รู้จัก ระบบการจัดการโรงแรม INNkeeper – Hotel software
นอกจากสถานที่ของโรงแรม รีสอร์ทที่สวยงาม ทำเลที่ดี ห้องพักสะอาด การให้บริการจากทีมพนักงานที่ได้รับการอบรมมาอย่างดีแล้ว นักธุรกิจโรงแรมในยุคปัจจุบัน ยังต้องแข่งขันทางธุรกิจในรูปแบบของเทคโนโลยีที่ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัยของลูกค้าโรงแรม เพื่อให้โรงแรมที่คุณบริหารอยู่ยังสามารถเป็นผู้นำในการให้บริการและเพื่อเพิ่มมูลค่า ความคุ้มค่าของการเข้าพักให้กับลูกค้าของคุณ
เทคโนลียีที่ทันสมัย ที่บทความนี้จะพูดถึง คือ ระบบจัดการโรงแรมส่วนหน้า หรือ Property Management System – PMS ครับ
การบริหารโรงแรม เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่หลากหลาย ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะโรงแรมที่มีมาตรฐานจะมีขั้นมีตอนที่ซับซ้อน มีการทำงานที่จะต้องประสานกับทีมงานมากมายหลายแผนก ดังนั้น ผู้ประกอบการโรงแรมจึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือต่างๆ เข้ามาช่วย เพื่อให้การทำงานของทุกแผนกสอดคล้องกันอย่างราบรื่น เครื่องมือ หรือ Hotel Tool ที่สำคัญที่สุดที่ทุกโรงแรมต้องมี คือ ระบบบริหารจัดการส่วนหน้า หรือ ระบบโรงแรม หรือคนไทยเรียก Hotel PMS คือ ซอฟต์แวร์โรงแรม (hotel software) นั่นเอง
ระบบบริหารจัดการส่วนหน้า (Hotel PMS) เป็น ซอฟต์แวร์ที่จัดการและทำงานด้านธุรการจำนวนมากโดยอัตโนมัติซึ่งพนักงานต้อนรับส่วนหน้า (Front Office) หรือสำนักงาน (Office Administration) จะต้องรับผิดชอบ ทั้งนี้ การใช้ระบบ PMS ก็เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพแผนกต้อนรับของโรงแรม และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้เข้าพัก ในสถานที่ให้บริการของคุณ
INNkeeper (อิน-คี’-เพอะ) คืออะไร?
INNkeeper คือ ระบบ Hotel PMS (Property Management System) หรือซอฟต์แวร์โรงแรม ที่ช่วยให้ผู้ประกอบการโรงแรมสามารถบริหารจัดการจองห้องพัก (booking) การเข้าพัก (Check-in) การชำระเงินและออกจากที่พัก (Check-Out) รวมถึงการบริหารจัดการภายในของโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นส่วนของแม่บ้าน ช่างซ่อมบำรุง เช่น การปิดห้องซ่อม การปรับสถานะห้องพัก ห้องว่าง ห้องสกปรก เป็นต้น
INNkeeper มีฟังก์ชั่น อะไรบ้าง?
INNkeeper เป็นซอฟต์แวร์โรงแรมที่ ช่วยทั้งผู้ประกอบการโรงแรมให้ทำงาน ตอบสนองความต้องการแขกอย่างมีมาตรฐานการโรงแรม และช่วยให้ลูกค้าผู้เข้าพักได้รับการบริการแบบ premium มีระดับตลอดการเข้าพัก ด้วย ตัวอย่าง ฟังก์ชั่นดังต่อไปนี้
1.Reservation (Hotel Booking) การจองห้องพัก
- INNkeeper มีระบบการจองห้องพักที่รวดเร็วสำหรับลูกค้า walk-in, Free Individual Traveler (FIT), Travel agent, Tour Operator รวมถึง การจองห้องพักผ่านออนไลน์ (Internet bookings)
- INNkeeper รองรับการจองห้องพักแบบเรียลไทม์ (Real-Time) ผ่านเว็บไซต์ (web-page) ของโรงแรม, ระบบการจองจากส่วนกลาง หรือ central reservation system (CRS), รวมถึง ช่องทางการจองออนไลน์ต่าง ที่เรียกว่า Channel Manager หรือ Online Channel ซึ่งหากผู้ใช้ INNkeeper เชื่อมต่อระบบกับ online channel และ CRS แล้ว เรารับประกันได้เลยว่าการจองห้องพักของคุณจะไม่มีคำว่า Over-Booking อย่างแน่นอน
- หน้าจอการทำงาน INNkeeper ที่พนักงานส่วนหน้า (Front Office) ใช้ในการบริหารจัดการจองห้องพัก จะสามารถใส่เสื้อหาได้มากมาย ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลของผู้เข้าพัก (Guest Information) การสั่งจองการให้บริการล่วงหน้าของแขกที่จะเข้าพัก (Pre-booking Extra) การจัดการเงินมัดจำ (Money deposit) การจัดการคีย์การ์ด (Key-Card Access) โดยหน้าจอการทำงานจะเป็นหน้าจอที่สบายตา ใช้สีต่างๆในการแยกแยะสถานะของห้องพัก และสามารถ drag and drop ข้อมูล เลื่อนไปยังห้องพักที่ต้องการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
