การแจ้งผู้เข้าพัก (ร.ร. 4) และแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม. 30)

การบริหารธุรกิจโรงแรม ห้องพัก มีหลายเรื่องทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องนอกจากการขอใบอนุญาตต่างๆ ทั้ง ใบอนุญาตก่อสร้าง ใบอนุญาตประกอบกิจการโรงแรม กว่าจะได้มา หลายๆโรงแรมก็ใช้เวลาและใช้ความวิริยอุตสาหะน่าดูเหมือนกันนะครับ แต่เมื่อโรงแรมของเราเปิดกิจการไปแล้ว การดำเนินกิจการให้ราบรื่นตลอดเวลานั้นแสนยากยิ่งกว่า มีอีกหลายสิ่งที่ผู้บริหารโรงแรมจำเป็นต้องทราบ รวมถึงเรื่องการผู้เข้าพัก (ร.ร.4) และการแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม.30) ด้วยครับ

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการแจ้งที่พักและการแจ้งผู้เข้าพักชาวต่างชาติ มี 2 ฉบับด้วยกัน คือ มาตรา 35และ36 ของพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 และมาตรา 38 ของ  พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 ดังนี้

พระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547

มาตรา 35 กำหนดให้โรงแรมต้องจัดให้มีการบันทึกรายการต่างๆ เกี่ยวกับผู้พักและจํานวนผู้พักในแต่ละห้องลงในบัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 3) ในทันทีที่มีการเข้าพัก และนําไปบันทึกลงในทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ภายใน 24 ชั่วโมง หลังจากมีการลงทะเบียนเข้าพัก

มาตรา 36 ผู้จัดการต้องส่งสําเนาทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ในแต่ละวันไปให้นายทะเบียนทุกสัปดาห์

(บทกำหนดโทษ: หากทางโรงแรม ไม่บันทึกรายการตางๆลงในบัตรทะเบียนผู้เข้าพัก รร.3 และไม่บันทึกลงใน รร4. ต้องระวางโทษ ปรับทางปกครองตั้งแต่สองหมื่นบาทถึงหนึ่งแสนบาท นอกจากนั้น หากไม่นำสำเนา รร.4 ส่งให้กับทะเบียนทุกสัปดาห์ ต้องระวางโทษปรับทางปกครองตั้งแต่สองหมื่นบาทถึงหนึ่งแสนบาท)

พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522

มาตรา 38 กำหนดให้สถานที่ทุกประเภทที่ให้ที่พักอาศัยชาวต่างชาติ ต้องแจ้งข้อมูลให้สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก

(บทกำหนดโทษ: หากโรงแรมไม่ทำการแจ้งผู้เข้าพักชาวต่างชาติภายใน 24 ชม. ต้องระวางโทษปรับไม่เกินสองพันบาท แต่ถ้าผู้นั้นเป็นผู้จัดการโรงแรม ต้องระวางโทษปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงหนึ่งหมื่นบาท)

จากพระราชบัญญัติทั้ง 2 ฉบับ จะเห็นว่า พนักงาน Front Office หรือโรงแรมจะต้องปฏิบัติดังนี้ เมื่อมีผู้เข้าพัก ไม่ว่าจะเป็นคนไทยหรือชาวต่างชาติ จะต้องจัดทำใบ ร.ร.4 ตามรูปแบบที่กรมการปกครองกำหนดนำส่งให้นายทะเบียนที่ฝ่ายปกครอง เช่น อำเภอหรือเขตสัปดาห์ละ 1 ครั้ง หรือจัดทำเป็น Excel ที่มีข้อมูลครบถ้วยยื่นผ่านระบบของกรมการปกครองสัปดาห์ ละ 1 ครั้ง คลิกเพื่อดูการนำส่งข้อมูลทะเบียนผู้เข้าพัก (รร4) ทางอิเล็กทรอนิกส์

ทะเบียนผู้พักให้ใช้ตามแบบ ร.ร.3 (สามารถจัดทำเป็น A4 ได้)

บันทึกทะเบียนผู้พัก แบบ ร.ร.4

สำหรับการแจ้งผู้เข้าพัก นั้น คุณไม่จำเป็นจะต้องแจ้งครบทุกคนที่เข้าพักในห้องนั้นๆ คุณสามารถแจ้งเป็นตัวแทนห้องละ 1 คนก็ได้ แต่ในรายงานของแต่ละวันจะต้องมีข้อมูลของผู้เข้าพักท่านนั้นไปทุกๆ วันไปจนกว่าจะเช็คเอาท์ไม่ใช่ลงแค่วันที่เช็คอิน (ในระบบ INNkeeper ของ CiMSO คุณสามารถทำแบบฟอร์ม Excel ที่คุณต้องการและดาวโหลดรายงานออกมาเพิ่อใช้แนบกับของกรมการปกครองได้อย่างง่ายดาย)

นอกจากนั้น ในกรณ๊ที่ผู้เข้าพักของคุณเป็นคนต่างชาติ นอกจากคุณจะต้องทำทะเบียนผู้เข้าพัก ตามแบบ รร.4 แล้ว คุณยังต้องแจ้งที่พักคนต่างด้าว ด้วยฟอร์ม ตม.30 ไปยังสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก ซึ่งคุณสามารถทำใบ ตม. 30 ในรูปแบบไฟล์ MS Excel ของผู้เข้าพักที่เป็นชาวต่างชาติทุกคนและนำส่งในระบบออนไลน์ของสตม. เอง ภายใน 24 ชั่วโมง การแจ้งจะแจ้งเพียงครั้งเดียวในวันที่เช็คอินแต่ต้องระบุว่าเช็คเอาท์เมื่อไหร่  (เช่นเดียวกัน ในระบบ INNkeeper ของ CiMSO คุณสามารถทำแบบฟอร์ม Excel ที่คุณต้องการและดาวโหลดรายงานออกมาเพิ่อใช้แนบกับของกรมการปกครองได้อย่างง่ายดาย)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

CiMSO Computer Hardware 2019

สวัสดีครับ ในบทความนี้ผมจะอัพเดทฮาร์ดแวร์ ที่ CiMSO ได้ทำการเทสแล้วว่าสามารถใช้ได้ดีกับ CiMSO Software Suite โดย supplier และเจ้าของสินค้าสามารถติดต่อเพื่อนำสินค้า Hardware มาทดลองว่าเข้ากันได้กับระบบของ CiMSO ได้ โดยส่งอีเมล์มาที่ cimso@aecenlist.com ครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ศัพท์ภาษาอังกฤษน่ารู้เกี่ยวกับโรงแรม – การแจ้งเข้าพักที่โรงแรม (Checking in)

อย่าลืมว่าความประทับใจของแขกที่มาพักที่โรงแรมของเรา คือ การรู้สึกว่าได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่น ด้วยทีมงานคุณภาพ ที่มีมาตรฐาน ตั้งแต่พนักงานประจำประตู (Doorman) พนักงานยกกระเป๋า (bellboy or porter) และพนักงานต้อนรับ (receptionist) ที่หน้าเคาเตอร์โรงแรม การเลือกใช้ประโยคภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง จะแสดงถึงความจริงใจของผู้พูด และจะช่วยทำให้การให้บริการแขกของโรงแรมมีมาตรฐาน และสร้างความประทับใจให้แขกกลับมาใช้บริการที่โรงแรมอีกครั้งต่อไป

May I see your passport, please?
เมย์ ไอ ซี ยัวร์ พาสปอร์ต พลี้ส?
รบกวนขอพาสปอร์ตหน่อยค่ะ?

