ขายงานอีเวนท์แบบโปรๆ ด้วยระบบจัดการงานอีเว้นท์
การขายพื้นที่ ห้องจัดเลี้ยง เป็นอีกหนึ่งรายได้สำคัญสำหรับธุรกิจโรงแรม ที่พัก และสถานที่จัดงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดงานเล็กหรืองานใหญ่ เช่น งานอบรมสัมมนา งานแต่งงาน งานเปิดตัวสินค้า งานกิจกรรมองค์กร ละลายพฤติกรรม ย่อมต้องใช้สถานที่ที่เหมาะสม บริการที่สะดวก รวดเร็ว และช่วยให้ลูกค้ารู้สึกถึงความสะดวกสบายในการใช้บริการ โดยเฉพาะการลดความยุ่งยากในการจองสถานที่
ซึ่งผู้จัดงานย่อมอยากให้ทีมงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มยอดจองสถานที่จัดและจัดใช้วัสดุอุปกรณ์ที่มีอย่างคุ้มค่าที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการจองสถานที่ การสั่งซื้อและการตัดใช้วัตถุดิบ นอกจากนั้นผู้จัดงานที่ดี ย่อมต้องนึกถึงผลประโยชน์ของลูกค้าสูงสุด จึงต้องวางแผนจัดงานให้อยู่ในงบประมาณของลูกค้า ซึ่งระบบจัดงานเลี้ยง ระบบจัดอีเว้นท์ ที่ดีจะช่วยคุ้มค่าใช้จ่ายให้กับงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบจัดการงานอีเว้นท์ (Event Management System) เป็นระบบที่นักจัดงานอีเว้นท์ โรงแรมที่มีห้องจัดเลี้ยง ซึ่งมีสถานที่หรือห้องจัดเลี้ยงหลายห้อง หลายสถานที่ จำเป็นต้องมี เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการบริหารงานจัดเลี้ยง งานอีเวนท์ งานสัมมนา ทำให้การขายงานอีเวนท์ของคุณมีความเป็นมืออาชีพ ลดความผิดพลาด และเพิ่มรายได้ให้กับองค์กรได้อีกด้วย
ลองคิดภาพ โรงแรมที่มี 3 สาขา มีห้องจัดเลี้ยงสาขาละ 5 ห้อง รวมแล้ว คุณมีสถานที่จัดเลี้ยง 15 ที่ หากคุณต้องการสร้างรายได้จากส่วนการจัดเลี้ยง แน่นอนคุณย่อมอยากให้ห้องจัดเลี้ยงได้ถูกจองอย่างน้อย 360 วันต่อปี (เหลือ 5 วัน ไว้ทำความสะอาดครั้งใหญ่ ซ่อมแซม) ซึ่งการจัดงานแบ่งเป็น ราคาช่วงเช้า และช่วงเย็น) แบบนี้หากคุณมีพนักงานขาย 3 คน แต่พนักงานขายของคุณไม่มีตารางการจองที่สามารถเข้าถึงได้พร้อมกันและนำเสนอลูกค้าและทำการจองได้ทันที หรือทำการจองไปแล้วแต่เกิดการ overbooked คุณจะเสียทั้งลูกค้าปัจจุบันและอาจทั้งลูกค้าในอนาคต เพราะลูกค้าอาจเสียความรู้สึกและเล่าถึงเหตุการณ์นี้ในสื่อโซเชียล ได้
ระบบจัดการงานอีเว้นท์ จะช่วยลดความผิดพลาดในการจอง ยังสามารถเพิ่มรายได้ให้กับผู้จัดงาน เช่น เมื่อคุณรู้ว่าลูกค้าจองสถานที่ หรือจองห้องจัดเลี้ยงในช่วงวันใดไปเยอะแล้ว แต่ยังคงเหลือห้องจัดเลี้ยงอยู่ คุณสามารถเอาข้อมูลที่เห็นไปทำโปรโมชั่นหรือแคมเปญที่ตอบโจทย์ลูกค้า ทำให้เกิดการจองในช่วงที่ว่าง ทำให้ห้องจัดเลี้ยงของคุณจองครบตามเป้าหมายได้
นอกจากนั้น ระบบการจัดงานอีเว้นท์ ยังช่วยในการบริหารจัดการงานและคุมค่าใช้จ่ายต่างๆ เพราะระบบจะช่วย…
- ลดความผิดผลาดในการจองห้องจัดเลี้ยง ห้องจัดงาน
