โครงสร้างการบริหารงานโรงแรม (Hotel Organizational Structure) ตอนที่ 2

คราวที่แล้วในตอนที่ 1 เราพูดถึง รูปแบบของการบริหารงานโรงแรมตามระดับการปกครองมาแล้วนะครับ ในตอนที่ 2 นี้ เราจะเน้นถึงโครงสร้างการบริหารงานโรงแรมแบบสากลกันครับ

การบริหารงานโรงแรมตามมารฐานสากลในปัจจุบันนั้น จะแยกแยะงานงานต่างๆออกไปเป็นกลุ่มทๆ อย่างมีระบบ โดยแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ

  1. การบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front of the House)
  2. การให้บริการส่วนหลัง (Back of the House)

กิจการโรงแรมจะประสบผลสำเร็จได้อย่างดีนั้น ขึ้นอยู่กับหน่วยงานทั้งสองหน่วยนี้ครับ หากหน่วยงานทั้งสองทำงานสอดคล้องกันอย่างดี และมีประสิทธิภาพ โดยหากสามารถสอดคล้องกันได้อย่างอัตโนมัติ (น่าจะต้องใช้ ระบบจัดการโรงแรม เข้ามาช่วย ดู CiMSO – INNkeeper) ก็จะยิ่งทำให้การบริหารงานโรงแรม มีประสิทธิภาพ ราบรื่นครับ

การให้การบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front of the House)

การให้บริการส่วนหน้านี้เป็นงานที่สัมพันธ์และพบปะกับแขกโดยตรง ซึ่งนับตั้งแต่วินาทีแรกที่แขกมาถึง และแจ้งว่าจะเข้าพักในโรงแรม หน่วยงานที่อยู่ในแผนกส่วนหน้าของโรงแรมก็จะต้องทำงนสัมพันธ์กันไม่ว่าทั้งทางตรงหรือทางอ้อมเลยทีเดียว ดังนี้

1. แผนกให้บริการส่วนหน้า (Front Office Department)

เป็นแผนกที่มีความสัมพันธ์กับแขกโดยตรง นับได้ว่าเป็นตัวแทนด่านแรกของโรงแรมก็ว่าได้ เพราะหากว่าแขกติดขัดหรือมีปัญหาอะไร หรือจะติชมอะไรกับแผนกไหนก็ตาม แขกจะจรงมายังแผนกการให้บริการส่วนหน้าของโรงแรมเสียก่อน เพราะว่าสะดวกและง่ายกว่าที่จะติดต่อพุดคุยกับแผนกอื่น และแผนกนี้จะเป็นตัวแทนแจ้งให้แผนกอื่นได้ทราบต่อไป สำหรับการบริหารงานของแผนกนี้จะขึ้นตรงกับผู้จัดการทั่วไป (General manager) มีหน้าที่คอยรับงานจากหัวหน้าตนมาปฏิบัติ และดำเนินการตลอดจนวางแผนนโยบายทันทีเพื่อที่จะได้สอดคล้องกับนโยบายใหญ่ของโรงแรม งานของแผนกนี้ประกอบด้วย

  • การรับจองห้องพัก
  • แผนกต้อนรับ (Reception)  
  • แผนกไปรษณียภัณฑ์ (Mail and Postage)
  • แผนกพนักงานโทรศัพท์ (Telephone)
  • แผนกพนักงานการเงิน (Finance)
  • แผนก Reservation

2. แผนก Uniform Service

แผนกนี้เป็นแผนกที่คอยให้บริการแขกผู้ที่เดินทางมาถึงโรงแรมโดยจะเข้าไปให้ความช่วยเหลือ และทักทายแขกเป็นด่านแรก อย่างเป็นกันเอง โดยพนักงานจะต้องได้รับการอบรมมาเป็นอย่างดี โดยให้แขกเกิดความรู้สึกว่าที่นี่คือบ้านหลังที่สองของเขา ความเป็นกันเอง ตลอดจนความเอื้ออารีที่มีต่อแขก จะทำให้แขกประทับใจ ซึ่งสิ่ต่างๆเหล่านี้จะทำให้แขกเดินทางกลับมาพักกับเราอีก งานของแผนกนี้ได้แก่

  • Door man
  • Porter
  • Elevator boy
  • Messenger
  • Pager

3. แผนกแม่บ้าน (Housekeeping Department)

แผนกแม่บ้านเป็นผนกที่มีหน้าที่อำนวยความสะดวกสำหรับการเข้าห้องพักของแขก โดยมีหน้าที่ด้านห้องพักต่างๆ เช่น การทำความสะอาดห้องพัก การจัดทำผ้าปูที่นอนและเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ ภายในห้องแขกให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานได้เสมอโดยเน้นความสะอาด กลิ่นที่สดชื่อ และการตกแต่งที่สวยงาม ระบบน้ำ ไฟ และท่อ รวมทั้งเครื่องปรับอากาศก็รวมอยู่ในการให้บริการของแผนกแม่บ้าน ในกรณีที่อุปกรณืเสียหรือชำรุดฝ่ายแม่บ้านจะทำหน้าที่ติดต่อแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อซ่อมบำรุงต่อไป

การให้บริการงานส่วนหลังของโรงแรม (Back of the House)

บุคคลที่สังกัดอยู่สำหรับงานบริการส่วนหลังนี้ ปกติมักจะเป็นตำแหน่งหรือหน่วยงานต่างๆที่จะไม่ค่อยเกี่ยวข้องพบปะกับแขกโดยตรงมากนัก เพราะงานต่างๆที่เขาเหล่านี้ปฏิบัติจะอยู่ในสำนักงานมากกว่า เช่น

  • แผนกขาย (Sale Department)
  • แผนกอาหารและเครื่องดื่ม (Food & Beverage department)
  • แผนกวิศวกร (Personal department)
  • แผนกบัญชี (Accounting department)
  • แผนกประชาสัมพันธ์
  • เป็นต้น

อย่างไรก็ตามการแยกหน่วยงานโดยฟังก์ชั่นเป็นวิธีที่พบมากที่สุดของการจัดระเบียบโรงแรมหรือธุรกิจที่พัก แผนภูมิด้านล่างนี้ เป็นแผนภูมิองค์กรโครงสร้างแผนกของโรงแรมบริการแบบจำกัด โรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีอยู่ไม่เกิน 500 ห้องและโรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีมากกว่า 500 ห้อง อาจจะมีไม่กี่คนในแต่ละแผนก เช่น 2 คน หรือเป็นจำนวนมากถึง 50 คนในแผนก