May I have passport or ID card, please?
เมย์ ไอ แฮฟ พาสปอร์ต ออร์ ไอดี คาร์ด พลี้ส?
รบกวนขอพาสสปอร์ต หรือ บัตรประจำตัวหน่อยค่ะ?

Please fill in this registration form.
พลี้ส ฟิล อิน ดีส เรจีสเตรชั่น ฟอร์ม
กรุณากรอกใบลงทะเบียนหน่อยค่ะ

Will you please write your name on this card?
วิล ยู พลี้ส ไรท์ ยัวร์เนม ออน ดีส คาร์ด
กรุณาเขียนชื่อลงในบัตรนี้หน่อยค่ะ

Would you please sign in this registration card?
วูด ยู พลี้ส ซายน์ อิน ดีส เรจิสเตรชั่น คาร์ด?
รบกวนท่านกรุณาลงลายเซ็นในบัตรลงทะเบียนนี้หน่อยค่ะ?

การแจ้งห้องพักพร้อมอาหารเช้า (เบอร์ห้อง,ห้องอาหาร)

Here is your key. Your room number is 609.
เฮียร์ อีส ยัวร์ คีย์ ยัวร์ รูม นัมเบอร์ อีส ซิก-โอ-ไนน์
นี่กุญแจห้องพักของท่าน หมายเลขห้องท่านคือ 609

You may take the elevator over there.
ยู เมย์ เท็ก ดิ เอเลเวเตอร์ โอเว่อร์ แดร์
คุณสามารถใช้ลิฟท์ตรงโน้นได้นะคะ

The bellboy will take you to your room.
เดอะ เบลบอย วิล เท็ก ยู ทู ยัวร์ รูม
พนักงานยกระเป๋าจะนำคุณไปที่ห้องค่ะ

Hope you enjoy your stay here.
โฮป ยู เอ็นจอย ยัวร์ สเตย์ เฮียร์
หวังว่าท่านจะได้รับความสะดวกสบายในการพักผ่อนที่นี่

Here is your breakfast coupon.
เฮียร์ อีส ยัวร์ เบรคฟาส คูปอง
นี่คูปอง อาหารเช้าค่ะ

ในกรณีที่ยังไม่ได้มีการจองห้องพัก ในกรณีที่แขกยังไม่ได้จองห้องพัก เราสามารถถามดังนี้

Do you have a reservation?
ดู ยู แฮฟ อะ เรสเซอเวชั่น?
ไม่ทราบได้จองห้องไว้หรือเปล่าค่ะ?

We have a vacant room for you.
วีแฮฟ อะ เวเคนท์ รูม ฟอร์ ยู
เรามีห้องว่างบริการท่านค่ะ

I’m sorry our hotel is (fully) booked.
ไอม ซอร์รี่ เอาเวอร์ โฮเทล อีส (ฟูลลี่) บุคท์
ต้องขออภัยค่ะ โรงแรมเราถูกจองเต็มแล้วค่ะ

We can put you on a waiting list or we can find you a room in another hotel.
วี แคน พุต ยูออน อะ เว็ตติ่ง ลิส ออร์ วีแคน ไฟด์ ยู อะ รูม อิน อนัทเธอร์ โฮเทล
เราจะลงชื่อคุณไว้ในรายการรอห้อง หรือ จะช่วยหาห้องจากโรงแรม อื่นได้ค่ะ

คำศัพท์ที่มีประโยชน์ Useful Vocabulary

  • Reservation counters          เรสเซอร์เวชั่น เคาน์เตอร์      เคาน์เตอร์จองล่วงหน้า
  • Receptionist                            รีเซฟชั่นนิส                           พนักงานต้อนรับ
  • Carpet                                       คาร์เป็ต                                 พรม
  • warm running water            วอร์ม รันนิ่ง วอเตอร์              น้ำร้อนที่ใช้อาบ
  • tax                                               แท็กซ                                   ภาษี
  • include                                      อินคลูด                                  รวมทั้ง
  • advance                                   แอดวานซ์                             ล่วงหน้า
  • bill                                               บิล                                         ใบเรียกเก็บเงิน
  • check out                                 เช็ค เอ้าท์                              เช็คออก(จากโรงแรม)
  • check out time                       เช็ค เอ้าท์ ไทม์                     เวลาเช็คออก
  • sign                                            ซายน์                                    เซ็นชื่น
  • registration card                   เรจิสสเตรเชิ่น คาร์ด              บัตรลงทะเบียน
  • elevator                                    เอเลเวเตอร์                            ลิฟต์
  • lift                                                ลิฟต์                                      ลิฟต์

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

การต่อใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม

คราวที่แล้ว ผมแนะนำ เรื่องการขอใบอนุญาตจัดตั้งโรงแรม กันไปแล้วนะครับ วันนี้ผมจะแนะนำเรื่องการต่อใบอนุญตกันครับ เพราะใบนุญาตโรงแรมไม่ได้ออกให้แล้วออกเลย ไม่มีการต่ออายุใบอนุญาตนะครับ เพราะหากเป็นอย่างนั้น โรงแรมที่ได้ใบอนุญตไปแล้วก็อาจจะไม่มีการรักษามาตรฐานหรือพัฒนาคุณสมบัติให้ดีเหมาะสมกับใบอนุญาตที่ได้รับ และอาจเป็นอันตรากับแขกที่มาพักก็ได้ ใช่ไหมล่ะครับ

ใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรมมีอายุ 5 ปี นับจากวันที่ได้รับอนุญาต ซึ่งผู้ประกอบธุรกิจโรงแรมจะต้องดำเนินการต่ออายุใบอนุญาตฯ โดยยื่นเรื่องก่อนวันที่ใบอนุญาตสิ้นอายุ หากโรงแรมไหนยื่นช้าแต่ยังอยู่ภายใน 60 วันนับจากวันสิ้นอายุ ก็ยังสามารถยื่นได้ แต่จะต้องเสียค่าปรับเพิ่มอีก20% ของค่าธรรมเนียมต่ออายุใบอนุญาต และถ้ายื่นภายหลัง 60 วันนับจากวันที่ใบอนุญาตหมดอายุ จะต้องทำการยื่นขอใบอนุญาตใหม่เลยครับ

วิธรการต่อใบอนุญตนั้นไม่ยากครับ เริ่มจาก ผู้ขอต่ออายุใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม จะต้องไปยื่นด้วยตนเอง เพื่อพิมพ์ลายนิ้วมือตรวจสอบประวัติลักษณะต้องห้ามตามมาตรา 16 (5) (6) แห่งพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 (จากนั้นทางกรมการปกครองจะมีการแจ้งผลการพิจารณาให้ผู้ยื่นคำขอทราบภายใน 7 วันนับแต่วันที่พิจารณาแล้วเสร็จ พร้อมชำระค่าธรรมเนียมต่ออายุใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม แค่นี้เองครับ ทั้งนี้ ระยะเวลาที่เจ้าหน้าที่ใช้ในการตรวจสอบ คือประมาณ 66 – 70 วันทำการครับ โดยเอกสารที่ต้องใช้ในการยื่นขอต่อใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม มีดังนี้