- สร้างแพคเกจสำหรับนำเสนอลูกค้าได้ทันที
- เก็บข้อมูลและความต้องการของลูกค้า เข้าระบบ Customer Data Platform ทำให้ผู้จัดงานสามารถนำเสนอหรือตอบสนองความต้องการของฐานลูกค้าได้ โดยเฉพาะลูกค้าองค์กร
- รวบรวมฐานข้อมูลของลูกค้าและเอกสารที่เกี่ยวข้องของงานไว้ที่ฐานข้อมูลกลาง ซึ่งทีมงาน(ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงฐานข้อมูล) จะสามารถทำงานร่วมกัน ส่งต่องานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- จัดการสต๊อกสินค้า ระบบจัดการงานอีเวนท์ที่ดีจะเชื่อมต่อไปยังระบบร้านอาหาร touchscreen POS และระบบสต๊อกสินค้า เพื่อการใช้วัตถุดิบที่คุ้มค่าและลูกค้าได้ประโยชน์สูงสุด
- จัดการการใช้และตัดใช้อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงาน
เป็นต้น
EVENTmanager ของ CiMSO เป็นอย่างไร?
ซอฟต์แวร์ หรือระบบ CiMSO EVENTmanager (Event & Conference Software) เป็นระบบการจัดงานอีเว้นท์ แบบครบวงจรที่ใช้งานง่าย เพื่อการจัดการงาน Event และ Conference ระบบจะช่วยคุณตั้งแต่การวางแผนงาน สถานที่จัดงาน แผนผังภายในตัวงาน ควบคุมงบประมาณ การจัดการฐานข้อมูลแขก การเงิน-บัญชี การติดต่อประสานงานกับแขก เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมและประหยัดค่าใช้จ่ายและช่วยเพิ่ม ROI ให้กับ Event ของคุณ
คุณสมบัติทั่วไปของ ระบบการจัดการงานอีเว้นท์ ของ CiMSO (CiMSO EVENTmanager)
- ระบบจองห้องหรือสถานที่จัดงาน
- โปรไฟล์งานอีเว้นท์ พร้อมรายชื่อแขก พนักงาน ทรัพยากร และการจัดการงาน
- ตารางการจองกิจกรรมพร้อมสถานะรหัสสี
- การจัดราคาค่าสถานที่และการจัดแพ็คเกจงานรวมเข้ากับระบบใบเสนอราคา
- รูปแบบ Function sheet ที่ผู้ใช้กำหนดได้ไม่จำกัด
- การสื่อสารและการติดตามเอกสาร
- ระบบขาย ณ จุดขายหน้าจอสัมผัส (RESTaurateur POS)
- การออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็ว พร้อมการส่งอีเมล์ตรงไปยังลูกค้าจากระบบ
รายละเอียดฟังก์ชั่นต่างของระบบการจัดการงานอีเว้นท์ EVENTmanager
1.สร้าง Proposal งาน Event (Event Quotes)
- ตารางการจองสถานที่และห้องจัดงาน ที่ใช้รหัสสีเพื่อการเลือกสถานที่ที่รวดเร็วและการจองชั่วคราว (provisional bookings)
- สร้างโปรไฟล์งานเลี้ยง งานอีเว้นท์ พร้อมรายชื่อแขก พนักงาน ทรัพยากร และการจัดการงาน
- กำหนดราคาห้องจัดเลี้ยงโดยใช้แพ็คเกจและทรัพยากรการจัดเลี้ยง
- พิมพ์ใบเสนอราคาในรูปแบบที่ผู้ใช้กำหนดได้ พร้อมการส่งอีเมล์ จดหมายและแฟกซ์โดยตรง
2. Function Sheet หรือ BEO (Banquet Event Order)
- แผ่นฟังก์ชันที่ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าได้โดยใช้ชุดโปรแกรม LibreOffice ในตัว (DOCmanager)
- ช่องผสานที่กว้างขวางจากโปรไฟล์ลูกค้าและกระบวนการจัดการอื่นๆ ใน CDP
