ทำไมธุรกิจโรงแรมในปัจจุบันจึงเลือกใช้ ERP Software

คงไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไป กับการใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการธุรกิจ เพื่อที่จะทำให้การขายห้องพักของคุณเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้ายุคปัจจุบันที่มีแนวโน้มจะใช้ซอฟต์แวร์ในการจองห้องพักและจองบริการอื่นๆต่อเนื่องมากขึ้นเรื่อยๆ  เช่น การจองห้องพักผ่านหน้าเว็บไซต์ของโรงแรม หรือ จองผ่าน OTAs พร้อมกับการจองกิจกรรมอื่นๆที่ทางโรงแรมนำเสนอ เช่น จองร้านอาหารสำหรับคืนพิเศษ  หรือการจองคอร์สปา เป็นต้น

ผู้ประกอบการโรงแรมและที่พัก คงต้องคุ้นชินกับการใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยในการบริการจัดการขายห้องพักและบริการไม่มากก็น้อย เพราะคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยได้ ตั้งแต่การเสนอขาย (ไม่ว่าจะเป็นการขายผ่านตัวแทนขาย OTAs เอเจ้น หรือจะเป็นการขายผ่านหน้าเว็บไชต์ของโรงแรมโดยตรง (Direct Booking)) การจอง การรับชำระเงิน รวมถึงงานบริการหลังการขาย เช่นการออกใบเสร็จรับเงิน การส่งต่อคำสั่งซื้อสินค้าและบริการไปยังทีมงานภายในโรงแรมที่จะต้องดูแลตอบสนองความต้องการของลูกค้าต่อไป  
 

คำถามคือ ซอฟต์แวร์ที่ผู้ประกอบการโรงแรมและที่พักเลือกใช้ โอเคแล้วหรือยัง?

หากคุณลองสำรวจองค์กรของคุณ รวมถึงการทำงานของทีมงาน แล้วเจอสิ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้ …

  • อยู่ในช่วงเวลาแห่งการเติบโต: ถ้าองค์กรของคุณกำลังเติบโต หรือกำลังวางแผนที่จะเติบโตอย่างมีนัยสำคัญ
  • ต้องการการควบรวมกิจการหรือการซื้อกิจการ: ตัวอย่างเช่น องค์กรแม่จำเป็นต้องปรับปรุงระบบทั่วทั้งบริษัท เพื่อให้บริษัทเติบโต 
  • ซอฟต์แวร์เดิมล้าสมัย: ระบบปัจจุบันขององค์กรล้าสมัยและไม่พร้อมสำหรับการอัพเกรด หรือไม่ให้บริการธุรกิจและผู้ใช้อย่างเพียงพออีกต่อไป
  • แผนงานเชิงกลยุทธ์: องค์กรที่มีผู้บริหารที่มีความคิดก้าวหน้าได้สรุปแผนงานด้านเทคโนโลยีทางธุรกิจซึ่งรวมถึงโซลูชันองค์กรใหม่
  • ความซ้ำซ้อนของการทำงาน: เช่น แผนกฟร้อน (Front Office) และแผนกอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น ร้านอาหาร แผนกแม่บ้าน แผนกบัญชี ว่าการทำงานระหว่างแผนกมีขั้นตอนการทำงานบางอย่างที่ซ้ำซ้อนกัน และซอฟต์แวร์ควรจะเข้ามาช่วยให้การทำงานนั้นลดน้องลง เช่น ระหว่างแผนกฟร้อนกับแผนกบัญชีส่งต่อข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าอย่างไร ต้องคีย์ข้อมูลของลูกค้าเข้าสู่รับบ PMA แยกกับระบบบัญชี  
  • วามไม่สะดวกในการให้บริการ: ร้านอาหาร ไม่สามารถเอาข้อมูลการทานอาหารเข้าโฟลิโอของลูกค้าได้เลยในระบบเดียวกัน จะต้องคิดเงินค่ารับประทานอาหารแยกกันกับการชำระค่าห้องพัก ซึ่งลูกค้าที่เข้าพัก บางครั้งไม่สะดวกในการพกกระเป๋าสตางค์ออกจากห้องพัก เพื่อไปทำกิจกรรมต่างๆภายในดรงแรม
  • ความผิดพลาดในการทำงาน: ระบบแม่บ้าน ไม่เชื่อมต่อกับระบบ PMS ทำให้หลายครั้งการส่งมอบห้องพักให้แขกไม่พร้อมและเกิดความผิดพลาด

หากสำรวจแล้ว คุณมีสิ่งต่างๆเหล่านี้สัก 3 ใน 5 ข้อข้างต้น คุณเหมาะสมที่จะพิจารณาหาซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร เพื่อที่จะเพิ่มประสบการณ์การเข้าพักที่ดีให้กับลูกค้า เพื่อที่จะลดความผิดพลาด และเพื่อที่จะลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนของทีมงาน

แล้วซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร ที่เหมาะกับธุรกิจโรงแรมและที่พัก คือซอฟต์แวร์แบบไหน?  