  1. บัตรประจำตัวประชาชนของผู้ขอฯ
  2. สำเนาทะเบียนบ้านของผู้ขอฯ
  3. หนังสือรับรองนิติบุคคล พร้อมบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ5, บมจ 006) ไม่เกิน 3 เดือน นับแต่วันยื่นคำขอต่อใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม
  4. คำขอต่ออายุใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม (แบบ ร.ร.1/1)
  5. สำเนา ใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม (แบบ ร.ร.2)
  6. สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านของกรรมการผู้มีอำนาจลงนามผูกพัน และ/หรือ หนังสือแต่งตั้งผู้แทนนิติบุคคล ในกรณีกรรมการผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลไม่ได้ระบุผู้มีอำนาจลงนามให้ชัดเจน
  7. กรณีที่มีหลักฐานและเอกสารที่ยื่นไว้ในการขออนุญาตมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ผู้ขอต้องยื่นหลักฐานแสดงเอกสารที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงด้วย
  8. ใบรับรองการตรวจสอบอาคาร (แบบ ร.1) กรณีโรงแรมที่มีจำนวนห้องพักตั้งแต่ 80 ห้องขึ้นไป หรือโรงแรมที่เป็นอาคารสูงตั้งแต่ 23 เมตรขึ้นไป หรือโรงแรมที่เป็นอาคารขนาดใหญ่พิเศษที่มีพื้นที่ตั้งแต่ 10,000 ตารางเมตรขึ้นไป แล้วแต่กรณีตามกฎหมายว่าด้วยการควบคุมอาคาร

ค่าธรรมเนียม

  1. ค่าธรรมเนียมการต่ออายุใบอนุญาตครั้งละกึ่งหนึ่งของค่าธรรมเนียมใบอนุญาตโรงแรมแต่ละประเภท มีดังนี้
    1. โรงแรมประเภท 1 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 5,000 บาท
    2. โรงแรมประเภท 2 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 10,000 บาท
    3. โรงแรมประเภท 3 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 15,000 บาท
    4. โรงแรมประเภท 4 ชำระค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาต คือ 20,000 บาท
  2. ค่าธรรมเนียมการประกอบธุรกิจโรงแรมปีละ 80 บาทต่อห้อง

หมายเหตุ (จ่ายโดยเเคชเเชียร์เช็คสั่งจ่ายในนาม “เงินนอกงบประมาณกรมการปกครอง” โดยคิดจำนวนเงินตามใบอนุญาตโรงแรมแต่ละประเภท และคิดจำนวนเงินในอัตราจำนวนห้องพักที่ได้รับอนุญาตห้องละ 80 บาท)

การทำธุรกิจโรงแรมมันไม่ง่าย ไหนจะเรื่องการสร้างโรงแรมให้ถูกต้องตามมาตรฐาน การทำตลาด การทำบัญชี การขอใบอนุญตประกอบธุรกิจโรงแรม การต่อใบอนุญาต แต่ผู้ที่มีความตั้งใจทำธุรกิจการโรงแรมจริงๆ จะต้องมุ่งมั่นและค่อยๆบริหารจัดการ วางระบบไปที่ละจุด เช่นการใช้ซอฟต์แวร์อย่างชาญฉลาดเพื่อช่วยให้คุณและพนักงานของโรงแรมทำงานได้ง่าย มีประสิทธิภาพ ไม่ปวดหัว แถมยังมีเวลาไปเพิ่มสาขา เพื่มยอดขายให้กับโรงแรมคุณเองอีกด้วยครับ

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Restaurant Management Software คืออะไร ซอฟต์แวร์การจัดการร้านอาหาร และ POS

Restaurant Management Software คือ ระบบการจัดการร้านอาหาร สำหรับธุรกิจร่านอาหารทุกขนาด ครัวกลาง เป็นโซลูชั่นแบบครบวงจรที่ประกอบไปด้วยฟังก์ชันการทำงานหลายๆแผนก ซึ่งเจ้าของธุรกิจการอาหารที่ต้องการสร้างรากฐานการทำธุรกิจการอาหารให้มีหลายสาขา หรือมีครัวกลางพร้อมจัดส่งอาหารและวัตถุดิบให้กับลูกค้าหรือให้กับสาขาต่างๆ สามารถทำได้ทันทีด้วยการเพิ่มโมดูล

ระบบจัดการร้านอาหาร จะมี POS (Point Of Sale) เป็น ระบบหลักในการขาย มีหน้าที่เก็บข้อมูลการขาย และ ข้อมูลสต็อกเป็นหลัก โดยจะเก็บข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับการขายทั้งหมด เช่น ข้อมูลของสมาชิก ยอดซื้อสะสม ของลูกค้าที่มาใช้บริการในแต่ละวัน โดยเป็นการนำหลักการของเครื่องคิดเงิน (Cash Register) มาเขียนโปรแกรมพัฒนาบนคอมพิวเตอร์ แล้วเพิ่มเติมความสามารถต่างๆที่เครื่องเก็บเงินทำไม่ได้ เช่น การตัดสต็อก การดูความเคลื่อนไหวต่างๆของสินค้า ระบบสมาชิก เป็นต้น

Restaurant Management software ของ CiMSO เราเรียกว่า RESTaurateur เป็นระบบจัดการร้านอาหาร ที่มีระบบขายแบบหน้าจอสัมผัส (Touch Screen หรือ POS) สำหรับการขายอาหารและเครื่องดื่ม RESTaurateur ประกอบไปด้วยฟังก์ชั่นเหล่านี้

  • ระบบขายแบบหน้าจอสัมผัสที่รวดเร็วและง่ายดาย (Point Of Sale / POS)
  • สามารถช่วยคำนวณคำสั่งซื้อต่อที่นั่ง/โต๊ะ และการเก็บเงินสดที่รวดเร็ว
  • การประมวลผลคำสั่งซื้ออุปกรณ์มือถือ Wi-Fi (Wi-Fi mobile device order processing)
  • สามารถตั้งค่าเตรียมการที่กำหนดและยกเว้นได้ (Configurable preparations and exclusions)
  • Configurable preparation and fire order
  • การกำหนดเส้นทางการสั่งซื้อห้องครัวและการพิมพ์ (Kitchen order routing and printing)
  • 24 hour seating cycles with in-house and walk in head count
  • สามารถแยกบิลตามที่นั่ง หรือ กลุ่ม หรือ คำนวณเป็น % ของมูลค่าการขายได้ (Bill splitting by seat, group or % of value)
  • มีรูปแบบการชำระเงินหลายประเภท
  • มีระบบสมาชิก สะสมแต้มและแลกคะแนน
  • กระบวนการโอนเงินสดที่รวดเร็วหลายระดับและหลายสกุลเงิน

