ทำไม ERP ถึงมีความสำคัญในปี 2020

ถึงแม้ว่าการลงทุนเลือกใช้ ERP Software จะเป็นการลงทุนที่มีมูลค่าสูง และมีความยุ่งยากในการเริ่มใช้งานครั้งแรก แต่ความมีประสิทธิภาพของระบบ ERP ซึ่งเรียกได้ว่า powerful ต่อการทำงานขององค์กร ทำให้แนวโน้มขององค์กรยุคใหม่ หรือแม้กระทั่งองค์กรเก่าๆที่ต้องการแข่งขั้นให้ก้าวทันโลกยุคใหม่ เลือกที่จะใช้ ERP และยินดีให้พนักงานทุกภาคส่วนปรับตัวเข้ากับระบบ ERP ในขณะที่องค์กรที่ไม่เคยใช้ซอฟต์แวร์ อาจะพบว่ามันยากที่จะเข้าใจว่าเหตุใด ERP จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ แต่ในยุคโลกาภิวัฒน์ที่ธุรกิจบีบคั้น การแข็งขันที่สูงขึ้นเรื่อยๆ ทำให้หลายๆธุรกิจมีความจำเป็นที่จะต้องหาเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อให้ธุรกิจมีความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งสำหรับหลายๆองค์กร ความได้เปรียบเหล่านี้สามารถทำได้โดยซอฟต์แวร์ ระบบ ERP

การใช้ ERP คืออะไร

ระบบบริหารจัดการองค์กร ( ERP ) ถูกใช้โดยองค์กรที่ต้องการจัดการฟังก์ชั่นทางธุรกิจภายในระบบแบบรวมศูนย์และรวม ERP มักใช้โดย บริษัท ที่ทำงานต่อเนื่องกันเป็นระบบ supply chain (ห่วงโซ่อุปทาน) เพื่อช่วยติดตามชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดของการผลิตและการจัดจำหน่าย อย่างไรก็ตาม ERP สามารถใช้งานได้โดยธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่แตกต่างกันจำนวนมาก รวมถึง อุตสาหกรรมด้านการโรงแรม ร้านอาหาร และการดูแลสุขภาพ กลุ่มธุรกิจที่ไม่แสวงหากำไร (NGO) ธุรกิจก่อสร้าง และการบริการอื่นๆ องค์กรที่ต้องการจัดการพนักงาน ฐานลูกค้า และสินค้าคงคลัง ก็สามารถใช้ประโยชน์จากระบบ ERP ได้

ระบบ ERP 0tจัดเก็บข้อมูลที่ป้อนทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลเดียว ทำให้แผนกทั้งหมดขององค์กรสามารถทำงานร่วมกันภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกันได้ นอกจากนี้ข้อมูลทั้งหมดจะสามารถนำมาจัดระเบียบ วิเคราะห์และสร้างเป็นรายงานได้  ระบบERP สามารถนำระบบบริหารจัดการของแผนกต่างๆมารวมกันเป็นระบบเดียว ตั้งแต่ ระบบลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management) ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resources Management) ระบบวิเคราะห์การตลาดขั้นสูง (Business Intelligence) ระบบบริหารการเงิน (Financial Management)

ทำไมต้องใช้ ระบบ ERP

แม้ว่า ระบบ ERP อาจมีเป้าหมายคล้ายกับโซลูชั่นหรือซอฟต์แวร์อื่น ๆ แต่ซอฟต์แวร์การวางแผนการจัดการธุรกิจ แบบระบบ ERP จะดีกว่าระบบอื่นๆอย่างไร ต่อไปนี้คือเหตุผล ที่องค์กรธุรกิจควรพิจารณาถึงความสำคัญในการเลือกใช้ระบบการจัดการองค์กร (ERP) เพื่อให้องค์กรมีความสามารถแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้

1. เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า ประหยัดเงินในระยะยาว (Long-term investment, More Money Saved)

ในช่วง2-3ปีมานี้ แม้ว่าบริษัทซอฟต์แวร์หลายบริษัทตั้งข้อเสนอและราคาที่ยืดหยุ่นให้กับลูกค้ามากขึ้น แต่แพคเกจ ERP ยังคงเป็นการลงทุนขนาดใหญ่สำหรับหลาย ๆ องค์กร ค่าใช้จ่ายที่สูงมากสำหรับการลงทุนซื้อและติดตั้งระบบริหารจัดการองค์กร เพียงอย่างเดียว ทำให้ดูเหมือนไม่น่าเป็นไปได้ที่โปรแกรมจะช่วยให้องค์กรของคุณประหยัดเงินได้ แต่หากคุณลองคำนวณและวางแผนให้ดี คุณจะมองเห็นว่า ERP สามารถให้ ROI ที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร

