โรงแรมของคุณพร้อมสำหรับ ระบบ ERP หรือยัง

ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจบริการมีการพัฒนาและเพิ่มขีดความสามารถขึ้นเรื่อยๆอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากความต้องการของโรงแรมนั้นซับซ้อนมากขึ้น

ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ โดยเฉพาะโรงแรม พบว่าการใช้ระบบจัดการแบบพื้นฐานไม่ใช่คำตอบที่ต้องการอีกต่อไปในการทำธุรกิจ แล้วโรงแรมประเมินความต้องการในการใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างไร บทความนี้จะนำเสนอข้อดี-ข้อเสียและวีธีแก้ไขความกังวงในการเลือกใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรมครับ

ในช่วงไปม่กี่ปีที่ผ่านมา ธุรกิจบริการ ไม่ว่าจะเป็น โรงแรม ร้านอาหาร สปา สนามกอล์ฟ ล้วนมีความจำเป็ฯที่จะต้องสรรหาและนำเทคโนโลยีต่างๆเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจบริการของตน เนื่องจากความต้องการของธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ ในหลายๆแง่มุม เช่น การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การทำการตลาด และการบัญชี เป็นต้น และนอกจากนี้ ธุรกิจบริการหลายๆตัว มีความต้องการและแนวทางในการดำเนินธุรกิจไปในทางที่ มีความร่วมมือแบบ global มากขึ้น ทำให้ การทำธุรกิจไม่ได้จำกัด อยู่ที่สถานที่ใดสถานที่หนึ่ง แต่สามารถขยายใหญ่ขึ้นไป มีหลายยสาขา ในหลายภุมิภาคและหลายประเทศ เทคโนโลยีทำให้การดำเนินธุรกิจบริการเหล่านี้สามารถจัดการได้จริง ผู้บริหารสามารถมองเห็นข้อมูลและการทำงานขององค์กรได้อย่างเรียลไทม์  ซึ่งทำให้การตัดสินใจในองค์กรเป็นไปด้วยความรวดเร็วและดียิ่งขึ้นกว่าแต่ก่อน

ใน 10 ปีมานี้ โรงแรมส่วนใหญ่จะเลือกซื้อ ซอฟต์แวร์เฉพาะ สำหรับการดำเนินงานของแต่ละโรงแรม เช่น แผนก front office แผนกบัญชี (accounts receivable)  แผนกลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) แผนกบุคคล (HR & payroll) แผนกช่าง (maintenance) เป็นต้น จากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลากหลายเจ้า มาเชื่อมต่อกับระบบ PMS หลักที่โรงแรมใช้อยู่เดิม เหมือนเป็นการเอาระบบหลายๆระบบจากหลายๆเจ้ามาเชื่อมต่อกัน ซึ่งหลายดรงแรม พบว่าการเลือกทำแบบนี้กลายเป็นความวุ่นวาย เสียเวลาและเป็นการลงทุนที่สาหัสกว่าเดิม เพราะการเชื่อมต่อซอฟต์แวรืคนละเจ้ากัน ใช่ว่าจะสามารถเชื่อมต่อข้อมุลกันได้แบบ 100% ทำไห้หลายๆครั้งต้องเสียค่าพัฒนาระบบให้ตรงตามความต้องการของโรงแรมตัวเอง หรือหากเจ้าไหนมีการพัฒนาระบบเพิ่มเติม เจ้าอื่นๆก็จะต้องพัฒนาด้วย ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายทุกครั้งที่มีการพัฒนาเล็กๆน้อยๆ เป็นต้น

หากคุณเป็นอีกหนึ่งโรงแรมที่ปัจจุบันใช้ PMS ในการบริหารจัดการโรงแรม และต้องการต่อยอดการบริหารอื่นๆในโรงแรม เช่น ระบบัญชี ระบบลูกค้าสัมพันธ์ ระบบร้านอาหาร เป็นต้น คุณน่าจะต้องเริ่มมองหาโซลูชั่นการจัดการโรงแรมในรูปแบบ ERP software ครับ