ระบบจัดการร้านอาหารของ CiMSO นอกจากมีระบบหน้าบ้านที่จะช่วยพนักงานหน้าร้านในการจัดการขายแล้ว ยังมีระบบช่วยผู้ประกอบการร้านอาหารอีกด้วย ซึ่งเป็นคุณสมบัติการจัดการธุรกิจที่โดดเด่นของเรา ดังนี้

  • การควบคุมลูกหนี้ (AR) (ดูบัญชี BACKoffice)
  • การเรียกเก็บเงินบริการและค่าใช้จ่าย (รายการที่ไม่ใช่หุ้น) (ดูบัญชี BACKoffice)
  • การจัดการธุรกรรม (ดูบัญชี BACKoffice)
  • การควบคุมเงินสด (ดูบัญชี BACKoffice)
  • ระบบการจัดเก็บและจัดการเอกสาร (ดู DOCmanager)

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ร้านอาหาร ฟรือ แฟรนไชส์ ไหน สนใจทำครัวกลาง (Central Kitchen) มาทางนี้

ในปัจจุบัน ธุรกิจร้านอาหาร แบบมีสาขาได้ขยายตัวเพิ่มมากขึ้น เนื่องด้วยหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการที่พฤติกรรมการบริโภคของที่เปลี่ยนไปบริโภคอาหารสำเร็จรูปมากขึ้น  หรือการที่นักท่องเที่ยวต่างชาติเพิ่มมากขึ้น หรือแม้กระทั่งการส่งออกสินค้าอาหารสำเร็จรูปจากไทยไปยังตลาดอาเซี่ยน ทำให้นักธุรกิจด้านอาหารให้ความสนใจกับระบบบริหารจัดการที่เรียกว่า “ครัวกลาง (Central kitchen)” กันมาก วันนี้ CiMSO จะแนะนำข้อมูลเกี่ยวกับระบบครัวกลางมาให้ท่านผู้อ่านได้รู้จักกันครับ

ระบบครัวกลาง หรือ Central Kitchen เป็นระบบบริหารจัดการ  ที่เป็นรูปแบบการผลิตสินค้าโดยแยกต่างหากจากสาขาที่ขาย เพื่อกระจายสินค้าออกจำหน่ายที่สาขา ด้วยจุดเด่นในเรื่องการลดต้นทุนการผลิตลดปัญหาการจัดซื้อ ทำให้อาหารที่ผลิตมีคุณภาพเป็นมาตรฐานเดียวกันและช่วยให้มีอายุในการเก็บรักษาสินค้า ลดปัญหาการขาดแคลนแรงงาน ควบคุมต้นทุนการขนส่งได้ การจัดการ supply chain รวมทั้งช่วยเพิ่มอำนาจการต่อรองกับคู่ค้า อันเนื่องมาจากการจัดซื้อจำนวนมาก จึงมีการประหยัดต่อขนาด และทำให้มีต้นทุนต่อหน่วยที่ต่ำลง

นอกจากการใช้ระบบคลัวกลางในรูปแบบ การขยายธุรกิจของร้านอาหารแบบ Chain Restaurant แล้ว ยังมีรูปแบบการใช้ระบบคลัวกลางในรูปแบบอื่นๆ โดยเฉพาะ การทำ Shared Kitchen และ Franchising ได้อีกด้วย

  •  Shared Kitchen หรือที่เราเรียกอีกชื่อนึงว่า Ghost Kitchen เป็นบริการรูปแบบใหม่ในโมเดล B2B โดยมีบริษัทที่ตั้งตัวเองเป็น shared Kitchen จะลงทุนสร้างครัวขนาดใหญ่ และลงทุนทางด้าน software สำหรับธุรกิจอาหาร มีทุกอย่างให้แบบพร้อมใช้งาน เพื่อช่วยให้ธุรกิจร้านอาหารเข้ามาบริการ โดยการให้บริการจะมีตั้งแต่การจัดหา/สรรหาพนักงานทำอาหาร บริการแพ็คอาหาร จัดซื้อวัตถุดิบ เช่าพื้นที่ครัวและอุปกรณ์ จัดส่งอาหาร ซึ่งธุรกิจ shared Kitchen นี้ จะช่วยให้ธุรกิจร้านหาร (เจ้าของร้านอาหาร) สามารถขยายตัวไปยังพื้นที่ใหม่ๆ ได้โดยไม่ต้องเปิดสาขาแล้วไปเน้นการจัดส่งถึงมือลูกค้าแทน ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาอีกด้วย
  • ความสม่ำเสมอ  ในคุณภาพ  คือ ปัจจัยสำคัญอันดับ 1 ที่จะทำให้ ระบบแฟรนไชส์ (Franchising) ประสบความสำเร็จ ซึ่งระบบครัวกลาง (Central Kitchen) จะเข้ามาช่วยให้แฟรนไชนส์ของคุณมีคุณภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการซื้อ จัดส่งวัตถุดิบ การติดฉลากอายุการใช้งาน การทำ BOM สูตรอาหาร การตรวจสอบ เป็นต้น

ระบบครัวกลางของ CiMSO เป็นระบบครัวกลางที่เป็นมาตรฐานสากล สามารถใช้ได้กับครัวทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะครัวฝรั่ง ครัวจีน หรือแม้กระทั่งครัวไทยครับ โมดูลหลักที่นำมาใช้ คือ Inventory & Procurement software ครับ ฟงก์ชั่นหลักๆที่มีสำหรับการทำครัวกลาง มีดังนี้

  • Product, Services, Charges management with status links
  • Food & Beverage recipe costing (bill of materials)
  • Real time integration to General Ledger, Debtors and Creditors
  • Barcode identification with Label printing for 23 leading international bar code types
  • Quantity management per packaging type offers orders and sales by main or sub unit (order by case – sell by bottle or tot)
  • Unlimited price lists for price differentiation by customer status or location
  • Seamless ledger integration based on pre-configured settings
  • Average item cost per company, warehouse and store
  • Fast stock take console with mobile device stock take facility
  • Stock takes in a live, trading environment

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Transaction)

  • Stock takes, inter department transfers, inter branch transfers
  • Requisitions, purchase orders, goods received vouchers
  • Cash sales, invoices and reversals affecting stock

การควบคุมการจัดซื้อ (Procurement Control)

  • Preferential supplier management with tender or purchase contract control
  • Multi-level procurement authorisation and transaction processing console
  • Requisitioning, Order Processing and Goods Receipting console with multi-level authorisation
  • Order processing validated against financial budget with automatic Order limitation
  • Goods Receipting console with automatic Order to Goods Received Voucher conversion

และแน่นอนว่า CiMSO ของเรา เป็น Business ERP Software ดังนั้น ระบบครัวกลางของเราจึงสามารถเชื่อมต่อกับโมดูลดังต่อไปนี้

  • RESTaurateur food and beverage (F&B) points of sale – ระบบร้านอาหาร (POS)
  • CLIENTmanager CRM, business administration, communications and accounting control – ระบบลูกค้าสัมพันธ์ และการควบคุมบัญชี
  • BACKoffice Accounting Software – ระบบบัญชี

