วิธีเชื่อมต่อระบบเดิม Fragment Software เข้ากับระบบบัญชีของ CiMSO
ในปัจจุบัน มีหลายองค์กร เลือกลงทุนระบบซอฟต์แวร์ ตามความต้องการและปัญหาหน้างานของแต่ละแผนก จึงทำให้ซอฟต์แวร์ที่ใช้ตอบโจทย์และแก้ปัญหาได้เป็นส่วนๆไป โดยที่ไม่ได้คำนึงถึงวิธีการส่งต่อข้อมูล (Database) โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับแผนกบัญชี ที่เพื่อใช้งานในซอฟต์แวร์บัญชี ทำให้แผนกบัญชี ทำงานยากและเกิดความผิดพลาดได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ธุรกิจโรงแรม จะเกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลในระบบโรงแรมส่วนหน้า (Hotel PMS) ไม่สามารถส่งข้อมูลไปยังระบบอื่นๆได้ เช่น คุณมีระบบร้านอาหาร ระบบจองห้องพัก แต่ทั้งสองระบบไม่สามารถเชื่อมต่อส่งข้อมูลไปยังระบบบัญชี (Accounting Software) ได้อย่างอัตโนมัติ เป็นต้น
ระบบบัญชีของ CiMSO หรือ CiMSO BACKoffice เป็นระบบบัญชีเต็มรูปแบบ ซึ่งสามารถ บันทึกบัญชีและจัดทำรายงานการเงิน ครอบคลุม โปรแกรมบัญชีแยกประเภท โปรแกรมสินค้าคงคลัง โปรแกรมบัญชีเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย โปรแกรมบัญชีลูกหนี้และรายได้
หากคุณสนใจ ระบบบัญชีเต็มรูปแบบ ของ CiMSO (CiMSO BACKoffice) แต่มีระบบที่ใช้อยู่แล้วและยังไม่ต้องการเปลี่ยน ไม่ว่าจะเป็น ซอฟต์แวร์โรงแรม (Hotel PMS) ซอฟต์แวร์ร้านอาหาร (Restaurant software) ซอฟต์แวร์ หรือ โปรแกรมร้านค้าปลีกส่ง ร้านอาหาร ร้านกาแฟ (POS) บทความนี้ CiMSO เรามีคำแนะนำดีๆ วิธีเชื่อมต่อระบบเดิมของคุณเข้ากับระบบบัญชีของ CiMSO ใน 3 แนวทาง ครับ
1. การ Lump Sum ข้อมูลจากระบบเดิม
2. การส่งข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบ CiMSO ด้วย CiMSO INNterchange
3. การดึงข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบ CiMSO
แต่ละแนวทางมี ข้อดี ข้อจำกัด และงบประมาณที่แตกต่างกัน ดังนี้
แนวทางที่ 1 การ Lump Sum ข้อมูล
การ Lump Sum ข้อมูลจากระบบเดิมเป็น csv. File เพื่อ import เข้าระบบ CiMSO คือการสรุปยอดรายการเดินบัญชีการเงินทั้งรายได้-รายจ่าย ของระบบเดิมโดยจัดทำเป็น csv. File หลังจากนั้น ทำการนำเข้าข้อมูล (import) ด้วยการบันทึกบัญชีรายวัน เป็นยอดสรุปจากซอฟต์แวร์เดิม
วิธีการนี้ เป็นการผสานข้อมูล ระบบงานส่วนหน้าที่ใช้ในการเชื่อมต่อกับผู้ใช้งาน (UI) เช่น Hotel PMS เข้ากับระบบงานส่วนหลัง (BACKoffice) ของ CiMSO โดยที่ หัวข้อในการบันทึกข้อมูล (Template Field) ของระบบงานส่วนหน้าจะต้องตรงกับ BACKoffice ของ CiMSO เพื่อให้สามารถบันทึกรายการเดินบัญชี (Transaction) เข้าสู่บัญชีแยกประเภท (Ledger) ได้ครบถ้วนทุกหมวดประเภท อย่างไรก็ตาม การบันทึกบัญชีตาม แนวทางที่ 1 นี้ จะเป็นการนำเข้าบันทึกรายการในรูปแบบของสมุดรายงานทั่วไป (JV) เพื่อให้แผนกบัญชีสามารถตรวจสอบหรือปิดบัญชีงบดุลได้จากระบบ BACKoffice ของ CiMSOเป็นหลัก
ข้อดี
- ค่าใช้จ่ายถูกที่สุด
- ระบบบัญชีสามารถปิดบัญชีรายวัน รายเดือน และทำรายงานบัญชีภาพรวมต่างๆ ได้ ภายใต้บันทึกรายงานการเดินบัญชี (Ledger Movement)