- การส่งFunction Sheet หรือ BEO ทางอีเมล์ พร้อมกับการเก็บข้อมูล การเรียกข้อมูล การ นำกลับมาใช้ซ้ำ (Duplicate) อีกครั้งอย่างรวดเร็ว
3.การจัดการงานอีเว้นท์ (Event Management)
- จัดการงานอีเวนท์และจัดการงานต่างๆของทีมพนักงานโดยใช้ตัวจัดการงานและกิจกรรม(the integrated Task and Activity Manager)
- สร้างรายชื่อแขก ป้ายชื่อ และการจัดสรรที่นั่งได้โดยตรงจากโปรไฟล์งาน (the event profile)
- การประมวลผลธุรกรรมที่รวดเร็วจากอุปกรณ์จุดขายหน้าจอสัมผัส (touch screen points of sale devices)
4.การจัดการทางบัญชี
- ระบบลูกหนี้ (AR) ที่เชื่อมกับระบบขายไม่ว่าจะขายเชื่อหรือขายสดจากเครื่อง PoS พร้อมการควบคุมวงเงินสินเชื่อ ใบกำกับภาษี (tax Invoice) และใบแจ้งหนี้ (statement)
- ระบบเชื่อมต่อกับรายชื่อแขกในโรงแรมที่พัก (INNkeeper) สำหรับการเรียกเก็บเงินโดยตรงไปยังโฟลิโอของแขก
- ประมวลผลการชำระเงินหลายประเภท การแลกคะแนนสะสม และสกุลเงินฟอเร็กซ์
- การควบคุมเงินสดด้วยการควบคุมและการกระทบยอดเงินสดที่รวดเร็ว หลายระดับ หลายสกุลเงิน
- สิ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบรายได้ที่ครอบคลุมพร้อมบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยละเอียดของกิจกรรมผู้ใช้ที่ระบุ
5.การควบคุมสินค้าคงคลัง (สต๊อก)
- ควบคุมผลิตภัณฑ์ (สต็อค) บริการ ค่าธรรมเนียม สูตร และรายการวัสดุ (BOM)
- จัดการการคิดต้นทุนอาหารที่แม่นยำโดยใช้แพ็คเกจและสูตรอาหารการจัดเลี้ยงที่ลิ้งกันทั้งระบบ
หากคุณต้องการระบบที่ปรึกษาและระบบ ERP สำหรับธุรกิจการบริการ (ซอฟต์แวร์กอล์ฟ ซอฟต์แวร์การจัดการโรงแรม ซอฟต์แวร์การจัดการรีสอร์ท ซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรม ร้านอาหาร ซอฟต์แวร์การจัดการอาหารและเครื่องดื่มและครัวกลาง ซอฟต์แวร์สปา การจัดการร้านค้าปลีกขายส่ง การจัดการแฟรนไชส์ และอื่นๆ ธุรกิจบริการ)
สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อสาธิตการใช้งานสั้นๆ (ฟรี ผ่านระบบออนไลน์) ได้ที่ 02-1296312 หรือ Marketingth@cimso.com
If you require a consultant system and an ERP system for hospitality businesses (golf software, hotel management software, resort management software, event management software, restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software, spa software, wholesale retail management, franchise management, and other service businesses)
Feel free to contact CiMSO ERP Software for a short demo (free, via online) at 02-1296312 or marketingth@cimso.com
To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-21296312 or email at marketingth@cimso.com