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

มารู้จัก Central Reservation Office (CRO) หรือระบบ Booking จากส่วนกลางกัน

ระบบ Central Reservation Office (CRO) คือ ระบบที่เป็นศูนย์กลางของการสำรองห้องพักของโรงแรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ที่จะช่วยทำหน้าที่ในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักโรงแรมในด้านต่างๆ ที่ใช้งานได้ผ่านระบบออนไลน์ และมีลักษณะการทำงานแบบ Real Time ช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดจำหน่ายห้องพักได้เป็นอย่างดี ระบบ CRO ส่วนมากจะสามารถทำงานแบบ Offline ด้วย คือสามารถใช้กับสำนักงานรับจองทางโทรศัพท์  และการสื่อสารทางอื่นๆ ที่มีพนักงานไว้คอยให้บริการได้อีกด้วยครับ

โดยหลักการแล้ว CRO จะเป็นระบบที่ทางโรงแรมนำเอา Room Inventory ของโรงแรมมาใส่ไว้ทั้งหมด และมีการกำหนด Rate Structure หรือ Rate Tier สำหรับขายให้กับทุก Market Segment ช่วยให้สำนักงานตัวแทนในการขายห้องพัก (TA-TO – Travel Agent) ที่ได้รับการแต่งตั้งมอบหมายเข้าไปหาข้อมูล และขายผ่านทางช่องทางต่างๆ ในแนวทางเดียวกันได้ทั่วโลก

ระบบ CRO ที่มีประสิทธิภาพอย่างระบบของ CiMSO สามารถที่จะทำการเชื่อมโยงข้อมูลการสำรองห้องพักกับระบบ PMS ได้ในลักษณะของการเชื่อมโยงแบบ 2 ทาง กล่าวคือ

  1. ระบบจะสามารถนำข้อมูลจาก PMS หรือ Front Office ของทางโรงแรมออกไปใช้งานได้
  2. ระบบจะสามารถทำการปรับปรุงข้อมูลของระบบ PMS ได้ด้วยเช่นกัน

ระบบ CRO ที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับ PMS ในลักษณะ 2 ทางนี้ จะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงานและลดความผิดพลาดของการทำงานของพนักงานลงไปได้เป็นอย่างมาก เพราะการทำงานจะเป็นไปในลักษณะของ Single Entry ที่ผู้ทำรายการเพียงครั้งเดียว ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับ CRO และ  PMS อื่นๆ ก็สามารถนำเอาข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานร่วมกันได้ในทันที นอกจากนั้นระบบ CRO ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อระบบอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เช่น Back Office, Channel Manager เป็นต้น โดยเฉพาะ การเชื่อมกับระบบ Channel Manager ในการจัดจำหน่ายห้องพักผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายห้องพักออนไลน์อื่นๆ ได้ด้วยเช่น GDS, IDS, OTAs เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักจาก CRO เพียงจุดเดียว ทั้งนี้จะทำให้การบริหารจัดการโรงแรมมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

ระบบ CRO ของ CiMSO รองรับการทำงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

  1. การบริหารการจองห้องพักและราคาค่าห้องพัก
    • เพิ่ม แก้ไข และยกเลิกการจองห้องพักได้
    • กำหนดราคาค่าห้องพักมาตรฐาน ราคาแพคเกจต่าง ๆ ราคากรุ๊ป และราคาที่เกิดจากการต่อรอง (Negotiation Rates) สำหรับใช้กับลูกค้าแต่ละรายได้
    • มีตารางราคา (Rate Grid) ไว้ให้เรียกมาดูและนำไปใช้งานได้
    • บริหารคิวผู้ของ (Waiting list) ได้
  2. การบริหารจัดการข้อมูลของลูกค้า (Customer Profile)
    • สามารถติดตามตรวจสอบประวัติลูกค้าที่เป็นสมาชิก หรือลูกค้าเก่าได้
    • มีคำอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายค่า Commissions สำหรับลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย หรือแหล่งที่มาของการจองของลูกค้าแต่ละรายไว้อย่างชัดเจน
    • แสดงประวัติ สถิติการใช้บริการในอดีต และการจองสำหรับการใช้บริการในอนาคตของลูกค้าแต่ละรายได้
  3. การจองแบบหมู่คณะ (Group Booking) และการกันห้องไว้เพื่อการจำหน่าย
    • ควบคุมการจองห้องพักสำหรับหมู่คณะได้
    • บริหารจัดการ Room Allotment และ Cut Off Date/Days ผ่านระบบได้
    • กันห้องพักในลักษณะ Super Group Blocks สำหรับการจองห้องพักแบบหมู่คณะเดียว ในโรงแรมหลายๆ แห่งในระบบเดียวกัน หรือหลายๆ ครั้งที่เข้าพักได้
  4. การจัดการเกี่ยวกับการจอง
    • Transaction activity by agent and CRO
    • สร้างเอกสารยืนยันการจอง หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งผ่านระบบออนไลน์ หรือทาง แฟกซ์ จากระบบส่งถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติ
    • ติดตามตรวจสอบแหล่งที่มาของการจองที่มีราคาที่แตกต่างกันได้
  5. การออกรายงาน (Report)
    • รายงานคาดการณ์การเข้าพักในแต่ละวัน (Expected Arrivals)
    • รายงานกิจกรรมเกี่ยวกับการจองทั้งหมด (Total Booking Activity)
    • รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำเดือน (Monthly Booking Activity Summary)
    • รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำวัน (Daily Booking Activity Summary)
    • รายงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจอง

ข้อดีของการนำระบบ Central Reservation Office (CRO) มาใช้ ก็คือ

  1. World Wide Accessibility – ลูกค้าสามารถเข้าถึงได้สะดวก ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้นๆ ของการทำธุรกิจโรงแรม เพราะนอกจากจะช่วยให้โรงแรมของคุณมีลูกค้ามากขึ้นแล้ว ยังทำให้เว็บไซต์โรงแรมของคุณได้เปรียบคู่แข่งขันอีกด้วย
  2. Boost Online sale – ระบบ CRO จะช่วยสนับสนุนการตลาดออนไลน์เต็มรูปแบบ ทั้งระบบออนไลน์ และระบบเครือข่าย คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับลูกค้าที่เพิ่มขึ้นมากกว่าเดิมอย่างแน่นอน ยิ่งถ้าคุณไป integrate กับฟังก์ชั่น Channel manager ยิ่งทำให้คุณมีดอกาสขายห้องพักได้มากขึ้นครับ
  3. Real Time System – ระบบจองห้องพักแบบ Real-time จะทำให้ลูกค้าสามารถเช็คสถานะห้องว่างของโรงแรมได้โดยทันที ทำให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจทำการจองได้อย่างรวดเร็ว
  4. Payment Integrated – หากระบบผูกกับการชำระเงินออนไลน์สนับสนุนการชำระเงินหลายข่องทาง ทั้งแบบ Online และ Offline

เท่านี้คุณก็เข้าใจข้อมูลและเห็นข้อดีของการใช้  Central Reservation Office (CRO) กันแล้วนะครับ หากคุณทำงานในตำแหน่ง sale ของโรงแรม ก็อย่าลืมศึกษาและหามาใช้กันนะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ทำไมต้อง Membership Management