อย่างแรก ระบบ ERP จะรวมระบบต่างๆที่อาจมีการแยกส่วนในองค์กรของคุณ ตั้งแต่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ไปจนถึงระบบเจ้าหนี้ทำให้พนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับงานของพวกเขาจากระบบรวมศูนย์เดียว

ระบบเดียวที่รวมศูนย์นี้ จะช่วยให้พนักงานของคุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ ERP ทำให้ผู้ใช้ (USER) ไม่จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลในหลาย ๆ ระบบ เพราะมีฐานข้อมูลกลางทำให้สามารถดึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นมาก ยิ่งกว่านั้นองค์กรของคุณประหยัดเงินในส่วนของการบริหารจัดการด้วย เพราะเป็นระบบเดียวไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้ฝึกอบรมในหลาย ๆ ระบบ สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ช่วยลดจำนวนเงินที่ใช้ในการฝึกอบรม แต่ยังช่วยลดเวลาการฝึกซ้อมหลายครั้งกับผู้ขายซอฟต์แวร์ เพราะคุณสามารถสื่อสารกับเจ้าเดียวเท่านั้น

2. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันขององค์กร (Improved Collaboration)

คุณสมบัติของ ERP อาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่คุณเลือกใช้ แต่โดยทั่วไปแล้วระบบทั้งหมดจะปรับปรุงการทำงานร่วมกันในบางวิธี ฐานข้อมูลส่วนกลางเป็นส่วนสำคัญของสิ่งที่ทำให้ระบบ ERP มีความโดดเด่น ด้วยฐานข้อมูลส่วนกลางนี้ คุณจะใด้แหล่งที่มาของความจริงในการทำงานภายในของบริษัทคุณ การมีฐานข้อมูลเดียวกัน ที่ไหลไปทุกขั้นตอนการทำงานขององค์กร จะช่วยลดข้อผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดจากการทำงานกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งขะลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่คุณเคยต้องเสีย เช่น การลดจำนวนคนที่เคยต้องทำงานซ้ำซ้อนด้านฐานข้อมูล การลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด เป็นต้น

ยิ่งไปกว่านั้นฐานข้อมูลส่วนกลางจะช่วยลดความลังเลหรือการหยุดชะงักในขั้นตอนการทำงาน เนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้ทั่วทั้งบริษัท นอกจากนี้ไม่จำเป็นต้องรวมข้อมูลในระบบหรือแหล่งต่าง ๆ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดได้รับการรวบรวมจัดเก็บแชร์และเข้าถึงผ่านระบบเดียวจึงไม่ต้องกังวลว่าไฟล์ข้อมูลจะมีความถูกต้องสมบูรณ์หรือปลอดภัยเพียงใด ลองคิดภาพว่า ถ้าคุณไม่มีระบบ ERP ในองค์กร และพนักงานของคุณอาจทำงานผิดพลาดด้วยการป้อนข้อมูลลูกค้าซ้ำ ๆ กันซ้ำแล้วซ้ำอีกในระบบต่าง ๆ

3. การวิเคราะห์ที่ดีขึ้น (Better Analytics)

ฐานข้อมูลกลางของข้อมูลยังช่วยในการปรับปรุงการวิเคราะห์และการรายงานของคุณ เนื่องจาก ERP บันทึกและจัดเก็บข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อนเข้าทั้งหมด  ERPจึงเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม  ซอฟต์แวร์ ระบบ ERP จะทำให้ทีมของคุณสร้างรายงานที่หลากหลายได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

ด้วยระบบ ERP คุณสามารถได้รายงานที่อาจใช้เวลาหลายวันในการวิจัยและรวบรวมโดยไม่มี ERP ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

รายงานเหล่านี้อาจรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่งบรายได้และค่าใช้จ่ายไปจนถึง KPI ที่กำหนดเอง ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลบางอย่างที่องค์กรต้องการ ความสามารถในการเข้าถึงรายงานเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว จะช่วยให้คุณและทีมของคุณตัดสินใจได้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณเพื่อสร้างรายงานที่คุณต้องการอีกต่อไป สุดท้ายโดยทั่วไปแล้วรายงานจะมาพร้อมกับระดับการเข้าถึง เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะพนักงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่เห็นข้อมูลที่มีค่าของบริษัท

4. ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต (Improved Productivity)

ขั้นตอนการทำงานแบบเดิมๆ ทั้งน่าเบื่อและหลีกเลี่ยงไม่ได้ คือการที่พนักงานจะต้องทำการป้อนข้อมูล ตรวจสอบคลังสินค้า ประมวลผลคำสั่งซื้อ ทำให้พนักงานต้องใช้เวลามากในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งโอกาสในการทำงานผิดพลาดเป็นไปได้สูงมาก หากคุณเลือกใช้ ระบบ ERP ที่มีฟังก์ชั่นที่เหมาะสม ระบบจะช่วยให้งานที่น่าเบื่อ เดินไปอย่างอัตโนมัติ ภายใต้ฐานข้อมุลที่เชื่อถือได้และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การป้อนข้อมูลซ้ำ การคำนวณขั้นสูงภายในไม่กี่นาที ซึ่งส่งผลให้ทีมงานของคุณสามารถทำงานได้อย่างรอบคอบมากขึ้น เพิ่ม ROI และผลกำไรให้กับองค์กร

5. ลูกค้าพึงพอใจ (Happier Customers)

ในยุคดิจิทัล ผู้คนจำนวนมากหันมาใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อรับคำแนะนำเกี่ยวกับเสื้อผ้าที่สวมใส่ อาหารที่กินและวิธีการใช้ชีวิตของ กว่า 80% ของผู้บริโภคเชื่อมั่นรีวิวออนไลน์เท่าๆ กับเพื่อนๆ ความคิดเห็นของลูกค้าก่อนหน้านี้มีผลกระทบต่อสินค้าและบริการของคุณมากกว่าในสมัยก่อน การทำให้ลูกค้าพึงพอใจมีความสำคัญสำหรับการทำธุรกิจในยุคปัจจุบันมาก และวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าคือการจัดหาสินค้าและบริการที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง ระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพจะนำเสนอฟังก์ชั่นต่าง ๆ เช่น เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อให้คุณสามารถนำเสนอบริการที่จะช่วยให้ฐานลูกค้าของคุณมีความพึงพอใจ พร้อมที่จะกลับมาใช้บริการอีกครั้ง และยังบอกต่อถึงบริการของคุณไปยังคนอื่น ๆ ด้วย

นอกเหนือจากข้อมูลการติดต่อ CRM แบบรวมสามารถแสดงรายละเอียดเช่นประวัติการสั่งซื้อและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณเห็นลูกค้าของคุณแบบองค์รวมมากขึ้นเพื่อให้เข้าใจถึงความต้องการและความต้องการของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น การมองเห็นลูกค้าที่เพิ่มขึ้นช่วยให้คุณกำหนดกลยุทธ์การขายของคุณเพื่อสร้างโอกาสในการขายที่ดีขึ้น

นอกเหนือจากข้อมูลการติดต่อ CRM แบบรวมสามารถแสดงรายละเอียดเช่นประวัติการสั่งซื้อและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณเห็นลูกค้าของคุณแบบองค์รวมมากขึ้นเพื่อให้เข้าใจถึงความต้องการและความต้องการของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น การมองเห็นลูกค้าที่เพิ่มขึ้นช่วยให้คุณกำหนดกลยุทธ์การขายของคุณเพื่อสร้างโอกาสในการขายที่ดีขึ้น

6. การปฏิบัติตามมาตรฐานและการจัดการความเสี่ยงที่ง่ายขึ้น (Simplified Compliance and Risk Management)

เมื่อบริษัทเติบโตและทำธุรกิจในประเทศต่าง ๆ อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามกฎระเบียบต่างๆที่กำหนดไว้ในธุรกิจของคุณ แม้แต่ บริษัทในประเทศก็จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับกฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อมความปลอดภัยของข้อมูลและทรัพยากรมนุษย์

ระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพ ส่วนมากถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงกฎระเบียบข้อบังคับต่างๆเหล่านี้ เพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถรักษาความสอดคล้อง มีมาตรฐานสากลในทุกขั้นตอน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ ระบบ ERP ยังมีเครื่องมือตรวจสอบในตัวเพื่อช่วยในการทำเอกสารต่างๆ เช่น การใช้สารเคมี สูตรอาหารต่างๆ และข้อกำหนดด้านภาษี ระบบERP ทำให้การดำเนินกิจการของคุณง่ายอย่างเหลือเชื่อในการออกรายงานและส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ ERP มักจะมีเครื่องมือในการจัดการความเสี่ยง (Risk Management) โซลูชันนี้ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความแม่นยำในการปรับปรุงการจัดการทางการเงินโดยรวม เนื่องจากมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลงระหว่างการบัญชี เครื่องมือการคาดการณ์ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำนายเหตุการณ์เมื่อมันมาถึงความต้องการแรงงานและงบประมาณ ด้วยข้อมูลนี้ในมือคุณสามารถสร้างงบประมาณตารางเวลาและแผนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น