1. Departments of a Limited-Service Hotel (โครงสร้างแผนกของโรงแรมบริการแบบจำกัด)

2. Departments of a Full-Service Hotel (under 500 rooms) (โรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีอยู่ไม่เกิน 500 ห้อง)

3. Departments of a Full-Service Hotel (over 500 rooms) (โรงแรมบริการเต็มรูปแบบที่มีมากกว่า 500 ห้อง)

เรื่องการวางแผนโครงสร้างบริหารงานโรงแรมเป็นเรื่องสำคัญมาก ที่เจ้าของโรงแรมไม่ว่าใหญ่หรือเล็กจะต้องให้ความสำคัญ เพราะหากวางแผนไม่รอบคอบแล้ว ก็จะทำให้การบริหารงานโรแงรมมีความผิดพลาดเยอะ ซึ่งหากกระทบไปยังแขกที่มากพัก ก็อาจจะทำให้โรงแรมเสียชื่อเสียง และเสียลูกค้าได้นะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

โครงสร้างการบริหารงานโรงแรม (Hotel Organizational Structure) ตอนที่ 1

ธุรกิจโรงแรมของไทยเป็นธุรกิจที่น่าให้ความสนใจเป็นอย่างมากเพราะปีๆหนึ่ง อุตสาหกรรมประเภทนี้ทำรายได้ให้กับประเทศเป็นจำนวนหลายๆ พันล้านบาท เดิมทีอุตสาหกรรมประเภทโรงแรมเกิดขึ้นมาจากกิจการพ่อค้าคนเดียว  ซึ่งการบริหารงานต่งๆนั้นตั้งแต่ระดับผู้จัดการลงไปจนถึงระดับพนักงานให้บริการในตำแหน่งต่างๆ ก็จะอาศัยบุคคลเพียงคนเดียวหรืออาจจะให้ลูกๆหรือพี่น้องในครอบครัวของตนเองช่วยจัดการกัน โดยใครว่างก็จัดการทำไปโดยไม่ได้มีตำแหน่งและแผนกให้อยู่อย่างปัจจุบันนี้

แผนผังแสดงการบริการงานแบบกิจการพ่อค้าคนเดียว

ในปัจจุบัน ได้มีการนำความรู้ วิทยาการต่างๆ มาปรับปรุงและพัฒนาโครงสร้างการบริหารงานโรงแรม (Hotel Organizational Structure) ให้เป็นแบบสากลมากขึ้น โดยแบ่งงานที่บริหารออกเป็น 3 ส่วนอย่างเหมาะสม คือ

งานของผู้บริหารทั้ง 3 ขั้นตอนนี้ จะต้องปฏิบัติงานให้สัมพันธ์กันอย่างมีประสิทิภาพ เพราะกิจการจะรุ่งหรือจะทรุดก็ขึ้นอยู่กับผู้บริหารทั้ง 3 ขั้นนี้

  1. ผู้บริหารระดับ Top management เป็นผู้บริหารระดับสูงของโรงแรม ดังนี้ ผู้ถือหุ้น (Share Holder), Managing director, General Manager, Asst. General Manager
  2. งานการบริหารระดับกลาง (Middle Level) งานในระดับนี้เป็นงานที่สำคัญมากเช่นกัน เจ้าหน้าที่ในตำแหน่งนี้ได้แก่ ผู้จัดการขอแต่ละแผนก (Head of the Department) เช่น Front Office Department, Housekeeping Department, Food & Beverage Department เป็นต้น บุคคลในตำแหน่งนี้จะคอยรับคำสั่งจาก Top management มาและนำไปปฏิบัติและสั่งการไปยังระดับต่ำของตนอีกทีหนึ่งต่อไป
  3. การบริหารงานในระดับต่ำ (Supervisory Management) เจ้าหน้าที่ระดับนี้ จะคอยรับคำสั่งโดยตรงจากหัวหน้าแผนกนั้นๆที่ตนสังกัดอยู่ (Head of the department) อย่างเดียว ซึ่งัวเขาในตำแหน่งนี้ คือระดับ Supervisor (หัวหน้างาน) จะกระจายคำสั่งไปยังลูกจ้างระดับต่ำลงไปอีกทีหนึ่ง ซึ่งจะได้นำคำสั่งไปปฏิบัติต่อไป และตนเองก็มีหน้าที่คอยดูแลและให้คำปรึกษาอยู่ด้วยเพราะตนเองกว่าที่จะได้อยู่ตำแหน่งนี้ก็หมายความว่าตนได้ผ่านงานสิ่งเหล่านี้มาก่อนแล้ว และคอยเป็นบุคคลที่คอยทำหน้าที่รายงานว่าสางที่ได้ทำไปนั้นๆสำเน็จหรือไม่สำเร็จ จะต้องรายงาน (Report) เพื่อให้เจ้านายตนเองรับรู้ด้วย

แม้กว่ากิจการโรงแรม เป็นกิจการที่สามารถสร้างรายได้ต่อปีไม่น้อยเลยทีเดียว แต่การที่จะทำให้แขก หรือลูกค้านิยมมาใช้บริการในโรงแรมของตนให้มากขึ้นนั้น ก็ย่อมขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายด้านด้วยกัน อาทิเช่น

  • ทำเลที่ตั้ง
  • ราคาห้องพักและอื่นๆ
  • การให้บริการแขกที่ประทับใจ
  • ความสะดวกสบายต่างๆที่แขกพอใจ
  • อาหารอร่อยและราคาพอควร
  • การบริหารงานที่ได้มาตรฐาน
  • ฯลฯ

สิ่งเหล่านี้ ขึ้นอยู่กับมาตรฐานการให้บริการที่ดี ซึ่งผมแนะนำให้เน้นไปยัง มาตรฐานสากล เพราะเป็นการให้บริการโรงแรมแบบที่สากลยอมรับ โดยเริ่มตั้งแต่การจัดโครงสร้างการบริหารงานโรงแรม โดยจะต้องทราบก่อนว่า โรงแรมของเราเป็นโรงแรมขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ จึงจะสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม และอย่าลืมเลือกใช้เครื่องทุ่นแรง เช่น ระบบจัดการโรงแรมที่มีมาตรฐาน ใช้งานง่าย รองรับการพัฒนาปรับปรุงกิจการโรงแรมของเราต่อไป

