วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการโรงแรม

การสรรหาซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมมาใช้ในธุรกิจโรงแรมในปัจจุบัน ผู้ประกอบการโรงแรม ที่พัก จะติดต่อกับบริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์โดยตรง โดยความนิยมของธุรกิจโรงแรมที่มีมาตรฐานส่วนใหญ่ จะเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาจากต่างประเทศ ทั้งนี้เพราะต้องการความมั่นใจและความน่าเชื่อถือว่า โปรแกรมจะสามารถใช้งานได้ตลอด ไม่มีปัญหาระหว่างการใช้งาน

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม จะมีซอฟต์แวร์หลัก 2 โมดูล ซึ่งถือเป็นพื้นฐานโมดูล หรือโปรแกรมที่ทุกโรงแรมควรจะมี เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้บริการห้องพัก และห้องอาหารโดยเฉพาะ ประกอบด้วย

  1. ระบบบริการส่วนหน้า (Front Office System) หรือ PMS (Property Management system) เป็นระบบที่ทำหน้าที่บริหารจัดการห้องพัก การรับจองห้องพัก (Hotel Booking) การเข้าพัก (Check-in) ตลอดจนการเก็บเงินลูกค้า (Billing) กรณีที่ลูกค้าแจ้งออก (check-out) นอกจากนี้ ยังรองรับการควบคุมและบริหารห้องพักในส่วนของแผนกแม่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นการปิดห้องซ่อม การปรับสถานะห้องพัก ห้องว่าง ห้องสกปรก เป็นต้น
  2. ระบบจัดการร้านอาหาร (POS หรือ Point Of Sale) โดยปกติแล้ว แขกที่เข้าพักโรงแรม มักจะไม่ขำระเงินทันทีหลังรับประทานอาหารที่ร้านอาหารในดรงแรมหรือสการสั่งอาหารขึ้นไปรับประทานที่ห้อง แต่จะชำระทีเดียวเมื่อแจ้งออก (Check-out) ดังนั้น ระบบ POS สำหรับโรงแรม จึงควรเป็นระบบเรียกเก็บเงินแขกสำหรับร้านอาหารหรือห้องอาหารที่ควรจะเชื่อมต่อกับระบบริการส่วนหน้า (PMS) ซึ่งจะสามารถตรวจสอบได้ว่าแขกที่สั่งอาหรหรือใช้บริการห้องอาหารนั้นเป็นท่านเดียวกับแขกที่มาพักในห้องใด และสามารถรวบรวมยอดค่าบริการทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ พร้อมสำหรับการชำระเมื่อแขก check-out

เห็นแล้วนะครับว่า ซอฟต์แวร์พื้นฐานของโรงแรมควรมีอะไรบ้าง (ดูรายละเอียด PMS และ POS ของ CiMSO) อย่างไรก็ตาม มีอีกหลายๆโรงแรมที่มุ่งพัฒนาไปที่การให้บริการห้องพัก และไม่มีในส่วนของร้านอาหารหรือห้องอาหารเลย แต่ก็อาจจะมีส่วนอื่นๆในแผนการพัฒนาดรงแรมต่อไปในอนาคต วันนี้ผมมี วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการโรงแรม มาฝากครับ

วิธีการเลือกซื้อ PMS หรือระบบจัดการส่วนหน้า มีข้อควรพิจารณาดังนี้

ก่อนที่คุณจะเลือกเอาซอฟต์แวร์ตัวในมาใช้กับโรงแรมของคุณ หากคนที่เคยมีประสบการณืในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการโรงแรมมาบ้างแล้วก็คงไม่ยากเท่าไหร่ เพราะเริ่มที่จะเข้าใจถึงความต้องการของโรงแรมอย่างแน่ชัดแล้ว แต่สำหรับคนที่ยังไม่เคยมีประสบการณืในการใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้เลย คงเป็นเรื่องยาก ลองเอาข้อพิจารณาง่ายๆสำหรับการเลือกซื้อระบบจัดการส่วนหน้า หรือ PMS มาปรับใช้กันครับ

1. ความสามารถพื้นฐาน

ความสามารถพื้นฐานของระบบจัดการส่วนหน้า PMS เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการบริหารโรงแรม เพราะหากระบบ PMS ไม่ครอบคลุมความต้องการของโรงแรมแล้ว อาจทำให้การบริหารจัดการสะดุดและไม่สะดวกอย่างที่ควร ความสามารถพื้นฐานของระบบ PMS มีดังนี้

  • ระบบรับจองห้องพัก – Reservation System
  • ระบบเข้าพัก – Check-in
  • ระบบย้ายออก – Check-out
  • ระบบควบคุมห้องพัก – Housekeeping
  • ระบบรายงาน – Report

