Night Audit (ผู้ตรวจสอบกลางคืน) คือใคร ทำหน้าที่อะไร
Night Auditor หรือ Night Manager เป็นผู้ที่ทำงานในเวลากลางคืน คอยตรวจสอบรายการต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างวันให้มีความถูกต้อง พร้อมทั้งจัดเตรียมรายงานต่างๆ รวมไปถึงการบริการแขกระหว่างคืน
Night Auditor คือ ผู้ที่ทำงานในโรงแรมตอนกลางคืนเมื่อพนักงานส่วนใหญ่กลับบ้านไปแล้ว โดยงานของNight Auditorจะควบรวมส่วนงานทั้งสองอย่าง ทั้งด้านบัญชี และการบริการส่วนหน้า โดยหน้าที่หลักคือการปิดยอดต่างๆทางบัญชี ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่พนักงานตอนกลางวันทำเอาไว้ และออกรายงานให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องต่อไป รวมถือการตัดสินใจแทน ผู้จัดการทั่วไปของโรงแรม (General Manager) ในการณีที่ต้องมีผู้ตัดสินใจการกระทำการทำงานในรอบดึก
งานของ Night Auditor นั้นมีความรับผิดชอบที่หลากหลายพอสมควร ซึ่งต้องสามารถทำแทนแผนกต่างๆในตอนกลางวันได้เมื่อพนักงานตอนกลางวันกลับบ้านไปแล้ว เช่น การต้อนรับแขกที่เข้าพักตอนกลางคืน งานช่างฉุกเฉิน และตรวจสอบ Transaction ต่าง ๆ ทางบัญชีให้ถูกต้อง
หน้าที่ของ Night Auditor มีอะไรบ้าง?
- บัญชี การจัดการเงินสดและขั้นตอนการควบคุมเงินสด
- จัดทำรายงาน House report และการทำรายงานส่วนการจัดการภายในทั้งหมด
- ตรวจสอบการโพสต์ และการทำธุรกรรมทางการเงินภายในองค์กรว่าครบถ้วนสมบูรณ์และมีความถูกต้องหรือไม่
- ตรวจสอบยอดตัดบัตรเครดิต
- ตรวจสอบรายได้ทั้งหมดว่าถูกต้องหรือไม่และทำรายงานส่งต่อไปยังแผนกบัญชีหรือที่เกี่ยวข้องต่อไป
- การบริการส่วนหน้า (Front Office) โดยให้การต้อนรับแขกของโรงแรมและให้บริการลงทะเบียนเข้าพัก ตลอดจนให้ข้อมูลข่าวสารและอำนวยความสะดวกตลอดการพำนักอยู่ในโรงแรม
- คอยบริการแขกในตอนกลางคืนกรณีที่มีพนักงานไม่เพียงพอ
- การชำระเงินของลูกค้า
- การบันทึกค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีของลูกค้า เช่น ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าสิ่งบันเทิง รูมเซอร์วิส มินิบาร์ ร้านของที่ระลึก สิ่งอำนวยความสะดวก ร้านซักรีด ฟังก์ชั่นห้องประชุม
- ทำตามขั้นตอนต่างๆในการบริการที่โรงแรมกำหนดไว้
- แก้ปัญหาเบื้องต้นต่างๆให้แก่แขก https://enlistgroup.com/software/cimso/innkeeper/
- งานแม่บ้านและซ่อมบำรุง
- ปฏิบัติตามขั้นตอนงานแม่บ้านและซ่อมบำรุงและแก้ปัญหาเมื่อเกิดเหตุตอนกลางคืน
งานของ Night Auditor จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ระบบจัดการดรงแรม CiMSO – INNkeeper เข้ามาใช้งาน ระบบจัดการโรงอรม CiMSO – INNKeeper จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับระบบอื่นๆ เช่น BACKoffice ที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป
ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้
- CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
- PHONEmanager telephone call and billing management
- FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
- INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
- CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
- Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
- SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
- GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
- SPAscheduler SPA and wellness management
- INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