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ตัวอักษรย่อ คำศัพท์ภำษาอังกฤษที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม

เขียนบทความเกี่ยวกับ ระบบโรงแรม มาหลายบทความแล้ว แต่ยังไม่เคยให้ความรู้ทางด้านคำย่อที่ใช่กับงานโรงแรมเลยนะครับ วันนี้เอาสักหน่อย เพื่อให้น้องๆที่ชื่นชอบ หรือรียนทางด้านการดรงแรม ได้นำไปปรับใช้กันต่อไปครับ อ่านแล้วจำ เพื่อวันที่คุณจะได้นำไปปรับใช้จริงแล้วจะรู้ว่าเรื่องพวกนี้ ง่ายนิดเดียว แต่การดูแลแขกให้พึงพอใจกับงานบริการของโรงแรมอย่างสม่ำเสมอผมยากกว่าหลายเท่าตัวเลยครับ

คำย่อพยัญชนะภาษาอังกฤษที่ใช้สำหรับการสะกดคำในโรงแรม คือตัวอักขระที่เป็นตัวอักษร A-Z ทั้ง 26 ตัว โดยจะใช้เป็น สากลสำหรับการติดต่อสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์

ตัวอักษร

การออกเสียง

A

ABLE

B

BAKER

C

CHARLIE

D

DOG

E

EASY

F

FOX

G

GEORGE

H

HOW

I

ITEM

J

JIMMY

K

KING

L

LOVE

M

MIKE

N

NANCY

O

OBO

P

PETER

Q

QUEEN

R

ROGER

S

SUGAR

T

TARE

U

UNCLE

V

VICTOR

W

WILLIAM

X

X-RAY

Y

YOKE

Z

ZEBRA

อักษรย่อภาษาอังกฤษที่ใช้เป็นตัวย่อในโรงแรม คือตัวอักษรยอที่ใช้แทนคำศัพท์ต่าง ๆ ในโรงแรม

คำศัพท์

ตัวย่อ

ความหมาย

ABF

American breakfast

อาหารเช้า

B&B

Bed and breakfast

ที่พักและอาหารเช้า

DNCO

Did not check out

ห้องพักประเภทที่แขกจากไปโดยมิได้แจ้งให้แผนกต้อนรับทราบ แต่ชำระเงินแล้ว

DNR

Dinner

อาหารมื้อเย็น

DIR

Director

หัวหน้าฝ่าย

DOM

Domestic

ภายในประเทศ

DBL

Double

ห้องคู่

EP

European plan

ระบบการขายห้องพักที่มิได้รวมค่าอาหารไว้ในราคาห้อง

ETA

Estimated time of arrival

กำหนดเวลาโดยประมาณที่แขกจะมาถึง

ETD

Estimated time of departure

กำหนดเวลาโดยประมาณที่แขกจะกลับ

EX-PAX

Extra person

บุคคลที่เพิ่มเข้ามา

F.I.T.

Free independent traveler

แขกต่างชาติมาตามลำพัง

FB

Full board

การสำรองห้องพักพร้อมอาหาร 3 มื้อ

GSA

Guest Service Agent

พนักงานบริการส่วนหน้า

HB

Half board

การสำรองห้องพักพร้อมอาหาร 2 มื้อ

HMN

Honeymooner

แขกฉลองการแต่งงาน

JR

Junior

ห้องขนาดเล็ก

LUN

Lunch

อาหารมื้อกลางวัน

MAP

Modified American Plan

ระบบการขายห้องที่รวมค่าอาหารเช้าและอาหารค่ำไว้ให้แขกในราคาห้องพักด้วย

MIP

Most Important Person

บุคคลที่มีความสำคัญสูงสุด

MOD

Manager on duty

ผู้จัดการเวร

OOO

Out of order

ห้องพีกที่มีสภาพไม่เรียบร้อย หรือรอซ่อม และอยู่ในสถานะที่ขายให้แขกไม่ได้

OCC

Occupancy

อยู่ระหว่างการเข้าพัก

OW

One way

การเดินทางขาเดียว

PRPN

Per room per night

ราคาห้องพักหนึ่งห้องและพักเป็นเวลาหนึ่งคืน

PCKG

Package

โปรแกรมเหมาจ่าย

PAX

Person

จำนวนคน

RM

Resident manager

ผู้จัดการสำนักงาน

RSVN

Reservation

การสำรองห้องพัก

RVE

Revenue

รายได้

SCHED

Schedule

ตาราง

SUP

Superior

ห้องพักระดับพิเศษ

TWN

Twin

ห้องแฝด

TEMP

Temperature

อุณหภูมิ

VIP

Vary important person

บุคคลที่มีความสำคัญมาก

VCH

Voucher

บัตรแทนการชำระเงิน

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Housekeeping (แผนกแม่บ้าน)

แผนกแม่บ้าน (Housekeeping Department) มีหน้าที่รับผิดชอบความสะอาดเรียบร้อยของที่พัก มีลักษณะเป็นงานหลังฉาก (Behind the scenes operation) เหมือนกับงานของแผนกครัว แต่แขกหรือผู้มาใช้บริการจะได้รับผลโดยตรงจากคุณภาพของงานทำนองเดียวกับแผนครัว

แม้ว่างานของแผนกแม่บ้านส่วนใหญ่จะเป็นงานหลังฉาก การติดต่อกับแขกก็มีส่วนสำคัญไม่น้อย ยกตัวอย่างเช่น แขกมาถามว่าที่โรงแรมมีอาหารเจขายหรือไม่ คุณอาจจะคิดว่า มาถามคำถามที่ไม่เห็นเกี่ยวกับงานแม่บ้านซักหน่อย แต่ในฐานะพนักงานคนหนึ่งก็ควรจะรู้เรื่องเกี่ยวกับบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆที่โรงแรมจัดไว้ให้แขกมากพอที่จะตอบคำถามพื้น ๆ ของแขกได้ ซึ่งในทางหนึ่งก็เป็นการให้ความช่วยเหลือแก่แขกด้วย ถ้าแม่บ้านสามารถตอบคำถามของแขกได้ และตอบอย่างชัดเจนละด้วยความเต็มอกเต็มใจก็จะมีส่วนช่วยให้แขกเกิดความรู้สึกที่ดีและอยากกลับมาพักหรือใช้บริการที่โรงแรมอีก ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ดีมีประโยชน์ต่อโรงแรมและต่อพนักงานทุกคนที่ทำงานในโรงแรมนั้นด้วย ตำแหน่งงานในแผนกแม่บ้าน(House-Keeping หรือ Accommodation Service)  โดยทั่วไปจะมีดังนี้

