เหตุผลที่ควรลงทุนติดตั้งระบบ ERP Software
หากคุณยังเป็นอีกหนึ่งคนที่ยังสงสัยว่า ทำไมหลาย ๆ องค์กรไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาด SMEs ที่มีโครงสร้างองค์กรแบ่งการทำงานแยกกันอย่างชัดเจน หรือองค์กรใหญ่จึงเลือกใช้ระบบ ERP Software ทั้ง ๆ ที่ระบบ ERP มีราคาสูง และยอดผู้ใช้งานระบบ ERP นับวันก็จะมีแต่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อคุณอ่านบทความนี้แล้ว และองค์กรของคุณเป็นอีกหนึ่งองค์กรที่ยังใช้หลายซอฟต์แวร์ ปะปนกัน หรือที่เรียกว่า Fragment Software คุณจะเข้าใจและสนใจใช้ระบบ ERP กับองค์กรของคุณบ้างอย่างแน่นอน
ระบบ ERP มีประโยชน์กับใคร?
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning เป็นการบริหารจัดการองค์กรให้มีการใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดผลประโยชน์สูงสุด ระบบ ERP จะช่วยในการดำเนินการและรวบรวมข้อมูลทรัพยากรต่างๆของแต่ละแผนก กระบวนการทำงานของระบบ ERP ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้ทรัพยากรขององค์กรให้เกิดประโยชน์โดยการรับรู้ต้นทุนที่แท้จริงและบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบ ERP ไม่ได้มีประโยชน์ เฉพาะ ต่อผู้บริหารเท่านั้น แต่ระบบ ERP มีประโยชน์ต่อทุกขั้นต่อการทำงานขององค์กร ตั้งแต่ ขั้นตอนจัดหา จัดเตรียมวัตถุดิบ การผลิต การให้บริการ การจัดสรรแรงงาน และกระบวนการทำงานอื่นๆในองค์กร รวมถึงระบบบัญชี
ผลของการใช้ ERP และความสำคัญของระบบ ERP คืออะไร?
1.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
สิ่งที่สำคัญที่สุดของผู้ประกอบการ ในการทำธุรกิจและบริหารงาน ก็คือการที่พนักงานทุกหน่วยงาน ทุกแผนกสามารถทำงานร่วมกัน ด้วยระบบเดียวกัน ซึ่งแน่นอนว่าการทำงานอย่างมีระบบ ระเบียบ จะเป็นการทำงานที่ง่ายและมีความโปร่งใส ซึ่งเมื่อข้อมูลต่างๆอยู่ภายใต้ระบ ๆ เดียว ทำงานทีมงานทุกคนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ข้อผิดพลาดในขั้นตอนการทำงานก็ลดลง
เช่น เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า แผนกขายทำการขาย และตัดสต๊อกสินค้า แผนกจัดซื้อได้รับคำสั่ง ก็สั่งจัดส่งสินค้าได้ทันทีและส่งถูกต้อง แผนกจัดซื้อเมื่อเห็ฯสินค้าลดลงก็ทำการ re-order สินค้า แผนกการตลาดเห็นว่าสินค้าไหนขายดีก็ทำโปรโมชั่น ผู้ประกอบการสามารถเห็นทุกขั้นตอนการทำงานได้อย่าง real-time สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลยถ้าข้อมูลต่างได้ได้ถูกใช้อยู่ในระบบ ERP เดียวกัน
2.ประหยัดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับซอฟต์แวร์มากขึ้น
คนส่วนมากมองว่าการลงทุนซื้อระบบ ERP เป็นการลงทุนที่สูงมาก แต่ลืมนึกไปว่า ระบบ ERP ครอบคลุมทุกแผนกขององค์กร และมีหลายครั้งที่ค่าซอฟต์แวร์ที่คุณจ่ายสำหรับทุกๆแผนกของคุณมีมูลค่ารวมสูงกว่าค่าลงระบบ ERP นี่ยังไม่รวมถึงค่า MA และค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อระบบที่แตกต่างกัน รวมคือค่าเสียหาย ค่าเสียเวลา ต่าง ๆ เวลาที่พนักงานทำงานผิดพลาด หรือระบบใดระบบหนึ่งมีการ error แล้วหาจุดผิดพลาดไม่เจอ
(ซึ่งสิ่งเหล่านี้คุณจะไม่เจอเลย ถ้าคุณเลือกใช้ระบบ ERP)
การลงทุนกับระบบ ERP เหมือนจะเป็นการลงทุนที่ใหญ่ และวุ่นวายในขั้นตอนการ Implement แต่เมื่อผ่านไปแล้วและพนักงานของคุณเริ่มทำงานตามระบบที่ควรเป็น คุณจะพบว่า ระบบ ERP สามารถให้ ROI ที่ยอดเยี่ยม คุณจะดึงข้อมูลที่ต้องการทั้งหมดได้จากระบบ ๆ เดียว คุณไม่ต้องติดต่อกับทีมซอฟต์แวร์หลายเจ้า ไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการอบรมการใช้งานหลายระบบ
3.การวิเคราะห์ที่รวดเร็ว ถูกต้อง และแม่นยำขึ้น
ระบบ ERP ทำให้องค์กรของคุณมีฐานข้อมูลกลาง ซึ่งอัพเดทอย่าง real-time ด้วยทีมงานที่ทำงานร่วมกันอย่างมีระบบ ระเบียบ และระบบ ERP จะบันทึก จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ใช้ป้อน (write one read only) ทำให้คุณได้ข้อมูลและรายงานที่ยอดเยี่ยม เชื่อถือได้ ภายในไม่กี่นาที ซึ่งข้อมูลและรายงานที่ได้จากระบบ ERP ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการวิเคราะห์และพัฒนาแผนการตลาด กำหนดยอดรายจ่าย เพิ่มรายได้ให้กับองค์กรได้ดีอีกด้วย
ข้อดีของการใช้ระบบ ERP สำหรับการสร้างรายงาน ก็คือ การที่ทีมงาน ผู้ประกอบการ สามารถตั้งค่ารายงาน เลือกข้อมูลที่ต้องการออกมาด้วยตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณในการสร้างรายงานที่คุณต้องการอีกต่อไป ที่สำคัญ ข้อมูลและรายงานจะมาพร้อมกับระดับการเข้าถึง (security preset) เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงพนักงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่มองเห็นข้อมูลที่มีค่าของบริษัท
4. การจัดการและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
การเลือกใช้ระบบ ERP ซึ่งเป็นระบบเดียวเพื่อบริหารจัดการทั้งองค์กร ไม่ได้หมายความว่า พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกอย่าง ข้อดีของการใช้ระบบ ระบบ ERP ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ การที่คุณสามารตั้งค่าสิทธิการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างละเอียด และข้อมูลทุกอย่างในระบบจะแสดงตามลำดับดับสิทธิการเข้าถึงของแต่ละแผนกหรือแต่ละบุคคน
นอกจากระบบจะสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งผู้ใช้จะเห็นเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหรือตำแหน่งของตัวเองแล้ว ระบบยังรวมรวมข้อมูลของทุกหน่วยงานและสามารถทำการ back-up ข้อมูลขององค์กรได้โดยสามารถทำได้ง่ายผ่านผู้ใช้ที่ได้สิทธิในการจัดการข้อมูล หรือจะตั้ง auto back-up ซึ่งทำให้ข้อมูลขององค์กรไม่มีหานและเก็บในพื้นที่เดียวกันเรียบร้อยอีกด้วย
5. ระบบ ERP สามารถใช้งานได้กับธุรกิจที่หลากหลาย
ระบบ ERP เป็นระบบที่มีขั้นตอนมาตรฐาน ซึ่งการใช้งานระบบ ERP ที่ดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุดก็คือการทำงานตามขั้นตอนของระบบ แต่อย่างไรก็ตาม ผู้พัฒนาระบบ ERP เข้าใจดีว่าธุรกิจของผู้ใช้มีความต้องการและขั้นตอนการทำงานที่หลากหลาย ระบบ ERP จึงถูกออกแบบมาให้ผู้ใช้สามารถออกแบบการใช้งานที่เหมาะกับขั้นตอนการทำงานขององค์กร เช่น ระบบ CiMSO ERP จะมีระบบจองห้องพัก (โรงแรม) ซึ่งนอกจากผู้ใช้จะใช้บริหารจัดการโรงแรมแล้ว ระบบยังสามารถเชื่อมต่อกับโมดูลร้านอาหาร ซึ่งขั้นตอนการทำงานและข้อมูลจะส่งต่อถึงกันในระบบเดียว ทำให้แผนกบัญชีที่ต้องทำงานต่อสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. ซอฟต์แวร์อัพทูเดทอยู่เสมอ
ผู้พัฒนาระบบ ERP ปกติแล้วจะอัพเดทเวอร์ชั่นให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา โดย CiMSO ERP Software เป็นระบบ ERP อีกหนึ่งยี่ห้อที่อัพเดทซอฟต์แวร์ ทุกๆ 6 เดือน โดยในการอัพเดทระบบ ไม่ใช่การแก้ bug แต่เป็นการพัฒนาระบบเพื่อให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงหรือความต้องการของผู้ใช้ ไม่ว่าจะเชิงธุรกิจหรือเชิงบัญชี พร้อมทีมงานบริการลูกค้าที่มีความน่าเชื่อถือสามารถช่วยแก้ปัญหาต่างๆเกี่ยวกับระบบ
7.มาตรฐานการทำงานขององค์กร
ระบบ ERP จะมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน มีมาตรฐาน มีการกำหนดเงื่อนไขในการเข้าใช้ การทำงาน และการบันทึกข้อมูล ทำให้เอกสารและรายงานที่ออกมามีความถูกต้องแม่นยำ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน นอกจากนั้น ข้อมูลเอกสารต่าง ๆ สามารถตรวจสอบได้ รู้ที่มาที่ไปของข้อมูล ช่วยให้เกิดความโปร่งใส ลดความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตในองค์กรได้อีกด้วย
ในยุคที่การแข่งขันทางการตลาดเข้มข้น เจ้าของกิจการจะพยายามค้นหาเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจของคุณมีความได้เปรียบในการแข่งขัน และ ระบบ ERP ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญนั้น ซอฟต์แวร์ ERP ช่วยให้ผู้ใช้รับข้อมูลที่สมบูรณ์ในทุกขั้นตอนของการดำเนินธุรกิจอย่าง real-time ข้อมูลทั้งหมดนั้นมีประโยชน์อย่างแน่นอนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการวิเคราะห์ประมาณการที่แม่นยำและการคาดการณ์ที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งฝ่ายบริหารจะสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาดและรวดเร็วขึ้น
หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality สำหรับ สนามกอล์ฟ (Golf Software) โรงแรม รีสอร์ท ที่พัก (Hotel management Software) อีเวนท์ (Event Management Software) ร้านอาหาร ครัวกลาง (Restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software) สปา (Spa Software) ระบบรายปลีก-ขายส่ง (Wholesale Retail mangement) ระบบแฟรนไชส์ (Franchise Management) และธุรกิจบริการอื่นๆ)
สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-1296312 หรือ marketingth@cimso.com
To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-21296312 or email at marketingth@cimso.com
