Hotel Management Software (โฮเต็ล เมเนจเม็นท์ ซอฟต์แวร์) คืออะไร

Hotel Management Software (โฮเต็ล เมเนจเม็นท์ ซอฟต์แวร์) คือ ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการงานในโรงแรมทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน ควบคุมได้ง่ายขึ้นทั้งด้านการจัดการภายในโรงแรม ไม่ว่าจะเป็น ระบบบริหารส่วนหน้า (Front Office) ระบบจองห้องพัก (Booking & Interfaces) ระบบแม่บ้าน (Housekeeping) การรับชำระเงิน (payment channel) และระบบบัญชี (Accounting) รวมถึงในการจัดการส่วนของลูกค้า (Client Manager) หรือการทำการตลาด CRM (ซีอาร์เอ็ม)

หากคุณเป็นผู้บริหาร/เจ้าของโรงแรม ที่พัก รีสอร์ท และร้านอาหาร หรือคุณอยู่ในตำแหน่งที่จะต้องให้บริการและเพิ่มฐานลูกค้าให้กับองค์กรเหล่านั้น คุณย่อมเข้าใจดีว่าสำหรับงานบริการแล้วการดูแลลูกค้าเป็นสิ่งที่ทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีคุณภาพ ดังนั้นซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่มีคุณภาพ คลอบคลุมการบริหารงานในทุกแผนกจะช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดต่าง ๆ ตั้งแต่ การจองที่พัก การชำระเงิน การเช็คอิน การบัญชี ได้ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโรงแรมที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบจัดการร้านอาหาร สปา และ บริการอื่น ๆ ของทางโรงแรม  รวมถึงมีรายงานที่สามารถให้ข้อมูลเรียลไทม์แก่ผู้บริหาร  ทั้งยังมีทั้งโซลูชั่น Private Cloud จึงหมดปัญหาด้านข้อมูลสูญหาย

การนำซอฟต์แวร์ที่มีความเสถียนและมีฟังก์ชั่นคลอบคลุมทุกบริการ รวมถึงรองรับการเติบโตเข้ามาใช้ในธุรกิจโรงแรม ไม่เพียงแต่ทำให้สะดวกแล้วยังลดต้นทุนในส่วนที่ไม่จำเป็นได้อย่างมาก

การนำซอฟต์แวร์เข้าไปใช้ในการบริหารงานโรงแรมเป็นสิ่งสำคัญ และเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารโรงแรม ที่พัก ยุคปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือโรงแรมขนาดใหญ่ เพราะการบริหารงานโรงแรม ที่พัก มีข้อมูลและส่วนงานต่าง ๆ ที่ต้องเชื่อมโยงข้อมูลกันและเป็นงานด้านบริการ การลดปัญหาด้านความผิดพลาดเป็นการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าทีดี และการสร้างฐานลูกค้าด้วย Royalty Program เป็นอีกหนึงในวีการทำการตลาดที่ดีขององค์กร

สำหรับการเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดการงานด้านโรงแรมจึงจำเป็นอย่างมากที่ผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงความคุ้มทุนในระยะยาว มากกว่าการทดลองใช้ซอฟต์แวร์ฟรีหรือทดลองใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่รองรับการขยายตัวขององค์กร เพราะการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การโอนถ่ายข้อมูลและการเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่เรื่อย ๆ ไม่ใช่ทางออกที่ดีสำหรับองค์กรที่ตั้งเป้าว่าจะเติบโตต่อไปในอนาคต

ฟังก์ชั่น (Module) อะไรที่ระบบบริหารงานโรงแรมควรมี

1. ระบบการบริหารงานส่วนหน้า (Front Office Management)

บริหารงานส่วนหน้าของโรงแรม ซึ่ง Front Office เป็นแผนกที่มีบทบาทสำคัญในธุรกิจโรงแรมโดย เสมือนเป็นศูนย์รวมหลักของการให้บริการลูกค้า ซึ่งการทำงานจะมีความเชื่อมโยงกับทุกแผนกของในโรงแรมเป็นตัวแทนในการบริการแขกตั้งแต่ (Check In – In House – Check Out) ดูแลลูกค้าตั้งแต่เดินเข้ามาลงทะเบียนเข้าพัก  บริการส่งขึ้นห้องพัก ดูแลลูกค้าในระหว่างกำลังพักอยู่ จนถึงตอนลูกค้า ออกจากที่พัก และการทำงานจะต้องมีขั้นตอนที่ถูกต้องรอบคอบรวมถึงต้องสอดคล้องกับรายการบัญชีอีกด้วย

• Fast registration, check-in, guest services, account processing and check-out
• Detailed City Ledger with pit check and collections control
• Forex buying and selling and barter trading
• Housekeeping
• Staff points system with schedules and extensive room status allocations
• Amenities budgeting and dispensing control

2. ระบบการจองห้องพัก (Reservations Management)

การจองที่พักโดยตรงกับโรงแรม คือ ส่วนสำคัญที่จะช่วยสร้างธุรกิจของคุณให้ก้าวหน้า ระบบ Reservation Management จะทำให้แขกของโรงแรมสามารถจองห้องพักได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายและเรียลไทม์

• Content rich colour coded availability view grid
• Fast, FIT, TA and TO group bookings process
• Source of business and channel tracking
• Rule based waiting list management
• Real time web reservations direct from your web-page

3. ระบบการจองจากส่วนกลาง (Central Reservations Office)

บริหารการจองจากช่องทางต่าง ๆ ของทุก ๆ โรงแรมในเครือของคุณในที่เดียว ทำให้ข้อมูลการจองที่กระจัดกระจายไม่เป็นระเบียบให้มีการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของเครือโรงแรมคุณ

• Multiple properties availability view grid
• Data synchronized near real time to all property servers
• Rule based mass cancellation process
• Seamless web interface to OTA & channel managers

4. ระบบแม่บ้าน (House Keeping)

• Staff points system with schedules and extensive room status allocations
• Amenities budgeting and dispensing control

5. ระบบบริหารจัดการอสังหาฯและการตั้งราคา (Property & Rates Management)

• Property inventory management with dynamic, rack and special rates
• Booking and event package management
• AHLA budgeting and financial reports

ระบบ Hotel Management Software ที่ดีจะสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักได้อย่างราบรื่น (SEAMLESS INTEGRATION) เช่น ระบบ ERP ดังต่อไปนี้

• CLUBmanager membership and loyalty administration, recreational activities and wellness management
• PHONEmanager telephone call and billing management
• FAXmanager facsimile transmission and receiving with scheduling and status management
• INNsync data synchroniser linking offices across geographic boundaries
• CIMSOweb on-line customer profile management and activity scheduling
• Restaurateur food and beverage (F&B) points of sale
• SHOPkeeper retail points of sale for shops and superettes
• GOLFmanager T-bookings, green fees and competition scoring
• SPAscheduler SPA and wellness management
• INNkeeper lodging reservations, room rates, front office and City Ledger management and control system