ระบบจัดการโรงแรม (PMS) แบบ Clouds กับ Server

หากคุณเป็นอีกโรงแรมนึงที่กำลังจะหาระบบที่ใช่และเหมาะสมเพื่อบริหารจัดการโรงแรมของคุณ และตอนนี้ก็มีระบบให้เลือกมากมาย นอกจากการเลือกบริษัทฯ เจ้าของระบบแล้วยังต้องเลือกด้วยว่าเราจะใช้ระบบที่ run ผ่าน sever หรือ cloud แล้วแบบไหนล่ะที่จะเหมาะกับโรงแรมของเรา วันนี้ เรามาดูข้อดีข้อเสียของแต่ละรูปแบบกันค่ะ

1. ระบบจัดการโรงแรม (PMS) แบบ Clouds

ระบบจัดการโรงแรม (PMS) แบบ Clouds หรือ ระบบ PMS แบบ Cloud Base จะเป็นการประมวลผลผ่านเครือข่าย Internet

ข้อดี

  1. เจ้าของโรงแรมและ/หรือพนักงานสามารถใช้งานที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มีอินเตอร์เนต
  2. ไม่ต้องลงทุนเรื่องการจัดซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ เช่น server
  3. ใช้ได้ทันทีเมื่อชำระเงิน ไม่ต้องมีการติดตั้งที่หน้าไซท์งาน
  4. เป็นระบบที่เก็บค่าบริการแบบรายเดือน ทำให้ไม่ต้องเสียเงินเป็นก้อนในการลงทุนซื้อระบบ
  5. ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานไอที (IT)
  6. เหมาะกับโรงแรมขนาดเล็กที่ไม่เกิน 30 ห้อง (โสเทล เค้าคิด 2 เตียง เท่ากับ 1 ห้องกันนะคะ)

ข้อเสีย

  1. ค่าใช้จ่ายสะสมในระยะยาวสูงกว่าการลงทุนซื้อระบบครั้งแรกครั้งเดียวเมื่อใช้ไปเกินหนึ่งหรือสองปี
  2. อินเตอร์เนตต้องดี และเร็ว เพราะหากอินเตร์เนตล่ม หรือช้า จะไม่สามารถทำงานได้เลย และไม่มีระบบสำรอง
  3. ข้อมูลที่เก็บผ่านclouds ของระบบ ขาดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
  4. ไม่สามารถปรับแต่งโปรแกรมให้เข้ากับลูกค้าเฉพาะราย(Customization) เพราะตัวแพลตฟอร์มถูกออกแบบมาให้เป็นมาตรฐานเดียวกันหมดสำหรับทุกโรงแรม
  5. ส่วนใหญ่การแก้ไขปัญหาหรือการให้บริการต่างๆจะติดต่อผ่านช่องทางอีเมล์ หรือ เว็บไซต์ ซึ่งใช้เวลานานกว่าปัญหาจะถูกแก้ไข
  6. ไม่มีการส่งพนักงานมาอบรมการใช้งานอย่างถูกวิธีให้กับพนักงานโรงแรม ทำให้ใช้ระบบได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

2. ระบบจัดการโรงแรม (PMS) แบบ Server

ระบบจัดการโรงแรม (PMS) แบบ Server หรือ ระบบ PMS แบบ Server Base คือมีคอมพิวเตอร์กลาง (ที่มีประสิทธิภาพสูงๆ) เป็นตัวเก็บข้อมูล และคอมพิวเตอร์เครือข่ายก็จะเรียกข้อมูลและประมวลผลผ่านคอมพิวเตอร์ส่วนกลางนี้