คุณเป็นผู้บริหารโรงแรม และคุณเองก็ใช้ PMS อยู่แล้ว แต่ยังรู้สึกว่าระบบยังไม่ตอบสนองความต้องการของทีมงาน ยังมีการทำงานที่ซ้ำซ้อน ส่งมอบห้องพักให้แขกได้ล่าช้า ต้องคีย์ข้อมูลลูกค้าซ้ำไปมา 

ซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้องค์กร ตลอดระยะเวลาที่ผมให้คำปรึกษาทางด้าน ERP และ Change Management ผมแนะนำให้องค์กรเริ่มพิจารณาเลือกใช้ ซอฟต์แวร์แบบ Hospitality ERP มาบริหารโรงแรมและที่พักของคุณครับ 

ซอฟต์แวร์แบบ Hospitality ERP คือ ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่มีความสามารถโดดเด่น มีฟังชั่นเฉพาะสำหรับธุรกิจโรงแรมและที่พัก (รวมถึงธุรกิจที่ต่องเนื่องจากธุรกิจโรงแรม เช่น ร้านอาหาร สปา กิจกรรม เป็นต้น) เป็นเทคโนโลยีทางธุรกิจแบบครบวงจรที่ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถใช้ระบบเดียว(single software) ในการจัดการกระบวนการทำงานของโรงแรมได้ ซอฟต์แวร์นี้รวมเรียกว่า Hospitality ERP Software เน้นการบัญชีและการปฏิบัติงาน และมีฐานข้อมูลเดียวเป็นแหล่งข้อมูลหลักขององค์กร ในปัจจุบัน ซอฟต์แวร์ ERP กลายเป็นซอฟต์แวร์ชั้นนำที่ได้รับเลือกสำหรับธุรกิจ Hospitality ที่กำลังเติบโตซึ่งต้องการรักษาและปรับปรุงความได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจ 

Hospitality ERP Software สำหรับธุรกิจโรงแรม ทำอะไรได้บ้าง? 

ขึ้นชื่อว่า ERP แน่นอนว่า จะต้องเป็นระบบที่สามารถใช้บริหารจัดการได้ทั้งองค์กร แบบ Single Software แต่พิเศษกว่านั้น ตรงที่ มันคือ ซอฟต์แวร์เดียวที่สามารถใช้ได้ทั้งองค์กร และมีความสามารถหลักๆ ดังนี้ 

1.Property Management System (PMS) หรือ Front Office Module เป็นระบบจัดการส่วนหน้า ใช้บริหารจัดการจำนวนห้องพัก ตั้งแต่ จำนวนห้องพักที่ว่าง ห้องพักกำลังมีแขกเข้าพัก ห้องพักที่กำลังทำความสะอาด ในแต่ละวัน การทำจองห้องพัก การโยกห้องพักในแต่ละวัน การสร้างรายงานประจำวันประเภทต่างๆ การทำงานร่วมกับแผนกแม่บ้านเพื่อแจ้งว่าห้องทำความสะอาดเสร็จเรียบร้อยหรือไม่ เพื่อที่หน้าฟร้อนท์จะได้ทราบว่าห้องไหนสามารถให้ลูกค้าเข้าพักได้ เป็นต้น

2.House Keeping ระบบงานแม่บ้าน คือ ระบบตารางการทำงานของแม่บ้านและบริหารทรัพยากรอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้ในการควบคุมต้นทุน และระบบยังช่วยแสดงให้เห็นถึงสถานะของห้องพักแต่ละห้อง ว่ามีความพร้อมที่จะให้บริการหรือไม่ ทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงสถานะภาพของห้องโดยเจ้าหน้าที่ของแผนกแม่บ้าน ระบบจะส่งข้อมูลสถานะของห้องนั้น ๆ ไปยังฝ่ายตอนรับ ทำให้เกิดความสะดวกและรวดเร็ว และช่วยลดการผิดพลาดในการให้บริการแก่ผู้เข้าพักได้เป็นอย่างดี

