โรงแรมของคุณพร้อมสำหรับการเลือกใช้ Hotel ERP software หรือไม่?

ซอฟต์แวร์จัดการโรงแรม หรือระบบจัดการโรงแรม มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และอัพเกรดตลอดเวลา เนื่องจากตามความต้องการของโรงแรมนั้นซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งโรงแรมพบว่ายากและไม่สามารถใช้ระบบจัดการที่ง่ายๆอีกต่อไป โรงแรมประเมินความต้องการในการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์อย่างไร? บทความนี้นำเสนอและแนะนำข้อกังวลเหล่านี้

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา อุตสาหกรรมการโรงแรมและบริการ ได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหารและการจัดการมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากการดำเนินงานของโรงแรมมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น เช่น การบริหารพลังงาน (energy management) การจัดการคุณภาพ (quality management) การจัดการกำลังคน (manpower management) และอื่น ๆ นอกจากนี้โรงแรมมีขนาดใหญ่ขึ้นและมักแพร่กระจายไปทั่วหลายภูมิภาค เทคโนโลยีทำให้การดำเนินงา นโรงแรมเพิ่มขึ้นเหล่านี้สามารถจัดการได้และให้การมองเห็นที่รวดเร็วและเรียลไทม์ในการทำงานของโรงแรม นอกจากนี้ยังช่วยให้การตัดสินใจ ขึ้นอยู่กับข้อมูลสินค้าคงคลัง รายได้ การบริการแขก และปัจจัยอื่น ๆ

ในปัจจุบัน โรงแรมส่วนใหญ่มีการซื้อซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการดำเนินงานของแต่ละโรงแรม เช่น แผนกต้อนรับ ลูกหนี้ CRM, HR และค่าจ้าง การบำรุงรักษา และอื่น ๆ แต่ความหลากหลายของซอฟต์แวร์มี่ใช้ กอรปกับความต้องการของผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ทำให้การเดินทางของข้อมูลภายในโรงแรมไม่ได้ไหลเวียนไปในทางที่ถุกต้อง และโรงแรมส่วนให้จบลงกับการแก้ปัญหาที่ดูเหมือนเย็บปะติดปะต่อกัน ซึ่งส่งผลให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อน และความผิดพลาด รวมถึงค่าใช้จ่ายในการจัดการซอฟต์แวร์หลายตัวที่สูงกว่าการสรรหา ระบบ Hotel ERP software ดีๆ มาใช้เพียง 1 ระบบเสียอีก

หากคุณเป็นอีกหนึ่งโรงแรมที่เขียนระบบจัดการโรงแรม PMS ของคุณขึ้นมาเอง คุณจะเจอความท้าทายที่จะต้องแข่งขันการพัฒนาซอฟต์แวร์ กับโรงแรมที่เลือกใช้ ERPs และระบบ cloud based hotel management solutions ซึ่งบริษัทผู้พัฒนา ERP จะพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจและยุคสมัย

ข้อดีของระบบ Hotel ERP

  • ข้อมูลระหว่างแผนกโรงแรมจะมีความสอดคล้องและความถูกต้อง
  • ลดความซับซ้อนของการประสานงานข้ามแผนกและการไหลของงาน
  • บริการลดความซับซ้อนของงานที่ช่วยให้พนักงานโรงแรม เพื่อมุ่งเน้นกิจกรรมที่ต้องมีความสนใจส่วนบุคคล เช่น ระบบจะช่วยทำให้การ Check-in ไวและถุกต้อง ซึ่งพนักงานจะมีเวลาเหลือพอที่จะแนะนำโรงแรมให้กับแขก สร้างความประทับใจให้กับแขกกว่าเดิม
  • ง่ายต่อการตั้งค่าเป้าหมาย การทำการตลาด และการตรวจสอบการดำเนินงานของเป้าหมาย
  • ระบบทำงานรวดเร็ว สามารถระบุและแก้ไขปัญหาโครงสร้างพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว

มาถึงตรงนี้ คุณคิดว่า โรงแรมของคุณต้องการระบบ Hotel ERP หรือยัง?

Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นแนวคิดที่ได้รับรอบตั้งแต่ยุค 90 กลางและได้รับการยกระดับจากหลายธุรกิจ Hotel ERPเป็นเครื่องมือที่ดีในการเพิ่มผลผลิต, ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน, ปรับปรุงการไหลของข้อมูล, และประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ยอกจากนั้นความรวดเร็วของการทำงานเป็นสิ่งสำคัญในยุคที่ธุรกิจการโรงแรมมีการแข่งขันสูง ผู้บริหารโรงแรมต้องการการแสดงผลอย่างต่อเนื่องในการดำเนินงานโรงแรมและ PMS Software ที่ดีจะต้องมีความว่องไว ซึ่ง Hotel ERP เป็นซอฟแวร์ที่ครอบคลุมทุกฟังชั่นของการจัดการโรงแรมที่มีฐานข้อมูลเดียวและสามารถเข้าถึงได้อย่างลงตัวระหว่างหน่วยงาน

หากคุณคิดว่า โรงแรมของคุณเข้าข่ายที่จะต้องการระบบ ERP แล้วล่ะก็ ผมขอแนะนำ CiMSO – INNKeeper ซึ่งเป็น Hotel ERP Software อีกตัวหนึ่งที่น่าสนใจและอยากให้คุณเก็บไปพิจารณา เพราะ INNkeeper ได้รับการพัฒนาขึ้นมากว่า 30 ปี และมีการใช้งานมาแล้วกว่า 14 ประเทศทั่วโลก ระบบครอบคลุมตั้งแต่ Front/Back Office ที่สามารถบูรณาการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ทั้งหมด เช่น ระบบแม่บ้าน (HOUSEkeeper), ระบบร้านอาหาร (RESTaurateur), ระบบร้านค้า (SHOPkeeper), ระบบจัดซื้อ-คลังสินค้า (STOCKmanager), ระบบสปา (SPAsheduler), ระบบสนามกอล์ฟ (GOLFmanager)  เป็นต้น ระบบ INNKeeper นอกจากช่วยคุณในการบริหารจัดการโรงแรมทั้หงมดแล้ว ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฐานลูกค้า เพิ่มรายได้ ด้วยการเชื่อมต่อกับระบบลูกค้าสัมพันธ์และการทำ CRM (CLIENTmanager) และ ระบบ INTERfaces ที่เชื่อมต่อกับ ช่องทางขายห้องพักที่มีชื่อเสียง เช่น Siteminder, Expedia, Tripadvisor, CTrip เป็นต้น

ข้อดีของการเลื่อกใช้ Hotel ERP Software แบบบูรณาการเดียวคือ:

  • เป็นการลงทุนในเซิร์ฟเวอร์เครื่องเดียวที่จะเรียกใช้โปรแกรมร่วมกัน
  • การลงทุนในใบอนุญาตซอฟต์แวร์เดียว
  • เป็นการลงทุนไปกับบุคลากรเฉพาะทางเพื่อจัดการ ERP ให้กับโรงแรม
  • เป็นการวางแผนการดำเนินงานโรงแรมทั้งหมดในลักษณะที่มีประสิทธิภาพจากการบัญชีทางการเงิน, สินค้าคงคลัง, ค่าจ้าง, การจัดการห่วงโซ่อุปทาน, การวางแผนการผลิต, CRM ฯลฯ
  • เป็นต้นทุนที่คุ้มค่า (Cost effective)

การลงทุนกับ Hotel ERP software อาจเป็นการลงทุนที่หลายๆโรงแรมคิดหนักนะครับ แต่หากลงพิจารณาจากความสามารถของซอฟต์แวร์ เทียบการลดอัตราการจ้างพนักงาน การเพิ่มรายได้ด้วยความสามารถของซอฟต์แวร์ แล้ว ผมเชื่อว่า การลงทุนกับระบบที่ตอบโจทก์ที่จะทำให้ผู้บริหารเห็นถึงความเคลื่อนไหวของโรงแรมได้อย่างเรียลไทม์ ที่จะทำให้สามารถวางแผนการตลาด วางแผนการดำเนินงานของโรงแรมได้อย่างรวดเร็วกว่าเดิม ย่อมเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com