Night Audit (ผู้ตรวจสอบกลางคืน) คือใคร ทำหน้าที่อะไร

Night Auditor หรือ Night Manager เป็นผู้ที่ทำงานในเวลากลางคืน คอยตรวจสอบรายการต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างวันให้มีความถูกต้อง พร้อมทั้งจัดเตรียมรายงานต่างๆ รวมไปถึงการบริการแขกระหว่างคืน

Night Auditor คือ ผู้ที่ทำงานในโรงแรมตอนกลางคืนเมื่อพนักงานส่วนใหญ่กลับบ้านไปแล้ว โดยงานของNight Auditorจะควบรวมส่วนงานทั้งสองอย่าง ทั้งด้านบัญชี และการบริการส่วนหน้า โดยหน้าที่หลักคือการปิดยอดต่างๆทางบัญชี ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่พนักงานตอนกลางวันทำเอาไว้ และออกรายงานให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องต่อไป รวมถือการตัดสินใจแทน ผู้จัดการทั่วไปของโรงแรม (General Manager) ในการณีที่ต้องมีผู้ตัดสินใจการกระทำการทำงานในรอบดึก

งานของ Night Auditor นั้นมีความรับผิดชอบที่หลากหลายพอสมควร ซึ่งต้องสามารถทำแทนแผนกต่างๆในตอนกลางวันได้เมื่อพนักงานตอนกลางวันกลับบ้านไปแล้ว เช่น การต้อนรับแขกที่เข้าพักตอนกลางคืน งานช่างฉุกเฉิน และตรวจสอบ Transaction ต่าง ๆ ทางบัญชีให้ถูกต้อง

หน้าที่ของ Night Auditor มีอะไรบ้าง?

  • บัญชี การจัดการเงินสดและขั้นตอนการควบคุมเงินสด
  • จัดทำรายงาน House report และการทำรายงานส่วนการจัดการภายในทั้งหมด
  • ตรวจสอบการโพสต์ และการทำธุรกรรมทางการเงินภายในองค์กรว่าครบถ้วนสมบูรณ์และมีความถูกต้องหรือไม่
  • ตรวจสอบยอดตัดบัตรเครดิต
  • ตรวจสอบรายได้ทั้งหมดว่าถูกต้องหรือไม่และทำรายงานส่งต่อไปยังแผนกบัญชีหรือที่เกี่ยวข้องต่อไป
  • การบริการส่วนหน้า (Front Office) โดยให้การต้อนรับแขกของโรงแรมและให้บริการลงทะเบียนเข้าพัก ตลอดจนให้ข้อมูลข่าวสารและอำนวยความสะดวกตลอดการพำนักอยู่ในโรงแรม
  • คอยบริการแขกในตอนกลางคืนกรณีที่มีพนักงานไม่เพียงพอ
  • การชำระเงินของลูกค้า
  • การบันทึกค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีของลูกค้า เช่น ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าสิ่งบันเทิง รูมเซอร์วิส มินิบาร์ ร้านของที่ระลึก สิ่งอำนวยความสะดวก ร้านซักรีด ฟังก์ชั่นห้องประชุม
  • ทำตามขั้นตอนต่างๆในการบริการที่โรงแรมกำหนดไว้
  • แก้ปัญหาเบื้องต้นต่างๆให้แก่แขก https://enlistgroup.com/software/cimso/innkeeper/
  • งานแม่บ้านและซ่อมบำรุง
  • ปฏิบัติตามขั้นตอนงานแม่บ้านและซ่อมบำรุงและแก้ปัญหาเมื่อเกิดเหตุตอนกลางคืน

งานของ Night Auditor  จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ระบบจัดการดรงแรม CiMSO – INNkeeper เข้ามาใช้งาน ระบบจัดการโรงอรม CiMSO – INNKeeper จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับระบบอื่นๆ เช่น BACKoffice ที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Hotel Event Management Software หรือระบบจัดการงานอีเว้นท์และห้องจัดเลี้ยง

