ขั้นตอน Implement ระบบ ERP ของ CiMSO Software

CiMSO ERP Software เป็นระบบ ERP สำเร็จรูป ที่จะช่วยให้ธุรกิจประเภท Hospitality ไม่ว่าจะเป็น โรงแรม รีสอร์ท สนามกอล์ฟ ร้านอาหาร สปา ธุรกิจประเภทงานบริการและธุรกิจรีเทล (ค่าปลีก – ค้าส่ง) สามารถเพิ่มศักยภาพในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมการทำงานภาพรวมขององค์กร ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงาน มีการเชื่อมโยงข้อมูลอย่างไร้รอยต่อ ทำให้ข้อมูลไหลผ่านในทุกหน่วยงานโดยมีจุดศุนย์กลาง Database เดี่ยว จึงสามารถรวบรวมและนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา ทำให้ธุรกิจของคุณมีความสามารถในการแข่งขันกับตลาด     

หากการ Implementation ระบบ CiMSO ERP สำเร็จ ระบบจะสามารถแสดงข้อมูลด้าน Business Intelligence การวางระบบการทำงานขององค์กร Business Operation, ช่วยลดต้นทุน, เพิ่มความสามารถในการประสานงาน และร่วมมือในการทำงานภายในองค์กร ซึ่งทั้งหมดเป็นปัจจัยสำคัญของการเติมโตของธุรกิจ

แต่อย่างไรก็ตาม ผมเชื่อว่ายังคงมีผู้บริหารหลายๆท่าน เชื่อมั่นกับระบบ ERP แต่ยังคงมีความกังวลว่สระบบ CiMSO ERP จะมีวิธีการ Implement อย่างไร ใช้ระยะเวลานานแค่ไหน และจะติดปัญหาอะไรบ้างที่ผู้บริหารพึงควรระวัง วันนี้ AEC Enlist ซึ่งเป็นตัวแทนขายและ Implement ระบบ CiMSO ERP ในประเทศไทย จะมานำเสนอวิธีการ Implement ระบบ CiMSO ERP ครับ

การ Implement หมายถึงการดำเนินการ หรือการทำให้เกิดผล ซึ่งก็คือ การทำให้ระบบ CiMSO ERP สามารถใช้งานได้หรือสามารถใช้งานอย่างเต็มประสิทธิภาพกับธุรกิจของลูกค้า

มาดูขั้นตอนการ Implement ระบบ CiMSO ERP กันครับ

เมื่อผ่านขั้นตอนการทำ Demo หารือกับลูกค้า รวมถึงการเก็บ requirement จากลูกค้า (บางองค์กร จะมีการทำ POC หรือที่เรียกว่า Proof Of Concept ด้วย) เสนอราคาและประเมิน Timeline  จนลูกค้ามั่นใจ ตกลงใช้บริการ CiMSO ERP Software แล้ว ทางทีมงาน CiMSO โดย บริษัท AEC Enlist ก็จะดำเนินการในขั้นตอนการเก็บข้อมูล และ Implement จนระบบสามารถ Go – Live ได้ภายในระยะเวลาที่ประเมินกันกับลูกค้า ซึ่งมีขั้นตอนสรุปง่ายๆ ดังนี้

  1. การเก็บข้อมูลของลูกค้า หรือที่เรียกว่า Delivery of Information – เนื่องจากการทำงานของ CiMSO ERP Software จะไม่เหมือนกับการทำงานของ ERP ยี่ห้ออื่นๆ คือ ก่อนที่ลูกค้าจะทำการเซ็นสัญญาจ้าง (Project Proposal) กับเรา เราจะทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้า เก็บ Requirement รวมถึงการประเมินค่าใช้จ่าย+Timeline ในการพัฒนาระบบ ในกรณีที่ลูกค้าต้องการเพิ่มfeatures พิเศษ (บางลูกค้าเท่านั้น)

เมื่อเริ่มการทำงานหลังการเซ็น Project Proposal เราจะเริ่ม Start-up meeting กับลูกค้า และเก็บข้อมูลจากลูกค้า ลงลึกไปแต่ละแผนก (ตาม modules และ features ที่ลูกค้าเลือกใช้)