- โมดูล INNkeeper ยัง integrate กับ ระบบ WORKFlow system ที่จะช่วยให้โรงแรมผู้ใช้ สามารถจัดการกับขั้นตอนการทำงาน การจัดการการขายได้ดียิ่งขึ้น <เรียนรู้ ระบบ WORKflow system มากขึ้นจากลิ้งนี้ คลิกที่นี่>
2. Central Reservation Office การศูนย์กลางของการจองห้องพัก
- ระบบการจองอย่างรวดเร็วแบบ Grid view รวมศูนย์สำหรับโรงแรมทุกสาขา
- ข้อมุลส่งถึงกันแทบจะเรียลไทม์ระหว่างศูนย์กลาง (สาขาสำนักงานใหญ่) และ สาขาอื่นๆ
- การบริหาร การจองห้องพักแบบกลุ่ม (Group booking management) และกระบวนการยกเลิกการจองจำนวนมาก ภายใต้กฎต่างๆที่ สำนักงานใหญ่ตั้งค่าไว้ (rule based mass cancellation processes)
- สามารถเชื่อมต่อกับระบบ WEBsync’s CRS เพื่อทำการจองออนไลน์ไม่ว่าจะทาง หน้าเว็บของโรงแรม หรือ ช่องทาง OTAs (online channel booking) อื่นๆ
3. Rate Management การจัดการอัตราค่าห้องพัก
- การจัดการห้องพัก ราคาห้องพัก (Property inventory management) ด้วยกฎการตั้งราคาแบบยืดหยุ่น (Dynamic rule) ซึ่งเป็นการตั้งราคาที่เปลี่ยนแปลงตามระดับความต้องการของสินค้าในแต่ละช่วงเวลา ฤดูกาล ราคาพิเศษ (seasonal rates, rack rates and special rates)
- การจัดการจองแบบกลุ่มและการจองแพคเกจงานอีเว้นท์ต่างๆ เช่น งานแต่งงาน งานสัมมนา (Group bookings and event packages)
- การจัดการงบประมาณ (AHLA budgeting) เชื่อมต่อกับ งบกำไรขาดทุน (income statement หรือP&L report)
4. Front Office Management โปรแกรมโรงแรมส่วนหน้าฟร้อนท์
- ระบบการ check-in อย่างรวดเร็ว เพื่อการลงทะเบียนแขกที่เข้าพัก (Fast guest identification, registration and check-in) ซึ่งสามารถใช้วิธีลดการสัมผัส (contactless) ไม่ว่าจะเป็นผ่านทางอุปกรณ์มือถือ (mobile device) หรือ เครื่องคีย์ออส (kiosk check-in)
- ระบบการจัดการส่วนหน้าอื่นๆ เช่น แผนกช่วยเหลือ (help desk) บริการแขก (guest service) ใบอนุญาตยานพาหนะ (vehicle permits) และการซื้อและขายอัตราแลกเปลี่ยน (forex buy and sell)
5.Accounts and City Ledger งานทางบัญชีและบัญชีแยกประเภท
- การบันทึกบัญชี City Ledger ซึ่งสามารถติดตามสถานะแขกที่เข้าพักในโรงแรมและแขกที่ checked out แล้วสำหรับการวางบิล เรียกเก็บเงินและปิดบัญชี
- การเรียกเก็บเมื่อ แขกเข้าพัก (on arrival) หรือ ทุกคืน (nightly) หรือ เฉพาะกิจ พร้อมการควบคุมการตรวจสอบอย่างละเอียดและการออกรายงาน
- การสร้างโฟลิโอของแขก (guest folios) แยกตามการจองห้องพัก โดยไม่จำกัด โดยสามารถเพิ่ม โยกย้าย และยกเลิกได้ (creates, transfers and reversals)
- กาตรวจสอบบัญชีแขก (guest account validation) อย่างรวดเร็ว และเช็คเอาท์ ด้วยการพิมพ์ใบแจ้งยอดชำระ (statement) เป็นรายการๆ หรือจะแสดงยอดรวมก็ได้
6. Housekeeping
- ระบบบริหารจัดการแม่บ้านโรงแรม (Housekeeping services management) ที่เชื่อมต่อกับระบบ โรงแรมส่วนหน้า (PMS) เป็นรูปแบบ grit view ลิ้งกับห้องพัก
- การตั้งค่าเพื่อจัดกลุ่มห้อง (Configurable room grouping) ที่สามารถแบ่งหรือจัดสรรคะแนน เชื่อมโยงกับพนักงานและตารางการให้บริการ (service schedules)
- ระบบแม่บ้านจะใช้โค้ดสี (colour code) เพื่อแสดงสถานะห้องสะอาดและตรวจสอบแล้ว เชื่อมกับระบบ PMS จึงสามารถทราบสถานการณ์ทำความสะอาดต่างๆได้ทันที่ที่หน้าจอการจองห้องพัก (the front office bookings grid)
- ระบบแม่บ้านโรงแรม ยังเชื่อมต่อ กับ ระบบจัดการของแผนกช่าง หรือแผนกช่วยเหลือ (HEPLdesk System) ซึ่งจะช่วยให้ทีมช่างสามารถแจ้งการซ่อมแซมผ่านระบบ (maintenance ticket) และการติดตามการแก้ไข รวมถึงแก้ปัญหาได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
แล้ว INNkeeper ดีกว่าระบบ PMS อื่นๆอย่างไร?