ประโยชน์ของ ERP

• ความสอดคล้องของข้อมูลและความแม่นยำในแผนกต่างๆของโรงแรม
• การประสานงานข้ามแผนกที่ง่ายขึ้นและการจัดการ work flow ที่ดีขึ้น
• ความคล่องตัวในการทำงานซึ่งช่วยให้พนักงานโรงแรม สามารถมุ่งเน้นไปที่การ pay attention กับการทำงานที่ work station ของตัวเอง
• การตั้งค่าเป้าหมายและการตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายที่ง่ายและชัดเจนขึ้น
• โครงสร้างพื้นฐานของระบบและขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัว ซึ่งสามารถระบุปัญหาและสามาถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ธุรกิจโรงแรม ต้องการ ERP Software จริงหรือไม่

การวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือ ERP เป็นแนวคิดที่มีมานานแล้ว และมีการนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม โดยเฉพาะ ธุรกิจการผลิต หรือ โรงงานอุตสาหกรรมต่างๆ เพราะ ERP คือ เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มผลผลิต ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน สามารถปรับปรุงการไหลของข้อมูลและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

ความรวดเร็วของการทำงานของพนักงาน และความถูกต้องของการทำงาน เป็นปัจจัยต้นๆของการแข่งขันกันระหว่างโรงแรม ยิ่งในยุคปัจจุบันที่ลูกค้าส่วนมากจะแชร์ประสบการการเข้าพัก การให้บริการของโรงแรมผ่าสื่อโซเชียลต่างๆ ซึ่งมีผลต่อการเลือกใช้บริการของแขกในอนาคตและรายได้ของโรงแรม ทำให้ฝ่ายบริหารของโรงแรมต้องการการมองเห็นการดำเนินงานของโรงแรมอย่างต่อเนื่องและเรียลไทม์ การต้อนรับที่ดีต้องมีความคล่องตัว ดังนั้น การเลือกใช้ ERP Software ที่เป็น single integrated solution เป็นทางเลือกที่ดีของโรงแรมที่ต้องการให้ การต้อนรับที่คล่องตัว และครอบคลุมฐานข้อมูลเดียวที่ปผนกต่างๆของโรงแรมสามารถเข้าถึงได้อย่างราบรื่น

ข้อดีของการเลือกใช้ Single integrated solution  คือ

• ลงทุนในเซิร์ฟเวอร์เดียวเพื่อเรียกใช้แอปพลิเคชัน
• ลงทุนในลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เดียว
• ใช้บุคลากรด้านไอทีโดยเฉพาะเพื่อจัดการกับระบบ ERP
• เป็นการวางแผนการดำเนินงานของโรงแรมในภาพรวมทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ บัญชีการเงิน สินค้าคงคลัง เงินเดือน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การวางแผนการผลิต ลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น
• เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

ERP Software เป็นระบบบริหารจัดการ เวอร์ชันขั้นสูงของ PMS ซึ่งออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลในจุดเดียวและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้จัดการในระหว่างการทำงาน (ดู Hotel ERP คืออะไร ทำไมธุรกิจโรงแรมจึงต้องมี Hotel ERP)

ความแตกต่างระหว่าง PMS และ ERP

PMS

• เป็นแอปพลิเคชั่นขนาดใหญ่ที่ยุ่งยาก
• เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายเนื่องจากข้อมูลย้ายจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง
• ใช้ทีมงานมากด้วยกระบวนการทำงานแบบแมนนลวล ซึ่งเสียทั้งเวลาและเงิน
• ต้องมีการติดต่อกับผู้ขายหลายรายเพื่อหาจุดแก้ปัญหา

ERP software

• โรงแรมสามารถติดต่อกับผู้ขายรายเดียวเนื่องจากมีวิธีแก้ไขปัญหาเดียวสำหรับการทำงานหลายอย่าง
• ต้นทุนคงที่ซึ่งสามารถจัดการได้มากขึ้น

อุปสรรคต่อการยอมรับและเลือกใช้ ระบบ ERP Software

แม้ว่าระบบ ERP จะมีความต้องการใช้สูงขึ้นเรื่อยๆ มีหลายโรงแรมเลือกใช้ ERP ในการจัดการดรงแรม แต่ก็ยังไม่มากนักเนื่องจากต้นทุนสูง แต่อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือ ผู้ที่ต้องการระบบ ERP สามารถเลือกใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ ได้ตามความต้องการของโรงแรม