3.Reservation Management เป็นระบบการจองห้องพัก ที่ช่วยในการจัดเก็บประวัติการจองห้องพักของลูกค้าทั้งแบบรายบุคคล หรือแบบเป็นหมู่คณะ เข้าสู่ฐานข้อมุลลูกค้า (Customer Data Platform) นอกจากนี้ ระบบยังสามารถคำนวณปริมาณห้องว่างล่วงหน้าได้ตลอดเวลา และจะแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีการรับจองห้อง หรือขายห้องในปริมาณที่มากกว่าห้องที่เหลืออยู่ ในแต่ละช่วงเวลา ทำให้ผู้ใช้สามารถยืนยันการรับจองห้องได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ช่วยแก้ปัญหาในการรับจองห้องพักมากกว่าปริมาณห้องพักที่มีอยู่จริง (Over booking) 

ระบบการจองห้องพัก จะสามารถเชื่อมต่อกับ เว็บไซต์ดังๆ ที่ใช้ในการจองห้องพัก ด้วยฟังก์ชั่นที่เรียกว่า Channel Manager ทำให้การตัด allotment ของห้องพัก ไม่มีความผิดพลาด และโรงแรมก็จะได้ข้อมูลข้อมูลผู้เข้าพัก เพื่อพร้อมต่อการรับรองลูกค้า และการทำการตลาดต่อไป 

4.Central Reservations Office สำคัญมากสำหรับโรงแรมที่มีหลายสาขาหรือมีการบริหารจัดการจากส่วนกลาง คือ ระบบจองห้องพักจากส่วนกลาง เพราะคุณสามารถบริหารการจองจากช่องทางต่างๆของทุกๆโรงแรมในเครือของคุณในที่เดียว ทำให้ข้อมูลการจองที่กระจัดกระจายไม่เป็นระเบียบให้มีการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันให้กับโรงแรมของคุณ

5. Membership Management สำหรับโรงแรมที่มีหลาย property หรือหลายธุรกิจ ที่ต้องการเพิ่มความแข็งแกร่งในแบรนด์ของคุณด้วย ระบบสมาชิก ที่มีทั้งการสะสมแต้ม ลดราคาพิเศษแบบ dynamic rate จัดการแยกสถานะของความเป็นสมาชิก ลดแลกแจกแถม และยังสามารถส่งอีเมล์หรือ SMS ทำการตลาดที่แตกต่างกันด้วยสถานะที่ต่างกันอีกด้วย 

6. Accounting ระบบบัญชีแบบเรียลไทม์ที่มีความสามารถ ตั้งแต่ บัญชีลูกหนี้ (AR) บัญชีเจ้าหนี้ (AP) การลงบันทึกบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) อย่างเรียลไทม์ การจัดการสินค้าคงคลังและการจัดซื้อจัดจ้าง (Purchasing) การลงบันทึกสินทรัพย์ค่าใช้จ่ายและรายได้ของบริษัท การออกรายงานทางภาษีต่างๆ เช่น รายงานภาษีซื้อ-ขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น 

7. Reports Management System ระบบการจัดการรายงาน ด้วยโมดูลนี้ผู้บริหารจะได้รับข้อมูลการดำเนินงานหลัก รายงานการเช็คอิน/เช็คเอาท์ รายงานเกี่ยวกับพนักงาน และรายงานอื่นๆที่เกียวข้องกับการดำเนินงานของโรงแรม ซึ่งมีผลต่อการตัดสินใจและการวางแผนขององค์กร

8. Related Business Modules ระบบ Hospitality ERP สำหรับ ธุรกิจโรงแรม (Hotel Management Software) นอกจากจะช่วยคุณในการบริหารจัดการโรงแรมและที่พัก  ก็จะมีฟังก์ชั่นหรือโมดูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจดรงแรม ไม่ว่าจะเป็น การจัดการร้านอาหาร (POS – RESTaurateur) การจัดการสปา (SPAscheduler) ระบบสนามกอล์ฟ (GOLFmanager) ระบบกอล์ฟไดร์ฟวิ่งเรนจ์ (GOLF Driving Range Software) การจัดการ/การจองกิจกรรม (ACTIVIties) ซึ่งโมดูลเหล่านี้ จะต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบโรงแรม ซึ่งเป็นธุรกิจหลักไดอย่างสมบูรณ์ (Fully Integrated Software) ซึ่งหมายถึง ยังคงเป็นระบบแบบ Single Software ที่มีฐานข้อมูลเดียว นั่นเอง 

ซอฟต์แวร์ระดับ  ERP เหมาะกับผู้ใช้ที่ให้ความสำคัญกับฐานข้อมูลซึ่งเป็นฐานข้อมูลเดียวสำหรับทุกแผนกขององค์กร และให้ความสำคัญกับการทำงานอย่างเป็นระบบ ระเบียบ มีมาตฐาน ซึ่งการเลือกใช้ระบบ ERP Software ทำให้คุณสามารถต่อยอดกิจการของคุณได้ง่ายและรวดเร็ว โดยที่คุณไม่ต้องกังวลว่าจะบริหารอย่างไร

