ความเข้าใจที่เจ้าของโรงแรมมักจะเข้าใจผิดต่อการบริหารจัดการโรงแรม

ประเทศไทยเป็นประเทศที่โดดเด่นเรื่องการท่องเที่ยวมากนะครับ เพราะประเทศไทยเป็นประเทศที่อยู่ในภูมิภาคที่เรียกได้ว่าเป็นหนึ่งในประเทศที่น่าอิจฉาของชาวเอเซียเลยก็ว่าได้ เพราะเรามีทั้งภูเขาที่สวยงาม ทะเลที่สวยสะอาด แถมยังเป็นประเทศที่ประสบปัญหาภัยพิบัติต่าง ๆ น้อยมากเทียบกับประเทศอื่น ๆ ด้วยครับ รายได้จากการท่องเที่ยวไม่ว่าจะเป็นรายได้จากคนในประเทศด้วยกันเอง หรือรายได้จากต่างชาติที่ไหลเข้ามาที่ประเทศไทย ถือว่าเป็นอีนดับต้นๆ ของรายได้หลักของไทย รัฐบาลไทยไม่ว่าจะยุคไหน ๆ ก็พยายามให้การสนับสนุนธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการท่องเที่ยวมาก ซึ่งหนึ่งในธุรกิจที่ได้รับการสนับสนุนเป็นอย่างดี ก็คือ ธุรกิจที่พัก โรงแรม รีสอร์ท ครับ จากสถิติ ประเทศไทย มีจำนวนโรงแรมที่จดทะเบียน (ยังไม่รวมที่พัก รีสอร์ท ขนาดเล็กที่ยังไม่ได้จดทะเบียนเป็นโรงแรม) อยู่ถึง 40,000 กว่าโรงแรมเลยเชียวครับ โรงแรมต่าง ๆ ไม่ว่าใหญ่เล็ก จึงต้องแข่งกันพัฒนาทั้งด้านอัตราค่าห้อง การการจายห้องไปยังเว็บจองห้องพักต่างๆ การให้บริการเมื่อลูกค้าเช็คอิน การสร้างฐานลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าเลือกเข้าพักและใช้บริการของทางโรงแรมอย่างต่อเนื่อง อ่านถึงตรงนี้แล้ว คุณคิดว่าอะไรที่เป็นปัจจัยหลักที่ทำให้ผู้บริหารโรงแรมสามารถบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถแข่งขันกับโรงแรมอื่นๆ แม่กระทั่งโรงแรม Chain ใหญ่ ๆ ระดับโลกครับ ใช่ครับ Hotel ERP Software

Hotel ERP software หรือ Hotel Management Software (โฮเต็ล เมเนจเม็นท์ ซอฟต์แวร์) คือ ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่มีโมดูล สำหรับจัดการงานในโรงแรมทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน ควบคุมได้ง่ายขึ้นทั้งด้านการจัดการภายในโรงแรม ไม่ว่าจะเป็น ระบบบริหารส่วนหน้า (Front Office) ระบบจองห้องพัก (Booking & Interfaces) ระบบแม่บ้าน (Housekeeping) การรับชำระเงิน (Payment Channel) และระบบบัญชี (Accounting) รวมถึงในการจัดการส่วนของลูกค้า (Client Manager) หรือการทำการตลาด CRM (ซีอาร์เอ็ม)

จากคำนิยามข้างต้นของ คำว่า Hotel ERP Software จะเป็นได้ว่าซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมไม่ใช่แค่โปรแกรมการจองห้องพัก (Booking Software) เท่านั้น แต่เป็นการบริหารจัดการโรงแรมทั้งหมด ซึ่งผู้ประกอบการโรงแรมที่เล็งเห็นถึงการพัฒนาอย่างยั่งยืนของโรงแรม จะลงทุนติดตั้ง Hotel ERP Software ตั้งแต่แรกเริ่มของกิจการ เพื่อตัดปัญหาความวุ่นวายในการบริหารจัดการและยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน รวมถึงไม่เป็นอุปสรรคในการขยายบริการหรือขยายกิจการต่อไปอีกด้วย

แต่ก็ยังมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Hotel ERP software หรือระบบบริหารจัดการโรงแรม อีกหลายประการที่ผู้บริหารหรือเจ้าของโรงแรมที่ยังไม่เห็นความสำคัญของซอฟต์แวร์ ดังนี้

1. การบริหารโรงแรมต้องสร้างคน ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ software ช่วย

ไม่จริงเลยครับ การมี Hotel ERP Software จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานของพนักงาน ลดการซ้ำซ้อนของการทำงาน จึงช่วยลดจำนวนคนที่ไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังมีฟังก์ชั่น Channel Manager ที่จะช่วยให้คุณทำการตลาด ขายห้องพักได้มากขึ้น ซึ่งเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรมในระยะยาว

2. PMS แบบ Web-based ก็พอแล้ว ไม่จำเป็นต้องลงทุนระบบให้ครอบคลุมทุกแผนก

ไม่จริงครับ การบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้มีแค่เรื่องจากจองห้องพัก แต่ยังมีเรื่องอื่นๆที่สำคัญที่คุณต้องการระบบมาช่วยอีกมากมาย เช่น Channel Manager และ CRM ที่จะช่วยเพิ่มยอดขายและรักษาฐานลูกค้าเดิม การเชิ่อมต่อกับระบบบัญชีโรงแรม ทำให้คุณเห็นรายับ-รายจ่ายที่แท้จริง ทั้งหมดมีรายงาน (Report) อย่างเรียลไทม์ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหาร ทำให้โรงแรมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

3. Software แต่ละแผนก แยกกันใช้ แยกกันซื้อ ดีกว่า ดูแลง่าย

ไม่จริงครับ ยิ่งคุณมีหลายซอฟต์แวร์ ยิ่งทำมให้คุณบริหารจัดการยาก เพราะคุณมีข้อมุลมาจากหลายทางและไม่แน่ใจว่าข้อมูลไหนคือข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องใช้คนในการรวมข้อมูลและทำรายงานออกมาให้คุณ แถมยังเสียค่าใช้จ่ายสูงกว่าการที่คุณเลือกใช้ Software ที่มีโมดูลรองรับการใช้งานของทุกแผนก และรองรับการเติบโตขององค์กร และการวางแผนเลือกใช้ Hotel ERP Software ที่ดีไว้ตั้งแต่เริ่มเปิดกิจการจะทำให้คุณไม่ปวดหัวกับการบริหารจัดการข้อมูล การทำงานของโรงแรมจะไม่ซ้ำซ้อน ตรวจจับได้ และข้อมูลไหลเวียนทั้งระบบได้อย่างราบรื่น คุณจะได้รายงานที่ครอบคุลมและตัวเลขที่แน่นอน ส่งผลให้คุณและทีมผู้บริหารสามารถพิจารณาตัดสินใจเรื่องต่างๆเกี่ยวกับโรงแรมได้ดีและถุกต้องแม่นยำมากขึ้น

4. ระบบบัญชีชัดเจนแบบนี้แล้วจะคุ้มเสี่ยงถูกตรวจสอบบัญชี ย้อนหลังไหม

ไม่เกี่ยวกันครับ การวางแผนใช้ Hotel ERP Software จากผู้ผลิตซอฟต์แวร์ที่รู้เรื่องระบบบัญชีโรงแรม ซึ่งซอฟต์แวรืสร้างขึ้นตามระบบบัญชีมาตรฐานสากล ทำให้คุณไม่ต้องกลัวว่าข้อมูลทางบัญชีจะผิดพลาดและทำให้คุณเห็นข้อมูลที่ถูกต้อง เมื่อคุณวางแผนจะเพิ่มสาขาของโรงแรม หรือเพิ่มบริการอื่นๆให้กับโรงแรม เช่น ร้านอาหาร สปา กอล์ฟคลับ เป็นต้น คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องการทำบัญชีอีกต่อไป ทำให้คุณมีเวลาเหลือพอที่จะไปมุ่งการทำการตลาดและการพัฒนาทางด้านอื่นๆของโรงแรม

จากความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Hotel ERP Software และคำตอบข้างต้น จะทำให้คุณเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่า หากคุณเป็นหนึ่งในทีมผู้บริหารโรงแรมและคุณวางแผนไว้ว่า คุณควรจะได้กำไรจากกิจการโรงแรมและมีความตั้งใจที่จะพัฒนาโรงแรมต่อไปเรื่อย ๆ ทำไมคุณจะไม่เลือกลงทุนกับซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรม ที่พัก และรีสอร์ท ที่มีมาตรฐานสากลอย่างมาตรฐาน ISO และทำไมถึงไม่ติดตั้ง Hotel ERP Software ตั้งแต่เริ่มตั้งกิจการละครับ เพื่อให้คุณไม่ต้องกังวลกับการบริหารที่ใช้พนักงานเยอะเกินความจำเป็น ข้อมูลซ้ำซ้อน ผิดพลาด แต่คุณกลับบริหารจัดการได้ตอลดไม่ว่าคุณอยู่ที่ไหน แถมยังเหลือเวลามาพัฒนากิจการของคุณด้วย

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
Banner-CiMSO-20190117

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com