1. หัวหน้าแผนกแม่บ้าน (Executive Housekeeper)

ในบางโรงแรมแผนกแม่บ้านทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับผู้จัดการใหญ่ (general Manager) แต่ในบางโรงแรมแผนกแม่บ้านก็ขึ้นอยู่กับผู้จัดการส่วนหน้า ( Font of House Manager) โดยงานหลักๆ ของหัวหน้าแผนกแม่บ้าน ได้แก่ การตรวจสอบงานส่วนต่างๆของแผนกว่าได้มาตรฐานที่วางไว้หรือไม่ ควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่าย จัดตางเวลาการทำงานของพนักงาน และการฝึกอบรม อีกทั้งต้องรับผิดชอบเรื่องกุญแจต่างๆ ที่จะแจกจ่ายให้พนักงานโรงแรม และคอยดูและควบคุมห้องเก็บอุปกรณ์ทำความสะอาดเอง

2. หัวหน้าแม่บ้าน (Head Housekeeper)

หัวหน้าแม่บ้านจะคอยดูแลตรวจตราการทำงานองผู้ช่วยแม่บ้าน หรือแม่บ้านประจำฟลอร์ 3 คนขึ้นไป ในกรณีเป็นโรงแรมขนาดเล็ก หัวหน้าแม่บ้านก็จะดูแลรับผิดชอบงานแผนกแม่บ้านทั้งหมด

3. แม่บ้านประจำฟลอร์หรือผู้ช่วยแม่บ้าน (Floor Housekeeper หรือ Assistant Housekeeper)

แม่บ้านประจำฟลอร์จะเป็นผู้ตรวจตราการทำงานของพนักงานทำความสะอาด หรือพนักงานดูแลห้องพัก เฉพาะที่ทำงานอยู่ที่ฟลอร์ใดฟลอร์หนึ่งของโรงแรม

4. พนักงานดูแลห้องพัก (Room Attendant)

พนักงานดูแลห้องพัก มีหน้าที่ทำความสะอาดและให้บริการต่างๆที่เกี่ยวกับห้องพัก เช่น ห้องนอน ห้องนั่งเล่น ห้องอาบน้ำ และห้องส้วม รวมถึงทางเดินหน้าห้องพักด้วย

5. พนักงานยกของ/ทำความสะอาด (Housekeeper)

มีหน้าที่ยกของหรือย้ายพวกเฟอร์นิเจอร์หนักๆ หรือนำขยะไปทิ้ง บางครั้งก็ทำความสะอาดบริเวณที่ใช้ร่วมกันในโรงแรมในเมืองไทยชื่อตำแหน่งนี้จะไม่ค่อยได้พบ ชื่อตำแหน่งที่นิยมใช้กันคือ Cleaner

6. หัวหน้าห้องผ้า (Line Room Supervisor)

หัวหน้าห้องผ้าจะรับผิดชอบผ้าทุกชนิดที่ใช้ในห้องรับแขก (เช่น ผ้าปูที่นอน ผ้าเช็ดตัว ผ้าห่ม เป็นต้น) ผ้าของห้องอาหารและแผนกจัดเลี้ยง (ได้แก่ ผ้าปูโต๊ะ ผ้าเช็ดปาก ผ้ารองถาด) และเครื่องแบบพนักงาน โดยการจ่ายผ้าที่ซักสะอาดแล้ว เก็บรวบรวมผ้าที่ใช้แล้ว ปะชุนผ้าที่ขาดและดูแลควบคุมการส่งผ้าไปซักที่แผนที่แผนกซักรีดและการรับคืน ผ้าที่ซักแล้ว

สถานะของห้องพัก Room Status ที่แผนกแม่บ้านใช้กัน มีดังนี้

  • หมวดห้องว่าง จะเป็น สเตตัสที่ขึ้นต้นด้วยตัว ‘V’ = Vacant
    • VC = Vacant Clean หมายถึง ห้องว่างสะอาด แม่บ้านทำความสะอาดแล้ว ฟร้อนสามารถให้แขก C/I ได้
    • VD = Vacant Dirty หมายถึง ห้องว่างสกปรก แขก C/O แล้ว แม่บ้านจะต้องทำความสะอาดห้อง เพื่อให้แขกเข้าพักต่อ
    • VCI = Vacant Clean Inspected หมายถึง ห้องว่างสะอาด Supervisor ตรวจแล้ว
    • VCP = Vacant Clean Pick Up หมายถึง ห้องว่างสะอาด แต่ของภายในห้องยังไม่ครบ เช่น ยังไม่เติมมินิบาร์ เป็นต้น
  • หมวดห้องไม่ว่าง จะเป็น สเตตัสที่ขึ้นต้นด้วยตัว ‘O’ = Occupied
    • OC = Occupied Clean ห้องมีแขกทำความสะอาดแล้ว หรือก็คือ ห้องที่แขก C/I หรือเข้าพักแล้ว
    • OD = Occupied Dirty ห้องมีแขกยังไม่ได้ทำความสะอาด หรือก็คือ มีแขกพักข้ามวันไปแล้ว
    • OCI = Occupied Clean Inspected ห้องมีแขกทำความสะอาดแล้ว Supervisor ตรวจแล้ว
  • หมวดห้องเสีย จะเป็น สเตตัสสำหรับห้องที่ใช้งานไม่ได้
    • OOO = Out of Order ห้องเสียชั่วคราว ไม่สามารถขายได้ (มีการตัดจำนวนห้องว่าง)
    • OOS = Out of Service ห้องที่เสียเล็กน้อย สามารถเปิดขายได้หรือเป็นห้องโชว์รูม เปิดให้เข้าพักได้ (ไม่มีการตัดจำนวนห้องว่าง)
    • OOI = Out of Inventory ห้องที่ไม่มีการขายเลย อาจจะเสียถาวร หรือเป็นห้องพักของเจ้าของ หรือเป็นออฟฟิศ
  • หมวดห้องที่จองแล้ว จะเป็น สเตตัสที่ขึ้นต้นด้วย ‘A’ = Assign
    • Assign Clean ห้องสะอาด และมีคนจองแล้ว รอแขกเข้าพัก (C/I)
    • Assign Dirty แม่บ้านยังไม่ทำความสะอาด แต่มีคนจองแล้ว