2. การพัฒนาต่อยอด

คงไม่มีใครที่จะเปิดกิจการแล้วย่ำอยู่กับที่ใช่ไหมครับ เมื่อผู้ประกอบการตัดสินใจเปิดกิจการทำการค้าใดการค้าหนึ่งแล้ว ย่อมหวังผลฟูมฟักให้กิจการนั้นๆโตไปพร้อมกับความสำเร็จยิ่งขึ้นเรื่อยๆ แน่นอนว่ากิจการ การโรงแรม ที่พัก ก็เช่นเดียวกัน เริ่มมีห้องพัก ก็จะมองต่อยอด ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มสาขาของโรงแรม การเพิ่มบริการ เช่น ร้านอาหาร สปา กอล์ฟคลับ หรือแม้กระทั้งการทำโรงแรมแบบ mix use  ที่กำลังฮิตกันในปัจจุบัน เมื่อการให้บริการก้าวหน้า ย่อมต้องการซอฟต์แวร์ใดก็ตามที่จะรองรับความก้าวหน้านั้นด้วยเช่นกัน และคุณย่อมไม่อยากจะปวดหัวกับการเปลี่ยนซอฟต์แวร์ใหม่ทั้งระบบ เพราะไหนจะเรื่องค่าใช้จ่าย แล้วยังต้องมีการเรียนรู้ของพนักงานทั้งหมดอีก ดังนั้น ผมแนะนำว่า คุณควรหาซอฟต์แวร์ที่สามารถซัพพอร์ตการให้บริการต่างๆของคุณได้ เช่น ระบบ POS สำหรับร้านอาหาร, Central Reservation สำหรับการมีโรงแรมหลายสาขา, Spa Schedule สำหรับบริการสปา และ Golf booking สำหรับบริการสนามกอล์ฟ เป็นต้น

3. ราคา

“เรื่องราคา เครื่องใหญ่” ใครๆก็พูดเช่นนั้น เพราะถ้ามีงบเยอะก็ยิ่งซื้อซอฟต์แวร์ระดับโลกได้ แต่จริงๆแล้วจะพุดอย่างนั้นทั้งหมดก็ไม่ถูกซะทีเดียวครับ เพราะแม้ว่ามีงบเยอะก็ต้องผ่านการพิจารณาใน 2 หัวข้อแรกมาก่อน และซอฟต์แวรืที่ดีจะสามารถแยกส่วนการใช้งาน รวมถึง custom การใช้งานให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละรายได้ ดังนั้นหากคุณยังไม่พร้อมที่จะใช้ระบบจัดการโรแงรมทั้งระบบแต่คาดหวังว่าจะมีการพัฒนาต่อยอดอย่างแน่นอน ให้คุณบอกเจ้าบรัทซอฟต์แวร์ไปว่า ขอใช้บริการในส่วน Front Office ก่อน แล้วจึงต่อยอดไปใช้ในส่วนอื่นๆในอนาคต ซึ่งคุณก็จะสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายเพอใช้จ่ายเฉพาะในส่วนที่คุณต้องการก่อนได้ครับ

คลาวด์ (cloud) หรือ เซอร์ฟเวอร์ (server) ?? ในยุคปัจจุบัน มี PMS ระบบจัดการโรงแรมที่ทำงานบนคลาวด์ ออกมาแข่งขันกันในตลาดมากมายหลายเจ้า และราคาก็ชำระเป็นรายเดือนเหมือนเป็น royalty fees ซึ่งไม่แพงสำหรับการเริ่มต้นกิจการโรงแรม ผู้ประกอบการหลายคนที่ไม่ชอบที่จะต้องดูแลจัดการ hardware จึงเลือกใช้แบบ cloud base กันมาก ถ้าถามผมว่าแบบไหนดี ผมว่าดีทั้งสองแบบ ขึ้นอยู่กับว่าโรงแรมคุณต้องการอย่างไร เช่น หากคุณอยู่ในเมืองที่มีระบบ Internet เร็วและไม่มี downtime (ซึ่งในไทยนี่ หายากมากครับ) ก็สามารถเลือกใช้แบบ cloud ได้เลยครับ แต่อย่าลืมคำนวณค่าบริการที่คุณต้องจ่ายไปสัก 3 ปี หากราคาพอๆกับการลงซอฟต์แวร์แบบ server ดีๆสักตัวนึง ควรเลือก server ครับ เพราะมีความเสถียรและต่อยอดได้ดีกว่าครับ (ระบบ server ในปัจจุบัน ก็พัฒนาไปมากครับ ไม่ได้ใช้งานได้แต่ภายในเท่านั้น แต่เป็นระบบ Hybrid ที่สามารถใช้ได้เมื่อคุณอยู่นอกโรงแรมด้วยครับ)

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
Banner-CiMSO-20190117

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com