Member Management Systems คือ โปรแกรมเก็บข้อมูลลูกค้า โปรแกรมระบบสมาชิก เป็นโมดูลหลักที่จะช่วยให้องค์กรจัดการด้านการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ซึ่งเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจในการจัดการกับลูกค้าทั้งหมดที่จะเพิ่มรายได้ให้กับองค์กรโดยให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับการบริการที่ดีที่สุดอย่างรวดเร็ว

ระบบ Membership Management Systems ยังต่อยอดไปยังระบบ Loyalty Program ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลลูกค้า (Membership Management) ทำให้เข้าใจถึงความแตกต่างของลูกค้าแต่ละกลุ่มได้ ช่วยให้วางแผนแคมเปญการตลาด พัฒนาสินค้าหรือรูปแบบบริการสำหรับลูกค้าแต่ละกลุ่มได้อย่างเหมาะสม นอกจากนั้นยังสามารถทำเป็นระบบบัตรสะสมแต้ม หรือโปรโมชั่น ที่มีเงื่อนไขการใช้บริการเพื่อให้ได้รับสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ถือเป็นการกระตุ้นให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการอย่างต่อเนื่องอีกด้วย

กระบวนการทำงานของระบบ membership management (CRM) มี 4 ขั้นตอนดังนี้

  1. Identify เป็นการเก็บข้อมูลว่าลูกค้าขององค์กรเป็นใคร เช่น ชื่อลูกค้า ข้อมูลสำหรับติดต่อกับลูกค้า
  2. Differentiate วิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าแต่ละคน และจัดแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มตามคุณค่าที่ลูกค้ามีต่อองค์กร
  3. Interact มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าเพื่อเรียนรู้ความต้องการของลูกค้า และเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าในระยะยาว
  4. Customize นำเสนอสินค้าหรือบริการ พร้อมโปรดมชั่นที่มีความเหมาะสมเฉพาะตัวกับลูกค้าแต่ละคน

ระบบ  Membership Management ของ CiMSO หรือที่เรียกว่า CLUBmanager มีคุณสมบติดังนี้

  • สามารถจัดกลุ่มสมาชิกได้หลากหลายรูปแบบตามความต้องการขององค์กร (สมาชิกหลักและผู้ติดตาม) และสามารถเชื่อมโยงสถานะได้อย่างไม่จำกัด
  • สามารถทำ Data Mining ซึ่งเป็นการรวบรวมนําข้อมูลจากฐานข้อมูลมาวิเคราะห์และประมวลผล
  • สามารถออกแบบบัตรสมาชิก พริ้นและรุบุรหัสสมาชิกได้
  • ให้คะแนนสมาชิก (Loyalty Point) และระบบการจัดการแลกของรางวัล
  • การ Subscription และการเผยแพร่ข้อมูลหรือติดต่อปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางช่องทางต่าง ๆ
  • ติดตามการใช้จ่ายของสมาชิกหลักและผู้ติดตาม
  • แยกหรือรวมงบสำหรับสมาชิกและผู้ติดตาม
  • การประมวลผลค่าธรรมเนียมสมาชิก หักเงินในรูปแบบ GIRO และบัตรเครดิตได้
  • ฯลฯ

โดยระบบ Membership Management จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนดังนี้

  1. Operational CRM เป็นส่วนของ Front Office ที่ใช้ช่วยจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น Sales, Marketing หรือ Service เช่น การจัดการข้อมูลติดต่อลูกค้า การเสนอราคา การบริหารฝ่ายขาย การเก็บข้อมูลพฤติกรรมลูกค้า ระบบบริการลูกค้า เป็นต้น
  2. Analytical CRM ระบบวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าที่รวบรวมได้จากส่วน Operational CRM หรือจากแหล่งอื่น ๆ เพื่อแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มและค้นหากลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่องค์กรสามารถนำเสนอสินค้า หรือบริการเพิ่มเติมได้
  3. Collaborative CRM ระบบช่วยสนับสนุนในการติดต่อปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางช่องทางต่าง ๆ เช่น ติดต่อส่วนตัว จดหมาย แฟกซ์ โทรศัพท์ เว็บไซต์ E-Mail เป็นต้น รวมถึงช่วยจัดการทรัพยากรที่องค์กรมี คือ พนักงานขายหรือให้บริการหลังการขาย ในเรื่องกระบวนการทำงาน และการจัดการฐานข้อมูล หรือ Database ของลูกค้า เพื่อนำไปให้บริการแก่ลูกค้าและช่วยรักษาฐานลูกค้าขององค์กรได้ดีขึ้น

พอได้รู้ถึงข้อดีและคุณสมบัติของ Membership Management Systems และ Loyalty Program แล้ว หากใครเห็นว่าเป็นประโยชน์ต่อการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีสำหรับการสร้างฐานลูกค้า  และสามารถต่อยอดการทำการตลาดขององค์กร อย่าลืมหาระบบที่มีคุณภาพสากลแต่ราคาไม่สูงเกินไปอย่าง CiMSO – CLUBmanager ไปใช้กันนะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการโรงแรม

การสรรหาซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมมาใช้ในธุรกิจโรงแรมในปัจจุบัน ผู้ประกอบการโรงแรม ที่พัก จะติดต่อกับบริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์โดยตรง โดยความนิยมของธุรกิจโรงแรมที่มีมาตรฐานส่วนใหญ่ จะเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาจากต่างประเทศ ทั้งนี้เพราะต้องการความมั่นใจและความน่าเชื่อถือว่า โปรแกรมจะสามารถใช้งานได้ตลอด ไม่มีปัญหาระหว่างการใช้งาน

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม จะมีซอฟต์แวร์หลัก 2 โมดูล ซึ่งถือเป็นพื้นฐานโมดูล หรือโปรแกรมที่ทุกโรงแรมควรจะมี เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้บริการห้องพัก และห้องอาหารโดยเฉพาะ ประกอบด้วย

  1. ระบบบริการส่วนหน้า (Front Office System) หรือ PMS (Property Management system) เป็นระบบที่ทำหน้าที่บริหารจัดการห้องพัก การรับจองห้องพัก (Hotel Booking) การเข้าพัก (Check-in) ตลอดจนการเก็บเงินลูกค้า (Billing) กรณีที่ลูกค้าแจ้งออก (check-out) นอกจากนี้ ยังรองรับการควบคุมและบริหารห้องพักในส่วนของแผนกแม่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นการปิดห้องซ่อม การปรับสถานะห้องพัก ห้องว่าง ห้องสกปรก เป็นต้น
  2. ระบบจัดการร้านอาหาร (POS หรือ Point Of Sale) โดยปกติแล้ว แขกที่เข้าพักโรงแรม มักจะไม่ขำระเงินทันทีหลังรับประทานอาหารที่ร้านอาหารในดรงแรมหรือสการสั่งอาหารขึ้นไปรับประทานที่ห้อง แต่จะชำระทีเดียวเมื่อแจ้งออก (Check-out) ดังนั้น ระบบ POS สำหรับโรงแรม จึงควรเป็นระบบเรียกเก็บเงินแขกสำหรับร้านอาหารหรือห้องอาหารที่ควรจะเชื่อมต่อกับระบบริการส่วนหน้า (PMS) ซึ่งจะสามารถตรวจสอบได้ว่าแขกที่สั่งอาหรหรือใช้บริการห้องอาหารนั้นเป็นท่านเดียวกับแขกที่มาพักในห้องใด และสามารถรวบรวมยอดค่าบริการทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ พร้อมสำหรับการชำระเมื่อแขก check-out