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

Night Audit (ผู้ตรวจสอบกลางคืน) คือใคร ทำหน้าที่อะไร

Night Auditor หรือ Night Manager เป็นผู้ที่ทำงานในเวลากลางคืน คอยตรวจสอบรายการต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างวันให้มีความถูกต้อง พร้อมทั้งจัดเตรียมรายงานต่างๆ รวมไปถึงการบริการแขกระหว่างคืน

Night Auditor คือ ผู้ที่ทำงานในโรงแรมตอนกลางคืนเมื่อพนักงานส่วนใหญ่กลับบ้านไปแล้ว โดยงานของNight Auditorจะควบรวมส่วนงานทั้งสองอย่าง ทั้งด้านบัญชี และการบริการส่วนหน้า โดยหน้าที่หลักคือการปิดยอดต่างๆทางบัญชี ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่พนักงานตอนกลางวันทำเอาไว้ และออกรายงานให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องต่อไป รวมถือการตัดสินใจแทน ผู้จัดการทั่วไปของโรงแรม (General Manager) ในการณีที่ต้องมีผู้ตัดสินใจการกระทำการทำงานในรอบดึก

งานของ Night Auditor นั้นมีความรับผิดชอบที่หลากหลายพอสมควร ซึ่งต้องสามารถทำแทนแผนกต่างๆในตอนกลางวันได้เมื่อพนักงานตอนกลางวันกลับบ้านไปแล้ว เช่น การต้อนรับแขกที่เข้าพักตอนกลางคืน งานช่างฉุกเฉิน และตรวจสอบ Transaction ต่าง ๆ ทางบัญชีให้ถูกต้อง

หน้าที่ของ Night Auditor มีอะไรบ้าง?

  • บัญชี การจัดการเงินสดและขั้นตอนการควบคุมเงินสด
  • จัดทำรายงาน House report และการทำรายงานส่วนการจัดการภายในทั้งหมด
  • ตรวจสอบการโพสต์ และการทำธุรกรรมทางการเงินภายในองค์กรว่าครบถ้วนสมบูรณ์และมีความถูกต้องหรือไม่
  • ตรวจสอบยอดตัดบัตรเครดิต
  • ตรวจสอบรายได้ทั้งหมดว่าถูกต้องหรือไม่และทำรายงานส่งต่อไปยังแผนกบัญชีหรือที่เกี่ยวข้องต่อไป
  • การบริการส่วนหน้า (Front Office) โดยให้การต้อนรับแขกของโรงแรมและให้บริการลงทะเบียนเข้าพัก ตลอดจนให้ข้อมูลข่าวสารและอำนวยความสะดวกตลอดการพำนักอยู่ในโรงแรม
  • คอยบริการแขกในตอนกลางคืนกรณีที่มีพนักงานไม่เพียงพอ
  • การชำระเงินของลูกค้า
  • การบันทึกค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีของลูกค้า เช่น ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าสิ่งบันเทิง รูมเซอร์วิส มินิบาร์ ร้านของที่ระลึก สิ่งอำนวยความสะดวก ร้านซักรีด ฟังก์ชั่นห้องประชุม
  • ทำตามขั้นตอนต่างๆในการบริการที่โรงแรมกำหนดไว้
  • แก้ปัญหาเบื้องต้นต่างๆให้แก่แขก https://enlistgroup.com/software/cimso/innkeeper/
  • งานแม่บ้านและซ่อมบำรุง
  • ปฏิบัติตามขั้นตอนงานแม่บ้านและซ่อมบำรุงและแก้ปัญหาเมื่อเกิดเหตุตอนกลางคืน

งานของ Night Auditor  จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ระบบจัดการดรงแรม CiMSO – INNkeeper เข้ามาใช้งาน ระบบจัดการโรงอรม CiMSO – INNKeeper จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับระบบอื่นๆ เช่น BACKoffice ที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ระบบโรงแรม โปรแกรมโรงแรม ระบบบริหารโรงแรม INNKeeper สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ อะไรได้บ้าง

INNKeeper คือ ระบบจัดการโรงแรม Full Option ซึ่งมีฟังชั่นพร้อมสำหรับการบริหารจัดการโรงแรม ไม่ว่าจะเป็น

  • ระบบโรงแรมส่วนหน้า (PMS) หรือ Front Office Management
  • ระบบจัดการเรทและค่าห้องพัก (Property & Rates Management)
  • ระบบแม่บ้าน (Housekeeping)
  • ระบบจองห้องพักจากส่วนกลาง (Central Reservations Office)
  • ระบบบัญชี ออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ (Services and Charges (non stock item) billing (see BACKoffice accounting)
  • ระบบรายงานบัญชีลูกหนี้ (Debtors control (AR)
  • ระบบจัดการเอกสารและรายงาน (Document filing and management system (see DOCmanager))

แต่ธุรกิจโรงแรมของไทยเป็นธุรกิจมีการขยายตัวเพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพราะนักท่องเที่ยวชาวต่างชาตินิยมเข้ามาท่องเที่ยวในประเทศไทย ทำให้เป็นอีกหนึ่งธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ผู้ประกอบการโรงแรมจึงต้องพัฒนาการให้บริการของโรงแรมตัวเอง หรือเพิ่มบริการเสริมที่เกี่ยวข้องกับธุกิจโรงแรม เช่น บริการทางอาหาร ร้านอาหาร บริการสปา หรือกิจกรรมอื่นๆ เช่น การจัดงาน event งานสัมมนา เป็นต้น

ซึ่งในส่วนของการเพิ่มบริการ หรือการขยายธุรกิจของผู้ประกอบการโรงแรมตรงนี้ เจ้าของโรงแรมหลายท่านจะกังวลมาก เพราะแม้ว่าการเพิ่มบริการเข้าใปนอกเหนือจากการให้บริการห้องพัก จะเป็นการเพิ่มรายได้และชื่อเสียงให้กับโรงแรม แต่ก็เป็นการเพิ่มภาระหน้าที่และค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นด้วยเช่นกัน

แน่นอนว่า ในการเพิ่มบริการให้กับโรงแรม ค่าใช้จ่ายที่เลี่ยงไม่ได้ คือการจัดหาสถานที่ การตกแต่ง ค่าจ้างพนักงาน รวมถึงค่าซอฟต์แวร์ในการบริหารจัดการด้วย แต่อย่าลืมนะครับว่า ซอฟตืแวร์หรือระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ดี ควรจะต้องเชื่อมต่อ เพิ่ม เสริมบริการในส่วนอื่นๆได้ครับ อย่าง CiMSO INNKeeper เราจะมีระบบอื่น ๆ เช่น

