หลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)
เมื่อคุณมีระบบจัดการร้านค้าหรือระบบจัดการธุรกิจของคุณในส่วนหน้าบ้าน ไม่ว่าจะเป็น PoS สำหรับร้านอาหาร (RESTauranteur) ระบบจัดการสนามกอล์ฟ (GOLFmanager) หรือแม้กระทั่ง ระบบจัดการโรงแรม (INNKeeper) ระบบสปา (SPAscheduler) ระบบจัดการอีเวนท์ (EVENTmanager) เป็นต้น แน่นอนว่าคุณสามารถรับรู้ว่าคุณมีรายได้เท่าใดต่อวัน จากรายงาน (Daily Transaction) จากเครื่อง PoS หากองค์กรณืของคุณยังสามารถรับรู้รายได้รายจ่ายได้อย่างคร่าวๆ โดยมีคุณเป็นผู้บริหารจัดการเพียงคนเดียว คุณก็อาจจะยังไม่ใส่ใจกับการบันทึกบัญชีมากนัก
แต่เมื่อองค์กรของคุณใหญ่ขึ้น คุณจะมีทางเข้าออกของรายได้หลายช่องทาง เช่น ธุรกิจ Golf Club ส่วนมาก็จะมีตั้งแต่ โรงแรม สนามกอล์ฟ ร้านอาหารและสปา เป็นต้น ระบบบัญชี (BACKoffice) และการลงบัญชีคู่จะเข้ามามีบทบาทกับคุณมากขึ้น ซึ่งผู้ใช้ระบบ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการหรือแผนกบัญชีควรที่จะมีความเข้าใจหลักการบัญชีเบื้องต้น
หลักการบัญชีที่เป็นที่ยอมรับและใช้บันทึกรายการกันแพร่หลายที่สุดในประเทศ คือ หลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting) เพื่อป้องกันปัญหาในการรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชี และการจัดทำงบการเงิน ซึ่งระบบ CiMSO ERP – BACKoffice ก็รองรับการลงบันทึกบัญชีแบบ “หลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)” เช่นเดียวกันครับ
ระบบบัญชีคู่ เป็นวิธีการที่ใช้ปฏิบัติในการลงบัญชีต่างๆ ประกอบด้วย รายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนเอกสารหลักฐาน การบันทึกเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ในการเสนอรายงานทางการเงินได้อย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์
โดยหลักการบัญชีคู่ คือ เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นทุกรายการต้องนำมาบันทึกบัญชีสองด้านเสมอ คือ ด้านเดบิตและด้านเครดิตด้วยจำนวนเงินเท่ากันทั้งสองด้าน แต่จำนวนบัญชีที่ลงนั้นไม่จำเป็นต้องเท่ากัน กล่าวคือ อาจเป็นการเดบิตหนึ่งบัญชี และ เครดิตมากกว่าหนึ่งบัญชีก็ได้ แต่ข้อสำคัญ การบันทึกรายการค้าทุกรายการ จำนวนเงินที่เดบิตทุกบัญชีรวมกันต้องเท่ากับจำนวนเงินที่เครดิตบัญชีทุกบัญชีรวมกัน
การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่ของแต่ละหมวดบัญชี มีดังต่อไปนี้
- หมวดบัญชีสินทรัพย์ รายการค้าใดที่มีผลทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต ส่วนรายการค้าใดที่มีผลทำให้สินทรัพย์ลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิต
- หมวดบัญชีหนี้สิน รายการค้าใดที่มีผลทำให้หนี้สินเพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิต ส่วนรายการค้าใดที่มีผลทำให้หนี้สินลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต
- หมวดบัญชีทุน รายการค้าใดที่มีผลทำให้ทุนเพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีไว้ทางด้านเครดิตส่วนรายการค้าใดที่มีผลทำให้ทุนลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต
- หมวดบัญชีรายได้ ถ้ารายได้เพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีด้านเครดิต ถ้ารายได้ลดลงจะบันทึกบัญชี ทางด้านเดบิต
- หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย ถ้าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจะบันทึกทางด้านเดบิตถ้าค่าใช้จ่ายลดลงจะบันทึกทางด้านเครดิต
การลงบัญชีนอกจากจะทำให้ทราบถึงกำไรขาดทุนของธุรกิจแล้ว ยังเกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติตามกฎหมายทั้งในแง่ของการยื่นแบบต่อกรมสรรพากรและระเบียบต่างๆ ที่ต้องจัดทำเมื่อดำเนินธุรกิจอีกด้วย ดังนั้นผู้ประกอบธุรกิจต่างๆ จึงควรศึกษาความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบัญชีเพื่อจะได้นำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
และด้วยระบบ CiMSO ERP Software ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการบันทึกบัญชีสำหรับทุกช่องทางของรายได้ที่เข้าองค์กร และทุกช่องทางของรายจ่ายที่ออกจากองค์กร ทำให้ผู้บริหารหรือแผนกบัญชีสามารถทราบ ยอดกำไรขาดทุนได้อย่างเรียลไทม์ด้วยครับ
หากคุณต้องการที่ปรึกษาระบบ ERP และระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Hospitality (สนามกอล์ฟ ที่พัก อีเวนท์ ร้านอาหาร ครัวกลาง สปา และกิจกรรมอื่น) สามารถติดต่อ CiMSO ERP Software เพื่อทำ short demo (free, via online) ได้ที่ 02-3924186 หรือ cimso@aecenlist.com
To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com