INNkeeper เป็น module หนึ่งของระบบ CiMSO Hospitality ERP (“CiMSO” หรือ “คิมโซ”) ซึ่งเป็นระบบที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ประกอบการโรงแรม รีสอร์ท และเป็นระบบที่สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจบริการ (hospitality business) โรงแรม รีสอร์ท สนามกอล์ฟ ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก-ค้าส่ง และธุรกิจบริการอื่นๆ
ระบบคิมโซ ประกอบไปด้วยโมดูลหรือซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่หลากหลายและ integrate กันทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ซอฟต์แวร์โรงแรม (INNkeeper) ซอฟต์แวร์สนามกอล์ฟ (GOLFmanager) ซอฟต์แวร์ร้านอาหาร (RESTaurateur) โมดูลระบบสมาชิก (CLUBmanager) โมดูลระบบบัญชีการเงิน (BACKoffice) และ โมดูลระบบอื่นๆ (ดุได้ที่ลิ้งนี้ CiMSO modules) ซึ่งทุกซอฟต์แวร์หรือโมดูลสามารถเชื่อมต่อกันและสามารถทำงานร่วมกันได้โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเมอร์ในการเชื่อมต่อระหว่างโมดูล
ตัวอย่าง
สมมติว่า คุณเป็นโรงแรม มีร้านอาหาร 2 ร้าน คุณก็สามารถ เลือกใช้โมดูล INNkeeper ผนวกเข้ากับ RESTaurateur เมื่อแขกที่เข้าพัก ลงไปรับประทานนอาหารที่ร้านอาหารและต้องการจ่ายเมื่อ check-out ด้วยระบบคิมโซ คุณจะสามารถรวมยอดค่าใช้จ่ายต่างๆภายในโรงแรมของคุณเข้าไปใน guest folio เดียวกันเพื่อเรียกเก็บเงินด้วย statement ในวันที่แขกต้องการเช็คเอ้าได้ทันที
ที่สำคัญ คือ ระบบคิมโซ มีโมดูลบัญชีการเงินที่โดดเด่น และมีมาตรฐานการบัญชี ทำให้ผู้ที่เลือกใช้ระบบที่ต้องการข้อมูลทางการเงินอย่างเรียลไทม์ สามารถรับรู้รายได้ ออกรายงานทางการเงิน ไม่ว่าจะเป็น รายงานภาษีซื้อ-ขาย รายงานงบกำไรขาดทุน ได้ทันที
INNkeeper จะทำให้คุณตอบสนองความต้องการของลูกค้า ดีขึ้นอย่างไร?
ระบบคิมโซ เป็นระบบที่สร้างขึ้นจากพื้นฐานการให้บริการแบบพรีเมี่ยม ผนวกเข้ากับการเก็บข้อมูลและความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก (ภายใต้กฎหมาย PDPA) ระบบคิมโซจึงโดดเด่นในเรื่อง Customer Data Platform (CDP) ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญมากต่อการทำการตลาด และการ serve need ของลูกค้าผู้เข้าพักโรงแรมไม่ว่าจะเป็นกลุ่มลูกค้า ลูกค้าสมาชิก เอเจนซี่ หรือแม้กระทั่งลูกค้ารายบุคคล
INNkeeper เพิ่มรายได้ให้กับผู้ประกอบการโรงแรม ได้อย่างไร?