ระบบร้านอาหาร (RESTaurateur)

ระบบสปา (SPAscheduler)

ระบบร้านค้า (SHOPkeeper)

ระบบจัดการงานอีเว้นท์ (EVENTmanager)

นอกจากระบบต่าง ๆ ข้างต้น CiMSO ยังมีระบบอื่น ๆ ที่จะช่วยคุณบริหารธุรกิจได้อย่างไม่มีสะดุด เช่น STOCKmanager, ACTIVities แถมการเพิ่มระบบเหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้คุณบริหารจัดการงานได้ง่ายขึ้น ใช้คนน้อยและมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญราคาก็ไม่สูงเท่ากับการซื้อระบบใหม่สำหรับทุกบริการที่เพิ่มขึ้นด้วยครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

สถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม ต้องขอใบอนุญาตหรือไม่ และหลักเกณฑ์การขอใบอนุญาตเป็นอย่างไร

เจ้าของห้องพักขนาดเล็กหลายท่านสงสัยว่า ห้องพักของคุณจะต้องไปดำเนินการขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรมหรือไม่ และหลักเกณฑ์การขอใบอนุญาตเป็นอย่างไร วันนี้ผมนำหลักเกณฑ์ห้องพักที่อยู่ในข่ายที่จะต้องดำเนินการขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรมมาให้พิจารณากันครับ

ตามกฎกระทรวงกำหนดประเภทและหลักเกณฑ์การประกอบธุรกิจโรงแรม พ.ศ. 2551    ข้อ 1 ระบุไว้ดังนี้ “ให้สถานที่พักที่มีจํานวนห้องพักในอาคารเดียวกันหรือหลายอาคารรวมกันไม่เกินสี่ห้องและมีจํานวนผู้พักรวมกันทั้งหมดไม่เกินยี่สิบคน ซึ่งจัดตั้งขึ้นเพื่อให้บริการที่พักชั่วคราวสําหรับคนเดินทางหรือบุคคลอื่นใดโดยมีค่าตอบแทน อันมีลักษณะเป็นการประกอบกิจการเพื่อหารายได้เสริมและได้แจ้งให้นายทะเบียนทราบตามแบบที่รัฐมนตรีกําหนด ไม่เป็นโรงแรมตาม (๓) ของบทนิยามคําว่า “โรงแรม” ในมาตรา ๔”

ดังนั้น ถ้าคุณเป็นเจ้าของที่พักที่มีห้องพักไว้รับรองลูกค้าไม่เกิน 4 ห้อง และสามารถรับรองลูกค้าได้ครั้งละไม่เกิน 20 คน คุณก็ไม่ต้องไปยื่นขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม

แต่อย่างไรก็ตาม กรมการปกครอง กำหนดให้สถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม ตาม กฎกระทรวงฯ จะต้องดำเนินการจดแจ้งสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม กับกรมการปกครอง โดยคุณสามารถดาวโหลดแบบฟอร์มแบบหนังสือแจ้งสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม พร้อมแนบเอกสารและหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ดังนี้

รายการเอกสารและหลักฐานประกอบการจดแจ้ง

  1. ทะเบียนบ้านและสำเนาทะเบียนบ้าน 1 =6f
  2. หนังสือสำคัญแสดงกรรมสิทธิ์หรือสิทธิครอบครองที่ดิน 1 ชุด
  3. หลักฐานแสดงความเป็นเจ้าของอาคาร หรือหนังสือแสดงความยินยอมให้ใช้อาคารหรือสถานที่ที่ขออนุญาตประกอบกิจการพาณิชย์ในกรณีที่อาคารหรือสถานที่นั้นเป็นของผู้อื่น 1 ชุด
  4. แผนที่แสดงที่ตั้งของสถานที่พักโดยสังเขป 1 ชุด
  5. สำเนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชน 1 ชุด

คุณสมบัติของผู้ที่จะขอรับแบบหนังสือแจ้งสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม

  1. มีสัญชาติไทย
  2. มีอายุไม่ต่ำกว่ายี่สิบปีบริบูรณ์
  3. มีภูมิลำเนาหรือถิ่นที่อยู่ในราชอาณาจักรไทย
  4. ไม่เป็นบุคคลล้มละลาย
  5. ไม่เป็นบุคคลคนไร้ความสามารถหรือคนเสมือนไร้ความสามารถ
  6. ไม่เคยได้รับโทษจำคุกโดยคำพิพากษาถึงที่สุดให้จำคุก เว้นแต่เป็นโทษสำหรับความผิดที่ได้กระทำโดยประมาทหรือความผิดลหุโทษ
  7. ไม่เคยต้องคำพิพากษาถึงที่สุดว่าเป็นผู้กระทำผิดในความผิดเกี่ยวกับเพศตามประมวลกฎหมายอาญา ความผิดตามกฎหมายเกี่ยวกับยาเสพติด ความผิดตามกฎหมายว่าด้วยมาตรการในการป้องกันและปราบปรามการค้าหญิงและเด็ก หรือความผิดตามกฎหมายว่าด้วยมาตรการในการป้องกันและปราบปรามการค้าประเวณี
  8. ไม่เป็นผู้อยู่ในระหว่างถูกสั่งพักใช้ใบอนุญาต
  9. ไม่เคยถูกเพิกถอนใบอนุญาต หรือเคยถูกเพิกถอนใบอนุญาตโดยเหตุอื่นที่มิใช่เหตุตาม (6) แต่เวลาได้ล่วงพ้นมาแล้วไม่น้อยกว่าสามปี

แจ้งสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม

  • เขตกรุงเทพมหานคร ยื่นคำขอได้ที่ ส่วนรักษาความสงบเรียบร้อย 3 สำนักการสอบสวนและนิติการ กรมการปกครอง (วังไชยา) ถนนนครสวรรค์ เขตดุสิต กรุงเทพมหานคร โทร 02-3569559
  • ต่างจังหวัด ยื่นคำขอได้ที่ ที่ว่าการอำเภอที่สถานที่พักนั้นตั้งอยู่