7. ปรับปรุงระบบและการตรวจสอบสินค้าคงคลัง (Improved Inventory Monitoring)

ความท้าทายที่สำคัญสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโต คือ การติดตามและตรวจสอบปริมาณสินค้าคงคลังที่กำลังขยายตัว ระบบ ERP จะมีฟังก์ชั่นบาร์โค้ด (Barcode), แท็ก RFID (RFID tag) และหมายเลขซีเรียล (Serial Number) เพื่อเก็บแท็บสินค้าคงคลังของคุณในทุกขั้นตอนระหว่างซัพพลายเชน ทำให้คุสามารถติดตามประมาณสินค้าคงคลังที่คลังสินค้าต่าง ๆ รายการที่อยู่ระหว่างการขนส่งและรายการที่อยู่บนชั้นวางที่พร้อมสำหรับลูกค้า ความสามารถในการบริหารจัดการสินค้าคงคลังนี้ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการคัดบรรจุและการจัดส่งอย่างมาก

นอกจากนั้น ด้วยเทคโนโลยีการติดตามให้ตัวเลขที่แม่นยำยิ่งขึ้น ทำให้คุณสามารถได้รายงานการตรวจสอบสินค้าคงคลังที่มีประสิทิภาพ เรียลไทม์ คุณสามารถกำหนดค่า KPI ที่กำหนดเองเพื่อดูว่าผลิตภัณฑ์ใดเคลื่อนย้ายเร็วที่สุด แสดงความต้องการมากขึ้นและเพิ่มต้นทุนการดำเนินการ ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้แม่นยำยิ่งขึ้น

8. ปรับปรุงการวางแผนการผลิตและการจัดการทรัพยากร (Improved Production Planning and Resource Management)

นอกเหนือจากการจัดการสินค้าคงคลังของคุณแล้ว ผู้ใช้ระบบ ERP ยังสามารถบริหารจัดการการผลิตด้วย เนื่องจาก ERP ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดำเนินการผลิตทั้งหมด รวมถึงพื้นที่การผลิต สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถปรับตารางการผลิต การจัดซื้อวัตถุดิบ อะไหล่ อุปกรณ์และจำนวนแรงงานให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มขีดความสามารถสูงสุด

นอกจากนี้ ระบบERP จะจัดการรายการวัสดุ (BOM) และสินทรัพย์ถาวร ของคุณ ด้วยซอฟต์แวร์นี้ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไข BOM ได้อย่างง่ายดายพร้อมติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้ทั้งหมด การจัดการสินทรัพย์ถาวรช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดการบำรุงรักษาอุปกรณ์เพื่อลดการหยุดทำงานโดยไม่คาดคิด ปรับปรุงผลกำไรและความสัมพันธ์ในห่วงโซ่อุปทาน (Supply chain)

จากข้อดี หลากหลายข้อข้างต้น จะเป็นได้ว่าความสำคัญของ ERP นั้นมีมากกว่าค่าใช้จ่ายเริ่มต้น หากคุณเลือกโซลูชั่นของ ระบบ ERP ที่เหมาะสม คุณจะพบว่า ระบบ ERP เป็นระบบที่จะช่วยให้องค์กรของคุณมีฐานข้อมูลเดียวกัน การทำงานไหลลื่นและมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดในการทำงาน เพิอ่มประสิทธิภาพการทำงานของทุกแผนกตั้งแต่การจัดซื้อสินค้าวัตถุดิบ การผลิต การคลัง การขนส่งสินค้า การทำบัญชี การออกรายงาน รวมถึงการตัดสินใจเกียวกับองค์กรโดยผู้บริหาร เรียกได้ว่าเป็ฯการลงทุนครั้งใหญ่ที่ได้ผลตอบแทนที่ดีในระยะยาว ผู้ที่เล็งเห็นประโยชน์ของระบบ ERP และเข้าใจการทำงานของระบบ จะสามารถนำไปปรับใช้กับองค์กรของตัวเองได้ โดยที่ไม่มองว่าเป็ฯการลงทุนที่สูงเกินไปเลยครับ 

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
Banner-CiMSO-20190117

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com