ขั้นตอนการทำงานของโรงแรม – การลงทะเบียนเข้าพัก

การลงทะเบียนเข้าพักเป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการรับจองห้องพัก ซึ่งระหว่างกระบวนการในการรับจองห้องพักกับการลงทะเบียนเข้าพัก จะมีขั้นตอนปฏิบัติงานที่เรียกว่า “การเตรียมการก่อนแขกจะมาเข้าพัก (Pre-registration Activities)” เพื่อช่วยให้การลงทะเบียนเข้าพักของแขกสะดวก รวดเร็ว และลดความผิดพลาดได้มากขึ้น

ขั้นตอนการเตรียมการก่อนแขกจะเข้าพัก เกิดขึ้นระหว่างที่แขกจองห้องพักและยังมาไม่ถึงโรงแรม ซึ่งดรงแรมจะมีข้อมูลที่แขกให้ไว้ระหว่างที่ทำการติดต่อขอจองห้องพักเท่านั้น เมื่อแขกมาติดต่อ front office เพื่อทำการเข้าพัก แขกควรจะตรวจสอบข้อมูลและลงนามกำกับเท่านั้น ดังนั้น Front Office จึงควรเตรียมเอกสารลงทะเบียนเข้าพักล่วงหน้าไว้ แฃะเมื่อหมดเวลาในการยกเลิกการจองห้องพักของแขกแต่ละราย ก็สามารถจัดทำรายงานการจองห้องพักที่ถูกต้องได้ทันที

กระบวนการในการปฏิบัติงานรับลงทะเบียนเข้าพัก

กิจกรรมที่แขกทำ

งานของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า

มาถึงโรงแรม

ตรวจสอบการจองห้องพักและการจัดห้องพักสำหรับแขก

ลงทะเบียนเข้าพัก

ตรวจสอบความถูกต้องและรายละเอียดของการลงทะเบียน มอบกุญแจห้องพัก หรือ key card พร้อมคูปองอาหารให้แก่แขก

แขกไปยังห้องพัก

จัดให้พนักงานขนสัมภาระนำแขกและสัมภาระของแขกไปยังห้องพัก แจ้งให้แผนกและฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทราบว่าแขกเข้าพักแล้วเปิดบัญชีการใช้บริการของแขก

ขณะที่แขกอยู่ในโรงแรม และใช้บริการส่วนต่างๆของโรงแรม

จัดทำบัญชีค่าบริการต่างๆ ที่แขกใช้บริการไป รับและแจ้งข้อมูลข่าวสารให้แขกทราบ อำนวยความสะดวกในการพักอยู่ในโรงแรมของแขก

ออกจากโรงแรมและชำระค่าบริการต่างๆ เรียบร้อยแล้ว

แจ้งให้แผนกและฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทราบว่าคืนห้องพักและออกจากโรงแรมแล้ว จัดทำและเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าพักและการใช้บริการต่างๆ ของแขก

เอกสารที่ใช้ในการลงทะเบียนเข้าพัก

  1. รายชื่อแขกที่จะเข้าพักประจำวัน (Arrival List)
  2. เอกสารลงทะเบียนเข้าพัก (registration Card)
  3. เอกสารแจ้งรายการของผู้เข้าพักประจำวัน (เพื่อส่งสำนักงานตำรวจแห่งชาติ)
  4. เอกสารการเปลี่ยนห้องพักและอัตราค่าห้องพัก (Room and Rate change)
  5. เอกสารแสดงรายการค่าบริการที่แขกต้องชำระ
  6. เอกสารแสดงรายการส่วนลด (Discount report or discount Book)
  7. สมุดส่งเวร (เพื่อบันทึกการทำงานและการปฏิบัติงานของพนักงาน แสดงความเคลื่อนไหวของงานว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ติดตามเรื่องใดบ้าง เพื่อให้บริการแขกและปฏิบัติงานต่างๆให้ลุล่วง)
  8. เอกสารในการเปลี่ยนชื่อแขก (Name Change), ถ้ามี
  9. เอกสารสั่งสิ่งของหรืออาหารและเครื่องดื่มเพื่อเป็นอภินันทนาการแก่แขก (Complementary Order)
  10. คูปองอาหาร
  11. เอกสารแสดงสถานภาพห้อง (Room Rack Slip or Room Rack Card) หากโรงแรมใช้ระบบคอมพิวเตอร์ สิ่งเหล่านี้จะปรากฏในระบบ ศึ่งแยกสถานะไปตามสีต่างๆ
  12. เอกสารแสดงการเข้าพักของแขก
  13. เอกสารแสดงการออกจากโรงแรมของแขก
  14. เอกสารแสดงรายชื่อแขกที่เข้าพักโดยไม่มีการจองห้องพักล่วงหน้า (Walk-in Record)
  15. บัตรเปิดประตูห้องพัก และ ซองใส่บัตรเปิดประตูห้องพัก (Key card and Key card envelop)
  16. บัตรเครื่องดื่มเพื่อการต้อนรับ (Welcome Drink Card)

To contact jobnsure by phone, please call +66-2392-4186 or email at jobnsure1@gmail.com