มารู้จัก Central Reservation Office (CRO) หรือระบบ Booking จากส่วนกลางกัน

ระบบ Central Reservation Office (CRO) คือ ระบบที่เป็นศูนย์กลางของการสำรองห้องพักของโรงแรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ที่จะช่วยทำหน้าที่ในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักโรงแรมในด้านต่างๆ ที่ใช้งานได้ผ่านระบบออนไลน์ และมีลักษณะการทำงานแบบ Real Time ช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดจำหน่ายห้องพักได้เป็นอย่างดี ระบบ CRO ส่วนมากจะสามารถทำงานแบบ Offline ด้วย คือสามารถใช้กับสำนักงานรับจองทางโทรศัพท์  และการสื่อสารทางอื่นๆ ที่มีพนักงานไว้คอยให้บริการได้อีกด้วยครับ

โดยหลักการแล้ว CRO จะเป็นระบบที่ทางโรงแรมนำเอา Room Inventory ของโรงแรมมาใส่ไว้ทั้งหมด และมีการกำหนด Rate Structure หรือ Rate Tier สำหรับขายให้กับทุก Market Segment ช่วยให้สำนักงานตัวแทนในการขายห้องพัก (TA-TO – Travel Agent) ที่ได้รับการแต่งตั้งมอบหมายเข้าไปหาข้อมูล และขายผ่านทางช่องทางต่างๆ ในแนวทางเดียวกันได้ทั่วโลก

ระบบ CRO ที่มีประสิทธิภาพอย่างระบบของ CiMSO สามารถที่จะทำการเชื่อมโยงข้อมูลการสำรองห้องพักกับระบบ PMS ได้ในลักษณะของการเชื่อมโยงแบบ 2 ทาง กล่าวคือ

  1. ระบบจะสามารถนำข้อมูลจาก PMS หรือ Front Office ของทางโรงแรมออกไปใช้งานได้
  2. ระบบจะสามารถทำการปรับปรุงข้อมูลของระบบ PMS ได้ด้วยเช่นกัน

ระบบ CRO ที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับ PMS ในลักษณะ 2 ทางนี้ จะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงานและลดความผิดพลาดของการทำงานของพนักงานลงไปได้เป็นอย่างมาก เพราะการทำงานจะเป็นไปในลักษณะของ Single Entry ที่ผู้ทำรายการเพียงครั้งเดียว ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับ CRO และ  PMS อื่นๆ ก็สามารถนำเอาข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานร่วมกันได้ในทันที นอกจากนั้นระบบ CRO ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อระบบอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เช่น Back Office, Channel Manager เป็นต้น โดยเฉพาะ การเชื่อมกับระบบ Channel Manager ในการจัดจำหน่ายห้องพักผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายห้องพักออนไลน์อื่นๆ ได้ด้วยเช่น GDS, IDS, OTAs เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักจาก CRO เพียงจุดเดียว ทั้งนี้จะทำให้การบริหารจัดการโรงแรมมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

ระบบ CRO ของ CiMSO รองรับการทำงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

  1. การบริหารการจองห้องพักและราคาค่าห้องพัก
    • เพิ่ม แก้ไข และยกเลิกการจองห้องพักได้
    • กำหนดราคาค่าห้องพักมาตรฐาน ราคาแพคเกจต่าง ๆ ราคากรุ๊ป และราคาที่เกิดจากการต่อรอง (Negotiation Rates) สำหรับใช้กับลูกค้าแต่ละรายได้
    • มีตารางราคา (Rate Grid) ไว้ให้เรียกมาดูและนำไปใช้งานได้
    • บริหารคิวผู้ของ (Waiting list) ได้
  2. การบริหารจัดการข้อมูลของลูกค้า (Customer Profile)
    • สามารถติดตามตรวจสอบประวัติลูกค้าที่เป็นสมาชิก หรือลูกค้าเก่าได้
    • มีคำอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายค่า Commissions สำหรับลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย หรือแหล่งที่มาของการจองของลูกค้าแต่ละรายไว้อย่างชัดเจน
    • แสดงประวัติ สถิติการใช้บริการในอดีต และการจองสำหรับการใช้บริการในอนาคตของลูกค้าแต่ละรายได้
  3. การจองแบบหมู่คณะ (Group Booking) และการกันห้องไว้เพื่อการจำหน่าย
    • ควบคุมการจองห้องพักสำหรับหมู่คณะได้
    • บริหารจัดการ Room Allotment และ Cut Off Date/Days ผ่านระบบได้
    • กันห้องพักในลักษณะ Super Group Blocks สำหรับการจองห้องพักแบบหมู่คณะเดียว ในโรงแรมหลายๆ แห่งในระบบเดียวกัน หรือหลายๆ ครั้งที่เข้าพักได้
  4. การจัดการเกี่ยวกับการจอง
    • Transaction activity by agent and CRO
    • สร้างเอกสารยืนยันการจอง หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งผ่านระบบออนไลน์ หรือทาง แฟกซ์ จากระบบส่งถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติ
    • ติดตามตรวจสอบแหล่งที่มาของการจองที่มีราคาที่แตกต่างกันได้
  5. การออกรายงาน (Report)
    • รายงานคาดการณ์การเข้าพักในแต่ละวัน (Expected Arrivals)
    • รายงานกิจกรรมเกี่ยวกับการจองทั้งหมด (Total Booking Activity)
    • รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำเดือน (Monthly Booking Activity Summary)
    • รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำวัน (Daily Booking Activity Summary)
    • รายงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจอง

ข้อดีของการนำระบบ Central Reservation Office (CRO) มาใช้ ก็คือ

  1. World Wide Accessibility – ลูกค้าสามารถเข้าถึงได้สะดวก ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้นๆ ของการทำธุรกิจโรงแรม เพราะนอกจากจะช่วยให้โรงแรมของคุณมีลูกค้ามากขึ้นแล้ว ยังทำให้เว็บไซต์โรงแรมของคุณได้เปรียบคู่แข่งขันอีกด้วย
  2. Boost Online sale – ระบบ CRO จะช่วยสนับสนุนการตลาดออนไลน์เต็มรูปแบบ ทั้งระบบออนไลน์ และระบบเครือข่าย คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับลูกค้าที่เพิ่มขึ้นมากกว่าเดิมอย่างแน่นอน ยิ่งถ้าคุณไป integrate กับฟังก์ชั่น Channel manager ยิ่งทำให้คุณมีดอกาสขายห้องพักได้มากขึ้นครับ
  3. Real Time System – ระบบจองห้องพักแบบ Real-time จะทำให้ลูกค้าสามารถเช็คสถานะห้องว่างของโรงแรมได้โดยทันที ทำให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจทำการจองได้อย่างรวดเร็ว
  4. Payment Integrated – หากระบบผูกกับการชำระเงินออนไลน์สนับสนุนการชำระเงินหลายข่องทาง ทั้งแบบ Online และ Offline

เท่านี้คุณก็เข้าใจข้อมูลและเห็นข้อดีของการใช้  Central Reservation Office (CRO) กันแล้วนะครับ หากคุณทำงานในตำแหน่ง sale ของโรงแรม ก็อย่าลืมศึกษาและหามาใช้กันนะครับ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com