ข้อผิดพลาด ที่ทำให้การ Implement ระบบ ERP ของคุณต้องสะดุด

บทความที่แล้ว ผมอธิบายถึงขั้นตอนการ Implement ระบบ CiMSO ERP Software ซึ่งมีขั้นมีตอน มีเอกสารควบคุม และมีแบบแผนการ Implement แบบ PRINCEII Project Management ซึ่งทำให้ลูกค้ามั่นใจได้ว่า การขึ้นระบบ CiMSO ERP จะสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีขั้นมีตอน มีความโปร่งใส และสามารถ GO-LIVE ได้ตามแผนการที่ตั้งเป้าไว้จริง แต่อย่างไรก็ตาม ในการ Implement ระบบ ERP นั้น ก็ยังมีสิ่งอื่นๆ ที่ไม่สามารถควบคุมได้ด้วยระบบ และเป็นข้อผิดพลาด ที่อาจทำให้การ Implement ระบบ ERP ของคุณต้องสะดุด ดังนี้

  1. ขาดความใส่ใจของผู้บริหาร

สิ่งแรกและสิ่งที่สำคัญที่สุดของการลงระบบ ERP คือ วิสัยทัศน์ การเห็นความสำคัญ และความใส่ใจ มุ่งมั่น ของผู้บริหารครับ ผมบอกได้เลยว่าถ้าตัวผู้บริหารเองยังไม่เป็นความสำคัญและไม่มุ่งมั่นที่จะใช้ระบบ ERP ในการควบคุมการทำงานขององค์กร ไม่ว่าระบบ ERP ที่คุณเลือกใช้จะดีแค่ไหน การ Implement ระบบก็จะไม่มีวันสำเร็จไปได้ครับ เพราะการ Implement ระบบ ERP คือความร่วมมือของคนทั้งองค์กร ซึ่งเจ้าของระบบจะต้องเข้าไปประสานงาน ขอข้อมูลกับพนักงานทุกแผนกขององค์กร ผู้บริหารหรือ Top Management ควรจำทำความเข้าใจกับพนักงาน ถึงความต้องการ เป้าหมาย ทำให้พนักงานเข้าใจและเห็นว่าจะมีทีมงานผู้ดูแลระบบ ERP เข้ามาพัฒนาระบบขององค์กร และเข้ามาทำการอบรมการใช้งานระบบให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำให้พนักงานทุกคนขององค์กรทำงานง่ายขึ้น มีระบบระเบียบ ลดความผิดพลาด ทำให้องค์กรสามารถเติบโตแข่งขันกับคู่แข่งในตลาดในปัจจุบันได้  

  1. ขาด System Champion

นอกจากความใส่ใจของผู้บริหารในการทำความเข้าใจกับพนักงานขององค์กรระดับหัวหน้าแล้ว การ Implement ระบบ ERP จำเป็นที่จะต้องมีผู้ประสานงานหลัก หรือที่เราเรียกกันว่า System Champion ซึ่งเป็นคนที่จะสามารถสื่อสารได้กับทุกแผนกขององค์กร เป็นตัวกลางระหว่าง ผู้พัฒนาระบบ, ผู้บริหารและทีมพนักงานแต่ละแผนก เพื่อทำความเข้าใจ รวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนตาม requirement ส่งให้กับผู้พัฒนาระบบ นอกจากนั้น ทำหน้าที่ อัพเดทความคืบหน้าของโครงการให้กับผู้บริการองค์กรด้วย System Champion ควรจะต้องเป็นผู้ที่มีความ Positive เป็นคนกลางที่ดี ที่มีความเข้าใจทั้งการทำงานของทีมพัฒนาและพนักงาน มีเป้าหมายในการที่จะต้อง implement และ GO LIVE ให้ได้ แม้ว่าระหว่างทางจะมีอุปสรรค์บ้างก็ตาม    

  1. ขาดข้อมูลที่ดี

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ทำให้เกิดการความผิดพลาดในการวางแผนการตลาด การวางแผนการผลิต การวางแผนด้านวัสดุ การวางแผนการทำงาน การผิดพลาดในการวางแผนงานนั้นทำให้ระบบเสียความเชื่อถือ พนักงานหมดกำลังใจที่จะใช้งาน ระบบ ERP ควรจะมีการวางแผน การใส่ข้อมูลที่ถูกต้องก่อนเริ่มใช้งาน การให้ความรู้ผู้ใช้งานว่าผลกระทบของการให้ข้อมูลที่ผิดพลาดเป็นอย่างไร

  1. ขาด Project Management ที่ดี

ด้วยขอบเขตงาน ขนาด และความซับซ้อน ของการวางระบบ ERP ทำให้การวางแผนงาน Project Management ในจุดที่เป็นรายละเอียดเล็กน้อยถูกมองข้าม ซึ่งทำให้เสียเวลาเพิ่มขึ้นที่หลัง เช่น เวลาสำหรับการทำเอกสาร การผสมผสานของระบบ การทดสอบ ก่อนที่จะเริ่มระบบใหม่ เป็นปัจจัยข้อผิดพลาดสำคัญที่เกิดขึ้น ดังนั้น ตอนที่คุณเลือกระบบ ERP มาใช้ในการจัดการองค์กร คุณควรจะเลือก ผู้พัฒนาระบบ ที่ใช้กลยุทธ์การจัดการโครงการที่ดี เช่น CiMSO ERP Software เลือกใช้ Prince II Project Management ซึ่งเป็นการ Implement ระบบอย่างเป็นขั้นเป็นตอน มีเอกสารควบคุมการทำงานในทุกขั้นตอน ทำให้การ implement ไม่มีความล่าข้า และสามารถ GO-LIVE ได้จริง

อย่าลืมว่า การร่วมมือระหว่างหลายหน่วยงานในองค์กรนั้นเป็นส่วนสำคัญในการทำงาน การเรียนรู้เทคโนโลยีถือเป็นอุปสรรคสำคัญของหลายบริษัท แต่ในความจริง เทคโนโลยีนั้นเป็นเพียงส่วนสนับสนุนไม่ใช่เป้าหมายหลัก สำหรับเป้าหมายหลักนั้นคือ การจัดการงานระบบโครงสร้างของธุรกิจ ดังนั้นทีมงานจึงควรเข้าใจหลักการของ Project Management ในเรื่องของการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน การสร้างแผนงานที่ถูกต้อง การดำเนินการเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายครับ

  1. ขาดความตั้งใจในการเรียนรู้ระบบใหม่ๆของพนักงาน

การเรียนรู้ โปรแกรมใหม่อาจจะเป็นเรื่องยากสำหรับหลายคน หรืองานปัจจุบันนั้นยุ่งยากอยู่แล้ว ทำให้ผู้เรียนนั้นไม่สบายใจที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ หรือสร้างวิธีการทำงานที่ผิดๆ ทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ก็คือ การลงทุนในการจัดการการเปลี่ยนแปลง โดยที่ ผู้บริหารควรเข้ามามีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงนี้ในทุก modules และ functions ของระบบ นอกจากนี้ควรตอบแทนพนักงานด้วยสิ่งตอบแทนที่พนักงานต้องการ เช่น ฟังก์ชั่นที่ทำงานพนักงานทำงานง่ายกว่าเดิม เป็นต้น

7.1 Ci Header BACKoffice

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com