10 ฟีเจอร์ ที่ซอฟต์แวร์สำหรับโรงแรมต้องมี (1/2)

ต้องยอมรับว่า ในยุคเทคโนโลยีสมัยใหม่นี้ ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรม เป็นสิ่งที่ทุกโรงแรม ที่พัก จะต้องมี เพื่อให้เพื่อให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้าเพิ่มผลผลิตประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรมช่วยให้คุณบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่ Front Office และ Back Office ซึ่งซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมนี้ จะช่วยลดการทำงานผิดพลาดให้กับพนักงานของคุณ เพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการลูกค้า ตั้งแต่การเช็คอินจนเช็คเอ้าท์ แถมยังช่วยให้คุณทำบัญชีโรงแรมได้ถูกต้องแม่นยำและมีมาตรฐานมากขึ้น

บทความนี้ จะแนะนำให้คุณเห็นถึงความสามารถของซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี 10 ประการ เพื่อให้คุณพิจารณาว่า ตอนนี้คุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมแล้วหรือยัง:

1. ระบบครบวงจรพร้อมสรรพ (“Turn-Key” Solution)

การซื้อซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมเป็นสิ่งที่ท้าทายการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร คุณอาจจะเปรียบเทียบได้กับการซื้อรถคันใหม่ เห็นได้ชัดว่ามันต้องตอบสนองความต้องการของคุณ : ขนาดของครอบครัวของคุณ การใช้เชื้อเพลิง คุณลักษณะ การเงิน บริการหลังการขาย….. แต่ไม่มีอะไรเปรียบเทียบกับความพึงพอใจสุดๆในตอนที่คุณได้รับกุญแจ ก้าวเข้าไปในรถใหม่และขับมันออกจากร้าน!!! ดังนั้น คุณควรจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บริหารจัดการดรงแรมของคุณจะได้รับความพึงพอใจเช่นเดียวกับตอนที่คุณซื้อรถคันใหม่ … ต้องเลือกให้ดี!!

2. รายงาน (Reporting)

อะไรคือประโยชน์ของการลงทุนซื้อซอฟต์แวร์ แต่คุณไม่ได้รับรายงานที่จำเป็นจากซอฟต์แวร์เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ธุรกิจที่สําคัญ ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี นอกจากไม่เพียงแต่จะสามารถในการออกรายงานฐานข้อมุลลูกค้าที่มาพักและใช้บริการโรงแรม , สมาชิก , รายการสินค้า , รายการขาย , อัตราการจองห้องพัก , งบกำไรขาดทุน  แต่ซอฟต์แวร์ที่ดีควรช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและรูปแบบการรายงานความต้องการโดยเฉพาะของคุณ เพื่อให้ทีมผู้บริหารและนักลงทุนได้ประมาณการ วางแผน การดำเนินธุรกิจได้ถูกต้องและแม่นยำขึ้น นั่นคือข้อดีของการรวบรวมข้อมูลและการใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ถูกต้อง

3. คลิก, ลาก, วาง – ปฏิทิน (Click, Drag, Drop – Calendar)

การบริหารจัดการจองที่พัก การเปลี่ยนแปลงห้อง และวันเวลาห้องพักของโรงแรมคุณ ควรจะเป็นเรื่องง่าย เหมือนการ คลิก …. ลาก … วาง

ระบบที่ดีควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งห้องพักและอัตราค่าห้องโดยอัตโนมัติ รวมถึงให้โอกาสผู้ใช้ในการยอมรับหรือแก้ไขอัตราค่าห้อง ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการห้องพัก เพิ่มทั้งจำนวนผู้เข้าพักและรายได้ตอบแทน

4. การวางแผนราคาห้องพัก และ โปรโมชั่น (Rate Planning)

การวางแผนราคาห้องพัก และ โปรโมชั่น เป็นสิ่งที่สำคัญและซอฟต์แวร์ของคุณจะต้องมีคุณสมบัติในการจัดการสินค้าคงคลัง (inventory management) ด้วยระดับชั้นวางแบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เสมอ (Dynamic Rack), สามารถตั้งราคาพิเศษ และเป็นไปตามกฎตามอัตราขององค์กร

ระบบรายงาน หรือ แดชบอร์ดรายงาน (the report dashboard) ควรจะครอบคลุมและมีมาตรฐานเดียวกับ AHLA (American Hotel and Lodging Association) นอกจากนั้นรายงานต่างๆควรจะเชื่อมโยงกับ P&L (profit and loss statement) หรือ งบกำไรขาดทุน

5. ระบบจองห้องพักออนไลน์ (Online Bookings)

ลูกค้า (Potential guests) ควรจะต้องสามารถทำการจองห้องพักได้หลากหลายช่องทาง ทั้งโดยตรงผ่านเว็บไซต์ของคุณ เช่นเดียวกับที่ลูกค้าสามารถจองห้องพักผ่านระบบ Channel manager ของคุณที่ช่วยบริหารจัดการห้องพักในที่เดียวและเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ที่ให้บริการโปรโมตห้องพักต่างๆ ให้กับคุณโดยอัตโนมัติ (Hotel booking channels) เช่น Agoda, AirBnB, Booking, SiteMinder เป็นต้น  

หากโรงแรมของคุณมีหลายสาขาหรือมีโรงแรมในเครือหลายแห่ง ซอฟต์แวร์ของคุณควรให้ตัวเลือกสำหรับคุณ ว่าคุณจะเลือกระบบบริหารจัดการแบบแยกส่วน หรือ ระบบจองจากส่วนกลางที่เดียว ซึ่งคุณจะสามารถบริหารการจองจากช่องทางต่างๆของทุกๆโรงแรมในเครือของคุณในที่เดียว นอกจากนั้นซอฟต์แวร์ที่ดีควรจะต้องมีระบบการจองแบบกลุ่ม (Group Bookings) และมีสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจองที่พักของคุณ

ในการบริหารจัดการราคาห้องพักและโปรโมชั่น รวมถึงเนื้อหา ข้อมูล รูปภาพเกี่ยวกับห้องพัก โรงแรม ควรจะต้องสามารถบริหารจัดการได้ในที่เดียว ซึ่งซอฟต์แวร์ของคุณควรจะต้องมีฟังชั่นสนับสนุนการทำงานนี้ รวมถึงการอัพเดทได้อย่างเรียลไทม์เมื่อคุณมีการแก้ไขด้วย

Channel Manager เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมคุณควรต้องมี

บทความนี้ เราเนะนำ 5 ฟีเจอร์แรก ที่ซอฟต์แวร์สำหรับโรงแรมต้องมี เป็นไอเดียเพื่อให้คุณสำรวจระบบบริหารจัดการโรงแรมที่คุณ มี ในบทความหน้าเราจะพูดถึง อีก 5 ฟีเจอร์ที่สำคัญและทำให้คุณเห็นถึงความสามารถของซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดี  ที่จะช่วยเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรมของคุณ

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
Banner-CiMSO-20190117

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com