การจัดงานอีเว้นท์หรืองานจัดเลี้ยง ไม่ว่าจะเป็นงานแต่งงาน งานสัมนนา งานเลี้ยงต่างๆ ถือเป็นอีกหนึ่งในช่องทางรายได้และเป็นบริการเสริมเพื่อให้แขกรู้จักโรงแรมมากขึ้นนะครับ ยิ่งโรงแรมไหนจัดงานได้ออกมาดี มีแพคเกจที่ทำให้ลูกค้าพอใจ และมีแผนในการประสานงานกับลูกค้าที่ดี ยิ่งทำให้เกิดการใช้บริการจากปากต่อปากและเพิ่มโอกาสให้คนเข้าพักโรงแรมมากขึ้นด้วยครับ  และแน่นอนว่าการจัดงานเลี้ยง งานอีเว้นท์ งานสัมมนา ไม่ใช่แค่การให้เช่าห้องเท่านั้น แต่เป็นการให้บริการเตรียมห้องพัก ที่นั่ง และยังตามมาด้วยการบริการทางอาหาร, เครื่องดื่ม, ดนตรี และอุกปรณ์สำหรับแต่ละงานนั้น ๆ ด้วย

เนื่องจากอัตราการแข่งขันในการจัดงานอีเว้นท์กับเศรษฐกิจในยุคปัจจุบัน แถมแขกในยุคนี้ก็อ่านรีวิวจากสื่อโซเชียลต่างๆอีกด้วย ซอฟต์แวร์โรงแรมสำหรับการวางแผนและการจัดงานเลี้ยงงานเลี้ยงและงานอีเวนต์ (Hotel Event Management) จึงเข้ามามีบทบาทมาก ไม่ว่าจะช่วยจัดการจองกิจกรรม (งานแต่ง, งานสัมมนา, งานอีเว้นท์) การจัดเมนูอาหาร โต๊ะ ที่นัง รวมถึงการช่วยรายชื่อให้กับแขก การทำบัตรเข้างาน เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ CiMSO ของเราก็มี ระบบ EVENTmanager – Event & Conference Software ซึ่งมีคุณสมบัติเด่นในการช่วยจัดการกิจกรรม การประชุม สัมมนา ด้วยฟังก์ชั่นการจองสถานที่ วางแผนงาน และระบบ POS (Event and conference management with venue bookings, planning and delivery with point of sale)

  • โปรไฟล์สถานที่จัดงานพร้อมการกำหนดที่นั่งและโต๊ะ (Event venue profile with seating and table configuration)
  • ตารางการจองกิจกรรมที่มีสถานะรหัสสี (Event bookings grid with colour coded statuses)
  • อัตราสถานที่และแพคเกจกิจกรรมรวมกับระบบออกใบเสนอราคา (Venue rates and event packages integrated to quote system)
  • รูปแบบแผ่นฟังก์ชั่นที่ผู้ใช้สามารถกำหนดได้อย่างไม่จำกัด (Unlimited, User defined function sheet formats)
  • การสื่อสารและการติดตามเอกสาร (Communication and document tracking)
  • ระบบขายหน้าจอสัมผัสมือถือสำหรับการทำธุรกรรม (Mobile touch screen point of sale system for transaction processing)
  • ออกใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วด้วยใบแจ้งหนี้ที่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ (Fast invoicing to flexible invoice layout)

นอกจากนั้น ระบบ EVENTmanager – Event & Conference Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์หลักของโรงแรมได้ด้วย ดังนี้ INNKeeper (Hotel & Resort Software), REALter (Real Estate, Mall, Timeshare & Leasing Software), RESTaurateur (Restaurant & Bar Point of Sale Software) และ SHOPkeeper (Retail Point of sale Software) เป็นต้น

EVENTmanager จะช่วยให้คุณวางแผนและจัดงานเลี้ยงงานเลี้ยงและงานอีเว้นท์ทุกชนิด ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ด้วยระบบที่สมบูรณ์แบบ คุณจะสามารถติดตามรายงานการจองห้องจัดงานระยะยาวของคุณและสร้างตารางและแผนห้องพักได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

คุณสมบัติเพิ่มเติม:

  • ฟังก์ชั่นออกใบแจ้งหนี้ – ใบเสร็จ Services and Charges (non-stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • เครื่องมือการรายงานแบบรวมให้ข้อมูลที่สำคัญ เช่น รายได้การจัดเลี้ยง การวิเคราะห์ข้อมูลการตลาด ข้อมูลลูกค้า – report
  • ระบบจัดการเอกสาร Document filing and management system (see DOCmanager)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com