  1. *System Applicability – ในกรณีที่ทีมงานเก็บข้อมูลจากลูกค้าและพบว่า มี requirement เพิ่มเติม นอกเหนือจากการหารือกับลูกค้าก่อนการเริ่มทำงาน ทีมงานจะทำการประเมินการพัฒนาระบบ (Development specifications) และนำเสนอกับทางลูกค้าถึงความจำเป็นในการพัฒนาระบบ Timeline และ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (*สำหรับบางลูกค้าที่มีความจำเป็นในการพัฒนาระบบเท่านั้น)
  2. Data Migration, Installation of Software และ System Configuration – เป็นขั้นตอนที่ทีมงานของเราจะทำงานร่วมกับแผนกต่างๆของลูกค้า ในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ Install ระบบให้กับลูกค้า รวมถึงการจัดการ Config ระบบให้เข้ากับการทำงานของลูกค้า ซึ่งขั้นตอนนี้ทีมงานของลูกค้าก็จะได้เห็นถึงข้อมูล และขั้นตอนการใช้งานของระบบในรูปแบบข้อมูลของตัวลูกค้าเอง ลูกค้าจะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการทำงานที่สอดคล้องกับธุรกิจของลูกค้า ทำให้ลูกค้ามั่นใจว่า CiMSO ERP ตอบโจทย์การทำงานของลูกค้า
  3. **Development และ User Acceptance – ต่อเนื่องจากข้อ 3 ข้างต้น ในกรณีที่ลูกค้ามีความต้องการพิเศษที่ทำให้ CiMSO ต้อง development ระบบเพิ่มเติม CiMSO จะทำการพัฒนาระบบและส่งมอบให้กับลูกค้า เพื่อตรวจสอบและรับมอบระบบ (**สำหรับบางลูกค้าที่มีความจำเป็นในการพัฒนาระบบเท่านั้น)
  4. User Training – แน่นอนว่าไม่มีระบบ ERP ไหน ไม่มีการอบรมการใช้งาน CiMSO ERP Software เรามี Syllabus สำหรับการอบรมผู้ใช้งาน รวมถึงเรามี manual หรือคู่มือการใช้งานให้กับลูกค้า โดยทางทีมงานของเราจะหารือกับลูกค้าก่อนการอบรม ถึงวิธีการ แผนก ผู้ใช้ และตารางเวลาการอบรม เพื่อให้ลูกค้าสามารถวางแผนการทำงานของพนักงาน ให้สอดคล้องกับตารางการอบรม รวมถึงเพื่อให้การอบรมมีประสิทธิภาพมากที่สุดอีกด้วย
  5. Go-LIVE – เป็นขั้นตอนการส่งมอบระบบให้กับลูกค้า ซึ่งในช่วง Go-LIVE นั้นทางทีมงานก็จะอยู่ช่วยลูกค้าในการใช้งาน หากมีการติดขัดเนื่องจากเป็นการใช้ระบบใหม่ๆ พร้อมกับการส่งมอบ LUSA ให้กับลูกค้า (LUSA คือ License Upgrade and Support Service Level Agreement เป็นสัญญาการให้บริการหลังการขายของ
    CiMSO ERP Software ซึ่งนอกจากการซัฟพอร์ทระบบตาม Service Level แล้ว CiMSO ยังมีการ Upgrade ซอฟต์แวร์ในทุกๆ 6 เดือน หรือ 2 ครั้งต่อปี ทำให้ระบบของลูกค้าไม่มี bug error และยังมีฟังก์ชั่นใหม่ๆที่ช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยปกติแล้วลูกค้าจะต้องทำการต่อ LUSA ทุกปี)

หลักการ Implement ของ CiMSO ERP Software เป็นรูปแบบการ Implement ในกรอบการดำเนินงานของ PRINCEII Project Management ซึ่งเป็นขั้นเป็นตอนและมีเอกสารควบคุมในทุกขั้นตอน ซึ่ง PRINCEII นี้ ออกแบบมาเพื่อจัดการการเชื่อมโยงระหว่างผู้จัดการโครงการและหัวหน้าทีม เป้าหมายหลักของส่วนนี้ของโมเดลกระบวนการ PRINCEII คือเพื่อให้แน่ใจว่า:

  • ทีมทำงานตามขั้นตอนและ requirement ที่ตกลงกัน
  • ผู้นำทีมในแต่ละแผนก ทีมงาน และลูกค้าเข้าใจว่าโครงการควรส่งมอบอย่างไร ความพยายาม งบประมาณและกำหนดเวลาที่คาดหวังคืออะไร
  • ผู้จัดการโครงการจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับความคืบหน้าของการส่งมอบงานในแต่ละขั้นตอนของ PRINCEII ด้วยวิธีนี้ลูกค้าสามารถมั่นใจได้ว่าการ Implement ระบบ ERP จะบรรลุความต้องการจริง  

ตัวอย่าง Implementation Time Line ของ CiMSO ERP Software

จะเห็นได้ว่า การทำงานของ CiMSO ERP Software ทีม มีมาตรฐานและสามารถทำให้ระบบ ERP สามารถ implement ให้กับลูกค้าได้จริง ซึ่งการ Implement ระบบ ERP อย่างมีแบบแผน มีมาตรฐานสากล จะทำให้ลูกค้าสามารถ GO-LIVE ได้ตรงเวลา มีขั้นมีตอน มีเอกสารควบคุม ระบบที่ลูกค้าได้ก็จะมีมาตรฐานและสามารถพัฒนาการทำงานขององค์กรให้สามารถแข่งขันกับตลาดได้ครับ

อย่างไรก็ตาม ยังมีปัจจัยอีกหลายอย่างที่ทำให้เกิดความสะดุดของการ Implement ระบบ ERP เช่นกันครับ แล้วผมจะมาเล่าสู่กันฟังในบทความต่อไปครับ

7.1 Ci Header BACKoffice

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com