เห็นแล้วนะครับว่า ซอฟต์แวร์พื้นฐานของโรงแรมควรมีอะไรบ้าง (ดูรายละเอียด PMS และ POS ของ CiMSO) อย่างไรก็ตาม มีอีกหลายๆโรงแรมที่มุ่งพัฒนาไปที่การให้บริการห้องพัก และไม่มีในส่วนของร้านอาหารหรือห้องอาหารเลย แต่ก็อาจจะมีส่วนอื่นๆในแผนการพัฒนาดรงแรมต่อไปในอนาคต วันนี้ผมมี วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการโรงแรม มาฝากครับ

วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการส่วนหน้า มีข้อควรพิจารณาดังนี้

ก่อนที่คุณจะเลือกเอาซอฟต์แวร์ตัวในมาใช้กับโรงแรมของคุณ หากคนที่เคยมีประสบการณืในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการโรงแรมมาบ้างแล้วก็คงไม่ยากเท่าไหร่ เพราะเริ่มที่จะเข้าใจถึงความต้องการของโรงแรมอย่างแน่ชัดแล้ว แต่สำหรับคนที่ยังไม่เคยมีประสบการณืในการใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้เลย คงเป็นเรื่องยาก ลองเอาข้อพิจารณาง่ายๆสำหรับการเลือกซื้อระบบจัดการส่วนหน้า หรือ PMS มาปรับใช้กันครับ

1. ความสามารถพื้นฐาน

ความสามารถพื้นฐานของระบบจัดการส่วนหน้า PMS เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการบริหารโรงแรม เพราะหากระบบ PMS ไม่ครอบคลุมความต้องการของโรงแรมแล้ว อาจทำให้การบริหารจัดการสะดุดและไม่สะดวกอย่างที่ควร ความสามารถพื้นฐานของระบบ PMS มีดังนี้

  • ระบบรับจองห้องพัก – Reservation System
  • ระบบเข้าพัก – Check-in
  • ระบบย้ายออก – Check-out
  • ระบบควบคุมห้องพัก – Housekeeping
  • ระบบรายงาน – Report

2. การพัฒนาต่อยอด

คงไม่มีใครที่จะเปิดกิจการแล้วย่ำอยู่กับที่ใช่ไหมครับ เมื่อผู้ประกอบการตัดสินใจเปิดกิจการทำการค้าใดการค้าหนึ่งแล้ว ย่อมหวังผลฟูมฟักให้กิจการนั้นๆโตไปพร้อมกับความสำเร็จยิ่งขึ้นเรื่อยๆ แน่นอนว่ากิจการ การโรงแรม ที่พัก ก็เช่นเดียวกัน เริ่มมีห้องพัก ก็จะมองต่อยอด ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มสาขาของโรงแรม การเพิ่มบริการ เช่น ร้านอาหาร สปา กอล์ฟคลับ หรือแม้กระทั้งการทำโรงแรมแบบ mix use  ที่กำลังฮิตกันในปัจจุบัน เมื่อการให้บริการก้าวหน้า ย่อมต้องการซอฟต์แวร์ใดก็ตามที่จะรองรับความก้าวหน้านั้นด้วยเช่นกัน และคุณย่อมไม่อยากจะปวดหัวกับการเปลี่ยนซอฟต์แวร์ใหม่ทั้งระบบ เพราะไหนจะเรื่องค่าใช้จ่าย แล้วยังต้องมีการเรียนรู้ของพนักงานทั้งหมดอีก ดังนั้น ผมแนะนำว่า คุณควรหาซอฟต์แวร์ที่สามารถซัพพอร์ตการให้บริการต่างๆของคุณได้ เช่น ระบบ POS สำหรับร้านอาหาร, Central Reservation สำหรับการมีโรงแรมหลายสาขา, Spa Schedule สำหรับบริการสปา และ Golf booking สำหรับบริการสนามกอล์ฟ เป็นต้น

3. ราคา

“เรื่องราคา เครื่องใหญ่” ใครๆก็พูดเช่นนั้น เพราะถ้ามีงบเยอะก็ยิ่งซื้อซอฟต์แวร์ระดับโลกได้ แต่จริงๆแล้วจะพุดอย่างนั้นทั้งหมดก็ไม่ถูกซะทีเดียวครับ เพราะแม้ว่ามีงบเยอะก็ต้องผ่านการพิจารณาใน 2 หัวข้อแรกมาก่อน และซอฟต์แวรืที่ดีจะสามารถแยกส่วนการใช้งาน รวมถึง custom การใช้งานให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละรายได้ ดังนั้นหากคุณยังไม่พร้อมที่จะใช้ระบบจัดการโรแงรมทั้งระบบแต่คาดหวังว่าจะมีการพัฒนาต่อยอดอย่างแน่นอน ให้คุณบอกเจ้าบรัทซอฟต์แวร์ไปว่า ขอใช้บริการในส่วน Front Office ก่อน แล้วจึงต่อยอดไปใช้ในส่วนอื่นๆในอนาคต ซึ่งคุณก็จะสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายเพอใช้จ่ายเฉพาะในส่วนที่คุณต้องการก่อนได้ครับ

คลาวด์ (cloud) หรือ เซอร์ฟเวอร์ (server) ?? ในยุคปัจจุบัน มี PMS ระบบจัดการโรงแรมที่ทำงานบนคลาวด์ ออกมาแข่งขันกันในตลาดมากมายหลายเจ้า และราคาก็ชำระเป็นรายเดือนเหมือนเป็น royalty fees ซึ่งไม่แพงสำหรับการเริ่มต้นกิจการโรงแรม ผู้ประกอบการหลายคนที่ไม่ชอบที่จะต้องดูแลจัดการ hardware จึงเลือกใช้แบบ cloud base กันมาก ถ้าถามผมว่าแบบไหนดี ผมว่าดีทั้งสองแบบ ขึ้นอยู่กับว่าโรงแรมคุณต้องการอย่างไร เช่น หากคุณอยู่ในเมืองที่มีระบบ Internet เร็วและไม่มี downtime (ซึ่งในไทยนี่ หายากมากครับ) ก็สามารถเลือกใช้แบบ cloud ได้เลยครับ แต่อย่าลืมคำนวณค่าบริการที่คุณต้องจ่ายไปสัก 3 ปี หากราคาพอๆกับการลงซอฟต์แวร์แบบ server ดีๆสักตัวนึง ควรเลือก server ครับ เพราะมีความเสถียรและต่อยอดได้ดีกว่าครับ (ระบบ server ในปัจจุบัน ก็พัฒนาไปมากครับ ไม่ได้ใช้งานได้แต่ภายในเท่านั้น แต่เป็นระบบ Hybrid ที่สามารถใช้ได้เมื่อคุณอยู่นอกโรงแรมด้วยครับ)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ศัพท์ภาษาอังกฤษน่ารู้เกี่ยวกับโรงแรม – การให้ข้อมูลเกี่ยวกับโรงแรม (Giving Information about the Hotel)

