จัดการกับปัญหา Overbooking และเพิ่มยอดขายของโรงแรม ด้วย Channel Manager
ลองคิดภาพว่า ถ้าคุณต้องการขายห้องพักผ่าน OTAs (Online Travel Agents) 10 บริษัท โรงแรมของคุณจะต้องมีพนักงานตำแหน่ง Reservation เพื่อบริหารจัดการห้องพัก ด้วยการเข้าเว็บไซต์ของ OTAs เพื่อปรับราคา ใส่จำนวนห้องว่าง และหากมีการจองห้องพักมาจาก OTAs เจ้านึง คุณจะต้องเข้าไปแก้ไขจำนวนห้องพักในอีก 9 เจ้าที่เหลือ เพื่อไม่ได้เกิดการ Overbooking แต่ถึงแม้จะมีพนักงานตำแหน่ง Reservation ที่ทำงานดีมาก แต่คุณอาจจะต้องมีอย่างน้อย 2 คนเพื่อให้สามารถบริหารจัดการ 24 ชั่วโมงและผลงานก็ยังมีโอกาสผิดพลาดได้อยู่ดี
มารู้จัก Channel Manager ของ CiMSO ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพช่องทางการขายของคุณเพื่อเพิ่มผลกำไรให้กับโรงแรมของคุณ
Channel Manager คือ ระบบที่ช่วยกระจายห้องพักออนไลน์ ไปยัง OTAs (Online Travel Agents) แต่ละเจ้า โดยระบบนี้จะช่วยให้โรงแรมไม่ต้องเสียเวลาในการทำงานซ้ำไปมาหลายรอบในการตั้งราคาและเช็ค *Room Allotment
หลักการทำงานของ Channel Manager คือ การรวมจำนวนห้องพักไว้เป็นกองกลาง หรือที่เรียกว่า Pool Inventory และระบบ Channel Manager จะทำการเชื่อมต่อกับระบบหลังบ้านของแต่ละ OTAs ไม่ว่าจะเป็น agoda, booking.com, expedia, Ctrip, hotels.com, siteminder เป็นต้น หรือพวก TripAdvisor และรวมไปถึงเว็บไซต์ของโรงแรมเอง เพื่อลดขั้นตอนการทำงานของผู้ใช้งาน รวมถึงยังรวมข้อมูลการขาย เช่น ราคาและอลอตเม้นท์ไว้ในฐานข้อมูลเดียวทำให้ง่ายต่อการบริหารจัดการในการขายห้องพักออนไลน์ ป้องกันปัญหา Overbooking
สิ่งที่ Channel Manager ของ CiMSO ทำได้ คือ
- การกำหนดจำนวนห้องพักที่ต้องการขายในแต่ละช่องทางการขาย
- การกำหนดราคาขายห้องพักแต่ละประเภทในแต่ละช่องทางการขาย
- การกำหนดการปิด/เปิดการขายเฉพาะวัน หรือเฉพาะช่วงเวลาตามเทศกาล
- การกำหนดเงื่อนไขการเข้าพัก การห้ามเข้าพัก (Close to Arrival) ณ วันใดวันหนึ่ง หรือช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง หรือการห้ามเช็คเอ้าท์ (Close to Departure) ณ วันใดวันหนึ่ง หรือช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
- การติดตามผลการจองห้องพักในแต่ละช่องทางการขาย เพื่อนำมาปรับปรุงเรื่องการบริหารจัดการจำนวนห้องพัก(Room Inventory) และเรื่องราคาขาย (Selling Rate) เพื่อให้มีการเคลื่อนไหวของราคาที่เหมาะสมกับอัตราการเข้าพักในแต่ละช่วงเวลา
ซึ่งทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น โรงแรมสามารถเข้าไปจัดการโดยใช้ Username และ Password ของ Channel Manager เพียงที่เดียว ไม่ต้องเข้าไปจัดการทีละ OTAs ให้เสียเวลาอีกต่อไป ซึ่งช่วยประหยัดระยะเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการขายได้ดีทีเดียว
ขั้นตอนการเชื่อมโยงระหว่าง Channel Manager กับ OTAs
- โรงแรมทำสัญญาหรือสมัครเข้าร่วมขายห้องพักกับ OTAs ที่ต้องการ เช่น booking.com, siteminder
- OTAs จะให้ Username และ Password สำหรับการเข้าใช้งาน Extranet ซึ่งจะเป็นระบบที่โรงแรมสามารถเข้าไปจัดการเรื่องห้องพัก ราคา โปรโมชั่น รูปภาพ และข้อมูลอื่นๆของโรงแรมที่ต้องการให้ปรากฎบนหน้าจอของ OTAs
- โรงแรมแจ้ง Username และ Password ของ Extranet ให้กับ CiMSO เพื่อทำการเชื่อมต่อ (Mapping) ระหว่างโปรแกรมจัดการโรงแรมกับ OTAs ซึ่งเป็นเรื่องทางด้านเทคนิคที่โรงแรมควรให้ชื่อผู้ติดต่อ ผู้ดูแลในส่วนของ OTAs กับ CiMSO เพื่อติดต่อประสานงานกันโดยตรงเพื่อให้การเชื่อมต่อรวดเร็ว
- เมื่อระบบ Channel Manager เชื่อมต่อกับ OTA แต่ละรายได้เรียบร้อยแล้ว ทาง CiMSO จะแจ้ง Username และ Password สำหรับการเข้าใช้ Channel Manager แก่โรงแรมเพื่อให้โรงแรมใช้ในการ Allocate ห้องพัก ควบคุมและกำหนดราคาขาย รวมทั้งเงื่อนไขอื่น ๆ ให้กับโรงแรม
จะเห็นได้ว่า ระบบ Channel Manager สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลา พร้อมช่วยจัดการราคาและจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองจากหลายช่องทางได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น หากคุณต้องการลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ ต้องการเพิ่มรายได้จากการขาย ลองหาระบบจัดการโรงแรมที่มี Channel Manager พร้อมให้คุณใช้ในราคาคุณภาพ เพื่อวางรากฐานในการพัฒนาโรงแรมต่อไปดูครับ
*Room Allotment คือการจัดสรรปันส่วนห้องพักให้กับคู่ค้าของโรงแรมแบบมีเงื่อนไข เพื่อนำไปขายต่อตามช่องทาง และรูปแบบต่าง ๆ
ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้
- CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
- PHONEmanager telephone call and billing management
- FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
- INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
- CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
- Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
- SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
- GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
- SPAscheduler SPA and wellness management
- INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
