โรงแรมที่ใช้ Channel Manager แล้ว ทำไมถึงต้องมี Hotel PMS ด้วย

มีหลาย ๆ โรงแรมสอบถามผมว่า ถ้าหากทางดรงแรม ที่พัก มีการใช้ Channel Manager แล้ว จำเป็นหรือไม่ที่จะยังต้องมี Hotel PMS อีก วันนี้เราจะมาแยกความแตกต่างของ Channel Manager กับ Hotel PMS และมาดูกันว่าเราควรเลือกใช้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งหรือว่าเราจำเป็นที่จะต้องใช้ทั้งสองอย่าง และแบบไหนที่ส่งผลดีกับโรงแรมของเรามากที่สุดกันครับ

Channel Manager คืออะไร

Channel Manager คือ โปรแกรมที่ช่วยในการจัดสรรช่องทางการขายห้องพัก ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของโรงแรม ห้องพัก มีความสะดวกในการขายห้องพักไปยัง Online OTAs อย่างพวก Agoda, Booking ได้ง่ายและทำให้ลดปัญหาข้อจำกัดเรื่องจำนวนห้อง โดยหลักการทำงานของ Channel Manager เป็นการรวมจำนวนห้องพักไว้เป็นกองกลาง หรอืที่เรียกว่า Pool Inventory และระบบจะทำการเชื่อมต่อกับช่องทางการขายที่โรงแรม ที่พัก ได้สร้างไว้กับ เอเจ้นต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Agoda, Booking.com, Ctrip, Expedia, Hotels.com เป็นต้น และรวมไปถึงเว็บไซต์ของโรงแรมเอง

Hotel PMS คืออะไร

Hotel PMS ย่อมาจาก Property Management System คือ ระบบที่ครอบคลุมการบริหารจัดการงานโรงแรมส่วนหน้า (Front Office) ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของ แคชเชียร์ การจอง แม่บ้าน ข้อมูลลูกค้า การรายงาน และอื่น ๆ (Reservation, Check-in & Check-out, Rate Management, Account Processing, Housekeeping)

เลือก Channel Manager หรือ PMS ดี

โรงแรม ที่พัก ขนาดเล็ก ที่มีจำนวนห้องไม่เกิน 30 ห้อง และ Traffic ไม่มาก หรือเป็นโรงแรมขนาดเล็กที่ไม่ใช่ Chain Hotels มักจะมองว่าระบบ PMS ยังไม่จำเป็น เพราะยังสามารถจดมือ หรือใช้ Excel บริหารจัดการได้อยู่ เจ้าของโรงแรม ที่พัก ก็มักจะเลือกใช้เพียง Channel Manager เพียงอย่างเดียว แต่เชื่อเถอะว่าผู้บริหาร ยุคใหม่ ที่ต้องการเวลา เพื่อไปพัฒนาหรือขยายกิจการ และไม่ต้องการฝากกิจการไว้กับพนักงานโดยที่ไม่สามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวขององค์กรได้ จะพยายามหาระบบ PMS มาใช้ควบคู่ไปกับการขายห้องพักผ่าน Channel Manager  (ซึ่งหลายครั้งจะเลือกระบบ PMS ที่รองรับกับแผนการพัฒนา/ขยายกิจการ เช่น เพิ่มบริการสปา, ร้านอาหาร หรือการขยายสาขา เป็นต้น) เพราะลึก ๆ แล้ว ทุกคนที่ทำธุรกิจ ไม่มีใครที่ไม่ต้องการให้ธุรกิจของตัวเองมีรายได้เพิ่มขึ้น พร้อมกับการมีเวลาไปพัฒนา/ขยายกิจการของตัวเอง ดังนั้น ตั้งแต่เริ่ม ที่คิดว่าจะทำโรงแรม หรือรับช่วงต่อกิจการโรงแรม ที่พัก จากที่บ้าน งบประมาณแรก ๆ ที่คุณต้องกันไว้ นั่นคือ งบของระบบจัดการโรงแรมที่เหมาะกับองค์กร

ส่วนโรงแรมขนาด 50 ห้องขึ้นไป ส่วนมาก มักจะเลือกใช้ทั้ง Channel Manager และ PMS ควบคู่กันไป และมักจะเลือก ระบบ Channel Manager ของเจ้าทีมี PMS ด้วย เนื่องจากระบบทั้ง 2 จะทำงานควบคู่กัน ทำให้พนักงานโรงแรมทำงานสะดวกขึ้น มีมาตรฐานและลดการทำงานที่ผิดพลาดได้เป็นอย่างดี

มีแต่ Channel Manager แล้วควรมี PMS ด้วย

การเลือกใช้ Channel Manager ที่ดี ควรจะเลือกอันที่เป็นระบบซึ่งสามารถเชื่อมโยงกับ OTAs เข้ากับ PMS ที่โรงแรมใช้จัดการห้องพักและราคาอยู่ เพราะ เมื่อ Channel Manager มีการเชื่อมต่อกับ PMS แล้ว ระบบ Channel Manager จะช่วยอัพเดตข้อมูลของโรงแรมโดยอัตโนมัติในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการอัพเดตราคา อัพเดทจำนวนห้องเปิดให้จองและข้อมูลการจอง ข้อดีของการเชื่อมต่อระหว่าง Channel Manager กับ PMS นอกจากจะช่วยให้ห้องพีกของเราได้มีการขายออกไปได้ง่าย ไว และสะดวก ซึ่งเพิ่มรายได้ให้กับทางโรงแรม ห้องพัก แล้ว การเชื่อมต่อนี้ยังช่วยลดปัญหาการจองเกินจำนวนจัดสรรได้เช่นกัน (Overbookings) เพราะเมื่อห้องพักถูกจอง ระบบก็จะลบข้อมูลดังกล่าวออกจากช่องทางออนไลน์อื่นโดยอัตโนมัติ ดังนั้น เมื่อคุณต้องการเลือกใช้ Channel Manager จากผู้ให้บริการระบบเจ้าใดสักเจ้าหนึ่ง ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีระบบ PMS / Front Office ด้วย เนื่องจากการเลือกใช้ระบบจากผู้ให้บริการเดียวกันนอกจากระบบจะเสถียรกว่าการแยกระบบแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อให้กับโรงแรมด้วย (ดูข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบ INNkeeper ซึ่งเป็นระบบจัดการโรงแรมที่มีทั้ง Front/Back Office + Channel Manager และยังสามารถ integrate ไปยังระบบอื่นๆ เช่น RESTaurateur, SPAscheduler, Golfmanager เป็นต้น)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com