ซอฟต์แวร์คิมโซ (CiMSO ERP Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาจากทีมงานมืออาชีพ ที่มีความรู้ความสามารถทางด้าน Hospitality ระดับสากลโดยเฉพาะ ดังนั้น ฟีเจอร์ต่างๆของซอฟต์แวร์ จึงเป็น ฟีเจอร์ที่สร้างมาเพื่อรองรับความต้องการของคนโรงแรม มีมาตรฐานการโรงแรม จึงเป็นดัง Ready ERP Software สำหรับ ธุรกิจโรงแรม ที่พัก และ รีสอร์ท  ผู้ที่เลือกใช้ระบบคิมโซจึงไม่ต้องเสียเวลาในการลงรายละเอียด ออกrequirement และไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าพัฒนาระบบขึ้่นมาใหม่ แต่สามารถที่จะควบคุมงบประมาณ และสามารถที่จะมั่นใจได้ว่าซอฟต์แวร์จะมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ตอบโจทก์ความต้องการของธุรกิจโรงแรม ต่อไปอย่างไม่มีวันสิ้นสุด

ไม่แปลกใจที่ทำไมองค์กรณ์ที่เติบโตอย่างมีมาตรฐานและแข็มแข็ง จะตัดสินใจเลือกใช้ซอฟต์แวร์แบบองค์กร หรือ ERP Software แม้ว่าจะเป็นการลงทุนที่สูงและมีขั้นตอนการตั้งค่า/การลงระบบ (Implementation) และการฝึกอบรม (training) ที่ต้องใช้เวลาและความตั้งใจที่สูงกว่าการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั่วไป แต่ก็เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะในระยะยาว คุณจะพบว่าต้นทุนที่ลงไปนั้นแลกกับการทำงานที่ดี ยอดขายที่เพิ่มขึ้น และตัว ERP Software เองก็มีมูลค่าเพิ่มขึ้นทุกปี (ระบบบัญชี จัด ERP Software ให้เป็น Asset หนึ่งขององค์กรณ์ที่มีมูลค่าเพิ่มขึ้นทุกปี) หากคุณอ่านบทความนี้แล้วสนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Hospitality ERP Software สำหรับโรงแรมของคุณ ติดต่อ CiMSO Southeast Asia นะครับ     

Ci-Header-INNkeeper

ติดต่อเรา

CiMSO สนับสนุนลูกค้าในการเปลี่ยนจากระบบซอฟต์แวร์แบบแยกส่วน (fragmented legacy software systems) ไปยังรูปแบบซอฟต์แวร์อีอาร์พีอินทีเกรชัน (integrated ERP solutions) CiMSO ยังดูแลและให้ความช่วยเหลือในการการปรับใช้ระบบใหม่อย่างประสบความสำเร็จ โดยเรามีมาตรฐานในการให้บริการ ภายใต้ ระบบบริหารคุณภาพ ISO90003 และหลักการจัดการโครงการแบบ PRINCE II

กรุณาติดต่อสำนักงาน CiMSO ในพื้นที่ของคุณหรือ Value Added Reseller (VAR) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดซอฟต์แวร์ ERP ของ CiMSO สำหรับ โรงแรม ล็อดจ์ รีสอร์ท (Hotels, Lodges, Resorts) สโมสรหรือคลับ (Club) ไทม์แชร์(Timeshare) และการจัดการพื้นที่เช่า(Leasing management

หากคุณต้องการระบบที่ปรึกษาและระบบ ERP สำหรับธุรกิจการบริการ (ซอฟต์แวร์กอล์ฟ ซอฟต์แวร์การจัดการโรงแรม ซอฟต์แวร์การจัดการรีสอร์ท ซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรม ร้านอาหาร ซอฟต์แวร์การจัดการอาหารและเครื่องดื่มและครัวกลาง ซอฟต์แวร์สปา การจัดการร้านค้าปลีกขายส่ง การจัดการแฟรนไชส์ ​​และอื่นๆ ธุรกิจบริการ)

สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software   เพื่อสาธิตการใช้งานสั้นๆ (ฟรี ผ่านระบบออนไลน์) ได้ที่ 02-1296312 หรือ  Marketingth@cimso.com

If you require a consultant system and an ERP system for hospitality businesses (golf software, hotel management software, resort management software, event management software, restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software, spa software, wholesale retail management, franchise management, and other service businesses)

Feel free to contact CiMSO ERP Software  for a short demo (free, via online) at 02-1296312 or marketingth@cimso.com

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-21296312 or email at marketingth@cimso.com