ความท้าทายในการจัดการธุรกิจด้วยการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย

ธุรกิจทั้งหลายที่กำลังเติบโต จะมีจุดที่ต้องตัดสินใจเลือกใช้ระบบที่ดีที่สุดเพื่อเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจที่กำลังขยายตัว แต่ซอฟต์แวร์ชุด หรือ อินทิเกรทเต็ด ซอฟต์แวร์ (Integrated Software) มักจะถูกมองข้ามสำหรับองค์กรณ์ที่มีเป้าหมายที่จะเร่งหารายได้ในระยะสั้น  ทำให้มีการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันในองค์กรเดียวกัน ซึ่งส่งผลระยะยาวทำให้ให้กระบวนการทางธุรกิจไม่มีประสิทธิภาพและสร้างความท้าทายให้กับทีมงานในการรวมซอฟต์แวร์ต่างๆเข้าด้วยกัน  

บทความนี้ผมจะพูดถึง ผลจากการเลือกใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวในการบริหารธุรกิจ ครับ

1.ผลงานของพนักงานออกมาไม่ดีเท่าที่ควร

เมื่อบริษัทกำลังเติบโต พนักงานจะต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด หากพนักงานทำงานไม่มีประสิทธิภาพและระบบที่ใช้อยู่ก็ไม่เกี่ยวข้องกัน ข้อผิดพลาดในการทำงานก็จะเพิ่มขึ้นได้ ซึ่งทำให้เสียเวลาจากหน้าที่ที่สำคัญอื่นๆ ซึ่งทำให้เกิดผลเสียต่อองค์กร  

ในการทำงานขององค์กร มีกระบวนการบางอย่างที่ใช้เวลานาน แต่เป็นกระบวนการที่จำเป็นต้องมี สำคัญ และทำผิดพลาดไม่ได้ เช่น การสร้างใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ การอนุมัติค่าใช้จ่าย    

เช่น พนักงานใช้เวลาหลายชั่วโมงในการป้อนข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้าเข้าระบบ ในขณะที่พนักงานอีกคนหนึ่งกำลังดึงข้อมูลออกจากระบบCRM เพื่อคำนวณยอดขายและค่าคอมมิชชั่น หากคำสั่งซื้อใดถูกยกเลิกระหว่างการดึงข้อมูลไปคำนวณ ข้อมูลก็จะมีความผิดพลาด และพนักงานทั้งสองคนก็จะต้องทำงานใหม่ทั้งหมด งานแบบนี้ทำให้บริษัทของคุณทำงานไม่คล่องตัว    

2.การไม่สามารถมองเห็นอย่างเรียลไทม์

เมื่อระบบไม่ได้อินทิเกรทกัน (un-integrated) คุณจะเจอว่ามีฐานข้อมูลหลายส่วนทับซ้อนกันและคุณไม่สามารถที่จะเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ง่ายๆ มีรายงานหลายตัวที่สำคัญต่อการมองภาพรวมของบริษัทและใช้สำหรับตัดสินใจดำเนินการหลายๆอย่างในบริษัท เช่น ข้อมูลการเงิน การตลาด และการให้บริการ เป็นต้น ซึ่งหลายๆบริษัทก็ต้องล้มเลิกความคิดที่จะใช้ข้อมูลสำคัญเหล่านี้ในการวิเคราะห์เพราะมันเสียเวลามากเกินไปที่จะรวบรวมข้อมูล หรือหลายๆบริษัทก็ต้องจำใจที่จะใช้ข้อมูลที่ไม่ค่อยตรงนักในการวิเคราะห์ภาพรวมของธุรกิจตัวเอง ในที่สุด การเติบโตของธุรกิจก็ต้องทนทุกข์โดยอาศัยข้อมูลที่ไม่ถูกต้องที่ให้มา