ข้อดี

  1. เป็นระบบต้องลงทุนลงทุนก้อนใหญ่ครั้งแรกครั้งเดียว ยิ่งใช้นานยิ่งคุ้ม ระยะยาวถูกกว่าแบบ Clouds
  2. เป็นระบบที่คิดค่าบริการแบบLicensing และมีค่าดูแลรักษารายปี จึงยังสามารถต่อรองราคาได้
  3. ไม่ต้องมี internet หรือ internet ล่มก็ยังสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างไม่สะดุด เพราะระบบ Servers ไม่มีข้อจำกัดจากทั้งปัจจัยภายนอกและทางเทคนิค เช่น ไฟฟ้าดับ หรือการไม่มีอินเตอร์เน็ต
  4. มีความเร็วในกระประมวลผลข้อมูลสูง ทำให้การทำงานคล่องตัว
  5. สามารถปรับแต่งโปรแกรมให้เข้ากับลูกค้าเฉพาะราย (Customization)
  6. การแก้ไขปัญหาและการให้บริการมีประสิทธิผลมากกว่า มีช่องทางทางเลือกให้ลูกค้าตามแต่ความสำคัญของปัญหาโดยไม่จำกัดอยู่ที่การแก้ปัญหาผ่านอีเมล์
  7. มีการส่งทีมงานเข้ามาบริการหน้าไซท์งาน ไม่ว่าจะเป็นการแก้ปัญหา หรือการอบรมการใช้งาน
  8. มีการอัพเดทระบบเพื่อให้ทันสมัยอยู่เสมอ อย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง
  9. มีระบบที่คลอบคลุมกับการบริหารจัดการโรงแรม ที่สามารถเลือกใช้ได้ เช่น POS, back Office, channel Manager, Spa Scheduler, Golf club, Activities เป็นต้น
  10. ใช้ได้กับโรงแรมทุกขนาด ตั้งแต่เล็ก (luxury 10 ห้อง) ไปถึงใหญ่ (500 ห้อง) หรือแม้กระทั่ง Chain Hotel

ข้อเสีย

  1. จะต้องใช้งานผ่านเครื่องที่ติดตั้งโปรแกรมไว้เท่านั้น (**แต่ปัจจุบัน ระบบserver หลายๆยี่ห้อ มีการพัฒนาในส่วนที่จำเป็น เพื่อให้เจ้าของโรงแรม หรือพนักงานตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง สามารถใช้งานได้ในฟังก็ชั่นที่จำเป็นผ่านมือถือ เพื่อให้ผู้บริหารไม่จำเป็นต้องเข้าโรงแรมทุกครั้งที่จะทำงาน และมีเวลาไปรับรองลูกค้า เพื่อเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรมมากขึ้น)
  2. ลงทุนสูงในครั้งแรก
  3. จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านITในการดูแลระบบในกรณีที่เกิดปัญหาขัดข้องทางเทคนิค (**แต่ในปัจจุบัน ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นพนักงานประจำ สามารถจ้าง Out Source มาเป็นครั้งคราวก็ได้)

เป็นอย่างไรบ้างคะ เห็นความแตกต่าง ข้อดีข้อเสียของระบบ PMS แบบ Cloud based กับ Server Based แล้วรึยังคะ ในความเห็นของแอด สามารถแนะนำได้อย่างนี้ค่ะ

  • หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรมขนาดเล็ก และมีเงินทุนจำกัด คุณอาจจะลองใช้ PMS แบบ Cloud based ดูก่อน เพราะคุณน่าจะไม่ต้องบริหารจัดการมาก
  • แต่ถึงแม้คุณจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กแต่มีบริการต่อเนื่องเช่น ร้านอาหาร หรือสปา หรือสนามกอล์ฟ คุณควรพิจารณาถึงการใช้ PMS แบบ Server Based ซึ่งจะสามารถช่วยให้คุณบริหารจัดการทั้งโรงแรมและธุรกิจต่อเนื่องได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • กรรีที่คุณเป็นเจ้าของโรงแรมขนาดเล็ก ถึง กลาง หรือ Budget Hotel คุณควรพิจารณาการใช้ Server Based ซึ่งเสถียรและสามารถทำ Centralized Booking ได้ด้วย
  • หากคุณเป็นเจ้าของโรงแรมที่มี 50 ห้องขึ้นไป แต่ไม่เกิน 80 ห้อง และไม่มีธุรกิจอื่นๆต่อเนื่อง สามารถเลือกใช้ได้ทั้งแบบ Clouds และ Servers แต่ควรพิจารณาถึงความคุ้มค่าในระยะยาว เพราะแน่นอนว่าในระยะยาว Server คุ้มกว่ามาก
  • ถ้าโรงแรมของคุณตั้งอยู่ในจุดที่อินเตร์เนตไม่เสถียร ควรเลือกระบบ Server เพราะหากเลือกใช้ระบบ Cloud แล้ว อินเตอร์เนตมีปัญหาแล้วคุณจะสะดุดมาก ๆ ค่ะ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
Banner-CiMSO-20190117

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com