ในบทความครั้งก่อนเราพูดถึง ภาษาอังกฤษที่สำคัญสำหรับการจองห้องพัก (Hotel Reservation or Hotel Booking) ไปแล้วนะครับ วันนี้เรามาดูวิธีการให้ข้อมูลเกี่ยวกับโรงแรม (Giving Information about the Hotel) กันบ้างครับ

การให้ข้อมูลที่ชัดเจนและไม่ผิดพลาดกับแขกที่มาพัก เป็นหน้าที่ของโรงแรมอีกหน้าที่หนึ่งที่สำคัญ เพราะข้อมูลที่ชัดเจน จะช่วยให้แขกรู้สึกปลอดภัยและมีความสะดวกสบายตลอดการเข้าพักที่โรงแรมของเรา นอกจากนั้น ในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน แขกก็ยังสามารถช่วยเหลือตัวเองได้ระดับหนึ่งอีกด้วย ทั้งหมดนี่ ล้วนจะสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่เข้าพักครับ มาดูประโยคที่น่าสนใจและควรเก็บไว้ใช้กันเลยครับ

The hotel phone number is 054 – 314121.
เดอะ โฮเทล โฟน นัมเบอร์ อีส โอ ไฟฟ์ โฟร์ ธรี วัน โฟร์ วัน ทู วัน
หมายเลขโทรศัพท์ของโรงแรมเราคือ ศูนย์ ห้า สี่ สาม หนึ่ง สี่ หนึ่ง สอง หนึ่ง

In case of emergency, you can contact our call center 1119.
อิน เคส ออฟ อีเมอร์เจนซี่ ยู แคน คอนแทคท์ เอาเวอร์ คอลล์ เซ็นเตอร์ วัน วัน วัน ไนน์
ในกรณีฉุกเฉิน คุณสามารถติดต่อ คอลเซ็นเตอร์ของเรา 1119 ครับ/ค่ะ

For room service just dials 0 from your room phone.
ฟอร์ รูมเซอร์วิช จัส ไดเอลส์ โอ ฟรอม ยัวร์ รูม โฟน
สำหรับ บริการห้องพัก ก็แค่กด 0 จากโทรศัพท์ในห้องของคุณเองครับ/ค่ะ

This is the map of our hotel.
ดีส อีส เดอะ แมพ ออฟ เอาเวอร์ โฮเทล
นี่เป็นแผนที่ของโรงแรมเราครับ/ค่ะ

In case you get lost, you can show this card and the taxi driver will drive you back here.
อินเคส ยู เก็ต ล้อสต์ ยู แคน โชว์ ดีส การ์ด แอนด์ เดอะ แท็กซี่ ไดร์เวอร์ วิล ไดว์ ยู แบ็ค เฮียร์
กรณีที่คุณหลงทาง คุณแสดงแผนที่นี้ให้พนักงานขับแท็กซี่ แล้วเขาจะพาคุณมากลับมาที่นี่ครับ/ค่ะ

If you like to exercise, we have swimming pool at the back of the hotel.
อีฟ ยู ไลท์ ทู เอ็ก เซอร์ไซส์ วีแฮฟ สวีมมิ่งพูล แอ็ท เดอะแบ็ค ออฟ เดอะ โฮเทล
ถ้าคุณชอบออกกำลังกาย เรามีสระว่ายน้ำ อยู่ด้านหลังของโรงแรม

  • Tennis court                    เทนนิส คอร์ท               สนามเทนนิส
  • Fitness room                  ฟิตเนส รูม                      ห้องฟิตเนส
  • Yoga class                        โยคะ คลาส                   ห้องเรียนโยคะ
  • Table tennis room      เทเบิ้ล เทนนิส รูม       ห้องปิงปอง

If you want to buy snacks and drinks, the 7 Eleven is just across from the hotel.
อีฟ ยู ว็อน ทู บาย สแนคส์ แอนด์ ดริ้งค์ เดอะ เซเว่น อีเลเว่น อีส จัส อะครอส ฟรอม เดอะ โฮเทล
ถ้าต้องการซื้อ ขนมขบเคี้ยวหรือเครื่องดื่ม ร้านเซเว่น อีเลเว่นอยู่ เยื้องกับโรงแรมของเราแค่นี้เองครับ/ค่ะ

If you want to have your hair done, saloon and beauty is on the ground floor.
อีฟ ยู ว็อน ทู แฮฟ ยัวร์ แฮร์ ดัน, ซาลอน แอนด์ บิ้วตี้ อีส ออน เดอะ กราวด์ ฟลอร์
ถ้าคุณอยากทำผม มีร้านเสริมสวย อยู่บริเวณ ชั้น G (ชั้นล่าง) ครับ/ค่ะ

The room facilities in our hotel we have private balcony
เดอะ รูม แฟคซิลิตี้ส์ อิน เอาเวอร์ โฮเทล วี แฮฟ ไพรเวท บาล์โคนี่
สิ่งอำนวยความสะดวกภายในห้องของเรา เรามีระเบียงส่วนตัว

  • living room                                            ลีฟวิ่ง รูม                                                     ห้องรับแขก
  • refrigerator with mini bar        รีฟริจเจอเรเตอร์ วิธ                               มินิบาร์ตู้เย็นพร้อม มินิ บาร์
  • wardrobe                                               วอร์โดรป                                                      ตู้เก็บเสื้อผ้า
  • television                                                เทเลวิชชั่น                                                 โทรทัศน์
  • air conditioner                                   แอร์คอนดิเชิ่นเนอร์                               เครื่องปรับอากาศ
  • safety deposit box                         เซฟตี้ เดฟโพซีส บ๊อก                          ตู้นิรภัย
  • Bath room with shower             บาธ รูม วิธ เชาเวอร์                               ห้องน้ำ พร้อมระบบฝักบัว
  • bath tub and wash basin         บาธ ทับ เเอนด์ วอสซ์ เบซิน              อ่างอาบน้ำ อ่างล้างหน้า
  • hot and cold running water   ฮ็อท แอนด์ โคลด์ รันนิ่ง วอเตอร์     ระบบน้ำอุ่นน้ำเย็น
  • restaurant and bar                       เรสทัวลองท์เอนบาร์                              ภัตตาคาร
  • coffee shop                                          ค็อฟฟี้ ช้อป                                                ร้านกาแฟ
  • meeting room                                   มีทติ้ง รูม                                                      ห้องประชุม
  • tailor                                                          เท็ลเลอร์                                                       ร้านตัดเสื้อชาย
  • laundry                                                   ลอนดรี้                                                           ร้านซักแห้ง

หากคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่ต้องทำหน้าที่ Front Office หรือ Receptionist อย่าลืมฝึกเอาไว้นะครับ หากมีลูกค้าถามหรือมีโอกาส จะได้สร้างความประทับใจให้กับแขกที่มาพักอย่างไม่รู้ลืมครับ ไว้ครั้งหน้าผมจะมาเล่าถึงเรื่องการคุยกับแขกเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกในโรงแรม (Hotel Facility) และการแจ้งเข้าพักที่โรงแรม (Checking in) 

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com