ขั้นตอนการทำงานของโรงแรม – การลงทะเบียนเข้าพัก

การลงทะเบียนเข้าพักเป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการรับจองห้องพัก ซึ่งระหว่างกระบวนการในการรับจองห้องพักกับการลงทะเบียนเข้าพัก จะมีขั้นตอนปฏิบัติงานที่เรียกว่า “การเตรียมการก่อนแขกจะมาเข้าพัก (Pre-registration Activities)” เพื่อช่วยให้การลงทะเบียนเข้าพักของแขกสะดวก รวดเร็ว และลดความผิดพลาดได้มากขึ้น

ขั้นตอนการเตรียมการก่อนแขกจะเข้าพัก เกิดขึ้นระหว่างที่แขกจองห้องพักและยังมาไม่ถึงโรงแรม ซึ่งดรงแรมจะมีข้อมูลที่แขกให้ไว้ระหว่างที่ทำการติดต่อขอจองห้องพักเท่านั้น เมื่อแขกมาติดต่อ front office เพื่อทำการเข้าพัก แขกควรจะตรวจสอบข้อมูลและลงนามกำกับเท่านั้น ดังนั้น Front Office จึงควรเตรียมเอกสารลงทะเบียนเข้าพักล่วงหน้าไว้ แฃะเมื่อหมดเวลาในการยกเลิกการจองห้องพักของแขกแต่ละราย ก็สามารถจัดทำรายงานการจองห้องพักที่ถูกต้องได้ทันที

กระบวนการในการปฏิบัติงานรับลงทะเบียนเข้าพัก

เอกสารที่ใช้ในการลงทะเบียนเข้าพัก

1. รายชื่อแขกที่จะเข้าพักประจำวัน (Arrival List)
2. เอกสารลงทะเบียนเข้าพัก (registration Card)
3. เอกสารแจ้งรายการของผู้เข้าพักประจำวัน (เพื่อส่งสำนักงานตำรวจแห่งชาติ)
4. เอกสารการเปลี่ยนห้องพักและอัตราค่าห้องพัก (Room and Rate change)
5. เอกสารแสดงรายการค่าบริการที่แขกต้องชำระ
6. เอกสารแสดงรายการส่วนลด (Discount report or discount Book)
7. สมุดส่งเวร (เพื่อบันทึกการทำงานและการปฏิบัติงานของพนักงาน แสดงความเคลื่อนไหวของงานว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ติดตามเรื่องใดบ้าง เพื่อให้บริการแขกและปฏิบัติงานต่างๆให้ลุล่วง)
8. เอกสารในการเปลี่ยนชื่อแขก (Name Change), ถ้ามี
9. เอกสารสั่งสิ่งของหรืออาหารและเครื่องดื่มเพื่อเป็นอภินันทนาการแก่แขก (Complementary Order)
10. คูปองอาหาร
11. เอกสารแสดงสถานภาพห้อง (Room Rack Slip or Room Rack Card) หากโรงแรมใช้ระบบคอมพิวเตอร์ สิ่งเหล่านี้จะปรากฏในระบบ ศึ่งแยกสถานะไปตามสีต่างๆ
12. เอกสารแสดงการเข้าพักของแขก
13. เอกสารแสดงการออกจากโรงแรมของแขก
14. เอกสารแสดงรายชื่อแขกที่เข้าพักโดยไม่มีการจองห้องพักล่วงหน้า (Walk-in Record)
15. บัตรเปิดประตูห้องพัก และ ซองใส่บัตรเปิดประตูห้องพัก (Key card and Key card envelop)
16. บัตรเครื่องดื่มเพื่อการต้อนรับ (Welcome Drink Card)