3.ความวุ่นวายในการรวมระบบเข้าด้วยกันและต้นทุนที่สูง

การเลือกใช้แอพพลิเคชั่นหรือซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย ทำให้ไอทีต้องเสียเวลามากในการรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน การบำรุงรักษาระบบแต่ละระบบ และการอัพเดทเวอร์ชั่นใหม่ๆของแต่ละระบบ สำหรับบริษัทที่กำลังโต เมื่อซื้อซอฟต์แวร์แล้ว ก็ต้องการให้ระบบทำงานเชื่อมต่อกันเพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานต่อกันได้ แต่ก็ต้องยอมรับว่าเป็นงานที่สาหัสมากเพราะทั้งเสียเวลาทีมงาน เสียเวลาเยอะ ค่าบำรุงรักษาก็เพิ่มขึ้นและบางครั้งระบบก็ไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ด้วย  

4.ผลกระทบต่อการเพิ่มจำนวนลูกค้า

เป้าหมายที่สำคัญ สำหรับความสำเร็จอย่างต่อเนื่องของบริษัทของคุณ คือ การได้มาซึ่งลูกค้าและการเติบโตของรายได้ ด้วยการแข่งขันที่เพิ่มขึ้น บริษัทจึงจำเป็นต้องมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้าเพื่อนำธุรกิจของตนไปสู่อีกระดับหนึ่ง หากบริการต่างๆ ที่ลูกค้าคาดหวังจากคุณไม่ได้รับการบริการที่ดี ที่ประทับใจ พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะซื้อจากคุณน้อยลง ซอฟต์แวร์ชุดหรือ อินทิเกรทเต็ด ซอฟต์แวร์ (Integrated Software) ช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง และพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเกี่ยวกับลูกค้าได้ ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการให้บริการที่ดี ลูกค้าประทับใจและต้องการซื้อสินค้าบริการของคุณต่อไป

จะเห็นได้ว่า การเลือกใช้ ซอฟต์แวร์หลายตัวในการบริหารธุรกิจ อาจทำให้คุณเพิ่มยอดขายได้เร็วในช่วงแรก แต่กลับส่งผลเสียในระยะยาว คือ ผลงานของพนักงานออกมาไม่ดีเท่าที่ควร การที่คุณไม่สามารถมองเห็นอย่างเรียลไทม์ ความวุ่นวายในการรวมระบบเข้าด้วยกันและต้นทุนที่สูง และสิ่งที่แย่ที่สุดคือการที่มันมีผลกระทบต่อการเพิ่มจำนวนลูกค้า แล้วจะทำอย่างไรจึงจะหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้?

ลองพิจารณาเลือกใช้ ซอฟต์แวร์ชุด หรือ อินทิเกรทเต็ด ซอฟต์แวร์ (Integrated Software) ซึ่งเป็นชุดโปรแกรมที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆที่เกี่ยวข้องกัน ทำให้ข้อมูลสามารถสื่อสารส่งต่อกันระหว่างแผนกต่างๆขององค์กรคุณอย่างเรียลไทม์และอัตโนมัติ โดยทั่วไป อินทิเกรทเต็ด ซอฟต์แวร์ (Integrated Software) จะรวมถึงการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) การป้อนใบสั่งขาย การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ การเงินและฟังก์ชันอื่น ๆ ทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน แม้จะเป็นการลงทุนที่สูงและขั้นตอนการ implement ระบบยุ่งยากหน่อย แต่ก็คุ้มค่าต่อการลงทุนในระยะยาวมากกว่าครับ

หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality สำหรับ สนามกอล์ฟ (Golf Software) โรงแรม รีสอร์ท ที่พัก (Hotel management Software) อีเวนท์ (Event Management Software) ร้านอาหาร ครัวกลาง (Restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software) สปา (Spa Software) ระบบรายปลีก-ขายส่ง (Wholesale Retail  mangement) ระบบแฟรนไชส์ (Franchise Management) และธุรกิจบริการอื่นๆ)                                              

สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-1296312 หรือ marketingth@cimso.com

Ci-Header-INNkeeper

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-21296312 or email at marketingth@cimso.com