอดและยังใช้ในการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบในครั้งต่อๆ ไปได้อีกด้วย
    • ทำสูตรหรือสูตรอาหาร (BOM) ได้ เพื่อการบริหารจัดการ วัตถุดิบ ของแต่ละจาน โดยสามารถเชื่อมไปเป็นฐานข้อมูลของระบบ POS ได้เลย
    • สามารถตรวจสอบและเตือนวันหมดอายุของวัตถุดิบและสินค้า ทำการบันทึกของเสียต่างๆ (Waste Management)
    • ตั้งค่าล็อตสินค้า โดยเฉพาะพวกที่มีการนำเข้าจากต่างประเทศ​ (มีการกระจายค่าใช้จ่ายในการนำเข้า ในแต่ละล็อตสินค้าได้ด้วย)
    • ระบุ serial number หรือ barcode ของสินค้า และลิงค์กับ Barcode Scanner หรือ Weight Scale ได้
    • บริหารคลังสินค้าระหว่างสาขา สั่งสินค้าไปที่สำนักงานใหญ่ หรือครัวกลางให้มาส่งที่สาขา โอนย้ายไปมาระหว่างคลังได้อย่างยืดหยุ่น
    • รายงานสินค้าคงเหลือ ต้นทุนต่างๆ แบบละเอียด
  4. ระบบผลิต
    • จับขั้นตอนการเบิกวัตถุดิบออกมาผลิต โดยทำหน้าที่บริหารสต็อกให้ ว่าเหลือพอหรือไม่ หากไม่พอต้องซื้อเพิ่มเท่าไหร่
    • ย้ายสินค้าระหว่างการผลิตหากมีระยะการผลิตที่ไม่ได้เป็นแบบ instant เพื่อให้เห็นปริมาณคงเหลือชัดเจน
    • จำนวน output ต่อวัตถุดิบที่ซื้อเข้ามา และจำนวน waste
    • สามารถกระจายค่าใช้จ่ายโสหุ้ย หรือค่าแรงเข้าไปได้ในการผลิตแต่ละ Job
  5. ระบบรายงาน (Report)
    • ดูรายงานความเคลื่อนไหวของร้านอาหารได้ตลอดเวลา ผ่านระบบ INNsync
    • บันทึกและรายงานยอดขาย รายวัน รายสาขา
    • ระบบรายงานการขายที่ครอบคลุม เช่น ยอดขาย สินค้าขายดี สต๊อกสินค้า และยอดขายจากพนักงาน
    • ระบบรายงานอื่นๆ ที่ผู้ใช้สามารถ custom ได้เอง
  6. ระบบลูกค้าสัมพันธ์​ (CLIENTmanager – Customer Relations & Business Management Software)  และ ระบบสมาชิก (CLUBmanager – Membership Administration Software)
    • ระบบฐานข้อมูลลูกค้า หรือ ระบบสมาชิกเพื่อทำการเก็บสะสมแต้ม Cash card หรือ Gift card
    • สร้างโปรโมชั่นได้หลากหลาย ตั้งค่าจากหลังบ้านให้สามารถใช้ได้ตามสาขาที่ต้องการ
  7. การกำหนดสิทธิ์การใช้งานของพนักงาน ได้อย่างไม่จำกัด ด้วยรหัสผ่าน เพื่อความปลอดภัย (เจ้าของร้าน ผู้จัดการ พนักงานบัญชี เเละพนักงานรับออเดอร์)  สร้างบัญชีพนักงานได้หลายบัญชี เพิ่ม ลด พนักงานได้อย่างง่ายดาย

การจะเปิดร้านอาหารอย่างมืออาชีพ ในยุคที่การให้บริการลูกค้าจะต้องรวดเร็ว ถูกต้องแม่ยนยำ รวดเร็ว ก็ควรจะต้องมีระบบหน้าร้านและระบบหลังบ้านที่เชื่อมต่อกัน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับแผนธุรกิจ เงินลงทุน ขนาด และกลยุทธ์การขยายตัวของธุรกิจนั้นๆ ซึ่งหากการลงทุนกับระบบที่สามารถเริ่มจากเล็ก integrate หรือขยายฟังก์ชั่นให้เหมาะสมกับขนาดขององค์กรได้ย่อมเป็นทางเลือกที่คุ้มค่า ลดปัญหา การควบคุม (สต๊อกและบัญชี) และการจัดการกับต้นทุนได้ดีที่สุดครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com