ข้อเสีย
- ไม่มีรายงานสินค้าเข้า-ออก (Stock Movement) จึงทำให้ไม่สามารถรับรู้กำไรขาดทุนแบบเรียลไทม์ได้ คุณยังต้องนับสต็อคสินค้าทุกสิ้นเดือนเองเพื่อปรับยอดสินค้าคงคลัง (Stock On Hand) และคิดต้นทุน
- บัญชีขารับ-ขาจ่ายของระบบ CiMSO จะไม่สามารถทราบการขายซ้ำ-ซื้อซ้ำของแต่ละเจ้าหนี้ ลูกหนี้ และต้องทำการบันทึกข้อมูลการซื้อ-ขายส่วนนี้ในซอฟต์แวร์เดิมเป็นหลักเท่านั้น ดังนั้น จึงต้องมั่นใจว่าซอฟต์แวร์หน้าบ้านมีฟีเจอร์รองรับส่วนนี้
- ไม่สามารถสรุปยอดเงินต่างๆ ได้ที่ระบบบัญชีหลังบ้าน เนื่องจากยอดบันทึกบัญชีหลังบ้านเป็นยอดสรุปรวม (Lump Sum) จึงจำเป็นต้องสรุปยอดเงินจากหน้าบ้านเท่านั้น
- บัญชีหลังบ้าน ไม่ทราบประวัติการซื้อของลูกค้าหรือลูกหนี้ (Debtor’s Transaction History) ทำให้ทีมการตลาดไม่สามารถสื่อสารและออกโปรโมชั่นตรงกลุ่มเป้าหมาย
แนวทางที่ 2. การส่งข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบ CiMSO ด้วย CiMSO INNterchange
การส่งข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบ CiMSO คือการให้ทีม Developer ทำการเขียนโปรแกรม เชื่อมต่อ (interface) กับระบบเดิม โดยใช้ CiMSO INNterchange API เพื่อส่งข้อมูลระหว่างฐานข้อมูลเดิม ไปยังระบบ CiMSO
แนวทางนี้ จะใช้ CiMSO INNterchange API เป็นตัวกลางเพื่อ ส่งต่อข้อมูล (Template Field) ระหว่างซอฟต์แวร์ แบบเรียลไทม์ (Real-time) ยกตัวอย่าง เช่น โรงแรมจะทำการเชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรม PMS เดิม เข้าสู่การบันทึกบัญชีของซอฟต์แวร์ CiMSO ซึ่งต้องการส่งข้อมูลประเภทห้องพัก จำนวนห้องพัก จำนวนห้องว่าง และราคาห้องพัก
ในส่วนนี้ CiMSO INNterchange API จะให้หัวข้อในการบันทึกข้อมูล (Template Field) ไม่ว่าระบบ Hotel PMS จะเป็น MySQL หรือ MsSQL เพื่อทำการเขียนชุดคำสั่ง JSON API* มาดึงข้อมูลจาก Hotel PMS มาแสดงที่ CiMSO BACKoffice ได้แบบเรียลไทม์
ขั้นตอนดำเนินการ ก็ไม่ยาก คือ ทาง Hotel PMS ที่ต้องการส่งข้อมูล ทำการลงทะเบียนผ่าน ลิ้งนี้ (https://backoffice.cimso.com/api_registration) จากนั้น CiMSO จะนำส่งข้อมูลการเชื่อมต่อ หรือ API ให้ทาง PMS ศึกษาและตรวจสอบหัวข้อ (Template Field) ว่าครบถ้วนตามที่ต้องการแล้วหรือยัง
กรณีที่มีหัวข้อในการบันทึกข้อมูล (Template Field) พื้นฐานครบตามที่ต้องการอยู่แล้ว ทางโรงแรม ทำการชำระเพียง สิทธิการดำเนินการเชื่อมต่อข้อมูลเท่านั้น (ประมาณ 1,000 USD) และให้ทาง PMS ทำการเขียน JSON ตามที่ต้องการ (อาจมีค่าใช้จ่ายแก่ทาง Hotel PMS)
แต่ในกรณีที่ ข้อมูลไม่ครบถ้วน จะเข้าสู่กระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ (Software Development) ซึ่งมีค่าใช้จ่ายแก่ทาง CiMSO โดยคำนวณตามระยะเวลาการพัฒนาซอฟต์แวร์ให้มีหัวข้อครบถ้วนตามต้องการ ดังนั้น เจ้าของโรงแรมจึงจำเป็นต้องคำนวณค่าใช้จ่ายโดยรวมว่าคุ้มค่าการลงทุนในแนวทางนี้หรือไม่ โดยผลลัพธ์คือการให้ซอฟต์แวร์ทำงานแทนคนเพื่อช่วยลดความผิดพลาดจากบุคคล (Human Error)
ข้อดี
- สามารถบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลของทั้ง 2 ซอฟต์แวร์แบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถตรวจสอบและออดิทซึ่งกันและกันได้
- ค่าใช้จ่ายไม่สูงมากนัก สามารถรองรับการขยายความต้องการในกรณีเพิ่มหัวข้อ โดยทำการการเขียน JSON ดึงข้อมูลเพิ่มตามความต้องการภายหลังได้
ข้อเสีย
- ทางซอฟต์แวร์เดิมต้องเขียน JSON Format ดึงข้อมูล ซึ่งเจ้าของกิจการต้องมั่นใจว่าทีมพัฒนาของซอฟต์แวร์นั้นๆ มีความสามารถและเข้าใจฐานข้อมูลอย่างชัดเจน
- มีค่าใช้จ่ายในการจ้างทีม Developer เพื่อทำการเขียน JSON โดยใช้ CiMSO INNterchange API เพื่อส่งข้อมูลมายัง CiMSO BACKoffice
- กรณีที่ CiMSO ไม่มีหัวข้อในการบันทึกข้อมูล (Template Field) ตามที่ต้องการจะมีค่าใช้จ่ายในการพัฒนาอยู่ที่ 50 – 200 ชั่วโมงการทำงาน
แนวทางที่ 3. การดึงข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบ CiMSO
การดึงข้อมูลจากระบบเดิมมายังระบบ CiMSO คือการให้ ทีม CiMSO Developer ทำการเขียนโปรแกรม เชื่อมต่อ (interface) โดยใช้ API ของระบบเดิมเพื่อดึงข้อมูลระหว่างฐานข้อมูลเดิม มายังระบบ CiMSO
แนวทางนี้จะตรงข้ามกับแนวทางที่ 2 ซึ่งทีม CiMSO Developer จะเป็นผู้นำข้อมูลการเชื่อมต่อ (API) มาศึกษาและทำการเขียน JSON ไปดึงข้อมูลมาเข้าสู่ฐานข้อมูลของ CiMSO BACKoffice
ข้อดี
- เช่นเดียวกับแนวทางที่ 2
ข้อเสีย
- ในกรณีที่ต้องการเพิ่มหัวข้อในการบันทึกข้อมูล ต้องมีการพัฒนา interface ใหม่ซึ่งต้นทุนอาจจะสูงมาก (มากกว่าแนวทางที่ 2)
- การรับส่งข้อมูลอาจมีความล่าช้า
ทั้ง 3 แนวทางนี้ ทางองค์กรจึงต้องทำการสรุปและเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับงบประมาณในการลงทุนระบบ CIO หรือ ERP system consultant ที่ชำนาญจะสามารถช่วยแนะนำ พร้อมสรุปแนวทางภาพรวม ข้อดี ข้อเสีย วงเงินลงทุน ประโยชน์ที่ได้รับทั้งระยะสั้น กลาง ยาว เพื่อให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนการลงทุนในการเปลี่ยนผ่านวิธีการจัดการภายในจากการทำงานที่พึ่งคนเป็นหลัก ไปเป็นให้ซอฟต์ทำงานแบบ 100% ได้ตามเป้าหมายการเติบโตขององค์กร
หมายเหตุ: *JSON ย่อมาจาก JavaScript Object Notation คือ Standard format อย่างหนึ่งที่เป็น text และสามารถอ่านออกได้ด้วยตาเปล่า ใช้ในการสร้างหัวข้อในการบันทึกข้อมูลเพื่อส่งข้อมูลระหว่างซอฟต์แวร์
หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality สำหรับ สนามกอล์ฟ (Golf Software) โรงแรม รีสอร์ท ที่พัก (Hotel management Software) อีเวนท์ (Event Management Software) ร้านอาหาร ครัวกลาง (Restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software) สปา (Spa Software) ระบบรายปลีก-ขายส่ง (Wholesale Retail mangement) ระบบแฟรนไชส์ (Franchise Management) และธุรกิจบริการอื่นๆ)
สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-1296312 หรือ marketingth@cimso.com
To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-21296312 or email at marketingth@cimso.com