ระยะเวลา

  • ระยะเวลาในการดำเนินการรวม : 40 วัน

ขั้นตอน

  1. การตรวจสอบเอกสาร ผู้ประกอบการยื่นคำขอแบบหนังสือแจ้งสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม ใช้เวลา 1 วัน
  2. เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบพิจารณาตรวจสอบข้อมูล ใช้เวลา 4 วัน
  3. จัดเจ้าหน้าที่ไปตรวจสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตรวจสอบประวัติ และอนุมัติลงนามหนังสือแจ้งสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม ใช้เวลา 35 วัน

บทลงโทษ

  • หากผู้ให้บริการที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม ไม่จดแจ้งมีความผิดฐานประกอบธุรกิจโรงแรมโดยไม่ได้รับอนุญาต ตาม พ.ร.บ. โรงแรม พ.ศ. 2547 มาตรา 15 ประกอบ 59

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

การแจ้งผู้เข้าพัก (ร.ร. 4) และแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม. 30)

การบริหารธุรกิจโรงแรม ห้องพัก มีหลายเรื่องทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องนอกจากการขอใบอนุญาตต่างๆ ทั้ง ใบอนุญาตก่อสร้าง ใบอนุญาตประกอบกิจการโรงแรม กว่าจะได้มา หลายๆโรงแรมก็ใช้เวลาและใช้ความวิริยอุตสาหะน่าดูเหมือนกันนะครับ แต่เมื่อโรงแรมของเราเปิดกิจการไปแล้ว การดำเนินกิจการให้ราบรื่นตลอดเวลานั้นแสนยากยิ่งกว่า มีอีกหลายสิ่งที่ผู้บริหารโรงแรมจำเป็นต้องทราบ รวมถึงเรื่องการผู้เข้าพัก (ร.ร.4) และการแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม.30) ด้วยครับ

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการแจ้งที่พักและการแจ้งผู้เข้าพักชาวต่างชาติ มี 2 ฉบับด้วยกัน คือ มาตรา 35และ36 ของพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 และมาตรา 38 ของ  พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 ดังนี้

พระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547

มาตรา 35 กำหนดให้โรงแรมต้องจัดให้มีการบันทึกรายการต่างๆ เกี่ยวกับผู้พักและจํานวนผู้พักในแต่ละห้องลงในบัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 3) ในทันทีที่มีการเข้าพัก และนําไปบันทึกลงในทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ภายใน 24 ชั่วโมง หลังจากมีการลงทะเบียนเข้าพัก

มาตรา 36 ผู้จัดการต้องส่งสําเนาทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ในแต่ละวันไปให้นายทะเบียนทุกสัปดาห์

(บทกำหนดโทษ: หากทางโรงแรม ไม่บันทึกรายการตางๆลงในบัตรทะเบียนผู้เข้าพัก รร.3 และไม่บันทึกลงใน รร4. ต้องระวางโทษ ปรับทางปกครองตั้งแต่สองหมื่นบาทถึงหนึ่งแสนบาท นอกจากนั้น หากไม่นำสำเนา รร.4 ส่งให้กับทะเบียนทุกสัปดาห์ ต้องระวางโทษปรับทางปกครองตั้งแต่สองหมื่นบาทถึงหนึ่งแสนบาท)

พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522

มาตรา 38 กำหนดให้สถานที่ทุกประเภทที่ให้ที่พักอาศัยชาวต่างชาติ ต้องแจ้งข้อมูลให้สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก

(บทกำหนดโทษ: หากโรงแรมไม่ทำการแจ้งผู้เข้าพักชาวต่างชาติภายใน 24 ชม. ต้องระวางโทษปรับไม่เกินสองพันบาท แต่ถ้าผู้นั้นเป็นผู้จัดการโรงแรม ต้องระวางโทษปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงหนึ่งหมื่นบาท)

จากพระราชบัญญัติทั้ง 2 ฉบับ จะเห็นว่า พนักงาน Front Office หรือโรงแรมจะต้องปฏิบัติดังนี้ เมื่อมีผู้เข้าพัก ไม่ว่าจะเป็นคนไทยหรือชาวต่างชาติ จะต้องจัดทำใบ ร.ร.4 ตามรูปแบบที่กรมการปกครองกำหนดนำส่งให้นายทะเบียนที่ฝ่ายปกครอง เช่น อำเภอหรือเขตสัปดาห์ละ 1 ครั้ง หรือจัดทำเป็น Excel ที่มีข้อมูลครบถ้วยยื่นผ่านระบบของกรมการปกครองสัปดาห์ ละ 1 ครั้ง คลิกเพื่อดูการนำส่งข้อมูลทะเบียนผู้เข้าพัก (รร4) ทางอิเล็กทรอนิกส์

ทะเบียนผู้พักให้ใช้ตามแบบ ร.ร.3 (สามารถจัดทำเป็น A4 ได้)

บันทึกทะเบียนผู้พัก แบบ ร.ร.4

สำหรับการแจ้งผู้เข้าพัก นั้น คุณไม่จำเป็นจะต้องแจ้งครบทุกคนที่เข้าพักในห้องนั้นๆ คุณสามารถแจ้งเป็นตัวแทนห้องละ 1 คนก็ได้ แต่ในรายงานของแต่ละวันจะต้องมีข้อมูลของผู้เข้าพักท่านนั้นไปทุกๆ วันไปจนกว่าจะเช็คเอาท์ไม่ใช่ลงแค่วันที่เช็คอิน (ในระบบ INNkeeper ของ CiMSO คุณสามารถทำแบบฟอร์ม Excel ที่คุณต้องการและดาวโหลดรายงานออกมาเพิ่อใช้แนบกับของกรมการปกครองได้อย่างง่ายดาย)

นอกจากนั้น ในกรณ๊ที่ผู้เข้าพักของคุณเป็นคนต่างชาติ นอกจากคุณจะต้องทำทะเบียนผู้เข้าพัก ตามแบบ รร.4 แล้ว คุณยังต้องแจ้งที่พักคนต่างด้าว ด้วยฟอร์ม ตม.30 ไปยังสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก ซึ่งคุณสามารถทำใบ ตม. 30 ในรูปแบบไฟล์ MS Excel ของผู้เข้าพักที่เป็นชาวต่างชาติทุกคนและนำส่งในระบบออนไลน์ของสตม. เอง ภายใน 24 ชั่วโมง การแจ้งจะแจ้งเพียงครั้งเดียวในวันที่เช็คอินแต่ต้องระบุว่าเช็คเอาท์เมื่อไหร่  (เช่นเดียวกัน ในระบบ INNkeeper ของ CiMSO คุณสามารถทำแบบฟอร์ม Excel ที่คุณต้องการและดาวโหลดรายงานออกมาเพิ่อใช้แนบกับของกรมการปกครองได้อย่างง่ายดาย)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

