การแจ้งผู้เข้าพัก (ร.ร. 4) และแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม. 30)

การบริหารธุรกิจโรงแรม ห้องพัก มีหลายเรื่องทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องนอกจากการขอใบอนุญาตต่างๆ ทั้ง ใบอนุญาตก่อสร้าง ใบอนุญาตประกอบกิจการโรงแรม กว่าจะได้มา หลายๆโรงแรมก็ใช้เวลาและใช้ความวิริยอุตสาหะน่าดูเหมือนกันนะครับ แต่เมื่อโรงแรมของเราเปิดกิจการไปแล้ว การดำเนินกิจการให้ราบรื่นตลอดเวลานั้นแสนยากยิ่งกว่า มีอีกหลายสิ่งที่ผู้บริหารโรงแรมจำเป็นต้องทราบ รวมถึงเรื่องการผู้เข้าพัก (ร.ร.4) และการแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม.30) ด้วยครับ

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการแจ้งที่พักและการแจ้งผู้เข้าพักชาวต่างชาติ มี 2 ฉบับด้วยกัน คือ มาตรา 35และ36 ของพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 และมาตรา 38 ของ  พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 ดังนี้

พระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547

มาตรา 35 กำหนดให้โรงแรมต้องจัดให้มีการบันทึกรายการต่างๆ เกี่ยวกับผู้พักและจํานวนผู้พักในแต่ละห้องลงในบัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 3) ในทันทีที่มีการเข้าพัก และนําไปบันทึกลงในทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ภายใน 24 ชั่วโมง หลังจากมีการลงทะเบียนเข้าพัก

มาตรา 36 ผู้จัดการต้องส่งสําเนาทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ในแต่ละวันไปให้นายทะเบียนทุกสัปดาห์

(บทกำหนดโทษ: หากทางโรงแรม ไม่บันทึกรายการตางๆลงในบัตรทะเบียนผู้เข้าพัก รร.3 และไม่บันทึกลงใน รร4. ต้องระวางโทษ ปรับทางปกครองตั้งแต่สองหมื่นบาทถึงหนึ่งแสนบาท นอกจากนั้น หากไม่นำสำเนา รร.4 ส่งให้กับทะเบียนทุกสัปดาห์ ต้องระวางโทษปรับทางปกครองตั้งแต่สองหมื่นบาทถึงหนึ่งแสนบาท)

พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522

มาตรา 38 กำหนดให้สถานที่ทุกประเภทที่ให้ที่พักอาศัยชาวต่างชาติ ต้องแจ้งข้อมูลให้สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก

(บทกำหนดโทษ: หากโรงแรมไม่ทำการแจ้งผู้เข้าพักชาวต่างชาติภายใน 24 ชม. ต้องระวางโทษปรับไม่เกินสองพันบาท แต่ถ้าผู้นั้นเป็นผู้จัดการโรงแรม ต้องระวางโทษปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงหนึ่งหมื่นบาท)

จากพระราชบัญญัติทั้ง 2 ฉบับ จะเห็นว่า พนักงาน Front Office หรือโรงแรมจะต้องปฏิบัติดังนี้ เมื่อมีผู้เข้าพัก ไม่ว่าจะเป็นคนไทยหรือชาวต่างชาติ จะต้องจัดทำใบ ร.ร.4 ตามรูปแบบที่กรมการปกครองกำหนดนำส่งให้นายทะเบียนที่ฝ่ายปกครอง เช่น อำเภอหรือเขตสัปดาห์ละ 1 ครั้ง หรือจัดทำเป็น Excel ที่มีข้อมูลครบถ้วยยื่นผ่านระบบของกรมการปกครองสัปดาห์ ละ 1 ครั้ง คลิกเพื่อดูการนำส่งข้อมูลทะเบียนผู้เข้าพัก (รร4) ทางอิเล็กทรอนิกส์

ทะเบียนผู้พักให้ใช้ตามแบบ ร.ร.3 (สามารถจัดทำเป็น A4 ได้)

บันทึกทะเบียนผู้พัก แบบ ร.ร.4

สำหรับการแจ้งผู้เข้าพัก นั้น คุณไม่จำเป็นจะต้องแจ้งครบทุกคนที่เข้าพักในห้องนั้นๆ คุณสามารถแจ้งเป็นตัวแทนห้องละ 1 คนก็ได้ แต่ในรายงานของแต่ละวันจะต้องมีข้อมูลของผู้เข้าพักท่านนั้นไปทุกๆ วันไปจนกว่าจะเช็คเอาท์ไม่ใช่ลงแค่วันที่เช็คอิน (ในระบบ INNkeeper ของ CiMSO คุณสามารถทำแบบฟอร์ม Excel ที่คุณต้องการและดาวโหลดรายงานออกมาเพิ่อใช้แนบกับของกรมการปกครองได้อย่างง่ายดาย)

นอกจากนั้น ในกรณ๊ที่ผู้เข้าพักของคุณเป็นคนต่างชาติ นอกจากคุณจะต้องทำทะเบียนผู้เข้าพัก ตามแบบ รร.4 แล้ว คุณยังต้องแจ้งที่พักคนต่างด้าว ด้วยฟอร์ม ตม.30 ไปยังสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก ซึ่งคุณสามารถทำใบ ตม. 30 ในรูปแบบไฟล์ MS Excel ของผู้เข้าพักที่เป็นชาวต่างชาติทุกคนและนำส่งในระบบออนไลน์ของสตม. เอง ภายใน 24 ชั่วโมง การแจ้งจะแจ้งเพียงครั้งเดียวในวันที่เช็คอินแต่ต้องระบุว่าเช็คเอาท์เมื่อไหร่  (เช่นเดียวกัน ในระบบ INNkeeper ของ CiMSO คุณสามารถทำแบบฟอร์ม Excel ที่คุณต้องการและดาวโหลดรายงานออกมาเพิ่อใช้แนบกับของกรมการปกครองได้อย่างง่ายดาย)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com