เมื่อคุณมีซอฟต์แวร์โรงแรมที่มีฟังก์ชั่นการทำงานครบทุกขั้นตอนของการทำงานของโรงแรม ไม่ว่าจะแผนกจองห้องพัก แผนกต้อนรับ แผนกแม่บ้าน หรือแม้แต่การให้บริการอื่นๆของโรงแรม เช่น ร้านอาหาร สนามกอล์ฟ สปา กิจกรรม เป็นต้น ซึ่งซอฟต์แวร์เ เสถียรและอัพเดทอยู่เสมอ คุณย่อมมีการให้การบริการที่ดี รวดเร็ว และไม่มีความผิดพรากในการทำงาน แขกที่เข้าพักรู้สึกประทับใจ จนอยากจะกลับเข้ามาพักอยู่เรื่อย ๆ ซึ่งคุณก็จะสามารถเพิ่มยอดรายได้ ได้ด้วยการนำเสนอความเป็นสมาชิก (CLUBmanager) ที่จะมอบส่วนลดพิเศษ แพคเกจพิเศษสำหรับลูกค้าสมาชิกของโรงแรม
ยิ่งไปกว่านั้น INNkeeper ช่วยให้คุณสามารถเก็บบันทึกฐานข้อมูลที่ดี (good data base from CDP) ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นฐานข้อมูลที่ได้มาจากตัวลูกค้าที่เคยใช้บริการโรงแรมของคุณเอง แน่นอน คุณย่อมได้เปรียบโรงแรมอื่นๆ ที่ไม่มีฐานข้อมูลเหล่านี้ เพราะคุณจะสามารถทราบจากข้อมูลที่คุณมีว่า กลุ่มลูกค้าของคุณคือใคร ชื่อชอบอะไรเป็นพิเศษ อยากได้อะไรเป็นพิเศษ คุณจะสามารถจัดทำโปรโมชั่น ได้ถูกใจฐานลูกค้าเก่าของคุณมากขึ้น และส่งบัตรเชิญ ขาย voucher ผ่าน direct email ให้ฐานลูกค้าของคุณ เชิญชวนให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการโรงแรมของคุณอยู่เรื่อย ๆ
หรือเพื่อเพิ่มฐานลูกค้าใหม่ คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้ในการทำการตลาดได้ถูกกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย สร้างแคมเปญการตลาดออนไลน์ผ่าน social network หรือ ช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ที่คุณมี ทำให้กลุ่มผู้คนที่ชื่นชอบสิ่งเดียวกันหรือคล้ายๆกัน เกิดความสนใจที่จะเข้าพัก ใช้บริการที่โรงแรมของคุณ
INNkeeper มีโมดูลที่ครบครัน ฟังก์ชั่นดูดี น่าใช้ แต่ไม่กล้าเป็นโรงแรมแรกๆ ที่เลือกใช้
เราอยากบอกคุณว่า คุณไม่ใช่โรงแรมแรกที่ใช้ INNkeeper เพราะ โมดูล INNkeeper มีผู้ใช้งานมาแล้วกว่า 30 ปี มากกว่า 12 ประเทศทั่วโลก
INNkeeper ออกแบบโดยทีมงานที่มีความรู้ทางด้าน Hotel & Hospitality Specialist ดังนั้น ขั้นตอนการทำงานของระบบจะสอดคล้องกับการทำงานของโรงแรมที่มีมาตรฐานสากล ซึ่งดีกว่านั้น ตรงที่คุณยังสามารถตั้งค่า (config) ขั้นตอนบางอย่างให้สอดคล้องกับการทำงานของโรงแรมของคุณได้ด้วยตัวเอง
ซอฟต์แวร์โรงแรม INNkeeper มีหน้าจอและรูปแบบที่คล้ายกับ Microsoft เพราะ CiMSO เป็น Microsoft Partner ทำให้ระบบมีความเสถียรสูง ผู้ใช้ไม่ต้องกังวลถึงความ error ซึ่งทีมไอทีของโรงแรมสามารถดูแลระบบได้ด้วยตัวเอง ไม่ต้องรอทีมโปรโกรมเมอร์มาแก้ไขเหมือนการซื้อซอฟต์แวร์ทั่วไป นอกจากนั้น CiMSO มีทีมงานตั้งอยู่ที่กรุงเทพ ประเทศไทย เพื่อการดูแลลูค้าเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ คุณมั่นใจได้ว่า เราจะยังอยู่ดูแลโรงแรม ที่พัก รีสอร์ทของคุณ 24/7 อย่างแน่นอน
If you require a consultant system and an ERP system for hospitality businesses (golf software, hotel management software, resort management software, event management software, restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software, spa software, wholesale retail management, franchise management, and other service businesses)
Feel free to contact CiMSO ERP Software for a short demo (free, via online) at 02-1296312 or marketingth@cimso.com
To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-21296312 or email at marketingth@cimso.com
