การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ในโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเคยใช้ซอฟต์แวร์อยู่แล้วหรือยังไม่เคยมีระบบซอฟต์แวร์มาก่อน แต่เมื่อถึงวันที่คุณคิดว่าจะต้องเอาซอฟต์แวร์ตัวใหม่เข้ามาใช้กับองค์กร คุณจะต้องพบกับเรื่องการเปลี่ยนแปลงต่างๆในองค์กร หรือที่เรียกว่า Change Management

Charles Darwin กล่าวว่า “It is not the strongest or the most intelligent who survive, but those who can best manage change

เมื่อโลกเปลี่ยนแปลงไป การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะการนำเอาระบบ ERP Software มาช่วยในการบริหารจัดการองค์กร เพื่อให้องค์กรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีมาตรฐาน และก้าวต่อไปข้างหน้าทันทุกยุคทุกสมัย

การจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

ธุรกิจที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลายังคงอยู่ในธุรกิจต่อไป ในขณะที่ธุรกิจที่ไม่สนใจต่อการเปลี่ยนแปลงจะค่อยๆตายหายจากไป การเปลี่ยนแปลงมีหลายรูปแบบ:

  • การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ
  • การเปลี่ยนวิธีการทำงาน
  • การลบระบบไฟล์เก่า
  • การปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม
  • การนำไปใช้ในการซื้อกิจการและการควบรวมกิจการและอีกมากมาย!

การจัดการการเปลี่ยนแปลง(Change Management)  ในโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ มีเป้าหมาย เพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งองค์กนให้ประสบความสำเร็จโดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ถือหุ้นทั้งหมดพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงและได้รับคำแนะนำที่เหมาะสมและการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีปรับตัวให้สอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ใหม่ ๆ เหล่านี้

70% ของการเปลี่ยนแปลง(Change Management)  ในโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ ล้มเหลวและไม่สามารถ GO-LIVE เนื่องจากการต้านทานของพนักงานและการขาดการสนับสนุนการจัดการ เมื่อคนเราทำอะไรมาหลายปีพวกเขาไม่ชอบที่จะถูกบอกให้ทำอย่างอื่น การเปลี่ยนแปลงนำมาซึ่งความกลัวความไม่ปลอดภัย จริงๆแล้ว พนักงานไม่ผิดในการหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลง พวกเขาเพียงแค่ต้องการการสื่อสารและคำแนะนำในที่ทำงานที่เหมาะสมช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงประโยชน์ของระบบใหม่และประเด็นปัญหาของระบบเก่า เมื่อแจ้งผลประโยชน์แล้วองค์กรต่างๆต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเปลี่ยนแปลงราบรื่นที่สุด

สิ่งสำคัญที่องค์กรจะต้องมี คือ ผู้จัดการโครงการ หรือ หัวหน้าโปรเจค ที่มีความเป็นกลาง Positive และตั้งเป้าหมายที่จะเอาชนะการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงให้ได้ โดยไม่ทอดใจระหว่างการพัฒนาโครงการ เพราะแน่นอนว่าผู้จัดการจะต้องเจอปัญหาหลากหลายระหว่างการดำเนินแผนงานตางโครงการ และหากผู้จัดการโครงการล้มเลิกระหว่างการดำเนินโครงการ ก็จะทำให้โครงการนั้นไม่สามารถเดินต่อไปจน GO-LIVE ได้

ในการดำเนินโครงการพัฒนาระบบ ERP Software ผู้จัดการโครงการจะต้องร่วมมือกับทีม ERP Software Implementer ในการวางแผนการดำเนินงานร่วมกัน การจัดสรรเวลา โดยจะต้องให้ความสำคัญและการมีส่วนร่วมของ End User (ผู้ใช้ปลายทาง) ในกระบวนการทำงานที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลง การวางแผนการอบรมและการสื่อสารให้คลอบคลุม เพื่อให้โครงการเดินไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนสำหรับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ

  1. ระบุสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง

“การมีความโปร่งใสกับพนักงานในผลของการดำเนินการเปลี่ยนแปลงเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ”

กระบวนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เริ่มต้นด้วยความรู้ว่ามีปัญหา (หรือขอบเขตในการปรับปรุง) ในองค์กร การระบุพื้นที่ของการปรับปรุงเป็นขั้นตอนแรกสู่การเปลี่ยนแปลง เช่น ระบบซอฟต์แวร์เดิมไม่รองรับการทำงานหรือความต้องการของลูกค้าที่มีการเปลี่ยนแปลงไป จึงมีความจะเป็นต้องหาระบบใหม่ที่ตอบโจทย์มาใช้แทน เป็นต้น การระบุปัญหาจะช่วยให้เข้าใจถึงทิศทางตอบ “ทำไม” และช่วยชี้แจงเป้าหมายในอนาคตขององค์กร

นอกจากนี้ยังรวมถึงการระบุบุคคลที่จะได้รับผลกระทบโดยตรงจากการเปลี่ยนแปลงและกำหนดบทบาทของผู้บริหารระดับสูงในการอำนวยความสะดวกให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น

  1. ระบุและสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

วิธีการจากบนลงล่างมักจะเป็นวิธีที่จะไปขณะที่การดำเนินการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้ง บริษัท การระบุและอธิบายผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับความต้องการและผลประโยชน์ที่ตามมาของการเปลี่ยนแปลงเป็นขั้นตอนที่สำคัญ

ผู้บริหารระดับสูงจะต้องอยู่ในขั้นตอนการทำงานนี้ก่อนเนื่องจากเป็นผู้ที่จะอนุมัติการเงินและอำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลง ต่อไปผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จะได้รับผลกระทบทางตรงหรือทางอ้อมจากการเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องอธิบายความคิดเรื่องการเปลี่ยนแปลง ยิ่งผู้มีส่วนได้เสียเข้าใจผลกระทบและยอมรับถึงข้อดีที่จะเกิดขึ้นเท่าไหร่ กระบวนการจัดการเปลี่ยนแปลงก็จะดียิ่งขึ้นเท่านั้น

  1. “ วิธีการ” ของการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนต่อไปคือการวางแผนกลยุทธ์การดำเนินการเปลี่ยนแปลงทีละขั้น โดย Implementer จะนำเสนอแผนงานที่กำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงจะเริ่มต้นที่ใด ทรัพยากรใด ต้นทุนของการดำเนินการทั้งหมดและผลลัพธ์ควรเป็นอย่างไร การวางแผนกระบวนการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงและรับประกันการเปลี่ยนแปลงและความเข้าใจในระบบใหม่อย่างมั่นคง

  1. จัดให้ผู้จัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการ จะต้องรายงานโดยตรงกับพนักงานและเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงจะต้องมีทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ

  1. วัดความสำเร็จ

ในการวัดประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงคุณต้องตั้งค่าตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

ในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงองค์กรต่างๆต้องกำหนดมาตรการบางอย่างที่แสดงให้เห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นจริงหรือไม่และการนำไปปฏิบัตินั้นนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จหรือไม่

สิ่งสำคัญที่สุดของการจัดการการเปลี่ยนแปลงคือความสามารถในการพูดคุยสองทางกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของการเปลี่ยนแปลงสื่อสารให้พวกเขาทราบถึงข้อดีของการเปลี่ยนแปลงและทำความเข้าใจกับการต่อต้านของพวกเขา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรตระหนักว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงและการมองหาวิธีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จมากขึ้นได้อย่างไร

การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง (Change Management) คือสิ่งที่ AEC Enlist ซึ่งเป็นตัวแทนจำหน่ายแต่เพียงผู้เดียวและทีม Implementor ของ CiMSO ERP Software ยึดมั่นและให้ความสำคัญเสมอครับ เพราะเราเข้าใจว่า ไม่มีใครที่ทำงานเดิมๆแล้วอยากจะเปลี่ยนแปลง แต่หากเขาเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงทำให้องค์กรดีขึ้นและรู้ถึงข้อดีของการเปลี่ยนแปลง และเขายินดีเปลี่ยน ก็จะทำให้การเปลี่ยนซอฟต์แวร์หรือการ Implement Software ประสบความสำเร็จและ GO-LIVE ได้ไม่ยากครับ

7.1 Ci Header BACKoffice

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com