การเลือกใช้ระบบ ERP มาแทนที่ระบบ PMS เดิมของโรงแรม จะต้องใช้ช่วงเวลาในการรวบรวมข้อมูล การโยกย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่ตามรูปแบบของระบบ ERP การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้ระบบ ซึ่งหลายองค์กรมองว่าเป็นการลงทุนทั้งเวลาและจำนวนเงิน ทำให้คำว่า ERP จึงดูห่างไกลจากจุดสนใจหลักของธุรกิจ และด้วยความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจในปัจจุบันสถานประกอบการด้านการบริการส่วนใหญ่ก็มีความลังเลใจเกี่ยวกับการลงทุนในเทคโนโลยีใหม่

อย่างไรก็ตามสิ่งที่คุณสมบัติของ PMS ส่วนใหญ่ไม่สามารถตอบโจทย์ได้ก็ คือ  การบริหารจัดการงานที่ซับซ้อนขั้นเรื่อยๆขององค์กร และการเข้าถึงข้อมุล ดูการทำงานอย่างเรียลไทม์ขององค์กร เพื่อลดการรั่วไหลขององค์กร แต่ ERP Software สามารถทำได้ กุญแจสำคัญของการเลือกใช้ ERP Software จากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์คือการเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชียวชาญและและสามารถทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและไม่ยุ่งยาก (ดู CiMSO Hospitality software)

ถึงเวลาแล้วที่โรงแรมของคุณจะลงทุนในระบบ ERP

ถ้าทีมงานในแผนกต่างๆขององค์กร/โรงแรมของคุณทำงานแยกกันอย่างอิสระ และคุณจ้างพนักงาน full-time ครบทุกตำแหน่งเพื่อทำรายงานการดำเนินงาน แต่คุณก็ยังไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของโรงแรมได้อย่างรวดเร็ว ก็เป็นจุดนึงที่บ่งบอกว่า โรงแรมของคุณมีความพร้อมสำหรับ ERP Software

ความต้องการใช้ ERP เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการติดตั้ง Hospitality ERP เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของกระบวนการ การโอนย้ายข้อมูลแบบดั้งเดิม การฝึกอบรมพนักงานโรงแรมเกี่ยวกับการใช้ซอฟต์แวร์และการได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่แท้จริงคือความท้าทาย หากคุณไม่มีพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่เข้าใจถึงผลที่จะได้รับจาก ERP ปัญหาเหล่านี้อาจทำให้คุณไม่สบายใจเป็นเวลาหลายเดือน

• โรงแรมที่ติดตั้ง ERP มีกี่แห่ง
• ผู้ให้บริการ ERP ให้บริการมานานเท่าไหร่
• ส่วนงานบริการที่ติดตั้ง ERP มีอะไรบ้าง
• มีการติดตั้ง ERP ในโรงแรมขนาดเดียวกับคุณหรือไม่
• การปรับแต่งแอปพลิเคชั่นทำได้ง่ายเพียงใด
• ใช้เวลาในการติดตั้งแอพพลิเคชั่นนานเท่าไร?
• การย้ายข้อมูลดั้งเดิมลงใน ERP และการย้ายข้อมูลจะใช้เวลานานเท่าใด
• ผู้ให้บริการ ERP จะฝึกอบรมพนักงานโรงแรมของคุณหลังการติดตั้งหรือไม่
• มีบริการดูแลหลังการขายสำหรับ ERP หรือไม่
• ERP ครอบคลุมภายใต้มาตรฐานอะไรบ้างและมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

แต่ละส่วนบริการมีความต้องการเฉพาะของตนตัวอย่างเช่นโรงแรมสนามบินจะเรียกเก็บเงินผู้เข้าพักที่แตกต่างจากรีสอร์ทริมชายหาด เรือสำราญจะมีแผนกที่แตกต่างกันเมื่อเทียบกับสปา การเลือก ERP ที่เหมาะสมอาจต้องใช้เวลาและการพิจารณาต้นทุนและเวลาในการลงทุนควรเลือก ERP ที่เหมาะสมด้วยความระมัดระวังเอาใจใส่และคิด ท้ายที่สุดคุณอาจต้องใช้ชีวิตกับ ERP เป็นเวลาหลายปี

การติดตั้ง ERP เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ที่คุณจะเริ่มต้นกับผู้ให้บริการ ERP ของคุณ พิจารณาว่าพวกเขาเข้าใจความต้องการของคุณและสามารถส่งมอบตามความคาดหวังของคุณหรือไม่ (ดู CiMSO’s Client References)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

• CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
• PHONEmanager telephone call and billing management
• FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
• INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
• CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
• Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
• SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
• GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
• SPAscheduler SPA and wellness management
• INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system