CiMSO Computer Hardware 2019

สวัสดีครับ ในบทความนี้ผมจะอัพเดทฮาร์ดแวร์ ที่ CiMSO ได้ทำการเทสแล้วว่าสามารถใช้ได้ดีกับ CiMSO Software Suite โดย supplier และเจ้าของสินค้าสามารถติดต่อเพื่อนำสินค้า Hardware มาทดลองว่าเข้ากันได้กับระบบของ CiMSO ได้ โดยส่งอีเมล์มาที่ cimso@aecenlist.com ครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com

ศัพท์ภาษาอังกฤษน่ารู้เกี่ยวกับโรงแรม – การแจ้งเข้าพักที่โรงแรม (Checking in)

อย่าลืมว่าความประทับใจของแขกที่มาพักที่โรงแรมของเรา คือ การรู้สึกว่าได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่น ด้วยทีมงานคุณภาพ ที่มีมาตรฐาน ตั้งแต่พนักงานประจำประตู (Doorman) พนักงานยกกระเป๋า (bellboy or porter) และพนักงานต้อนรับ (receptionist) ที่หน้าเคาเตอร์โรงแรม การเลือกใช้ประโยคภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง จะแสดงถึงความจริงใจของผู้พูด และจะช่วยทำให้การให้บริการแขกของโรงแรมมีมาตรฐาน และสร้างความประทับใจให้แขกกลับมาใช้บริการที่โรงแรมอีกครั้งต่อไป

May I see your passport, please?
เมย์ ไอ ซี ยัวร์ พาสปอร์ต พลี้ส?
รบกวนขอพาสปอร์ตหน่อยค่ะ?

May I have passport or ID card, please?
เมย์ ไอ แฮฟ พาสปอร์ต ออร์ ไอดี คาร์ด พลี้ส?
รบกวนขอพาสสปอร์ต หรือ บัตรประจำตัวหน่อยค่ะ?

Please fill in this registration form.
พลี้ส ฟิล อิน ดีส เรจีสเตรชั่น ฟอร์ม
กรุณากรอกใบลงทะเบียนหน่อยค่ะ

Will you please write your name on this card?
วิล ยู พลี้ส ไรท์ ยัวร์เนม ออน ดีส คาร์ด
กรุณาเขียนชื่อลงในบัตรนี้หน่อยค่ะ

Would you please sign in this registration card?
วูด ยู พลี้ส ซายน์ อิน ดีส เรจิสเตรชั่น คาร์ด?
รบกวนท่านกรุณาลงลายเซ็นในบัตรลงทะเบียนนี้หน่อยค่ะ?

การแจ้งห้องพักพร้อมอาหารเช้า (เบอร์ห้อง,ห้องอาหาร)

Here is your key. Your room number is 609.
เฮียร์ อีส ยัวร์ คีย์ ยัวร์ รูม นัมเบอร์ อีส ซิก-โอ-ไนน์
นี่กุญแจห้องพักของท่าน หมายเลขห้องท่านคือ 609

You may take the elevator over there.
ยู เมย์ เท็ก ดิ เอเลเวเตอร์ โอเว่อร์ แดร์
คุณสามารถใช้ลิฟท์ตรงโน้นได้นะคะ

The bellboy will take you to your room.
เดอะ เบลบอย วิล เท็ก ยู ทู ยัวร์ รูม
พนักงานยกระเป๋าจะนำคุณไปที่ห้องค่ะ

Hope you enjoy your stay here.
โฮป ยู เอ็นจอย ยัวร์ สเตย์ เฮียร์
หวังว่าท่านจะได้รับความสะดวกสบายในการพักผ่อนที่นี่

Here is your breakfast coupon.
เฮียร์ อีส ยัวร์ เบรคฟาส คูปอง
นี่คูปอง อาหารเช้าค่ะ

ในกรณีที่ยังไม่ได้มีการจองห้องพัก ในกรณีที่แขกยังไม่ได้จองห้องพัก เราสามารถถามดังนี้

Do you have a reservation?
ดู ยู แฮฟ อะ เรสเซอเวชั่น?
ไม่ทราบได้จองห้องไว้หรือเปล่าค่ะ?

We have a vacant room for you.
วีแฮฟ อะ เวเคนท์ รูม ฟอร์ ยู
เรามีห้องว่างบริการท่านค่ะ

I’m sorry our hotel is (fully) booked.
ไอม ซอร์รี่ เอาเวอร์ โฮเทล อีส (ฟูลลี่) บุคท์
ต้องขออภัยค่ะ โรงแรมเราถูกจองเต็มแล้วค่ะ

We can put you on a waiting list or we can find you a room in another hotel.
วี แคน พุต ยูออน อะ เว็ตติ่ง ลิส ออร์ วีแคน ไฟด์ ยู อะ รูม อิน อนัทเธอร์ โฮเทล
เราจะลงชื่อคุณไว้ในรายการรอห้อง หรือ จะช่วยหาห้องจากโรงแรม อื่นได้ค่ะ

คำศัพท์ที่มีประโยชน์ Useful Vocabulary

  • Reservation counters          เรสเซอร์เวชั่น เคาน์เตอร์      เคาน์เตอร์จองล่วงหน้า
  • Receptionist                            รีเซฟชั่นนิส                           พนักงานต้อนรับ
  • Carpet                                       คาร์เป็ต                                 พรม
  • warm running water            วอร์ม รันนิ่ง วอเตอร์              น้ำร้อนที่ใช้อาบ
  • tax                                               แท็กซ                                   ภาษี
  • include                                      อินคลูด                                  รวมทั้ง
  • advance                                   แอดวานซ์                             ล่วงหน้า
  • bill                                               บิล                                         ใบเรียกเก็บเงิน
  • check out                                 เช็ค เอ้าท์                              เช็คออก(จากโรงแรม)
  • check out time                       เช็ค เอ้าท์ ไทม์                     เวลาเช็คออก
  • sign                                            ซายน์                                    เซ็นชื่น
  • registration card                   เรจิสสเตรเชิ่น คาร์ด              บัตรลงทะเบียน
  • elevator                                    เอเลเวเตอร์                            ลิฟต์
  • lift                                                ลิฟต์                                      ลิฟต์

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com