ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรม จำเป็นหรือไม่?

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทและแทรกซึมอยู่ในทุกขั้นตอนของชีวิตประจำวัน ทุกสาขาธุรกิจย่อมมีการปรับตัว เริ่มตั้งแต่การนำคอมพิวเตอร์ การใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยเพื่อให้ขั้นตอนการทำงานขององค์กรดำเนินไปได้อย่างมีขั้นมีตอน รวดเร็ว และลดความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยลงไปจากเดิม ธุรกิจการท่องเที่ยว ที่พัก และร้านอาหาร ก็เช่นกัน  จากที่เคยใช้พนักงานลงชื่อ-ที่อยู่ของผู้เข้าพักเพื่อเช็คอิน และทำบัญชีด้วยระบบเดิม ๆ ซึ่งทำให้การจองห้องพักและการเตรียมห้องพักให้พร้อมรับลูกค้า ซึ่งเป็นการให้บริการหลักที่จะสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าใช้เวลานานจนลูกค้าอาจไม่ประทับใจกับการให้บริการของคุณได้  ใช่แล้ว…และเมื่อลูกค้าไม่ประทับใจตั้งแต่ครั้งแรกที่เข้าพัก หรือใช้บริการ การพูดแบบปากต่อปาก หรือ Word of Mouth ก็คงไม่เกิดขึ้น  เมื่อลูกค้าไม่มาซ้ำและไม่แนะนำต่อ คุณคิดว่าที่พักของคุณจะเป็นอย่างไร??

การนำซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมเข้ามาประยุกต์ใช้กับธุรกิจที่พัก โรงแรม ร้านอาหาร จะช่วยให้คุณบริหารจัดการทุกแผนกได้อย่างเป็นระบบและใช้ทรัพยากรบุคคลได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น เพราะเพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมสามารถลดขั้นตอนและลดภาระการปฎิบัติงานลงได้ นอกจากนั้น ยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากคนได้ ข้อผิดพลาดที่เกิดบ่อย ๆ เช่น การที่พนักงานทำเอกสารการจองของลูกค้าหายทำให้ลูกค้าไม่มีห้องพัก หรือการลืมบวกค่าอาหารเข้าไปใน Folio ของลูกค้า ข้อผิดพลาดแบบนี้แทบจะไม่มีถ้าคุณมีซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยบริหารจัดการ

เป็นโรงแรมขนาดเล็ก ควรต้องมีซอฟต์แวร์หรือไม่? แน่นอนว่า Fรงแรมขนาดเล็กที่มีห้องพักไม่ถึง 10 ห้อง อาจะทำทุกอย่างด้วยมือ และถึงแม้ไม่มีซอฟต์แวร์อะไรเลยก็สามารถดำเนินกิจการได้ แต่ถ้าคุณเป็นเจ้าของโรงแรมที่มองว่า คุณจะพัฒนาและเพิ่มรายได้ภายใน 2 ปีหน้า ไม่ว่าแผนการของคุณจะเป็นการเพิ่มสาขาโรงแรม อีก 2-3 สาขา หรือ จะเพิ่มส่วนของร้านอาหาร และคุณรู้อยู่เต็มอกว่ามันยากมากที่คุณจะบริหารจัดการทุกที่ให้มีมาตรฐานเหมือนกันทั้งหมดหากคุณไม่มีตัวช่วยที่ดี และก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีผู้จัดการสาขาที่เก่งและทำงานได้ดีตามที่คุณต้องการ หรือตัวคุณเองก็เถอะ บางครั้งคุณเองก็ไม่อยากจะติดกับงานตลอดเวลา แต่ก็อยากจะทราบความเป็นไปของกิจการตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นจำนวณลูกค้า รายรับ รายจ่าย จำนวนการจองห้องพัก และคอมเม้นท์ของลูกค้าที่พูดถึงการให้บริการของกิจการคุณ มาถึงตรงนี้คุณจะเริ่มเข้าใจแล้วว่า ไม่ว่าคุณเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ คุณต้องการระบบจ้ดการโรงแรม ที่จะช่วยให้คุณสามารถบริหารโรงแรม ลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นและเพิ่มรายได้ให้กับคุณ

ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ดี จะมีการออกแบบขั้นตอนการทำงานให้กับคุณ ซึ่งพนักงานแต่ละส่งนของคุณจะทำงานเป็นขั้นเป็นตอนตามระบบที่ออกแบบไว้ ซึ่งนอกจากระบบที่วางไว้จะช่วยลดความผิดพลาดแล้ว คุณยังสามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนการทำงานของทั้งระบบจะผสานกันได้อย่างต่อเนื่องและตรวจสอบได้ โดยรวมถึงฟังค์ชั่นดังต่อไปนี้

1. ระบบการบริหารงานส่วนหน้า (Front Office Management)

  • Fast registration, check-in, guest services, account processing and check-out
  • Detailed City Ledger with pit check and collections control
  • Forex buying and selling and barter trading
  • Housekeeping
  • Staff points system with schedules and extensive room status allocations
  • Amenities budgeting and dispensing control

2. ระบบการจองห้องพัก (Reservations Management)

  • Content rich colour coded availability view grid
  • Fast, FIT, TA and TO group bookings process
  • Source of business and channel tracking
  • Rule based waiting list management
  • Real time web reservations direct from your web-page

3. ระบบการจองจากส่วนกลาง (Central Reservations Office)

  • Multiple properties availability view grid
  • Data synchronized near real time to all property servers
  • Rule based mass cancellation process
  • Seamless web interface to OTA & channel managers

4. ระบบแม่บ้าน (House Keeping)

  • Staff points system with schedules and extensive room status allocations
  • Amenities budgeting and dispensing control

5. ระบบบริหารจัดการอสังหาฯและการตั้งราคา (Property & Rates Management)

  • Property inventory management with dynamic, rack and special rates
  • Booking and event package management
  • AHLA budgeting and financial reports

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

  • CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
  • PHONEmanager telephone call and billing management
  • FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
  • INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
  • CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
  • Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
  • SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
  • GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
  • SPAscheduler SPA and wellness management
  • INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system
Banner-CiMSO-20190117

To contact CiMSO Sales Team by phone, please call +66-2392-4186 or email at cimso@aecenlist.com